Een zakenreis kan een leuke en verrijkende ervaring zijn voor werknemers. Maar het kan ook een uitdaging zijn voor mensen met een handicap, gezondheidsproblemen of specifieke behoeften.

Net zoals voor de cultuur binnen je bedrijf, zijn diversiteit en inclusie ook een belangrijk aspect van zakenreizen. Laten we eens kijken naar de belangrijkste uitdagingen op het gebied van inclusiviteit waarmee je werknemers op een zakenreis te maken kunnen krijgen en hoe je zakenreizen inclusiever kunt maken.

Wat houdt diversiteit en inclusie op de werkvloer in?

Onderzoek toont aan dat een diverse en inclusieve werkplek leidt tot een verbetering van het behoud van werknemers en een hogere omzetgroei. Maar alleen diversiteit op de werkvloer maakt een bedrijf nog niet inclusief.

Om diversiteit, gelijkheid en inclusie op de werkvloer te bereiken, is het hebben van een groep werknemers van verschillende achtergrond, ras, seksuele geaardheid, capaciteit of religie slechts een startpunt. Je bedrijf moet deze werknemers ook vrijheid en vertrouwen geven om zich betrokken te voelen bij de werkplek.

Werken er bij jouw bedrijf evenveel vrouwen als mannen? Het is natuurlijk fantastisch als dat zo is, maar hoeveel van die vrouwen hebben een leidinggevende functie of maken deel uit van de C-suite? En hoe zit het met mensen van kleur, met een handicap of uit de LGBTQ+ gemeenschap? Voor inclusie op de werkvloer is het essentieel dat de werknemers met leidinggevende posities binnen je bedrijf divers zijn.

Uitdagingen op het gebied van diversiteit waarmee reizende werknemers worden geconfronteerd

Een zakenreis kan leuk en spannend zijn voor werknemers. Het kan echter ook stress, ongemak en zelfs onzekerheid veroorzaken wanneer mensen zich buitengesloten voelen. Hier zijn enkele uitdagingen waarmee specifieke groepen werknemers te maken kunnen krijgen wanneer ze voor zaken reizen:

  • Vrouwen: met name vrouwelijke werknemers die voor zaken reizen, worden blootgesteld aan veiligheidsrisico's. Volgens een enquête uit 2023 in opdracht van World Travel Protection vindt 71% van de vrouwelijke respondenten dat zakenreizen voor een vrouw minder veilig zijn dan voor een man. Ondanks dit zorgwekkend aantal schenken zeer weinig bedrijven in hun reisbeleid aandacht aan de veiligheid van vrouwen.
  • Mensen van kleur: zakenreizigers van kleur worden het meest blootgesteld aan discriminatie en agressie wanneer ze voor zaken reizen. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat ze anders worden behandeld door personeel op de luchthaven, stewardessen of hotelpersoneel, of dat volslagen vreemden op ongemakkelijke manier naar hen staren. Bovendien lopen ze risico te worden blootgesteld aan micro-agressies of fysiek geweld.
  • LGBTQ+ reizigers: zelfs in 2023 is homoseksualiteit in meer dan 60 landen nog steeds strafbaar. Het is dus geen wonder dat LGBTQ+ zakenreizigers veel uitdagingen het hoofd moeten bieden, van verbaal geweld tot mishandeling. Volgens de Global Business Travel Survey van 2023 heeft 90% van de LGBTQ+ zakenreizigers hun seksuele geaardheid wel eens verborgen gehouden tijdens een zakenreis. De belangrijkste redenen hiervoor zijn veiligheidsproblemen (55%) en privacykwesties (55%).
  • Mensen met een handicap: werknemers met een handicap kunnen tijdens het reizen veel hinder ondervinden. Dit kan variëren van een slechte infrastructuur, vervoersproblemen en gebrek aan accommodaties, tot het slachtoffer worden van agressie. Het moet voor je bedrijf een prioriteit zijn om werknemers een toegankelijke ervaring te bieden.

Om je werknemers te ondersteunen tijdens zakenreizen en een inclusieve reiservaring te bieden, heeft je bedrijf een sterk zakenreisbeleid nodig.

