Reizen is een essentieel onderdeel van veel bedrijven in veel sectoren, maar het kan vaak een prijzige aangelegenheid zijn. Om de financiële last van kosten te verlichten, bieden veel landen belastingaftrek voor zakenreizen.

Deze belastingaftrekposten kunnen van toepassing zijn op diverse kosten die tijdens een zakenreis worden gemaakt, zoals vervoer, maaltijden, accommodatie, entertainment en meer. Er zijn een aantal strikte vereisten en richtlijnen waaraan een bedrijf of werknemer moet voldoen om belastingvermindering te kunnen claimen op zakelijke uitgaven. Het is van cruciaal belang om te weten welke uitgaven fiscaal aftrekbaar zijn om je bedrijf te helpen om kosten te besparen en de lokale belastingwetgeving na te leven.

Lees verder en ontdek alles wat je moet weten over de belastingaftrek voor zakenreizen.

Wat zijn reiskosten?

Zakelijke reiskosten zijn kosten die je maakt tijdens het uitvoeren van werkgerelateerde activiteiten buiten je gebruikelijke werkplek. Vrijwel alle kosten die direct verband houden met zakenreizen kunnen als reiskosten worden beschouwd, zolang de kosten volledig en uitsluitend voor zakelijke doeleinden zijn.

Wat wordt beschouwd als zakenreis?

Wat als zakenreis wordt beschouwd, is niet strikt beperkt tot overnachtingen of reizen buiten de stad. Hoewel reizen van huis naar een vaste werkplek niet van toepassing is, kan verplicht reizen naar een tijdelijke werkplek in aanmerking komen voor reiskosten en belastingaftrek, zelfs als het lokaal is. Als je bijvoorbeeld meerdere uren moet reizen om met een klant af te spreken, kun je de kilometer- en parkeerkosten in rekening brengen.

Er zijn strikte regels die van land tot land kunnen verschillen, maar doorgaans moet de reis een gewone aangelegenheid zijn, wat betekent dat deze gebruikelijk moet zijn in je branche of bedrijf, en de reis moet noodzakelijk zijn voor de werknemer of werknemers om hun taken uit te voeren.

Wordt woon-werkverkeer beschouwd als zakenreis?

Reizen van je huis naar je vaste kantoor telt niet als zakenreis. Er zijn een aantal gevallen waarbij je reiskosten voor woon-werkverkeer kunt claimen als je op één dag tussen meerdere werklocaties reist (bijvoorbeeld van je hoofdkantoor naar het kantoor van een klant) of als je van huis naar tijdelijke werklocaties reist.

Zijn reiskosten aftrekbaar van de belasting?

Als een bedrijf moet reizen om zaken te doen, kunnen de kosten die daarmee gepaard gaan, worden afgeschreven. De meeste van deze kosten zijn dan aftrekbaar van de belasting. Het is belangrijk om bij het claimen van reiskosten en belastingaftrek goed op te letten en onderscheid te maken tussen persoonlijke kosten en werkgerelateerde kosten.

Als je op vakantie gaat en onderweg een zakelijk telefoontje pleegt, telt dit niet als zakenreis. Als je een werknemer bent die op locatie werkt en elke dag naar de huizen van verschillende klanten reist voor je werk, kun je de kilometers declareren. Stops om onderweg boodschappen te doen, worden echter beschouwd als een persoonlijke reis en moeten worden afgetrokken.

Natuurlijk ben je niet 24/7 aan het werk tijdens een legitieme zakenreis – en ‘bleisure’ trips komen steeds vaker voor, maar je kunt alleen belasting terugvragen over reiskosten die rechtstreeks verband houden met zakelijke activiteiten.

Plan makkelijk je volgende zakenreis

Probeer Booking.com for Business gratis uit en profiteer van keuze, controle, besparingen en 24/7 ondersteuning.

