In 2023 is de wereld van reisbeheer veelomvattend. Zorgplicht, veiligheid en tevredenheid van reizigers, kostenbeheer en het vinden van aanbieders zijn slechts een aantal dingen waarmee je te maken krijgt bij zakenreizen.

Deze complete handleiding voor zakelijk reisbeheer biedt je een volledig overzicht van hoe je kunt beginnen en hoe je je reisprogramma kunt reorganiseren of moderniseren.

  1. Wat is reisbeheer en waarom is het belangrijk?
  2. Hoe creëer je een optimaal reisbeleid?
  3. Wat betekent compliance van het reisbeleid?
  4. 7 belangrijkste taken van een zakenreisbeheerder
  5. Wat is reiskostenbeheer?

1. Wat is reisbeheer en waarom is het belangrijk?

Zakenreizen zijn belangrijk voor de zakelijke belangen van je organisatie. Ze geven je bedrijf de kans om klanten en partners wereldwijd persoonlijk te ontmoeten en een indruk achter te laten.

Als iemand die zich bezighoudt met het beheer van zakenreizen, werk je in de voorhoede van een snel groeiende biljoenen-industrie. Dit brengt veel verantwoordelijkheid met zich mee en vraagt om een grondige kennis van bedrijfsreisbeheer.

De belangrijkste gebieden waar je als zakenreisbeheerder elke dag invloed op hebt, zijn het:

  • Creëren en onderhouden van een reisbeleid
  • Toezicht houden op de naleving van het reisbeleid
  • Overzicht houden op reiskosten/afhandelen van kosten
  • Zorgplicht naleven, wat betekent zorg dragen voor de veiligheid van reizigers
  • Werken met aanbieders van reisdiensten, waaronder reisbureaus en onlineprogramma's/-tools voor boekingen
  • Tevredenheid van reizigers waarborgen, wat rechtstreeks invloed heeft op de tevredenheid en het behoud van werknemers.

Als je aan alle bovenstaande punten voldoet, kun je de kosten effectief beheren, de tevredenheid en veiligheid van reizigers verhogen en de beleidsregels verbeteren.

De ultieme handleiding voor zakenreisbeheer

Hoe creëer je een optimaal reisbeleid?

Het perfecte zakenreisbeleid creëer je met vallen en opstaan. Het beste uitgangspunt is een SWOT-analyse.

Zodra je input van werknemers en collega’s hebt verzameld, voer je een SWOT-analyse uit, met 'Strengths' (sterke punten), 'Weaknesses' (zwakke punten), 'Opportunities' (kansen) en 'Threats' (dreigingen). Dit is een handig hulpmiddel om een overzicht te krijgen van de stand van zaken en om uit te zoeken welke stappen moeten worden genomen. Hier is een voorbeeld van enkele punten die je SWOT-analyse voor reisbeheer zou kunnen omvatten:

faster
Sterke punten:
  • Je hebt al een duidelijk reisbeleid.
  • Je hebt al goed onderhandelde overeenkomsten met aanbieders zoals reisbureaus.
  • De reisbehoeften van je organisatie zijn zeer voorspelbaar, zodat je gemakkelijk kunt plannen.
cursor-select-circle
Zwakke punten:
  • Je reisbehoeften veranderen snel, waardoor plannen lastig is.
  • Je organisatie beschikt niet over de IT-infrastructuur voor het efficiënt rapporteren van reiskosten.
  • De reizigers in je organisatie zijn niet gewend om een strikt reisbeleid na te leven.
analytics-graph-bar
Kansen:
  • Je kunt erop rekenen dat de leiding van je bedrijf een nieuw/verbeterd reisprogramma ondersteunt en uitvoert.
  • Je organisatie onderzoekt partnerschappen met nieuwe reisaanbieders.
  • Je organisatie is bereid te investeren in een verbeterde infrastructuur voor kostenrapportage.
streamline-icon-alert-triangle@140x140
Dreigingen:
  • Het is voor je organisatie nodig om naar riskante geopolitieke gebieden of afgelegen locaties te reizen.
  • Verouderde technologie maakt het moeilijk om je reizigers te volgen.
  • De prijzen voor een van je belangrijkste bestemmingen zijn veranderlijk als gevolg van politieke ontwikkelingen.

