Klaar voor de start, boek! Neem deel aan onze sessie van 45 minuten om uw account succesvol in te stellen! Registreer nu.
'Tail spend'-beheer: meer tijd en productiviteit, minder kosten.
Een Uber-rit, een kopje koffie met collega's… Bij zakenreizen worden er allerlei kleine transacties uitgevoerd die moeten worden geregistreerd. Dit soort ad-hoc-kosten vallen onder de noemer 'tail spend', oftewel uitgaven die niet direct verband houden met de reguliere inkoop.
Hoewel deze zakenreiskosten misschien gering lijken, zijn ze allesbehalve onbeduidend wanneer ze bij elkaar worden opgeteld. Bij kleine uitgaven op zakenreizen zijn mogelijk meerdere leveranciers betrokken. Ook vallen ze vaak buiten het beleid. Zonder een goed systeem voor het beheren van 'tail spend', kan de hoeveelheid administratiewerk flink toenemen en kan je winstgevendheid negatief worden beïnvloed.
Hieronder gaan we dieper in op de uitdagingen die gepaard gaan met slecht beheerde 'tail spend' en bieden we oplossingen en best practices om te volgen. Door een effectief trackingsysteem te creëren, krijg je een duidelijker inzicht in de kleine, verborgen reiskosten die anders een budget in de war zouden kunnen schoppen.
'Tail spend' verwijst naar een groot aantal aankopen van lage waarde die gedurende een zakenreis worden gedaan.
'Tail spend' omvat doorgaans:
De term is gebaseerd op wat bekend staat als het Pareto-principe, oftewel de 80/20-regel. Volgens deze regel wordt 80% van de uitgaven op zakenreizen gedaan bij 20% van de leveranciers, zoals luchtvaartmaatschappijen en hotelketens die zijn goedgekeurd volgens het reisbeleid van het bedrijf.
Dat betekent dat 20% van de totale uitgaven moet worden gedaan bij 80% van de leveranciers. Hoewel het totale uitgavebedrag relatief laag is, is het volume van transacties en leveranciers hoog, waardoor er een lange, toenemende uitgavenketen ontstaat.
Naast het feit dat de 'tail spend' verspreid is over een groot aantal leveranciers, zijn er ook vaak diverse afdelingen en categorieën betrokken.
Bij zakenreizen worden er doorgaans veel kleine, eenmalige uitgaven gedaan die bijdragen aan de totale kosten. Reizende werknemers doen dit soort aankopen vaak op het laatste moment, uit gemaksoverwegingen. Voorbeelden zijn:
Deze kleine uitgaven hebben een lage waarde, maar komen vaak voor. Hierdoor lopen de kosten snel op als je geen goed systeem hebt om de uitgaven bij te houden.
Zonder een goede oplossing voor het beheer van kleine, maar omvangrijke transacties kunnen de kosten snel stijgen.
De grootste uitdaging is het beperkte inzicht in de gegevens. Doordat zakenreizigers onderweg aankopen doen, maken ze gebruik van diverse platforms en leveranciers, waardoor het lastiger is om de uitgaven te traceren. Kleine aankopen worden niet altijd correct geregistreerd, waardoor je bedrijf minder gegevens heeft om mee te werken bij het optimaliseren van reiskosten.
Wanneer een werknemer zich moet haasten om een aansluitende vlucht te halen of te maken krijgt met een geannuleerde hotelreservering, heeft het naleven van bedrijfsregels mogelijk geen prioriteit. In dergelijke gevallen kiezen werknemers voor de snellere en gemakkelijkere aankoop. Dit maakt het lastiger om uitgaven binnen het beleid te controleren, wat leidt tot inefficiënte uitgaven.
'Tail spend' leidt tot een reeks kleine facturen en bonnetjes met een lage waarde die uitgezocht moeten worden. Zonder een geautomatiseerd systeem voor uitgavenbeheer kost het goedkeuren, registreren en terugbetalen van deze declaraties veel tijd.
Om de bovengenoemde uitdagingen het hoofd te bieden, is het beheer van 'tail spend' gericht op het volgen, categoriseren en controleren van die frequente, kleine aankopen om meer inzicht te bieden. Door het betere inzicht kan je bedrijf de kosten en het administratiewerk verlagen. Er zijn veel voordelen.
Een effectieve oplossing voor het beheer van de 'tail spend' voegt leveranciers samen. Een oplossing zoals Booking.com for Business biedt zakenreizigers bijvoorbeeld toegang tot een breed scala aan accommodaties, vluchten en huurauto's via één self-serviceplatform. Dit overzicht verbetert de mogelijkheden voor het bijhouden van uitgaven. Dankzij vastgestelde budgetten kunnen medewerkers ervoor zorgen dat hun voorkeuren binnen de goedgekeurde limieten blijven.