Veelvoorkomende aftrekbare reiskosten

De kosten die gepaard gaan met zakenreizen kunnen variëren op basis van de aard van de branche en het doel van de reis, maar over het algemeen zijn de meest voorkomende soorten kosten die in aanmerking komen voor belastingaftrek voor zakenreizen onder andere:

Vervoerskosten

Vervoer is een van de meest voorkomende reiskosten. Hieronder vallen verschillende kosten:

  1. Vervoer naar je bestemming: Hoe je ook op je bestemming komt, de kosten kunnen als kosten worden gedeclareerd en zijn volledig aftrekbaar. Dit kunnen bijvoorbeeld trein- of buskaartjes zijn of vliegtickets. In sommige landen kun je mogelijk geen volledige belastingaftrek krijgen als je kiest voor luxe opties, zoals tickets voor de eerste klas.
  2. Autokosten declareren: Of je nu een auto huurt, een bedrijfsauto rijdt of je eigen auto rijdt, kun je de kosten die je maakt, zoals brandstofkosten, parkeerkosten, tol, spitstoeslag, onderhoud en kilometers, aftrekken. Dit kan zelfs de kilometer- en brandstofkosten omvatten die je maakt voor een zakenreis naar het vliegveld.
  3. Taxi's, carpoolen en openbaar vervoer op je bestemming: Zodra je op je bestemming bent, zijn de kosten voor je vervoer ook aftrekbaar. Je kunt kosten declareren voor taxiritten, carpoolen, buskaartjes, fietsverhuur, etc. als deze voor zakelijke doeleinden zijn bestemd (zoals reizen van je hotel naar het kantoor van een klant). In sommige gevallen zijn ook lokale reiskosten aftrekbaar, bijvoorbeeld voor reizen naar afspraken in je woonplaats.

Accommodatie voor overnachtingen tijdens het reizen

Als je voor je zakenreis ergens moet overnachten, zijn de kosten voor je accommodatie fiscaal aftrekbaar. Dit kunnen hotels, appartementen of andere accommodaties zijn. Er zijn echter wel lokale belastingwetten die beperkingen opleggen aan de accommodatie die je kunt aftrekken. Zo kun je bijvoorbeeld een luxe suite niet volledig aftrekken als er een redelijkere, goedkopere kamer beschikbaar is.

Kosten voor eten en drinken

In de meeste landen komen maaltijdkosten in aanmerking voor belastingaftrek tijdens zakenreizen. Afhankelijk van het land kan dit eten en drinken tijdens het zakendoen omvatten, bijvoorbeeld als je een klant mee uit eten neemt, maar ook algemene kosten voor maaltijden wanneer je ‘s avonds voor je werk reist.

Net als bij een accommodatie is het belangrijk om te onthouden dat de kosten voor maaltijden redelijk moeten zijn. Buitensporige aankopen komen mogelijk niet in aanmerking voor belastingaftrek. Om het proces te vereenvoudigen, hebben sommige landen dagtarieven vastgesteld voor maaltijden en bijkomende kosten. Hierdoor kunnen bedrijven een vast dagbedrag aftrekken in plaats van de werkelijke kosten bij te houden.

Kosten voor entertainment

Hoewel er in sommige landen strengere beperkingen gelden dan voor de meeste andere uitgaven, zijn er gevallen waarin je mogelijk kosten voor entertainment kunt aftrekken. Dit betreft kosten voor entertainment die direct verband houden met de bedrijfsvoering. Voorbeelden hiervan zijn het bezoeken van een sportevenement of show met een potentiële zakenpartner, een golfuitje dat tevens dienstdoet als zakelijke bijeenkomst of een teamuitje tijdens een bedrijfsuitje. In het Verenigd Koninkrijk mogen bedrijven bijvoorbeeld maximaal £ 150 per werknemer uitgeven aan entertainmentkosten voor hun personeel. Dit bedrag is aftrekbaar van de belasting.

Voor zelfstandigen zijn kosten voor entertainment doorgaans niet aftrekbaar, omdat dit als persoonlijk entertainment wordt beschouwd. Ook als je alleen op zakenreis bent en je vrije tijd bijvoorbeeld gebruikt om een spa of sauna te bezoeken, dan kun je deze kosten niet declareren.

Onder entertainmentkosten vallen mogelijk ook kaartjes en kosten voor het bijwonen van zakelijke conferenties, beurzen en evenementen voor persoonlijke ontwikkeling.

Andere aftrekbare kosten

Er zijn nog andere kosten waarvoor je mogelijk een belastingaftrek voor zakenreizen krijgt. Dit zijn onder andere de volgende kosten:

  • Internet- en telefoonkosten: Kosten die betrekking hebben op zakelijke communicatie (internationale telefoongesprekken, mobiele data, etc.) tijdens het reizen.
  • Wasserij en stomerij: Noodzakelijke kosten voor was- en stomerijkosten tijdens langere reizen zijn vaak aftrekbaar.
  • Bagagekosten: Als je luchtvaartmaatschappij extra kosten rekent voor ruimbagage en ruimbagage noodzakelijk is voor de zakenreis, dan zijn deze kosten vaak aftrekbaar.
  • Visa, paspoorten en andere reisdocumenten: Als reisdocumenten (zoals een visum) specifiek voor een zakenreis nodig zijn, kunnen de kosten hiervan doorgaans worden afgetrokken.