Consolideer je sterke punten

Na het voltooien van de SWOT-analyse weet je of het bestaande programma voor reisbeheer van je organisatie doeltreffend is. Zorg ervoor dat je aanvullende beleidsregels ontwikkelt die je sterke punten en kansen benutten en de zwakke punten en dreigingen opvangt.

Als de communicatie tussen reizigers en het hoofdkantoor bijvoorbeeld al heel efficiënt is, moet je voorkomen dat deze wordt verstoord als je te ingewikkelde nieuwe rapportageregels invoert. Of, als de reisbehoeften van je bedrijf zeer voorspelbaar zijn, gebruik dit dan als kans om sterkere partnerschappen met aanbieders te creëren.

Bedenk voor elk sterk punt dat je hierboven hebt genoemd manieren om dit punt te blijven gebruiken om het reisprogramma van je organisatie te verbeteren. Als je bijvoorbeeld “We hebben al een sterk reisbeleid” hebt opgenoemd, overweeg dan om samen te werken met HR of de opleidingsafdeling in je organisatie om werknemers volledig te informeren over dit beleid en om de naleving ervan te verbeteren.

Vang je zwakke punten op

De zwakke punten en dreigingen die je in je SWOT-analyse hebt geïdentificeerd, helpen je om te bepalen op welke gebieden verbetering nodig is. Gebruik, waar mogelijk, de sterke punten van je reisprogramma om deze problemen te compenseren.

Voorbeeld: als een van je kansen wordt gevormd doordat je de steun en goedkeuring hebt van de leiding van je bedrijf, kun je dit gebruiken om zwakke punten, zoals gebrek aan naleving, te compenseren. Maak, waar nodig, gebruik van je partnerschappen met interne stakeholders.

Teamwerk is essentieel voor het creëren van een succesvol reisprogramma. Als je organisatie te maken heeft met buitensporige reisrisico’s (zoals gevaarlijke of onstabiele bestemmingen), heb je een sterk reisverzekeringsbeleid nodig, waaronder de diensten van een reisbeveiligingsaanbieder.

Denk aan alle zwakke punten en kansen die je hebt geïdentificeerd. Kijk vervolgens of je deze kunt koppelen aan bestaande sterke punten en kansen om ze op te vangen. Als dit niet kan, kijk dan welke stappen je kunt nemen om je sterke en zwakke punten in evenwicht te brengen en te overwinnen.

Als je organisatie te maken heeft met buitensporige 'malafide' reiskosten, kun je de volgende stappen overwegen:

  1. Doe onderzoek of praat met reizigers en kijk hoe beleidsregels en procedures kunnen worden verbeterd, zodat ze beter voldoen aan hun behoeften en voorkeuren.
  2. Bekijk het bestaande beleid om te zien wat er mis gaat.
  3. Verken alternatieven, waaronder onlineprogramma's voor boekingen.
  4. Herzie het reisbeleid om het realistischer te maken, terwijl je tegelijkertijd de zakelijke behoeften van je bedrijf beschermt. Kijk bij elke stap die je identificeert altijd naar je huidige sterke en zwakke punten om te bekijken waar je al potentiële steun hebt.
De ultieme handleiding voor zakenreisbeheer

Wat betekent compliance van het reisbeleid?

Het volgen van de reisbeleidsregels staat bekend als compliance van het reisbeleid. Je verantwoordelijkheden als zakenreisbeheerder zijn vooral belangrijk vanwege de volgende twee redenen:

  1. Onkostenbeheer: reisuitgaven binnen het budget houden en waar mogelijk kosten besparen.
  2. Zorgplicht: reisactiviteiten transparant houden, zodat je de veiligheid en het welzijn van reizigers in de gaten kunt houden en kunt garanderen. Dit geldt ook voor problemen met reisverzekeringen.