Verdien Genius-kortingen tot 20% en voordelen zoals gratis ontbijt en kamerupgrades
Door de 'tail spend' bij te houden en samen te voegen, wordt de blootstelling aan niet-conforme leveranciers verminderd. Het wordt gemakkelijker om het beleid te handhaven, omdat werknemers minder snel geneigd zijn om deze ongeautoriseerde kleine aankopen te doen. Tegelijkertijd leggen geautomatiseerde oplossingen voor het beheer van 'tail spend' kleine uitgaven zoals vervoerstickets, in realtime vast en registreren deze met behulp van tools zoals digitale bonnetjesscanners.
Met meer inzicht in zakelijke reistransacties kan een effectieve strategie voor het beheer van 'tail spend' fraude voorkomen en de uitgaven onder controle te houden. Door werknemers aan te moedigen zich aan de bestaande regels te houden, wordt de zorgplicht verbeterd en worden tegelijkertijd onnodige uitgaven verminderd.
Bouw voort op je eerste analyse met meer controle over de uitgaven van werknemers tijdens zakenreizen. Naarmate je je zakenreisbeleid opstelt, moet je specifiek zijn als het gaat om goedgekeurde zakelijke reiskosten.
Stel richtlijnen voor teamboekingen, bestedingslimieten en contactgegevens op met deze eenvoudige online tool.
Door een dagvergoeding in te stellen, kun je de verwachtingen betreft uitgaven voor zakenreizigers duidelijk maken. Deze dagvergoeding dekt de reiskosten die doorgaans deel uitmaken van de 'tail spend', zoals maaltijden, accommodatie en overige kosten. Dagvergoedingen maken gedetailleerde bonnetjes voor elke kleine uitgave overbodig.
Er zijn richtlijnen opgesteld door overheidsorganisaties zoals HMRC in het Verenigd Koninkrijk en de Algemene Dienstenadministratie (GSA) in de Verenigde Staten, hoewel de tarieven uiteindelijk afhangen van het beleid van je bedrijf.
Een andere strategie is het uitgeven van goedgekeurde aankoopkaarten voor 'tail spend'. Op deze kaarten worden automatisch transactiegegevens geregistreerd, waardoor het bestelproces soepeler verloopt en financiële teams inzicht krijgen in de betalingen.
Virtuele kaarten voor zakenreizen bieden een goede manier om het uitgavenbeheer te vereenvoudigen. Finance managers kunnen aparte kaarten aanmaken voor elke uitgavencategorie en het bijbehorende budget. Ze kunnen ook dagvergoedingen instellen om de 'tail spend' binnen de limieten te houden. Doordat er geen fysieke kaart aanwezig is, wordt de kans op betalingsfraude verkleind. Dankzij de realtime weergave van transacties worden zowel reismanagers als reizigers op de hoogte gebracht wanneer de limieten zijn bereikt.
Het is een best practice om het indienen van uitgaven en de bijbehorende vergoedingen zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken voor medewerkers die veel reizen. Tegenwoordig gaat het hierbij om een combinatie van automatisering en apps. Een van de eerdere uitdagingen bij het beheer van 'tail spend' was het handmatige proces van het transcriberen van meerdere bonnetjes naar uitgavenrapporten, wat vaak leidde tot fouten en minder productiviteit. Gebruik in plaats daarvan apps voor het scannen van documenten. Hiermee kunnen zakenreizigers een foto van hun bonnetje maken, deze uploaden naar een centraal systeem en automatisch een goedkeuring ontvangen.
Om de 'tail spend' van je bedrijf onder controle te krijgen, moet je deze eerst analyseren. In een analyse van de 'tail spend' van reizende werknemers worden gegevens van eerdere reizen gebruikt om te achterhalen hoe, waar en waarom de reizigers geld uitgeven. Volg deze tips om de voordelen van je analyse te maximaliseren.
Kies de periode voor je analyse, bijvoorbeeld het afgelopen fiscale kwartaal of jaar. Vervolgens kun je gegevens verzamelen uit uitgavenrapporten voor zakenreizen, crediteurenbeheer en boekingsplatforms om een overzicht te krijgen van de 'tail spend' voor zakenreizen.
Door transacties in categorieën op te delen, kunnen gemeenschappelijke uitgavenpatronen worden geïdentificeerd. Hoewel dit vaak mogelijk is bij zaken zoals maaltijden, grondvervoer, bijkomende kosten en entertainment voor klanten, is het raadzaam om de categorieën af te stemmen op de reisactiviteiten van je bedrijf, zodat je een nauwkeurige analyse kunt genereren.
Je moet ook controleren waar je werknemers geld uitgeven op zakenreizen, naast de soorten uitgaven die ze doen. Doen ze kleine aankopen bij leveranciers die kunnen worden samengevoegd?
Een andere belangrijke stap in de analyse van de 'tail spend' is bepalen hoe deze informatie het beste kan worden opgeslagen en gedeeld. In deze fase wordt het gebruik van een digitale softwareoplossing aanbevolen om gegevens op te schonen, te extraheren en te rapporteren in een overzichtelijk, deelbaar dashboardformaat. Dankzij duidelijke outputrapporten krijgen alle belanghebbenden beter inzicht in de 'tail spend', wat mogelijkheden biedt om kosten te besparen.
