Ontdek hoe je verborgen reiskosten kunt voorkomen bij het budgetteren van zakenreizen, van bagagekosten tot internationale roamingkosten.
Als de werkelijke kosten van een zakenreis niet overeenkomen met het budget, kunnen verborgen reiskosten de oorzaak zijn. Vluchtvertragingen en verplaatste vergaderingen kunnen de reisplannen van je team in de war schoppen. Bovendien kunnen omboekingen voor onvoorziene kosten bovenop het oorspronkelijke budget zorgen. Onverwachte bagagekosten, hotelkosten en internationale roamingkosten kunnen er allemaal voor zorgen dat hetbest geplande reisbudget wordt overschreden, waardoor je afdeling het verschil moet zien te compenseren.
Een deel van het plannen van zakelijke reizen is het begrijpen van de kleine verborgen kosten waar financiële beheerders zich snel op kunnen verkijken. De reissector staat erom bekend dat er extra servicekosten worden gerekend, en dan hebben we het nog niet eens over de extra kosten voor telecommunicatie en belastingen. In dit artikel geven we je een overzicht van de meest voorkomende categorieën verborgen reiskosten, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Dit zal je helpen de gemiddelde zakelijke reiskosten nauwkeuriger te berekenen, zodat middelen beter kunnen worden toegewezen.
De tijd dat een vliegticketprijs alle kosten dekte, is voorbij. Zelfs ervaren zakenreisplanners raken eenvoudig in de war door de bagageregels van luchtvaartmaatschappijen.
Dit komt doordat de bagageregels van luchtvaartmaatschappijen regelmatig veranderen en niet altijd duidelijk worden vermeld op het moment van boeken. Hoewel bij de meeste internationale vluchten gratis ruimbagage en handbagage zijn inbegrepen, kun je hier niet op rekenen. En voor binnenlandse vluchten moet je vrijwel zeker bagagekosten betalen voor alles wat niet onder de stoel of in de bagageruimte past.
De kosten voor extra bagage kunnen variëren van € 15 tot € 80 of meer, afhankelijk van de grootte van de bagage. Zorg er dus altijd voor dat je weet wat er is inbegrepen.
Naast de kosten voor extra bagage zijn er soms ook verborgen kosten voor kleine extraatjes, zoals voorrang bij het instappen, stoelen met extra beenruimte en wifi aan boord. Tegenwoordig vragen veel luchtvaartmaatschappijen geld voor hun maaltijden en drankjes. Wanneer je een budget voor zakenreizen voor je team opstelt, zorg er dan voor dat je al deze kleine kosten in de totale prijs van de vliegreis verwerkt.
Sommige boekingsplatforms brengen kosten in rekening voor het reserveren van je vlucht, hotel en huurauto. Deze kosten kunnen al in de totale ticketprijs zijn verwerkt, maar soms worden ze aan het eind apart toegevoegd.
De beste manier om deze verborgen boekingskosten te voorkomen is door gebruik te maken van een oplossing voor zakenreisbeheer zoals Booking.com for Business, waarbij geen abonnements- of boekingskosten in rekening worden gebracht. Daarnaast profiteren bedrijven van exclusieve zakelijke prijzen voor vluchten, hotelsen autoverhuur. Dankzij de flexibele boekingsopties kun je bovendien onverwachte annuleringskosten vermijden.
Een groot deel van de gemiddelde zakelijke reiskosten bestaat uit de kosten voor hotels. Daarom is het belangrijk dat je deze kosten goed controleert bij het bepalen van je budget.
Wanneer je een prijs per nacht krijgt, kan het zijn dat deze alleen betrekking heeft op de kamer zelf. Sommige hotels rekenen extra kosten voor het gebruik van de voorzieningen ter plaatse, zoals het fitnesscentrum, de spa of het zwembad.
Extra kosten voor hotelservices kunnen onder meer het volgende omvatten:
Als je op een hotelfactuur of -betalingsbewijs 'incidentele kosten' ziet staan, verwijst dit naar de kleine extraatjes waar een hotelgast tijdens zijn of haar verblijf gebruik van maakt. Dat omvat zaken als:
Opvallend is dat de meeste bedrijven deze incidentele kosten niet als geldige reiskosten opnemen in de berekening. Zakenreizigers moeten deze verborgen reiskosten dus uit eigen zak betalen. Wanneer je een bedrijfsreisbeleid voor je team opstelt, moet je duidelijk aangeven welke incidentele kosten worden gedekt en welke kosten zij zelf moeten betalen.
Of zakenreizigers nu met het openbaar vervoer (P&R) naar een congres gaan dat de hele dag duurt of gebruikmaken van een beveiligde parkeergarage van een hotel, het zal waarschijnlijk kosten met zich meebrengen. Dit zijn niet per se verborgen kosten, maar ze kunnen als een verrassing komen als je ervan uitgaat dat je gratis kunt parkeren bij de accommodatie.
Zijn internationale roamingkosten inbegrepen in het telefoonabonnement van het bedrijf? Zo niet, kan je financiële afdeling te maken krijgen met een hoge telefoonrekening. Uit een onderzoek is gebleken dat Amerikaanse bedrijven tot $ 693,50 aan internationale roamingkosten per werknemer per zakenreis naar het buitenland betalen. In Europa besteden bedrijven naar schatting £ 2,4 miljard per jaar aan roamingkosten.
