Is zakelijke etiquette een vaardigheid?
Ja, zakelijke etiquette wordt gezien als een 'soft skill'. Elk bedrijf heeft een eigen unieke cultuur en verwachtingen, waaraan werknemers zich moeten aanpassen. Algemene zakelijke etiquette is ook iets dat je tijdens je carrière leert en verder ontwikkelt. Je kunt leren om namen en feiten over mensen te onthouden, zodat je op een beleefde manier contacten kunt leggen en een praatje kunt maken.
Zakelijke etiquette gaat hand in hand met andere softskills zoals tijdmanagement, non-verbale communicatie en organisatie op de werkplek.
Waarom is interculturele zakelijke etiquette noodzakelijk?
Van begroetingen tot vergaderingen: goede manieren in het ene land kunnen in het andere land als onbeleefd worden beschouwd. Als je voor een vergadering informatie opdoet over de lokale etiquette en gebruiken ben je beter in staat om een deal te sluiten en je bedrijf te vertegenwoordigen.
En vergeet niet dat je maar weinig tijd hebt om die superbelangrijke goede eerste indruk te maken. Er wordt vaak wordt beweerd dat je hiervoor maarzeven secondenhebt. Psychologen van Princeton-universiteit hebben echter ontdekt dat er al binnen een tiende van een seconde een oordeel wordt gevormd.Ga dus niet op het verkeerde moment handen schudden.
Zakelijke etiquette, land voor land
Als je je vóór je reis verdiept in de gewoonten van waar je naartoe gaat, laat je zien dat je een respectvolle en geïnteresseerde zakenreiziger bent. Zo verschilt de zakelijke etiquette in Korea aanzienlijk van de bedrijfscultuur in Frankrijk. Daarom volgt hier een overzicht van de do's en don'ts voor veelbezochte landen.
Chinese zakelijke etiquette
- Stiptheid is erg belangrijk in China, dus zorg dat je altijd op tijd bent voor vergaderingen.
- In China beginnen mensen over het algemeen niet meteen aan het onderwerp van de vergadering. In plaats daarvan wordt de voorkeur gegeven aan informele zaken zoals over koetjes en kalfjes praten, kennismakingen en een kopje thee om op een positieve manier contact te onderhouden.
- Volgens de Chinese zakelijke etiquette moeten deelnemers volgens een hiërarchie de ruimte betreden. Degene met de hoogste rang mag als eerste naar binnen, gevolgd door mensen met lagere rangen.
- Draag traditionele en conservatieve kleding met neutrale kleuren.
- Fronsen is een teken van non-verbale onenigheid, dus zorg ervoor dat je gezichtsuitdrukking neutraal is.
- Neem niet zelf het initiatief om iemand de hand te schudden, maar wacht tot iemand anders je een hand geeft.
- Wanneer je Chinese mensen aanspreekt, is het beleefd om eerst de oudste persoon of degene met de hoogste rang aan te spreken. Spreek mensen die je voor het eerst ontmoet aan met de juiste aanspreekvorm en familienaam.
Zakelijke etiquette in Japan: moeten westerse mensen buigen in Japan?
- Buigen is nog steeds een traditionele en populaire begroeting in Japan. Net als in China kun je ook hier iemand een hand geven om een vergadering te beginnen, maar laat de Japanner altijd het initiatief nemen.
- Het geven van geschenken is gebruikelijk in Japan. Geschenken moeten worden ingepakt en met beide handen aan de ontvanger worden overhandigd.
- Leeftijd en rang zijn belangrijk bij vergaderingen. De Japanse zakelijke etiquette schrijft voor dat leden met een hoge rang als eerste aan het woord komen. Bovendien bepaalt het Japanse bedrijfsprotocol dat senior managers nooit tegenover junior medewerkers mogen zitten.
Zakelijke etiquette in Korea
- Net als in andere Aziatische landen zijn visitekaartjes gebruikelijk en moet je deze met beide handen aan collega's overhandigen.
- Op tijd komen is een teken van respect. Als je zelfs maar een minuut te laat komt, wordt dat gezien als een gebrek aan interesse. Het beste is om 10 tot 15 minuten eerder aanwezig te zijn.
- Hiërarchie is een belangrijk onderdeel van de zakelijke etiquette in Korea, net als respect voor autoriteit. Begroet eerst de persoon met de hoogste rang in de kamer en laat seniorcollega's het gesprek leiden.
- Een begroeting bestaat uit een handdruk en een buiging. De diepte van de buiging hangt af van de senioriteit van de collega.
- Als de vergadering goed is verlopen, kun je verwachten dat je uit eten gaat na een zakendiner. Tijdens diners en borrels geldt de hiërarchie nog steeds. De persoon met de meeste ervaring mag als eerste beginnen met eten en drinken.
Bedrijfscultuur in het Verenigd Koninkrijk
- Gebruik beleefde begroetingen zoals 'please' en 'thank you' tijdens een gesprek. Over het algemeen is het normaal om in het Verenigd Koninkrijk vóór een vergadering een praatje te maken met een collega.
- Vergaderingen beginnen op tijd en er wordt van je verwacht dat je een bericht stuurt als je te laat denkt te komen.
- De bedrijfscultuur in het Verenigd Koninkrijk is gericht op voorbereiding, dus zorg ervoor dat je je beweringen kunt onderbouwen.
- Britse humor gaat gepaard met lichte zelfspot om een ontspannen sfeer te creëren. Maar overdrijf hier niet mee, want dan lijk je minder zelfverzekerd.
Bedrijfscultuur in de VS
- Amerikanen geven de voorkeur aan een informele, vriendelijke sfeer met luchtige gesprekken, veel oogcontact en een glimlach.