Na verloop van tijd kun je meetbare gegevens gebruiken om te bepalen hoe goed je programma voor 'tail spend' werkt. Dit omvat relevante KPI's zoals kosten per transactie, gerealiseerde kostenbesparingen en nalevingspercentages van het boekingsplatform. Analyseer de productiviteitsverbeteringen samen met deze kosten- en nalevingsindicatoren, zoals de verwerkingstijden van facturen.
Net als bij elke bedrijfsstrategie hangt het succes van het beheer van de 'tail spend' af van training en communicatie. Voordat je digitale tools introduceert om de productiviteit en naleving te verbeteren, moet je ervoor zorgen dat ze gebruiksvriendelijk zijn en moet je de voordelen ervan uitleggen aan zowel zakenreizigers als finance teams.
Digitale tools bieden de meest effectieve manier om 'tail spend' in realtime te beheren. Volgens een onderzoek van de Boston Consulting Groupkunnen bedrijven die digitale oplossingen gebruiken om de 'tail spend' actief te beheren, hun jaarlijkse uitgaven met 5% tot 10% verlagen.
Het handmatig verzamelen en ordenen van 'tail spend'-gegevens voor alle zakenreizen is een tijdrovend proces. Ook is de kans op menselijke fouten vrij groot. Met de beste software voor uitgavenbeheer kun je alle aspecten van reis- en uitgavenbeheer stroomlijnen.
Hieronder vind je een aantal zaken waar je op moet letten wanneer je oplossingen voor 'tail spend' vergelijkt.
Tools zoals Expensify importeren zakelijke reiskosten van bedrijfscreditcards om automatisch overzichten van de uitgaven te genereren. Ook beschikken ze over optische tekenherkenning om bonnetjes onderweg te scannen.
Een van de beste manieren om de 'tail spend' van zakenreizen te beheren, is door het boekingsproces te standaardiseren. Met Booking.com for Business kunnen zakenreizigers hun eigen reisroutes boeken en beheren. Je krijgt de beste prijzen voor hotels, vluchten en huurauto's voor zakenreizen, allemaal via één erkend centraal platform. En dankzij een duidelijk overzicht van de uitgaven van reizigers kun je patronen en mogelijkheden om te besparen beter herkennen.
Benieuwd naar hoeveel je kunt besparen met onze oplossing voor zakenreisbeheer? Probeer onze besparingscalculator om dit te ontdekken door slechts zeven vragen te beantwoorden.
Uitgaven die tot de 'tail spend' behoren, lijken op zichzelf klein en onbeduidend. Het lijkt misschien alsof je een latte macchiato of een buskaartje niet als zakenreiskosten hoeft te registreren. Maar na verloop van tijd dragen kleine aankopen bij aan een grote hoeveelheid niet-geregistreerde uitgaven, wat een flinke administratieve rompslomp kan opleveren. En in het geval van zakenreizen kan 'tail spend' er ook voor zorgen dat kostenbesparingen worden misgelopen doordat werknemers buiten de goedgekeurde platforms boeken.
Daarom is het beheren van de 'tail spend'-uitgaven erg belangrijk voor bedrijven van elke omvang. Met een combinatie van software voor uitgavenbeheer, apps voor het bijhouden van uitgaven, data-analysetools en reisbeheerplatforms krijg je volledig inzicht in je uitgaven aan specifieke activiteiten.
Bij zakenreizen wordt er doorgaans een reeks kleine, frequente transacties door werknemers gedaan. Wanneer werknemers voor hun werk op reis zijn, moeten ze aankoopbeslissingen nemen in tijdsgebonden situaties die buiten hun gebruikelijke uitgavenpatroon vallen. Dit soort transacties met een lage waarde en een hoge frequentie dragen aanzienlijk bij aan de 'tail spend' van een bedrijf.
Voorbeelden van uitgaven tijdens zakenreizen zijn gedeelde ritten, taxi's die rechtstreeks door werknemers worden geboekt, entertainmentkosten en maaltijden. Bijkomende uitgaven zoals snacks en drankjes op de luchthaven, en ongeplande overnachtingen in accommodaties dragen ook bij aan de totale kosten, evenals bijkomende kosten zoals bagage en WiFi.
Om de 'tail spend' van zakenreizen onder controle te krijgen, moeten bedrijven eerst vaststellen waar deze uitgaven vandaan komen. Door data te analyseren, kun je achterhalen waar je zakenreizigers hun geld aan uitgeven en kun je via een beleid structuur aanbrengen. Aanvullende strategieën omvatten het gebruik van software voor uitgavenbeheer, het uitgeven van betaalkaarten waarmee uitgaven in realtime worden bijgehouden en het aanbieden van apps voor het scannen van bonnetjes.
Zakenreizen kan duur zijn. Geld besparen op zakenreizen moet vanuit alle medewerkers komen, niet all...
Automatiseer je systemen met ons artikel voor de beste software voor uitgavenbeheer.
Ontdek hoe je verborgen reiskosten kunt voorkomen bij het budgetteren van zakenreizen, van bagagekos...