Voor elke minuut en megabyte aan telefoongebruik kunnen roamingkosten in rekening worden gebracht. En omdat zakenreizigers altijd bereikbaar moeten zijn, kan dit flink oplopen.
Wifi is op de meeste openbare plekken beschikbaar, waaronder luchthavens, treinstations en hotels. Maar het is niet altijd gratis. Toegang tot wifi in openbare ruimtes kan € 10 tot € 15 extra per dag kosten.
Wanneer zakenreizigers in het buitenland een creditcard of betaalpas gebruiken, kunnen er buitenlandse transactiekosten in rekening worden gebracht. De kosten variëren per kaartuitgever en financiële instelling, maar bedragen doorgaans 1% tot 3% van de totale transactiewaarde. Dat lijkt misschien niet veel, maar stel je eens voor dat een teamlid € 1000 op zijn bedrijfspas krijgt voor een zakenreis. Bij een toeslag van 1% zou dit € 10 extra aan transactiekosten kosten en bij 3% is dat € 30 extra.
Belasting is een van de verborgen reiskosten die niet in het budget wordt opgenomen. Het belangrijkste voor reizigers is de btw (belasting over de toegevoegde waarde). De tarieven zijn afhankelijk van het land waar je naartoe reist en de belastingregels die daar gelden. Ze kunnen oplopen tot 20% van de totale kosten voor eten, verblijf en vervoer. Terwijl het bedrijf in de meeste gevallen de btw kan aftrekken als het gaat om zakenreiskosten, is dit niet altijd het geval.
Omzetbelasting, wat bovenop de kosten van detailhandelswaar wordt gerekend, is een andere verborgen kostenpost die de totale uitgaven tijdens het reizen kan opdrijven.
Of het nu door het weer of mechanische problemen komt, vluchten raken vertraagd en hotelboekingen worden geannuleerd. Het is altijd een goed idee om een zakelijke reisverzekering af te sluiten om de kosten van annuleringen en vertragingen te dekken, maar dit brengt wel extra kosten met zich mee.
Als er een wijziging in het vluchtschema van je bedrijf is waardoor je een nieuwe boeking moet maken, moet je er rekening mee houden dat de annuleringskosten per aanbieder sterk kunnen verschillen. Lees altijd de algemene voorwaarden voordat je boekt en kies indien mogelijk voor flexibele reisopties.
Zakenreizen zijn wereldwijd een grote business en kost bedrijven miljarden. In China was de totale jaarlijkse uitgave voor zakelijk toerisme 372,5 miljard dollar, terwijl in de Verenigde Staten 361,6 miljard dollar en in het Verenigd Koninkrijk 51,5 miljard dollar werd uitgegeven.
De reisindustrie profiteert optimaal van het herstel na de pandemie. Kosten van vluchten zijn flink gestegen omdat luchtvaartmaatschappijen hun verloren winsten proberen terug te verdienen en de vraag groot is. Dit alles betekent dat bedrijven meer dan ooit de reisbudgetten in de gaten moeten houden. Dit geldt met name voor MKB’s die mogelijk met krappe marges moeten werken. Elke cent telt en al deze ogenschijnlijk kleine verborgen kosten drukken op je budget.
Kennis van zaken als kosten voor extra bagage en servicekosten voor hotels is de eerste stap om verrassingen te voorkomen. Volg onze tips om verborgen reiskosten te verminderen en je zakenreisuitgaven te verlagen:
Zakelijke reiskosten omvatten alle aankopen die werknemers doen tijdens hun zakenreis. De grootste kosten zijn dan ook afhankelijk van de reisroute van je team. Als werknemers lange afstanden vliegen in first class voor een weekendevenement, kan het vervoer de grootste reisuitgave zijn. Bij zakenreizen dichter bij huis vormen de accommodatiekosten vaak de grootste kostenpost.
Naast vluchten en accommodatie moet je ook rekening houden met de volgende extra kosten voor zakenreizen die je in je financiële planning moet opnemen:
Lees meer over typische zakelijke reiskosten in onze gids voor het beheren van je reisbudget.
Volgens onderzoek is zondag de duurste dag van de week om te vliegen. Dit komt doordat veel weekendreizigers naar huis gaan, waardoor de vraag toeneemt. Ook in de dagen voor en na belangrijke feestdagen, zoals Kerstmis en oud en nieuw, kunnen de kosten voor vervoer flink oplopen.
Wanneer je de uitgaven voor zakenreizen berekent, moet je al deze extra kosten in je budget opnemen om dure verrassingen te voorkomen.
Vluchtannuleringen, last-minuteboekingen en servicekosten van hotels kunnen zelfs het meest zorgvuldig geplande budget snel doen oplopen. Kennis van de meestvoorkomende verborgen kosten is de eerste stap naar effectiever beheer van reisbudgetten en het voorkomen van uit de hand gelopen uitgaven.
Leer meer over het plannen van zakenreizen en ontdek onze belangrijkste 10 tips voor een gestroomlij...
Zakenreizen kan duur zijn. Geld besparen op zakenreizen moet vanuit alle medewerkers komen, niet all...
Complete gids over budgetteren als een pro voor zakenreizen