Hoe kun je het zakenreisbeleid inclusiever maken

Hoe inclusiever je zakenreisbeleid is, hoe beter gesteund en beschermd je werknemers zijn, en hoe gemotiveerder en efficiënter ze zijn in hun werk. Je kunt een inclusief zakenreisprogramma ontwikkelen door rekening te houden met de volgende punten:

1. Luister naar je werknemers

Een inclusieve werkplek die open communicatie en vertrouwen bevordert, kan ervoor zorgen dat werknemers zich veilig genoeg voelen om hun specifieke behoeften kenbaar te maken. Luister naar je werknemers wanneer ze hun zorgen delen en evalueer hun behoeften zorgvuldig, zodat je ze zo goed mogelijk kunt steunen. Overweeg om je zakenreisbeleid bij te werken en een oplossing voor reisbeheer te implementeren die aan hun behoeften voldoet.

2. Stel flexibele opties voor vervoer en accommodatie voor

Om ervoor te zorgen dat er rekening wordt gehouden met de behoeften van alle werknemers, kun je flexibele opties voor vervoer en accommodatie aanbieden. Als je de werknemers meer autonomie geeft om de optie te boeken die het beste bij hen past, verbeter je hun reiservaring door stress en angst te verminderen en rekening te houden met hun specifieke behoeften.

  • Sommige mensen hebben misschien een sterke voorkeur voor de trein in plaats van het vliegtuig of reizen liever in de middag in plaats van 's ochtends. Voor werknemers met autisme kan het bijvoorbeeld fijn zijn om een reisoptie te hebben die hun routine niet te veel verstoort. Voor ouders en verzorgers kan flexibiliteit zorgen voor een beter evenwicht tussen werk en hun privéleven, omdat ze hun zakenreizen kunnen organiseren rond de gezinsverplichtingen.
  • Laat werknemers zelf hun stoel kiezen in het vliegtuig. Sommige mensen vinden het misschien een geruststellende gedachte dat ze op elk moment kunnen opstaan omdat ze aan het gangpad zitten. Anderen voelen zich misschien prettiger bij het raam.
  • Wat de accommodatie betreft voelen sommige werknemers zich misschien meer op hun gemak wanneer ze hun eigen maaltijden kunnen bereiden en hun gebruikelijke routine kunnen volgen, in plaats van gedwongen te worden om uit eten te gaan. Anderen geven er misschien juist de voorkeur aan om niet te hoeven nadenken over wat ze moeten koken.
  • Wat betreft vervoer hebben neurodiverse werknemers mogelijk meer rust nodig en rijden daarom liever in een taxi dan in een drukke bus of metro. Houd daarom rekening met hun voorkeur.

3. Ondersteun LGBTQ+ werknemers en werknemers van kleur

Creëer een veilige ervaring voor werknemers door onderzoek te doen en informatie te verstrekken over bestemmingen en accommodaties waar LGBTQ+ reizigers en mensen van kleur welkom zijn. Geef werknemers toegang tot reisgidsen, apps en websites voor veiligheidsinformatie en juridische bronnen over de LGBTQ+ gemeenschap in het land van bestemming. Dit geldt met name voor landen waar de LGBTQ+ rechten mogelijk niet worden beschermd.

Zorg er ook voor dat werknemers van kleur toegang hebben tot informatie over mogelijke discriminatie of uitdagingen waarmee ze op hun bestemming te maken kunnen krijgen. Natuurlijk moet je het gesprek over veiligheidszorgen aanmoedigen en duidelijk aangeven welke ondersteuning in geval van nood beschikbaar is. Als een werknemer zich niet veilig voelt op reis, moet je een oplossing vinden, bijvoorbeeld door vergaderingen online te houden of een andere bestemming te kiezen.

4. Ondersteun vrouwelijke zakenreizigers

Geef vrouwelijke reizigers de mogelijkheid om een accommodatie te kiezen waar ze zich veilig voelen, in een gebied waar ze niet geïsoleerd zijn. Laat indien nodig iemand met hen mee reizen (als dit is toegestaan, geldt dit ook voor andere zakenreizigers), vooral als ze zich zorgen maken over de veiligheid, of als ze 's avonds laat reizen. Voor meer diversiteit in zakenreizen moet je ervoor zorgen dat vrouwelijke werknemers informatie krijgen over mogelijke culturele verschillen en hoe zij zich kunnen aanpassen aan de cultuur van de bestemming.

