Trackingtools voor zakenreizen verbeteren de werknemersveiligheid. Leer hoe je de locaties van werknemers in realtime kunt volgen.
Of werknemers nu korteafstandsbezoeken ter plaatse of wereldwijde conferenties bijwonen, dankzij reistracking weet je in elke fase waar je team zich bevindt. Dit zorgt ervoor dat wanneer zich lokale situaties voordoen, van weerwaarschuwingen tot wijzigingen in de planning, je onmiddellijk op afstand hulp kunt bieden.
De veiligheid van werknemers is een topprioriteit voor bedrijven, met een GBTA-onderzoek en het is een belangrijke factor (40%) voor bedrijven bij het kiezen van een reisprogramma, gevolgd door kostenbesparingen (19%) en technologie-integratie (11%). En met de juiste tool voor het delen van locaties kun je ze alle drie tegelijk aanspreken.
In deze gids leggen we alle voordelen van het volgen van de locatie van het personeel uit en hoe het werkt. We zullen ook in detail beschrijven hoe je de locaties van werknemers kunt bekijken met behulp van realtime gegevens, terwijl hun privacy wordt beschermd. Gewapend met de nieuwste technologie krijgt je bedrijf nieuwe inzichten in zakenreizen die je kunnen helpen aan de zorgplicht te voldoen.
Een ‘reistracker' is een verzamelnaam voor baanbrekende tech-tools die door bedrijven worden gebruikt om hun teamleden te monitoren en te ondersteunen tijdens zakenreizen. Hoewel niet alle apps voor het volgen van reizen dezelfde functies bieden, gebruiken de meeste realtime gegevens om de locaties en reisroutes van werknemers te beheren voor betere ondersteuning.
Deze tools voor het delen van locaties gaan een stap verder dan standaard vluchttrackers, die de voortgang van afzonderlijke vluchten volgen en waarschuwingen geven over locatie, status en aankomsttijden. Ze bieden ook volledig inzicht in vluchtroutes, hotelreserveringen, grondvervoer en andere gegevens.
Voor bedrijven is de veiligheid van werknemers het primaire doel van het reistracking. Wanneer je in staat bent om de precieze, realtime locaties van alle reizende werknemers te volgen, ben je klaar om snel te reageren met gerichte hulp tijdens noodsituaties of vertragingen.
Extra voordelen van tools voor zichtbaarheid van zakenreizen zijn onder meer:
Als je de specifieke geolocatie van een zakenreiziger kent, zorg je ervoor dat je bedrijf snel met hem of haar kan communiceren wanneer dat nodig is. Dit kan voor eenvoudige dingen zijn, zoals het informeren van de reiziger over een geannuleerde klantafspraak terwijl deze onderweg is.
Het is cruciaal in tijden van crisis, zoals natuurrampen, of wanneer je geen e-mails kunt verzenden vanwege stroomuitval. Systemen voor reistracking kunnen worden gekoppeld aan communicatiemethoden van het bedrijf, zoals sms-berichten en app-waarschuwingen.
Zakenreisbeheer gaat niet alleen over het boeken van vluchten en accommodatie, het betekent ook het waarborgen van het welzijn en de veiligheid van elke werknemer als onderdeel van een robuust beleid voor de zorgplicht.
Als je weet waar je personeel zich bevindt, kun je voldoen aan je zorgplicht. Met behulp van hulp-apps en realtime locatiedeling kunnen werknemers indien nodig inchecken om hun locatie te verifiëren. Reizigerslocalisatie wordt ook geleverd met ingebouwde veiligheidsmaatregelen om realtime risico's te signaleren en proactieve waarschuwingen te geven wanneer er extreme weersomstandigheden en beveiligingsproblemen zijn. Wanneer zich lokale incidenten voordoen, kan je organisatie onmiddellijk en zonder vertraging de nodige ondersteuning bieden, inclusief evacuatie waar nodig.
Stel richtlijnen voor teamboekingen, bestedingslimieten en contactgegevens op met deze eenvoudige online tool.
Naast het waarborgen van de veiligheid van zakenreizigers, maakt reistracking het boekings- en financiële beheerproces efficiënter. Systematische tools bieden uitgebreide reisgegevens voor real-time monitoring van reiskosten. De beste tools voor reistracking integreren naadloos met je bestaande reisbeheerplatforms, waardoor het mogelijk is om gegevens te delen over reizen, veiligheid en onkosten.
Ingebouwd beleid zorgt ervoor dat reizende werknemers binnen vooraf gedefinieerde budgetparameters geld uitgeven, waardoor het goedkeuringsproces wordt gestroomlijnd. Dit vermindert de administratieve tijd die wordt besteed aan onkosten bijhouden, rapportage en naleving.
Deze tools geven een extra laag ondersteuning aan werknemers, die misschien wat angst voor zakenreizen ervaren. Vooral als ze ver van huis of op eigen gelegenheid reizen naar internationale bestemmingen. Deze steun is van vitaal belang. Een enquête van Opinium onder Britse zakenreizigers ontdekte dat 60% van mening was dat hun werkgever meer zou kunnen doen om hen veilig te houden. 69% zei dat ze een zakenreis zouden weigeren als veiligheid geen prioriteit had.
Een app voor reistracking laat werknemers weten dat de organisatie op hen let en klaar staat om te helpen wanneer de situatie daarom vraagt. Waarschuwingen voor reisonderbrekingen verkleinen het risico op frustrerende vertragingen, waardoor de routes soepel en volgens plan blijven verlopen.
