Een handleiding voor het voorkomen van fraude met onkostenvergoedingen voor zakenreizen

Tijdens drukke zakenreizen kan de hectiek van lunches met klanten en gedeelde taxiritten leiden tot onopzettelijke fouten. Hoewel die kleine foutjes in eerste instantie onbelangrijk lijken, zoals een dubbele factuur hier, een onjuist betalingsbewijs daar, kunnen deze op de lange termijn toch tot grote verliezen leiden.

De kosten zijn enorm hoog: Volgens sommige schattingen zou fraude met zakenreiskosten tegen 2028 wereldwijd 200 miljard dollar aan verliezen kunnen veroorzaken. Alles bij elkaar opgeteld is dit een behoorlijk verlies, vooral voor mkb's die met krappere marges werken dan grotere bedrijven. Aangezien fraude tot wel 10% van de wereldwijde uitgaven aan zakenreizen uitmaakt, kan je bedrijf het zich niet veroorloven dit probleem te negeren.

Veel frauduleuze uitgaven worden veroorzaakt door tekortkomingen in het reisbeleid van een bedrijf, waarbij ontoereikende cyberbeveiligingsprotocollen zakenreizigers kwetsbaarder maken voor veelvoorkomende online phishing-scams.

In deze handleiding bespreken we de beste manieren om fraude met reiskosten te herkennen en te voorkomen, en geven we tips voor cyberbeveiliging tijdens het reizen om je team te beveiligen. Door je aanpak te versterken met technologische strategieën, verminder je fraude en creëer je een transparantere en betrouwbaardere omgeving.

Wat is fraude met reiskosten?

Meestal dienen zakenreizigers zonder problemen onkostendeclaraties in voor een vergoeding. Maar wanneer deze declaraties niet overeenkomen met legitieme reiskosten, is er sprake van reisdeclaratiefraude. Zo kan dat eruitzien:

• Het indienen van declaraties voor kosten die niet worden vergoed, zoals kosten voor de minibar in het hotel
• Het indienen van afzonderlijke, individuele declaraties voor gezamenlijke groepsreizen
• Het indienen van dubbele declaraties voor dezelfde kosten
• Het aantal afgelegde kilometers afronden naar een heel getal

Omdat de verschillen en de te veel betaalde bedragen zo klein zijn, blijven ze vaak onopgemerkt. Maar na verloop van tijd kan onkostenfraude flink oplopen. Uit het ACFE Global Fraud Study blijkt zelfs dat 5% van de jaarlijkse omzet van een organisatie verloren gaat door fraude.

Deze voorbeelden zijn vaak onbedoeld en te wijten aan een oprecht misverstand over het reisbeleid van het bedrijf. Daarom is het zo belangrijk om goedgekeurde onkosten duidelijk te communiceren.

Wat zijn de meest voorkomende vormen van fraude bij zakenreizen?

Veel gevallen van fraude met onkostenvergoedingen voor zakenreizen worden veroorzaakt door misverstanden en menselijke fouten. Maar er zijn ook andere oplichtingspraktijken waar je rekening mee moet houden, aangezien deze kunnen leiden tot frauduleuze vergoeding van reiskosten. Phishing-e-mails en frauduleuze boekingswebsites kunnen bijvoorbeeld zakenreizigers ertoe verleiden om te betalen en betalingsbewijzen in te dienen voor onrechtmatige uitgaven.

Hieronder vind je enkele van de meest voorkomende vormen van fraude bij zakenreizen waar je rekening mee moet houden.

1. Nep-boekingswebsites

Oplichters kopiëren de huisstijl van legitieme hotelketens of reisbureaus en gebruiken deze om nepboekingsportalen op te zetten. Terwijl zakenreizigers denken dat ze legitieme accommodaties boeken, gaat het geld in werkelijkheid naar een nepwebsite. Dit leidt ertoe dat de reiziger bij aankomst geen reservering heeft en het bedrijf inkomsten misloopt.

• Je kunt dit als volgt voorkomen: Gebruik betrouwbare platforms zoals Booking.com voor bedrijven bij het boeken van accommodaties. Boek alleen via legitieme websites die zijn geverifieerd met een hangslotpictogram en HTTPS, en zorg ervoor dat de betaalprovider 3D Secure-authenticatie aanbiedt voordat je verdergaat met de boeking. Als je een verdachte website ziet, meld dit dan aan Google Safe Browsing.

2. Phishing-e-mails

Meer dan 90% van de succesvolle cyberaanvallen begint met een phishing-e-mail. Phishing-e-mails leiden de zakenreiziger naar een onbetrouwbare website of betaalpagina. Oplichters kunnen nepbevestigingsmails versturen met de huisstijl van een hotel, waarin ze om betaling vragen via een bijgevoegde link. En wanneer de reiziger een ontvangstbewijs voor deze betaling aan zijn bedrijf overlegt, zou dat als onkostenfraude kunnen worden beschouwd.

