Fly-in fly-out zakenreizen betekent dat je vliegt van huis naar werk. Leer hoe je FIFO voor je bedrijf kunt laten werken.
Voor werknemers vereist frequent heen- en weer reizen tussen externe werkplekken en hun huizen aanzienlijke coördinatie, van het boeken van vluchten en het vinden van geschikte accommodatie tot het beheren van schema's en het waarborgen van naleving van het beleid.
Het beheren van de logistiek van een fly-in fly-out (FIFO) personeelsbestand kan zelfs voor de meest georganiseerde HR-professional een uitdaging zijn. Zonder voldoende planning loop je het risico op operationele verstoringen en kostbare vertragingen, om nog maar te zwijgen van stress voor je reizende werknemers.
In dit artikel beginnen we met de basis door uit te leggen wat FIFO is en hoe het werkt. Vervolgens verkennen we belangrijke strategieën om je te helpen de logistiek en kosten van FIFO voor je zakenreizen te beheren, terwijl we het welzijn van je teams vooropstellen.
Fly-in fly-out werk is een soort regeling waarbij werknemers voor vaste periodes van en naar externe werkplekken moeten pendelen. FIFO-werknemers volgen een schema, of rooster, waarbij ze lange diensten kunnen werken gedurende meerdere opeenvolgende dagen of weken voordat ze terugvliegen naar huis voor hun vrije tijd.
De fly-in fly-out werkervaring hangt sterk af van de locatie, sector en functie. Ongeacht de sector moet een FIFO-werknemer een veerkrachtige aard hebben om met veel reizen en lange periodes van huis om te kunnen gaan.
Om een beter begrip te krijgen van de eisen van FIFO-reisbeheer, zijn hier een paar sectoren waar fly-in fly-out werkgelegenheid gebruikelijk is.
Mijnbouw: Landen als Peru, Indonesië en Ghana hebben grootschalige activiteiten die ervaren FIFO-werknemers vereisen om mineralen te winnen. Typische functies zijn onder andere geologen, boorders, engineers en machinisten van zwaar materieel. In Australië is de mijnbouwsector sterk afhankelijk van FIFO-contracten, waarbij 50% van de mijnactiviteiten in West-Australië bestaat uit FIFO-werknemers en voorgestelde projecten naar verwachting in 2029 meer dan 11.000 nieuwe werknemers nodig gaan hebben.
Olie en gas: Van aardgasvelden tot pijpleidingen, de olie- en gassector maakt gebruik van grote aantallen geschoolde FIFO-werknemers om projecten te faciliteren. Hoewel landen in het Midden-Oosten zoals Qatar en Saoedi-Arabië veelvoorkomende bestemmingen zijn, vind je ook groeiende werkplekken in gebieden als Zuidoost-Azië en de Noordzee.
Constructie: Grootschalige bouwprojecten bieden vaak werk voor FIFO, vooral bij het bouwen van infrastructuur zoals bruggen, wegen en commerciële complexen. Hoewel sommige van deze werkplaatsen afgelegen zijn, vereisen stedelijke centra zoals Dubai en Shanghai ook gekwalificeerde vakmensen en engineers.
Engineering en technische diensten: Kleine en middelgrote bedrijven die werken in sectoren zoals hernieuwbare energie en telecommunicatie hebben vaak vakbekwame werknemers nodig die invliegen en technische diensten op locaties leveren. Voorbeelden van benodigde professionals zijn elektrotechnisch engineers, werktuigbouwkundige dienstverleners en IT-consultants.
Eenvoudig teamreizen beheren en boeken op één plek voor betere kostenbeheersing
Voor bedrijven biedt het gebruik van de fly-in fly-out regeling verschillende voordelen:
Voor werknemers zijn er ook voordelen om rekening mee te houden.
Door in te spelen op deze voorkeuren van werknemers, verbeter je loyaliteit en behoud terwijl je toegang krijgt tot de geschoolde arbeidskrachten die je nodig hebt.
Naast de voordelen brengt het beheren van een FIFO-personeelsbestand een unieke reeks uitdagingen met zich mee.