Niet-aftrekbare kosten

Niet alle kosten die je maakt tijdens een zakenreis zijn fiscaal aftrekbaar. Normaal gesproken zijn alleen kosten die direct verband houden met noodzakelijke zakelijke activiteiten aftrekbaar. Privékosten of onnodige uitgaven zijn dat niet.

  • Persoonlijke reizen: Reizen die hoofdzakelijk privé zijn, of uitgaven voor familieleden die geen onderdeel uitmaken van de zakenreis, zijn niet aftrekbaar. Als je bijvoorbeeld met je gezin op zakenreis gaat en je deelt een kamer, dan is slechts een deel van de verblijfskosten aftrekbaar als zakelijke uitgave.
  • Extravagante of buitensporige uitgaven: Buitensporige uitgaven aan luxe hotels of vluchten in de eerste klas kunnen worden afgewezen als de lokale belastingdienst deze als onredelijk beschouwt. Dit geldt, zoals eerder vermeld, ook voor maaltijden. Verwacht niet dat het volledig vergoed wordt als je een zevengangenmenu in een chique restaurant als zakelijke kosten opgeeft. Controleer de lokale belastingwetten voor je bestemming om te controleren of er specifieke vergoedingen voor accommodaties en maaltijden of dagvergoedingen gelden.
  • Entertainment in sommige landen: In sommige landen, zoals de VS, gelden er beperkingen voor aftrekposten voor entertainment. Zorg ervoor dat je uitgave gepast is binnen de huidige belastingregels van het land.
  • Onnodige accommodatie: Er kunnen zich gevallen voordoen waarin een overnachting tijdens een zakenreis als onnodig wordt beschouwd, bijvoorbeeld als je redelijkerwijs in staat bent om naar de bestemming te reizen, zaken te doen en binnen een werkdag weer naar huis terug te keren. Dit kan worden bepaald op basis van de arbeidswetgeving van het betreffende land.

Wie kan belastingvermindering krijgen voor zakelijke reiskosten?

Zowel bedrijven als werknemers kunnen gebruikmaken van belastingaftrek. Bedrijven vergoeden doorgaans de onkosten van hun werknemers en kunnen in ruil daarvoor belastingvoordelen krijgen. Als het bedrijf de werknemer daarentegen niet vergoedt, kunnen werknemers in sommige landen deze kosten aftrekken bij hun persoonlijke belastingaangifte.

Wat is het maximumbedrag dat je kunt declareren voor reiskosten?

Het maximumbedrag dat je kunt declareren voor reiskosten hangt af van een aantal factoren, zoals het type uitgave en het land waar je bedrijf is gevestigd. Elk land heeft zijn eigen restricties op wat je als belasting kunt aftrekken. Daarom is het belangrijk om de belastingwetgeving in je land te controleren om inzicht te krijgen in de limieten en vergoedingen.

Laten we eens wat gedetailleerder naar een paar voorbeelden kijken:

Voorbeeld 1: Uitgaven en aftrekposten in de Verenigde Staten

De Amerikaanse belastingdienst hanteert een systeem waarbij dagtarieven gelden in plaats van dat elke afzonderlijke uitgave wordt bijgehouden.

De General Services Administration (GSA) stelt standaardbelastingen vast voor reiskostenvergoedingen. Deze belasting bepaalt het aftrekbare bedrag dat een werkgever aan een werknemer mag verstrekken voor accommodatie, maaltijden en bijkomende kosten tijdens zakenreizen. Vanaf oktober 2024 bedraagt de standaard dagvergoeding $ 178 ($ 110 voor accommodatie en $ 68 voor maaltijden en bijkomende kosten). Dit kan variëren op basis van de reisduur, de bestemming en andere factoren.

Bedrijven die voor dit systeem kiezen, kunnen ervoor kiezen om het GSA-tarief te hanteren of een hogere dagvergoeding in te stellen en belasting te betalen over het restantbedrag dat het standaardtarief overschrijdt.

In de VS geldt ook een limiet van 50% voor maaltijdkosten. Dit betekent dat een werkgever in de meeste gevallen slechts 50% van de maaltijdkosten (of 50% van het dagtarief als er een dagtarief wordt gehanteerd) mag aftrekken voor zakenreizen.