- Communiceren met de voornaam is een teken van respect. Spreek een collega echter alleen aan met diens titel en achternaam, totdat je wordt gevraagd om over te schakelen naar de voornaam (wat niet lang zal duren).
- In de bedrijfscultuur van de VS geldt: time is money. Je kunt erop rekenen dat Amerikanen snel ter zake komen en direct communiceren.
- De stiptheid verschilt per regio, maar over het algemeen is het het beste om op tijd of zelfs iets eerder aanwezig te zijn bij vergaderingen.
Bedrijfscultuur in Frankrijk
- Het is onbeleefd om onaangekondigd bij iemand langs te komen, dus spreek altijd iets af, ook voor sociale gelegenheden.
- Gebruik in het begin formele taal en spreek collega's aan met 'monsieur' en 'madame'.
- Stijl is een belangrijk onderdeel van de bedrijfscultuur in Frankrijk, dus let op met hoe je je kleedt en je verzorging. Hoewel sommige branches traditioneler zijn dan andere, is het belangrijk dat je er verzorgd uitziet tijdens vergaderingen en evenementen.
- Hoewel je als bezoeker nog steeds op tijd moet zijn voor vergaderingen, maken je Franse collega's zich daar minder zorgen over. Ook senior medewerkers blijven vaak lang op kantoor.
Zakelijke etiquette in Duitsland
- Duitsers staan erom bekend dat ze direct zijn, dus je kunt verwachten dat je tijdens zakelijke evenementen meteen ter zake komt. Vergaderingen zijn goed gestructureerd en beginnen stipt op tijd. Zorg er ook voor dat je voor de vergadering een agenda hebt voorbereid.
- In Duitsland is over koetjes en kalfjes praten vóór de vergadering niet verplicht.
- De Duitse zakelijke etiquette vereist een stevige handdruk, zowel bij binnenkomst als bij vertrek.
- Spreek collega's formeel aan met hun titel en achternaam, inclusief 'Herr' en 'Frau' en gebruik daarbij ook hun achternaam.
Bedrijfscultuur in India
- Draag traditionele, formele kleding voor vergaderingen en neem een visitekaartje mee.
- Het is onbeleefd om 'nee' te zeggen tijdens onderhandelingen. Vermijd directe afwijzingen en gebruik uit beleefdheid woorden zoals 'mogelijk'.
- Samen uit eten gaan is onderdeel van de bedrijfscultuur in India. Als een collega je een maaltijd aanbiedt, is het beleefd om de uitnodiging te accepteren. Een afwijzing kan de werkrelatie verzwakken.
- Wanneer je samen uit eten gaat, bestel dan hetzelfde als anderen. Als iedereen vegetarische maaltijden bestelt, doe dan hetzelfde uit respect. Het is ook belangrijk om alleen je rechterhand te gebruiken tijdens het eten.
Bedrijfscultuur in Saoedi-Arabië
- Houd er rekening mee dat je altijd tijd besteedt aan het opbouwen van vertrouwen met businesspartners. Mensen uit Saoedi-Arabië houden er niet van om overhaast een contract of overeenkomst te tekenen. Daarom is het belangrijk dat je eerst een goede werkrelatie opbouwt. Zorg er daarom voor dat je collega's niet opjaagt en dat je niet te opdringerig overkomt.
- Vergaderingen bestaan uit meerdere rondes van beleefd over koetjes en kalfjes praten voordat er tot zaken wordt overgegaan. Bovendien zijn ze vaak minder gestructureerd dan in westerse landen.
- Gastvrijheid is erg belangrijk. Als een collega je iets te drinken aanbiedt, zoals thee, koffie en zoetigheden, moet je altijd de eerste ronde accepteren.
- Hoewel direct oogcontact tussen mannen in de Saoedische zakenwereld netjes is, wordt direct oogcontact tussen mannen en vrouwen gezien als respectloos.
- Voor vrouwelijke zakenreizigers kan het nodig zijn om vergezeld te worden door een mannelijke partner naar openbare bijeenkomsten. Je dient je ook bescheiden te kleden.
- Wees voorzichtig wanneer je je benen over elkaar slaat, zodat je nooit de onderkant van je voeten laat zien.
De moraal van het verhaal: hoe voorkom je interculturele miscommunicatie?
Als je voor je werk veel moet reizen, reis je niet alleen tussen verschillende tijdzones, maar je krijgt ook te maken met verschillende culturen en gewoonten.
Het kost tijd om de zakelijke etiquette in elke regio te leren kennen, maar je kunt ook informatie opdoen voordat je op reis gaat om interculturele miscommunicatie te voorkomen. In dit geval is het niet voldoende om alleen op je intuïtie te vertrouwen. Je moet zelf ook moeite moeten doen om te leren, boeken en e-books te lezen en de gastcultuur te observeren. Wees niet bang om om duidelijkheid vragen als je iets niet begrijpt tijdens een gesprek.
Vanuit jouw kant is het gezien de internationale zakencultuur ook een goed idee om een beetje begrip te tonen voor buitenlandse businesspartners. Als een collega uit een andere cultuur bot of zelfs onbeschoft overkomt, kun je er het beste van uitgaan dat diegene goede bedoelingen heeft om een goede werkrelatie te onderhouden.
Ga je op een belangrijke internationale reis? Als je een zakenreis plant, kun je alles regelen via één platform met Booking.com for Business. Onze oplossing voor zakelijk reisbeheer biedt 24/7 reisondersteuning en toegang tot exclusieve prijzen, zodat je optimaal gebruik kunt maken van je reisbudget wanneer je collega's uit verschillende culturen ontvangt.
