Wat is een zakenreisagent?

Als je team veel reist voor zakelijke doeleinden, is een zakenreisagent misschien iets voor jou.

Zowel een zakenreismanager als een zakenreisagent zijn verantwoordelijk voor al je zakenreizen, je reisbeleid en het bijhouden van de uitgaven. De zakenreisagent is meestal een externe partij.

Maar wat is een zakenreisagent (of zakenreisbureau), wat zijn de voor- en nadelen van werken met een zakenreisagent, en is het een goed idee om deze in te huren voor je bedrijf? Lees meer informatie in onderstaand artikel.

Wat doet een zakenreisagent?

De rol van zakenreisadviseur kan worden uitbesteed via een bureau of intern worden aangesteld. In beide gevallen moet deze persoon altijd op de hoogte zijn van wat er gebeurt op het gebied van zakenreizen, van de reisplanning tot het reisbeleid en reisrisicobeheer.

Het doel van het inhuren van een zakenreisbeheerder is om alles onder controle te hebben en je organisatorische verplichtingen te verminderen. Een zakenreisagent moet bekend zijn met je reisbeleid of moet je team helpen reisbeleid op te stellen. De agent moet er ook voor zorgen dat je werknemers voorbereid en veilig vertrekken en terugkeren. Ze zijn daarom verantwoordelijk voor:

• Reisvisa
• Accommodatieboekingen en autoverhuur
• Zorgplicht
• Reisplanningen
• Reiskosten
• Noodsituaties
• Correcte verzekeringen
• Kosten- en uitgavenbeheer
• Boeken en wijzigen van vluchten

Uitdagingen van reisbeheer

Als je te maken hebt met zakenreizen, weet je nooit of zich problemen zullen voordoen, en wanneer. Tijdens de hele zakenreiservaring kunnen uitdagingen voorkomen: van onvoorziene natuurrampen tot fouten in het reisbudget.

Wat betreft zakenreizen zijn de meest voorkomende uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd:

1. Niet-naleving van het reisbeleid. Toezicht houden op de juiste invulling en toepassing van reisbeleid is op zichzelf een hele taak.
2. Te hoge uitgaven. Zoals in elk bedrijf kan succesvol budgetbeheer een lastige taak zijn die niet veel mensen beheersen.
3. Moeten voldoen aan de uiteenlopende behoeften van zakenreizigers. Geen twee reizigers zijn gelijk. Het kan dus een uitdaging zijn om aan ieders behoeften te voldoen.

De meest voorkomende problemen zijn:

1. Vergeten de juiste visa en documenten aan te vragen. Niemand wil op de luchthaven aankomen, of al bij de douane staan, en beseffen dat ze niet zijn voorbereid.
2. De juiste hardware vergeten. Het kan een domper zijn als je op reis vergeten bent een stekkeradapter of de benodigdheden voor het geven van een presentatie mee te nemen. Je kunt deze fouten vermijden door deze handige inpaklijst te volgen.
3. Onprettige vluchten of accommodaties. Een zakenreis kan stressvol zijn. Als daar dan ook nog een onnodig lange vlucht, een goedkope accommodatie zonder WiFi, enz. bijkomen, weegt het ongemak voor je reizigers zwaarder dan het geld dat je bespaart.
4. Niets weten over de bestemming en hoe je daar je weg vindtEen zakenreis kan je naar plekken brengen waar je niets weet over de cultuur, de hulpdiensten, het weer of zelfs aan welke kant van de weg je moet autorijden.
5. Onvoldoende budget. Als je niet weet welk budget geschikt is voor een zakenreis, kan dit voor een bedrijf veel verliezen met zich meebrengen. Als het budget te groot is, kunnen werknemers daar misbruik van maken, maar een te klein budget kan werknemers ontevreden maken, waardoor ze minder bereid zijn om nog een zakenreis te maken.
6. Werknemers die niet weten dat ze bonnetjes moeten bewaren en declareren. Zorg ervoor dat je werknemers, vóórdat ze op zakenreis gaan, weten wat hun rechten en plichten zijn. Reisbeleid voor iedereen in je bedrijf toegankelijk maken, en vaak om feedback vragen: dit zijn slechts enkele tips en trucs die ervoor zorgen dat werknemers zich prettig voelen.
7. Incorrecte debriefing bij terugkomst van een zakenreis. Het verbeteren van je reisbeleid en de zakelijke reiservaring van je werknemers moet een continu traject zijn.

Voor- en nadelen van het gebruik van een zakenreisagent of zakenreisbureau

Reisbureaus voor bedrijven zijn een geweldige oplossing voor je bedrijf, vooral als je werknemers regelmatig op zakenreis gaan. Enkele voordelen:

• Een expert ontfermt zich over de uitdagingen die boekingsservices voor zakenreizen met zich meebrengen
• Voor alles wordt gezorgd en er worden geen belangrijke zaken vergeten
• Een team zakenreisadviseurs staat voor je klaar in geval van nood

De mogelijke nadelen van het inschakelen van een zakenreisbureau:

• Hoge tarieven en verborgen kosten voor de zakenreisorganisatie
• Onbekendheid met je reisbeleid en bedrijfsregels
• Gebrek aan controle over de uiteindelijke beslissing

Kiezen voor een interne reisbeheerder

Zoals je wellicht hebt gezien, komen alle nadelen voort uit het feit dat je deze hulp uitbesteedt. Met name voor kleinere bedrijven is een interne reisagent waarschijnlijk de beste keuze.

Het kost aanzienlijk minder en bovendien weet je dat je te maken hebt met iemand die het reisbeleid kent, daarom is een interne reisbeheerder wellicht de perfecte oplossing voor je.

Met de Booking.com for Business-tool organiseer je zakenreizen en zorg je dat alle aspecten van de reis verlopen zoals verwacht, allemaal op één plek. Met deze gratis tool hoeven je werknemers zich minder zorgen te maken over de reis, en kunnen ze zich focussen op hun werk.

Ongeacht de omvang van je bedrijf of je ambities, je bedrijf en werknemers verdienen het beste. Voorzie in hun reisbehoeften en maak hun zakenreis een succes door ervoor te zorgen dat aan alle aspecten wordt voldaan. Wat je ook kiest voor je bedrijf (interne reisbeheerder, externe zakenreisagent of zelfbedieningstool), zorg ervoor dat je alle voor- en nadelen voor je bedrijf afweegt