• Je kunt dit als volgt voorkomen: Maak er een bedrijfsregel van om nooit betalingen via e-mail of sms te versturen. Boek je zakenreis liever rechtstreeks via een betrouwbare website.

3. Oplichting met reisdocumenten

Sommige online oplichters richten zich op zakenreizigers en beweren dat ze visa of paspoorten tegen een lagere prijs kunnen verstrekken dan via de officiële kanalen, of doen zich voor als een officiële overheidsinstantie. Wanneer je vervolgens bij de paspoortcontrole op de luchthaven aankomt, blijkt dat je visum ongeldig is, wat een kostbare en stressvolle situatie oplevert.

• Je kunt dit als volgt voorkomen: Laat het reisplanningsteam van je bedrijf de visa regelen via de juiste overheidsinstanties. Zorg ervoor dat je je paspoort verlengt via officiële overheidswebsites of neem bij twijfel contact op met de ambassade.

4. Creditcardfraude

Datalekken, malware en het testen van creditcards met kleine aankopen van lage waarde zijn veelvoorkomende manieren waarop creditcardgegevens online worden gestolen. Voor internationale zakenreizigers is het ook belangrijk om alert te zijn op oplichting met creditcardklonen, waarbij een skimmingapparaat aan een betaalterminal of geldautomaat wordt bevestigd.

• Je kunt dit als volgt voorkomen: Gebruik beveiligde betaalapps, digitale portemonnees of virtuele kaarten voor eenmalig gebruik die geldig zijn voor een specifieke reisuitgave. Let tijdens het reizen goed op tekenen van manipulatie voordat je je kaart in een kaartlezer steekt. Dit kan bijvoorbeeld gaan om verbroken veiligheidszegels of losse onderdelen, maar ook om een verschil in grootte ten opzichte van andere lezers in de buurt.

Hoe bedrijven fraude met zakelijke onkosten kunnen voorkomen

Met de nodige zorgvuldigheid kan veel van de reisoplichting in de bovenstaande situaties gemakkelijk worden vermeden. Maar fraude met zakelijke onkostenvergoedingen kan subtieler zijn. Het voorkomen van dit soort fraude begint met een goed opgesteld reis- en onkostenbeleid en wordt ondersteund door technologie. Hieronder volgen de stappen die je moet nemen.

Stel een duidelijk onkostenbeleid op.

Het doel van dit beleid is om elke vorm van onduidelijkheid weg te nemen. Werknemers die voor hun werk op reis zijn, moeten weten welke onkosten aftrekbaar zijn, hoe ze betalingsbewijzen moeten vastleggen en indienen, en hoe deze worden vergoed. Geef gedetailleerde informatie over de specifieke onkosten die niet worden vergoed, samen met de dagvergoedingen waar zij recht op hebben.

Het reiskostenvergoedingenbeleid van je bedrijf De informatie moet direct beschikbaar zijn, op aanvraag en in de cloud, zodat medewerkers deze gemakkelijk kunnen raadplegen wanneer ze voor hun werk onderweg zijn.

Automatiseer je onkostenbeheersystemen

Volgens de GBTA bevat bijna 19% van de onkostennota's fouten. Het corrigeren hiervan kost USD 52 en neemt 18 minuten van de waardevolle tijd van je bedrijf in beslag. En dat geldt alleen voor de fouten die worden herkend. Degene die over het hoofd worden gezien, glippen door de mazen van het net en dragen bij aan de hogere kosten van onkostenfraude.

Handmatige processen zijn een belangrijke oorzaak van fouten en inefficiëntie, en kunnen voor fraude met onkostenvergoedingen door werknemers zorgen. Volgens BTN Europe hebben bedrijven die nog steeds handmatig onkosten indienen, twee keer zoveel kans om slachtoffer te worden van fraude als bedrijven die zijn overgestapt op geautomatiseerde systemen. De beste oplossingen voor uitgavenbeheer van vandaag zijn volledig geautomatiseerd, volgen uitgaven en doorzoeken rapporten om mogelijke fouten te signaleren zodra deze zich voordoen. Dit maakt het proces van reiskostenvergoeding en -terugbetaling soepeler en efficiënter voor bedrijven en hun werknemers.

Voeg controlemechanismen toe aan betalingen.

Verminder het risico op gestolen creditcards en betalingsfraude door zakelijke creditcards uit te geven voor reiskosten. Dit geeft meer controle en overzicht over de uitgaven, en je kunt direct activiteitsrapporten ontvangen om eventuele afwijkingen te signaleren. Bedrijven zoals Revolut bieden virtuele zakelijke creditcards aan waarmee je controles kunt instellen voor specifieke categorieën, accounts en valuta, waardoor misbruik wordt voorkomen als de gegevens in verkeerde handen vallen.

Gebruik slimmere tools voor het scannen van betaalbewijzen.