Complexe reisplanning: Terwijl elk zakenreisplan de coördinatie van transport en accommodatie vereist, zijn er extra lagen van complexiteit aan FIFO-reizen. Je moet werkschema's en teamcontinuïteit overwegen, en tegelijkertijd geschikte accommodatie vinden met alle comfort van huis, vaak op afgelegen locaties.
Budgettaire beperkingen: De operationele kosten kunnen hoog oplopen als je niet oppast, aangezien je moet betalen voor accommodatie voor opdrachtnemers, maaltijden, vervoer en vluchten.
Welzijn en veiligheid van werknemers: Lange diensten, zware werkdruk en tijd weg van dierbaren kunnen leiden tot een burn-out, terwijl industriële werkplaatsen strenge gezondheids- en veiligheidscontroles vereisen.
Bij het plannen van een FIFO-reis loop je waarschijnlijk tegen enkele van deze uitdagingen aan, maar voldoende onderzoek en zorg minimaliseren de impact ervan.
Zorgvuldig uitgevoerd met voldoende rusttijd thuis, creëert fly-in fly-out werk de ideale werk-privébalans. Toch kan elke tijd die ze buiten het comfort van huis doorbrengen, lastig zijn voor werknemers. Veel FIFO-werknemers kiezen ervoor om lange diensten van 12 uur te draaien voor meerdere opeenvolgende dagen als compensatie voor meer dagen thuis, wat weinig rust geeft.
Overweeg flexibele werkregelingen aan te bieden die voldoende vrije tijd omvatten om je te helpen het welzijn van werknemers te beschermen en een betere werk-privébalans te bevorderen. Je kunt ook toegang bieden tot mentale gezondheidsbronnen, wellness-apps die fitness- en meditatieroutines aanbieden, en zelfzorgfaciliteiten.
Voor een naadloze fly-in fly-out moet je de behoeften van werknemer en werkgever in balans brengen. Hier zijn de belangrijkste factoren om te overwegen als onderdeel van je strategie, die je helpen de bovenstaande uitdagingen te overwinnen.
Stel richtlijnen voor teamboekingen, bestedingslimieten en contactgegevens op met deze eenvoudige online tool.
FIFO-schema's verdelen de tijd van werknemers die ze op locatie en thuis doorbrengen. Deze zijn ontworpen om de productiviteit op locatie en rusttijd buiten de locatie te maximaliseren.
Je rooster zou er ongeveer zo uit kunnen zien:
Wanneer langere tijdsduur op locatie nodig is, geldt dit meestal voor taken die langere reistijden vereisen, zoals offshore booreilanden. Houd rekening met de reisduur, intensiteit van de functie en de sectornormen om je ideale selectie rooster te stellen.
Of je nu binnenlandse of internationale FIFO-reizen regelt, onthoud dat elke regio zijn eigen regels heeft. Zorg ervoor dat je zaken onderzoekt zoals belastingverplichtingen, arbeidsvoorschriften op het gebied van gezondheid en veiligheid en visumvereisten.
In landen zoals Australië, waar FIFO-werk veel voorkomt, kunnen er specifieke regels zijn waar je aan moet voldoen. Bijvoorbeeld, De Work Health and Safety Act 2020 van West-Australië (arbeidsomstandighedenwet behandelt gedragscodes voor betere mentale gezondheid, waaronder responsstrategieën en risicobeheer.
Het kiezen van de juiste accommodatie is belangrijk voor het succes van elke zakenreis, maar vooral voor werknemers die lange en frequente periodes van huis moeten doorbrengen. Gelukkig registreert Booking.com for Business miljoenen accommodaties om je te helpen de juiste accommodatie voor je team te vinden. De locatie heeft prioriteit: je wilt niet alleen de reistijd van je team minimaliseren, maar je wilt ook hotels en appartementen met snelle toegang tot belangrijke vervoersknooppunten.
Bij externe bouwplaatsen kunnen je opties beperkt zijn. Zoek naar gunstig gelegen, op maat gemaakte units die zijn uitgerust met volledige keukens, recreatiefaciliteiten en rustige ruimtes om te ontspannen.