Hoewel apps voor reistracking vaak worden geassocieerd met grote bedrijven, zijn ze handig voor bedrijven van elke omvang. Als de werknemers van je bedrijf regelmatig op zakenreis gaan, haal je waarschijnlijk voordeel uit een tool voor reistracking.
Er zijn twee verschillende niveaus van trackingtechnologie beschikbaar voor bedrijven.
Het eerste niveau bestaat uit real-time tools voor het zichtbaar maken van reizen, mogelijk gemaakt door speciale software voor het verzamelen van gegevens die kan worden geïntegreerd met boekingsplatforms. Wanneer werknemers hun vlucht, hotel of autoverhuur boeken via een geïntegreerd platform, worden automatisch gegevens naar het systeem gehaald, dat vervolgens geautomatiseerde updates geeft over hun huidige reisstatus.
Wanneer zich vervolgens situaties op de grond voordoen die van invloed kunnen zijn op de veiligheid van reizigers, stuurt het systeem een waarschuwing. Bedrijven kunnen snel in contact komen met hun werknemers, een check-in aanvragen of verdere hulp bieden via goedgekeurde kanalen.
Een tweede, uitgebreider type trackingtool maakt gebruik van live GPS- of trackingtechnologie voor telefoons om de bewegingen van werknemers te volgen. Deze worden meestal gebruikt in omgevingen waar risicobeoordelingen een kans op politieke onrust of noodsituaties op gezondheidsgebied omvatten.
Reistracking is afhankelijk van het verwerken en opslaan van grote hoeveelheden gegevens van zakenreizigers. Het is van cruciaal belang dat je je houdt aan alle relevante wetten inzake gegevensbescherming, zoals de door de EU vastgestelde Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Indiase Digital Personal Protection Act, of de Australische Privacy Principles.
In de Verenigde Staten is geen sprake van een reeks uniforme federale privacywetten, maar verschilt de gegevensbescherming van staat tot staat. Voorbeelden zijn de California Consumer Privacy Act en de Virginia Data Protection Act.
Naast zorgen over gegevensverwerking, zullen sommige werknemers onzeker zijn over de implicaties voor hun persoonlijke privacy. Dit is een van de drijfveren achter een lage acceptatie van apps voor reisveiligheid. World Travel Protection meldt dat hoewel 70% van de ondervraagde zakenreizigers aangaf dat hun bedrijf het gebruik ervan aanmoedigde, slechts 30% het actief downloadde.
Beheer het team en de uitgaven op één plek, bespaar geld, verdien Genius-voordelen
Naast het naleven van gegevensbeschermingswetten zoals de AVG en andere, worden tools voor het delen van locaties geleverd met meerdere beveiligingsfuncties, waaronder multi-factor authenticatie en gegevensversleuteling. Ze vereisen expliciete toestemming van gebruikers en beperken gegevens tot goedgekeurde doeleinden.
Er bestaat een misvatting dat apps voor reistracking worden gebruikt om de bewegingen van werknemers te volgen, terwijl ze in plaats daarvan zijn ontworpen om werknemers op de hoogte te stellen van incidenten in de buurt.
Voordat je tools voor reiszichtbaarheid gaat gebruiken, is het belangrijk om uit te leggen hoe ze werken, wat erbij komt kijken en om dat volledige toestemming van elke zakenreiziger vereist is. En met 75% van de werknemers die zich zorgen maken over de veiligheid tijdens zakenreizen, komt het erop neer dat de meesten zich gesteund willen voelen als ze op reis zijn voor hun werk.
Om adoptie van apps voor reistracking aan te moedigen, moet je een evenwicht vinden tussen het voldoen aan de zorgplicht en het beschermen van de privacy van werknemers door te kiezen voor versleutelde, compatibele apps.
Om de voordelen van systemen voor het delen van locaties te maximaliseren, zoek je naar apps voor zakenreizen die worden geleverd met de volgende functies:
Je bedrijf heeft een morele (en vaak wettelijke) verplichting om de veiligheid en het welzijn van reizigers te waarborgen. Daarnaast heb je de zorgplicht om dit te ondersteunen. Maar zonder toegang tot reizigersgegevens is dit beleid slechts theoretisch. Traditionele methoden voor reisschemabeheer, zoals spreadsheets en zelf inchecken, kennen een vertraging die kan leiden tot kritieke communicatieproblemen wanneer reizigers je ondersteuning het meest nodig hebben.
Er is een schat aan tools beschikbaar om meer inzicht te krijgen in reisplanningen, maar een van de meest uitgebreide is Traxo. Wanneer je de Traxo-functie in Booking.com for Business activeert, ontvang je een volledig overzicht van de locaties van reizigers, in realtime. Deze reislocatietool kan worden geïntegreerd met reisbeheersystemen en verzamelt gegevens van reizigersboekingen.
Met de hulp van Traxo kun je zakenreizigers snel lokaliseren om snel te kunnen reageren als dat nodig is, terwijl je ondertussen proactieve ondersteuning biedt. Traxo vereenvoudigt ook het beheer van zakenreizen door te integreren met diensten zoals Expensify om reisboekingen te synchroniseren met kosten.
Nadat je de juiste reismonitoringtechnologie hebt geselecteerd en geïmplementeerd, kun je er het meeste uit halen met deze best-practice tips.
Wat zijn je doelstellingen bij het gebruik van reistracking-apps? