Beheer van zakenreizen is een zeer complex onderwerp. Ontdek de vele aspecten ervan en ontdek hoe je deze gemakkelijk kunt beheren.
In 2023 is de wereld van reisbeheer veelomvattend. Zorgplicht, veiligheid en tevredenheid van reizigers, kostenbeheer en het vinden van aanbieders zijn slechts een aantal dingen waarmee je te maken krijgt bij zakenreizen.
Deze complete handleiding voor zakelijk reisbeheer biedt je een volledig overzicht van hoe je kunt beginnen en hoe je je reisprogramma kunt reorganiseren of moderniseren.
Zakenreizen zijn belangrijk voor de zakelijke belangen van je organisatie. Ze geven je bedrijf de kans om klanten en partners wereldwijd persoonlijk te ontmoeten en een indruk achter te laten.
Als iemand die zich bezighoudt met het beheer van zakenreizen, werk je in de voorhoede van een snel groeiende biljoenen-industrie. Dit brengt veel verantwoordelijkheid met zich mee en vraagt om een grondige kennis van bedrijfsreisbeheer.
De belangrijkste gebieden waar je als zakenreisbeheerder elke dag invloed op hebt, zijn het:
Als je aan alle bovenstaande punten voldoet, kun je de kosten effectief beheren, de tevredenheid en veiligheid van reizigers verhogen en de beleidsregels verbeteren.
Het perfecte zakenreisbeleid creëer je met vallen en opstaan. Het beste uitgangspunt is een SWOT-analyse.
Zodra je input van werknemers en collega’s hebt verzameld, voer je een SWOT-analyse uit, met 'Strengths' (sterke punten), 'Weaknesses' (zwakke punten), 'Opportunities' (kansen) en 'Threats' (dreigingen). Dit is een handig hulpmiddel om een overzicht te krijgen van de stand van zaken en om uit te zoeken welke stappen moeten worden genomen. Hier is een voorbeeld van enkele punten die je SWOT-analyse voor reisbeheer zou kunnen omvatten:
Na het voltooien van de SWOT-analyse weet je of het bestaande programma voor reisbeheer van je organisatie doeltreffend is. Zorg ervoor dat je aanvullende beleidsregels ontwikkelt die je sterke punten en kansen benutten en de zwakke punten en dreigingen opvangt.
Als de communicatie tussen reizigers en het hoofdkantoor bijvoorbeeld al heel efficiënt is, moet je voorkomen dat deze wordt verstoord als je te ingewikkelde nieuwe rapportageregels invoert. Of, als de reisbehoeften van je bedrijf zeer voorspelbaar zijn, gebruik dit dan als kans om sterkere partnerschappen met aanbieders te creëren.
Bedenk voor elk sterk punt dat je hierboven hebt genoemd manieren om dit punt te blijven gebruiken om het reisprogramma van je organisatie te verbeteren. Als je bijvoorbeeld “We hebben al een sterk reisbeleid” hebt opgenoemd, overweeg dan om samen te werken met HR of de opleidingsafdeling in je organisatie om werknemers volledig te informeren over dit beleid en om de naleving ervan te verbeteren.
De zwakke punten en dreigingen die je in je SWOT-analyse hebt geïdentificeerd, helpen je om te bepalen op welke gebieden verbetering nodig is. Gebruik, waar mogelijk, de sterke punten van je reisprogramma om deze problemen te compenseren.
Voorbeeld: als een van je kansen wordt gevormd doordat je de steun en goedkeuring hebt van de leiding van je bedrijf, kun je dit gebruiken om zwakke punten, zoals gebrek aan naleving, te compenseren. Maak, waar nodig, gebruik van je partnerschappen met interne stakeholders.
Teamwerk is essentieel voor het creëren van een succesvol reisprogramma. Als je organisatie te maken heeft met buitensporige reisrisico’s (zoals gevaarlijke of onstabiele bestemmingen), heb je een sterk reisverzekeringsbeleid nodig, waaronder de diensten van een reisbeveiligingsaanbieder.
Denk aan alle zwakke punten en kansen die je hebt geïdentificeerd. Kijk vervolgens of je deze kunt koppelen aan bestaande sterke punten en kansen om ze op te vangen. Als dit niet kan, kijk dan welke stappen je kunt nemen om je sterke en zwakke punten in evenwicht te brengen en te overwinnen.
Als je organisatie te maken heeft met buitensporige 'malafide' reiskosten, kun je de volgende stappen overwegen:
Het volgen van de reisbeleidsregels staat bekend als compliance van het reisbeleid. Je verantwoordelijkheden als zakenreisbeheerder zijn vooral belangrijk vanwege de volgende twee redenen:
Om de naleving van het reisbeleid te garanderen, moet je realistisch zijn en deze afstemmen op de specifieke situatie van je bedrijf. De beste manier is om een flexibel, realistisch beleid voor zakenreizen op te stellen.
Het reisbeleid van je bedrijf wordt bepaald door veel verschillende factoren: het aantal reizigers, het budget en de verschillende categorieën reizigers. Als zakenreisbeheerder ben je er verantwoordelijk voor dat de ** reiskosten** van werknemers in overeenstemming zijn met het reisbeleid van je bedrijf. Zoals je zult zien, is het belangrijkste om als eerst een effectief reisbeleid vast te stellen.
Een zakenreisbeheerder heeft een heleboel verantwoordelijkheden. De belangrijkste zijn:
1. Rechtstreeks betrokken zijn bij het boeken
De zakenreisbeheerder kan rechtstreeks betrokken zijn bij de boeking, of reizigers bellen of corresponderen met een externe aanbieder (zoals een reisbureau voor zakenreizen) om reisarrangementen te maken. Deze opties variëren afhankelijk van de grootte en de zakenreiscultuur van je bedrijf. Sommige bedrijven hebben een sterk gedigitaliseerde/geautomatiseerde reiscultuur. Andere hanteren traditionelere methoden om reisarrangementen te maken.
2. De reiskosten bepalen
Een zakenreisbeheerder moet een duidelijk overzicht hebben van hoe werknemers het geld van het bedrijf besteden, zodat geldige reiskosten correct worden terugbetaald en uitgaven binnen het budget worden gehouden.
3. Zorgplicht
Je bent ook verantwoordelijk voor je reizigers. Zorgplicht verwijst in feite naar de wettelijke en financiële verplichting van een werkgever om zijn werknemers veilige arbeidsvoorwaarden te bieden. Dit varieert van gewone veiligheidsmaatregelen op de werkplek, tot preventief gezondheidsonderzoek, opleidingen en relevante verzekeringen.
4. Reisrisico’s beheren
Zakenreizigers worden blootgesteld aan allerlei risico’s die misschien geen invloed hebben op werknemers die niet reizen. Dit maakt de zorgplichtverantwoordelijkheden van een zakenreisbeheerder heel belangrijk. Geopolitieke onrust, terrorisme, ontvoering of extreme weersomstandigheden zijn bijvoorbeeld allemaal dingen die meer risico vormen voor zakenreizigers dan andere werknemers in een bedrijf.
Speciale reisverzekeringen zijn bedoeld om reizigers en hun werkgevers tegen deze risico's te beschermen.
5. Trends in zakenreizen bijhouden
Door reisuitgaven bij te houden kun je trends volgen als zakenreisbeheerder. Op deze manier kun je je bedrijf helpen om geld strategischer uit te geven. Zo draag je als reisbeheerder ook bij aan het succes van je organisatie.
Als je specifieke reistrends opmerkt (zoals een stijging van de uitgaven voor een bestemming, evenement of tijd van het jaar), kan je organisatie aan de hand van deze trends betere deals sluiten met de aanbieders die je reizigers nodig hebben.
Deze strategische rol voor reisbeheer wordt steeds belangrijker omdat traditionele reisbeheertaken (zoals het verzamelen van betalingsbewijzen en het goedkeuren van uitgaven) steeds meer geautomatiseerd worden met onlinesoftware voor reisbeheer.
.6. Ervoor zorgen dat reizigers tevreden zijn en altijd bereikbaar zijn
Veel bedrijven beginnen het belang van zakenreizen in te zien als hulpmiddel voor het tevreden stellen en behouden van werknemers. Bovendien zien zakenreizigers reizen voor werk tegenwoordig als een lonende ervaring. Het is echter van cruciaal belang dat werkgevers hun reizigers een goed vangnet en ondersteuningssysteem bieden. Dit betekent dat er duidelijke protocollen moeten worden opgesteld voor wat te doen in geval van nood. Het betekent ook dat de communicatielijnen open moeten blijven. Als zakenreisbeheerder wordt er mogelijk van je verwacht dat je na sluitingstijd bereikbaar blijft voor het geval een reiziger een probleem heeft op een bestemming die vele tijdzones verderop ligt.
7. Een plan maken en vooruit denken
Of je nu een nieuw reisbeheerprogramma maakt of een bestaand programma bijwerkt, het is essentieel dat je een actieplan opstelt om ervoor te zorgen dat alles gedekt is.
Volg onze stappen om je zakenreisprogramma zo soepel mogelijk te laten verlopen:
Kostenbeheer is een belangrijk onderdeel van je werk als zakenreisbeheerder. In veel organisaties vervullen reisbeheerders zelfs officieel een dubbele rol als reis- en kostenbeheerder. Afhankelijk van de grootte en structuur van je organisatie werk je vaak nauw samen met andere afdelingen zoals financiën, inkoop en HR. Op deze manier beheer je hoe medewerkers geld van het bedrijf besteden aan hun zakelijke reisarrangementen.
Je reisbeleid moet regels bevatten voor hoe werknemers bedrijfsgeld kunnen uitgeven aan reizen, hoe zij worden vergoed voor reiskosten en hoe je bedrijf de werknemers volgt tijdens hun reis.
De meeste moderne programma's voor zakenreizen maken gebruik van software- en webservices om reiskosten bij te houden. Dit is veruit de meest efficiënte methode. Als je werkt voor een grote onderneming is deze methode zelfs essentieel.
Bedrijfsreizen nemen pas sinds 2023 toe. Of je nu voor het eerst zakenreizen beheert of al werkt met bestaand beleid, het is altijd goed om een complete handleiding tot je beschikking te hebben.
Lees meer over de sleutelrol van zakenreismanagers in het optimaliseren van zakenreizen, uitgavenbeh...
De onderstaande gids dient als volledige stapsgewijze handleiding voor je reisbeleid.
Als het om zakenreizen gaat, is het begrijpen van de zorgplicht belangrijker dan ooit. Lees de werkg...