Als een vrouwelijke werknemer zich niet op haar gemak of veilig genoeg voelt om op zakenreis te gaan, bespreek dan welke andere opties er zijn. In ieder geval mag je de werknemers niet in gevaar brengen.

5. Zoek naar geschikte accommodaties voor werknemers met een handicap

Voor de inclusiviteit van werknemers met een handicap is de eerste stap: controleren of alle werknemersgegevens kloppen. Zo weet je wie een handicap heeft waarmee rekening moet worden gehouden bij het reizen.

Zorg ervoor dat werknemers geen zakenreizen boeken buiten je zakenreisplatform. Zorg er ook voor dat het platform zoekfilters bevat voor accommodatieopties die faciliteiten bieden voor gasten met een handicap.* Wat betreft de vervoersmogelijkheden: laat werknemers die hulp nodig hebben op de luchthaven, weten wat de procedure hiervoor is. Volgens de zakenreisbeleid zijn alle Europese luchthavens en luchtvaartmaatschappijen verplicht om gehandicapte reizigers gratis hulp te bieden. Reizigers met een handicap of beperkte mobiliteit kunnen een rolstoel gebruiken, hulp krijgen bij het instappen in een vliegtuig of ondersteuning krijgen bij het overstappen op een andere vlucht. Ze kunnen ook in het vliegtuig de hulp krijgen die ze nodig hebben bij het inladen en opbergen van hun bagage.

Om van de luchthaven naar de eindbestemming te gaan, kunnen vooraf toegankelijke reisoplossingen worden geboekt, zoals aangepaste huurauto's, om tegemoet te komen aan de specifieke behoeften van je werknemers.

Het is ook een goede gewoonte dat alle reizigers eventuele doktersrecepten bij zich hebben voor het geval de autoriteiten op de luchthaven deze willen zien.

6. Vergeet neurodiverse werknemers niet

Neurodiversiteit is de overkoepelende term die wordt gebruikt om te definiëren hoe iemands hersenen informatie verwerken, functioneren en zich anders gedragen dan wat als gebruikelijk wordt beschouwd. Neurodiversiteit omvat autisme, ADHD, dyslexie, dyspraxie en meer.

Neurodiverse werknemers hebben vaak andere behoeften of voorkeuren dan andere werknemers als het gaat om zakenreizen. Op een luchthaven en tijdens een vlucht zijn er bijvoorbeeld veel stimuli waar sommige neurodiverse mensen mogelijk niet goed mee om kunnen gaan. Om ervoor te zorgen dat werknemers zich meer op hun gemak voelen, kun je overwegen om ze toegang te geven tot de luchthavenlounge waar ze kunnen ontspannen en even kunnen ontsnappen aan de drukte van de luchthaven. (Hier kunnen ze ook beter geconcentreerd werken tijdens het wachten op hun vlucht.) Ook het in de rij staan voor beveiligings- en paspoortcontroles kan een zeer stressvolle ervaring zijn. Overweeg daarom om een lidmaatschap te nemen dat zakenreizigers toegang biedt tot een snelle beveiligings- en paspoortcontrole.

Vraag je werknemers welke optie het beste bij hun behoeften past.

7. Zorg voor dieetwensen

Sommige werknemers hebben mogelijk strenge dieetvereisten waarmee rekening moet worden gehouden bij het boeken van vervoer en accommodatie. Werknemers die veganistisch of vegetarisch zijn, of die specifieke allergieën, intoleranties of coeliakie hebben, moeten ook tijdens hun reis volgens hun dieet kunnen eten.

Ook religieuze zakenreizigers kunnen specifieke dieetwensen hebben, zoals geen vlees of vis, of uitsluitend halal of koosjer voedsel. Plan dus vooruit en communiceer goed met de luchtvaartmaatschappijen of hotels waarmee je samenwerkt, zodat zij kunnen inspelen op de specifieke behoeften van je werknemers.