De vergoeding van reiskosten voor zakenreizen is afhankelijk van de betaalbewijzen. Nu steeds meer bedrijven papierloos werken, is het de moeite waard om beeldverwerkingstechnologie op basis van AI te gebruiken. Deze slimme betaalbewijsscanners zijn krachtige tools voor het opsporen van fraude met onkostenvergoedingen. Ze gebruiken Optical Character Recognition (OCR, optische tekenherkenning) om afbeeldingen van tekst om te zetten in een machineleesbaar formaat. Vervolgens scant de beeldverwerkingstechnologie automatisch de betaalbewijzen, regel voor regel, om regels te markeren en te verwijderen die onkosten weergeven die niet zijn toegestaan.

Als het reiskostenbeleid van je bedrijf bijvoorbeeld de aankoop van alcohol niet dekt, zou beeldverwerkingstechnologie een maaltijdbetaalbewijs scannen en een glas wijn van de regel verwijderen. Tegelijkertijd verzamelen ze gegevens die helpen bij toekomstige fraudebestrijding en -analyse.

Voer selectieve controles uit.

Hoewel geautomatiseerde tools een effectieve manier bieden om fraude in realtime op te sporen, is het voor bedrijven ook raadzaam om de onkostenvergoedingen van werknemers regelmatig te controleren. Het is vooral belangrijk om de onkostendeclaraties van nieuwe medewerkers in de gaten te houden, omdat zij misschien nog niet helemaal op de hoogte zijn van de details van je bedrijfsbeleid.

Tips voor fraudepreventie voor zakenreizigers

Zakenreizigers kunnen de bedrijfsbrede aanpak van fraudebestrijding verder versterken met een aantal eenvoudige veiligheidstips. Als je een zakenreis plant, begint dit met het grondig lezen van het reisbeleid van je bedrijf en het uitsluitend boeken van reizen via goedgekeurde platforms.

Fraudepreventie houdt ook in dat je de volgende tips voor cyberbeveiliging tijdens je reis in gedachten houdt.

• Beveilig je apparaten met wachtwoorden, pincodes en biometrische authenticatie
• Gebruik unieke, sterke wachtwoorden en multifactorauthenticatie voor werkaccounts
• Controleer altijd of de websites die je bezoekt HTTPS-protocollen gebruiken; dit is zichtbaar in de URL
• Verander regelmatig de wachtwoorden die je gebruikt op boekingsplatformen en in loyaliteitsprogramma's
• Gebruik goedgekeurde bedrijfskaarten en virtuele betaalmethoden voor reiskosten
• Vermijd het inloggen op bedrijfsaccounts in openbare ruimtes
• Gebruik de VPN van je bedrijf voor een beveiligde verbinding en vermijd openbare wifi-netwerken
• Zorg ervoor dat je antivirusprogramma en andere software-updates up-to-date zijn
• Gebruik beveiligde schermen in openbare ruimtes en let op je omgeving bij betaalpunten
• Klik niet op QR-codes op drukke plekken, want deze kunnen malware bevatten

Omdat dreigingen voortdurend veranderen, is het belangrijk om oplichters een stap voor te blijven door de nieuwste cyberbeveiligingsaanbevelingen voor zakenreizigers te volgen.

Hoe Booking.com for Business je kan helpen

Een van de beste manieren om phishing en betaalfraude te voorkomen, is door alleen gebruik te maken van een betrouwbaar en gerenommeerd boekingsplatform voor zakenreizen. Door meerdere websites te gebruiken om elk deel van je reis te boeken, vergroot je de kans op fraude.

Met Booking.com for Business kun je je reisplanning centraliseren in één 'alles-in-één' platform voor veilige monitoring. Boek en beheer zakenvluchten, hotels en huurauto's met een overzicht van de uitgaven, uitgesplitst per reismaand en reistype.

Je kunt ook je beleid inzake zakelijke reiskosten er ook beter mee samenstellen door goedgekeurde betaalmethoden te selecteren. Om de betalingsbeveiliging verder te verbeteren, kan je bedrijf dan maximaal vier creditcards toevoegen aan het dashboard waaruit reizigers kunnen kiezen bij het maken van een boeking. Hoewel de volledige kaartgegevens om veiligheidsredenen verborgen blijven, zien gebruikers voldoende informatie om hun selectie te maken en hun favoriete kaarten in hun profiel op te slaan. Dit geeft je meer controle over betalingen.

Dus, het voorkomen van fraude met zakelijke onkostenvergoedingen vereist een proactieve aanpak. Dit begint met een alomvattend en glashelder beleid voor reiskostenvergoedingen dat werknemers moeten volgen, en gaat verder met doorlopende trainingen op het gebied van cyberbeveiliging en geautomatiseerde technologie voor onkostenbeheer. Of je nu rapportages controleert of je eigen betalingsbewijzen indient, gestroomlijnde systemen voor onkostenbeheer dragen aanzienlijk bij aan het verminderen van de kans op fraude.