In voorstedelijke en stedelijke gebieden heb je een breder aanbod, inclusief aparthotels. Deze kunnen per week of maand worden gehuurd voor langere projecten, en ze zijn volledig uitgerust met keukens, WiFi en aparte woonruimtes. Veel daarvan bevatten ook hotelachtige services, waaronder schoonmaak en fitnessruimtes.
Voor het beheer van FIFO-reizen moet je een delicate balans vinden tussen het voldoen aan de behoeften van werknemers en binnen het budget blijven.
Als je team elke paar weken heen en weer vliegt, kun je je voorstellen dat de kosten van vliegtickets snel kunnen oplopen. Daarbovenop omvatten typische uitgaven voor zakenreizen grondvervoer, maaltijden en recreatieve activiteiten gericht op teambuilding. Door deze van tevoren te onderzoeken en eerdere gegevens van eerdere projecten mee te nemen, kun je een realistischer budget opstellen. Gebruik vervolgens oplossingen zoals Booking.com for Business om prijzen voor autoverhuur, verhuur van accommodaties en zakelijke vluchten te vergelijken vanaf één platform, waarbij kostenbeperkingen worden toegepast voor betere naleving.
Je bedrijf moet het reiskostenbeleid ook heel duidelijk maken. Maak een lijst van goedgekeurde en niet-goedgekeurde kosten, met concrete voorbeelden en goedgekeurde leveranciers.
Je FIFO-reisplanning stopt niet bij het boeken van vluchten en accommodatie. Als onderdeel van je zorgplicht is het belangrijk om een ondersteunend netwerk van het bedrijf op te zetten dat de moeilijkheden van langdurig wegzijn van huis erkent. Hoe ziet dit netwerk er in de praktijk uit?
Welzijnsinitiatieven: Houd reizende werknemers fit en gezond door toegang te bieden tot gezonde maaltijden, sportscholen op locatie en recreatieve sporten.
Bronnen voor geestelijke gezondheid: Bied FIFO-medewerkers een toolkit die ze kunnen gebruiken voor emotionele en mentale gezondheidsondersteuning. Dit kan virtuele of fysieke begeleiding, referentie-ondersteuningsprogramma's en toegang tot geestelijke gezondheidsapps zoals Headspace en Betterhelp omvatten.
Flexibele planning: Laat FIFO-werknemers indien mogelijk hun eigen roosters samenstellen. Sommigen werken misschien liever langere diensten als dat betekent dat ze meer dagen thuis zijn, terwijl anderen kortere diensten met meer tijd om te ontspannen willen terwijl ze op locatie zijn.
Tweerichtingscommunicatie: Moedig regelmatige check-ins aan met HR, managers en familieleden om de communicatielijnen open te houden terwijl werknemers niet thuis zijn.
De complexiteit van FIFO-reizen wordt het beste met technologie beheerd. Met Booking.com for Business krijg je volledige zicht over boekingen en zorg je voor naleving van het beleid. Boek, bekijk en beheer reisroutes vanaf één platform, terwijl je profiteert van realtime locatietracking dankzij Traxo en gestroomlijnd reiskostenbeheer met de Expensify-app. Door plannen te standaardiseren en te automatiseren met reisoplossingen voor kleine en middelgrote bedrijven, geniet je team van een soepelere en ondersteunende ervaring.
Het succes van FIFO-reisbeheer hangt af van de ondersteuning voor je team bij elke stap. Je moet de beste accommodatie vinden om hen te helpen gedijen als ze op locatie zijn, en tegelijkertijd voldoen aan welzijnsbehoeften en lokale regelgeving naleven.
Uiteindelijk bieden fly-in fly-out mogelijkheden tal van voordelen voor bedrijven en hun werknemers. Hoewel werknemers graag nieuwe bestemmingen willen verkennen met flexibele roosters en betaalde voordelen, profiteren bedrijven van een brede talentenpool die bereid is op afgelegen locaties te werken: allemaal zonder permanente verhuizing.
Onze gids voor het maximaliseren van comfort en productiviteit voor, tijdens en na lange vluchten al...
Met goedkope zakenvluchten vlieg je goedkoper en in stijl. Ontdek hier onze tips voor het scoren van...
Ontdek hoe je kiest tussen niet-terugbetaalbare en terugbetaalbare vliegtickets voor zakenreizen.