Een andere belangrijke factor waarmee Amerikaanse bedrijven rekening moeten houden, is dat de uitgaven voor entertainment zeer beperkt zijn. Sinds de Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) van 2018 zijn de meeste entertainmentkosten niet langer aftrekbaar voor Amerikaanse bedrijven. Er gelden enkele uitzonderingen, zoals conferenties of beurzen.

Voorbeeld 2: Wat zijn de tarieven voor maaltijdvergoedingen in het Verenigd Koninkrijk?

De Britse autoriteit op het gebied van belastingen, betalingen en de douane, de HMRC, heeft een standaardtarief voor maaltijdvergoedingen vastgesteld, ook wel de verblijfskostenvergoeding, wat in feite een dagvergoeding is. Deze vergoeding wordt ook wel de ‘vergoeding op basis van schaaltarief’ genoemd. Dit is een vast bedrag dat kan worden uitgegeven aan eten en accommodatie in plaats van dat dit per geval wordt berekend.

Wat betreft belastingaftrek zijn uitgaven binnen deze vastgestelde tarieven belastingvrij, terwijl uitgaven boven dit bedrag wel belast worden. Een bedrijf kan er dus voor kiezen om de kosten van een werknemer volledig te vergoeden, maar het vergoede bedrag is alleen belastingvrij tot het tarief dat door de Belastingdienst is vastgesteld. Sommige bedrijven kunnen ook rechtstreeks met de Belastingdienst onderhandelen over een aangepast tarief dat beter aansluit bij hun behoeften.

De belastingtarieven voor reiskostenvergoeding variëren afhankelijk van de bestemming en de reistijd. Bovendien variëren de tarieven voor verschillende soorten verblijfskosten (kamerprijzen, ontbijt, drankjes, reizen van hotel naar kantoor, etc.)

Er zijn vergelijkbare systemen over de hele wereld, maar de restricties en vergoedingen variëren. Daarom is het belangrijk om bij het plannen van je zakelijk reisbudget rekening te houden met de lokale belastingwetgeving in je regio.

Beheer van uitgaven en aftrekposten voor zakelijke reizen

Het claimen van belastingaftrek is een eenvoudige manier om je bedrijf geld te besparen. Om er zeker van te zijn dat je niet meer uitgeeft dan nodig is en dat je voldoet aan de wet- en regelgeving, is het van cruciaal belang om een robuust beheersysteem voor zakenreizen te hebben. Gebruik van betrouwbare beheersoftware voor het boeken van reizen waarbij kosten worden bijgehouden is een manier om ervoor te zorgen dat alles overzichtelijk is.

Wanneer je reiskosten declareert bij de belasting, moet je gedetailleerde gegevens bijhouden van alle kosten, zoals bonnen, kilometerregistraties, tickets en meer. In de meeste gevallen moet je duidelijk bewijs van de gemaakte kosten overleggen om belastingvoordelen te kunnen declareren.

De juiste software voor het beheren van reizen en kosten helpt je alle kosten overzichtelijk te houden en het proces te stroomlijnen. Booking.com for Business biedt een gratis, alles-in-één platform waarmee kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) hun zakelijke reizen en uitgaven kunnen beheren. Intuïtieve hulpmiddelen voor het beheren van kosten, exclusieve tarieven en voordelen, 24/7 ondersteuning en meer essentiële hulpmiddelen en bronnen maken onze gratis software voor het beheer en boeken van zakelijke reizen tot een perfecte oplossing voor kleine bedrijven.

Aanbevolen artikelen

23-08-24
10 minuten lezen
Zo maak je een effectief reiskostenbeleid: sjablonen en voorbeelden

In een reiskostenbeleid staan verwachtingen voor zakenreizigers. Gebruik ons template voor reiskoste...

Uitgaven- en budgetbeheer Boekers/Admins Financiële teams
23-08-24
9 minuten lezen
De beste software voor uitgavenbeheer: De beste oplossing voor uitgavenbeheer kiezen

Automatiseer je systemen met ons artikel voor de beste software voor uitgavenbeheer.

Uitgaven- en budgetbeheer Financiële teams Eigenaren van kleine bedrijven
11-05-23
14 minuten lezen
Gids voor zakelijk reizen en onkostenbeheer

Optimaliseer je zakenreizen, stroomlijn je processen en maak je organisatie efficiënter met deze uit...

Uitgaven- en budgetbeheer Financiële teams Eigenaren van kleine bedrijven

MELD JE AAN VOOR BOOKING.COM FOR BUSINESS