Om de naleving van het reisbeleid te garanderen, moet je realistisch zijn en deze afstemmen op de specifieke situatie van je bedrijf. De beste manier is om een flexibel, realistisch beleid voor zakenreizen op te stellen.

Het reisbeleid van je bedrijf wordt bepaald door veel verschillende factoren: het aantal reizigers, het budget en de verschillende categorieën reizigers. Als zakenreisbeheerder ben je er verantwoordelijk voor dat de ** reiskosten** van werknemers in overeenstemming zijn met het reisbeleid van je bedrijf. Zoals je zult zien, is het belangrijkste om als eerst een effectief reisbeleid vast te stellen.

7 belangrijkste taken van een zakenreisbeheerder

Een zakenreisbeheerder heeft een heleboel verantwoordelijkheden. De belangrijkste zijn:

1. Rechtstreeks betrokken zijn bij het boeken

De zakenreisbeheerder kan rechtstreeks betrokken zijn bij de boeking, of reizigers bellen of corresponderen met een externe aanbieder (zoals een reisbureau voor zakenreizen) om reisarrangementen te maken. Deze opties variëren afhankelijk van de grootte en de zakenreiscultuur van je bedrijf. Sommige bedrijven hebben een sterk gedigitaliseerde/geautomatiseerde reiscultuur. Andere hanteren traditionelere methoden om reisarrangementen te maken.

2. De reiskosten bepalen

Een zakenreisbeheerder moet een duidelijk overzicht hebben van hoe werknemers het geld van het bedrijf besteden, zodat geldige reiskosten correct worden terugbetaald en uitgaven binnen het budget worden gehouden.

3. Zorgplicht

Je bent ook verantwoordelijk voor je reizigers. Zorgplicht verwijst in feite naar de wettelijke en financiële verplichting van een werkgever om zijn werknemers veilige arbeidsvoorwaarden te bieden. Dit varieert van gewone veiligheidsmaatregelen op de werkplek, tot preventief gezondheidsonderzoek, opleidingen en relevante verzekeringen.

4. Reisrisico’s beheren

Zakenreizigers worden blootgesteld aan allerlei risico’s die misschien geen invloed hebben op werknemers die niet reizen. Dit maakt de zorgplichtverantwoordelijkheden van een zakenreisbeheerder heel belangrijk. Geopolitieke onrust, terrorisme, ontvoering of extreme weersomstandigheden zijn bijvoorbeeld allemaal dingen die meer risico vormen voor zakenreizigers dan andere werknemers in een bedrijf.

Speciale reisverzekeringen zijn bedoeld om reizigers en hun werkgevers tegen deze risico's te beschermen.

5. Trends in zakenreizen bijhouden

Door reisuitgaven bij te houden kun je trends volgen als zakenreisbeheerder. Op deze manier kun je je bedrijf helpen om geld strategischer uit te geven. Zo draag je als reisbeheerder ook bij aan het succes van je organisatie.

Als je specifieke reistrends opmerkt (zoals een stijging van de uitgaven voor een bestemming, evenement of tijd van het jaar), kan je organisatie aan de hand van deze trends betere deals sluiten met de aanbieders die je reizigers nodig hebben.

Deze strategische rol voor reisbeheer wordt steeds belangrijker omdat traditionele reisbeheertaken (zoals het verzamelen van betalingsbewijzen en het goedkeuren van uitgaven) steeds meer geautomatiseerd worden met onlinesoftware voor reisbeheer.