8. Houd rekening met culturele verschillen en religieuze feestdagen

Voor inclusiviteit bij zakenreizen is het belangrijk dat je rekening houdt met culturele verschillen en religieuze feestdagen. Vraag werknemers niet om op zakenreis te gaan tijdens een belangrijke religieuze feestdag en verwacht ook niet van hen dat ze hierin flexibel zijn. Je kunt werknemers ook helpen bij hun zakenreis door informatie te geven over de specifieke culturele gebruiken op de bestemming, zoals begroetingen of kledingvoorschriften.

Zorg voor training en informatiebronnen

Vergroot het bewustzijn over diversiteit en inclusiviteit op de werkplek door informatie te geven over de uitdagingen waarmee werknemers te maken kunnen krijgen, met name tijdens een zakenreis. Of het nu gaat om werknemers, managers of reisspecialisten, iedereen in het bedrijf moet de kennis hebben om de uitdagingen van inclusiviteit aan te pakken. Enkele onderwerpen voor trainingen voor werknemers: bewustwording over handicaps, culturele verschillen, veiligheid en noodprocedures. Je kunt ook een aantal contactnummers, websites of apps aanbevelen om werknemers te helpen tijdens een zakenreis.

Vraag feedback

Er gaat niets boven het vragen om feedback als je de kwaliteit van de zakenreiservaring van je werknemers wilt beoordelen. Je kunt dit in een persoonlijk gesprek doen of via een anonieme enquête. De indrukken van je zakenreizigers helpen om eventuele verbeterpunten te identificeren en om je beleid voor toegankelijkheid en inclusiviteit regelmatig te herzien. Sta open voor eventuele zorgen over veiligheid en inclusiviteit en vertel hoe je ondersteuning kunt bieden in geval van nood.

Bevorder een inclusieve bedrijfscultuur

Door een inclusieve bedrijfscultuur te bevorderen waarin alle werknemers zich gewaardeerd voelen, leg je de basis voor een inclusieve zakenreiservaring. De volgende zaken kunnen de bedrijfscultuur inclusiever maken:

  • Dezelfde promotie- en groeimogelijkheden voor alle werknemers
  • Onbevooroordeelde wervingspraktijken gericht op diversiteit
  • Employee Resource Groups (ERG's) ter ondersteuning van je werknemers
  • Een gelijk beloningsbeleid
  • Gebruik van inclusieve taal
  • Een nultolerantiebeleid voor discriminatie en intimidatie

Vergeet je zorgplicht niet

Als werkgever heb je de wettelijke en ethische verplichting om ervoor te zorgen dat je werknemers veilig zijn wanneer ze reizen voor hun werk. Deze zorgplicht betreft alle aspecten van een zakenreis, van de voorbereiding tot de terugkeer naar huis. Voordat je een werknemer op zakenreis stuurt, moet je altijd de risico's evalueren, een actueel reisbeleid hebben en ervoor zorgen dat werknemers verzekerd zijn voor eventuele risico's en dat ze op elk moment ondersteuning kunnen krijgen.

Om de zakenreiservaring van werknemers zo inclusief mogelijk te maken, is het belangrijk om zelf op de hoogte te blijven en om zakenreizigers in je bedrijf om directe feedback te vragen. Cultureel bewustzijn helpt je ook om de veiligheid en inclusiviteit van je werknemers tijdens een zakenreis te verbeteren.

Aanbevolen artikelen

23-02-23
6 minuten lezen
Alles wat je moet weten over internationale zakenreizen

Ontdek hoe je internationale zakenreizen het beste aanpakt. Van inpakken tot wegwijs worden in een n...

Zakenreisbeheer Boekers/Admins
26-01-23
6 minuten lezen
Hoe je veiliger zakenreizen kunt garanderen

De beste tips voor het waarborgen van veiliger zakenreizen, de voorbereiding ervan en het beoordelen...

Veiligheid en beveiliging Eigenaren van kleine bedrijven HR-teams
15-02-23
10 minuten lezen
Jouw zorgplichtgids voor zakelijke reizen

Als het om zakenreizen gaat, is het begrijpen van de zorgplicht belangrijker dan ooit. Lees de werkg...

Zorgplicht Boekers/Admins