.6. Ervoor zorgen dat reizigers tevreden zijn en altijd bereikbaar zijn

Veel bedrijven beginnen het belang van zakenreizen in te zien als hulpmiddel voor het tevreden stellen en behouden van werknemers. Bovendien zien zakenreizigers reizen voor werk tegenwoordig als een lonende ervaring. Het is echter van cruciaal belang dat werkgevers hun reizigers een goed vangnet en ondersteuningssysteem bieden. Dit betekent dat er duidelijke protocollen moeten worden opgesteld voor wat te doen in geval van nood. Het betekent ook dat de communicatielijnen open moeten blijven. Als zakenreisbeheerder wordt er mogelijk van je verwacht dat je na sluitingstijd bereikbaar blijft voor het geval een reiziger een probleem heeft op een bestemming die vele tijdzones verderop ligt.

7. Een plan maken en vooruit denken

Of je nu een nieuw reisbeheerprogramma maakt of een bestaand programma bijwerkt, het is essentieel dat je een actieplan opstelt om ervoor te zorgen dat alles gedekt is.

Volg onze stappen om je zakenreisprogramma zo soepel mogelijk te laten verlopen:

  1. Achtergrondonderzoek: het is een goed idee om gedetailleerde informatie te verzamelen om zo een duidelijk beeld te krijgen van de reiscultuur binnen je bedrijf. Dit betekent dat je communiceert met collega’s en reizigers in je organisatie om uit te vinden wat werkt en wat niet. Kies een onderzoeksmethode die effectief is voor de grootte en structuur van je bedrijf. Onlinetools voor enquêtes zijn een goede optie als je grote aantallen werknemers wilt bereiken die verspreid zijn over verschillende locaties.
  2. Je reisbeleid opstellen of bijwerken. Zodra je de juiste maatregelen hebt bepaald voor het creëren of verbeteren van je reisbeleid, is het tijd om dingen schriftelijk vast te leggen. We raden je aan om de handige Visual Travel Policy Builder te gebruiken die is gemaakt door Booking.com for Business. Deze handige onlinetool helpt je om je beleid in de praktijk te brengen zonder dat je belangrijke onderwerpen vergeet.

Wat is reiskostenbeheer?

Kostenbeheer is een belangrijk onderdeel van je werk als zakenreisbeheerder. In veel organisaties vervullen reisbeheerders zelfs officieel een dubbele rol als reis- en kostenbeheerder. Afhankelijk van de grootte en structuur van je organisatie werk je vaak nauw samen met andere afdelingen zoals financiën, inkoop en HR. Op deze manier beheer je hoe medewerkers geld van het bedrijf besteden aan hun zakelijke reisarrangementen.

Je reisbeleid moet regels bevatten voor hoe werknemers bedrijfsgeld kunnen uitgeven aan reizen, hoe zij worden vergoed voor reiskosten en hoe je bedrijf de werknemers volgt tijdens hun reis.

De meeste moderne programma's voor zakenreizen maken gebruik van software- en webservices om reiskosten bij te houden. Dit is veruit de meest efficiënte methode. Als je werkt voor een grote onderneming is deze methode zelfs essentieel.

De ultieme handleiding voor zakenreisbeheer

Bedrijfsreizen nemen pas sinds 2023 toe. Of je nu voor het eerst zakenreizen beheert of al werkt met bestaand beleid, het is altijd goed om een complete handleiding tot je beschikking te hebben.

Aanbevolen artikelen

19-12-22
15 minuten lezen
Complete gids voor het reisbeleid

De onderstaande gids dient als volledige stapsgewijze handleiding voor je reisbeleid.

Zakenreisbeheer Boekers/Admins Eigenaren van kleine bedrijven
14-12-22
10 minuten lezen
Wat is een zakenreismanager: gids

Lees meer over de sleutelrol van zakenreismanagers in het optimaliseren van zakenreizen, uitgavenbeh...

Zakenreisbeheer Boekers/Admins
15-02-23
10 minuten lezen
Jouw zorgplichtgids voor zakelijke reizen

Als het om zakenreizen gaat, is het begrijpen van de zorgplicht belangrijker dan ooit. Lees de werkg...

Zorgplicht Boekers/Admins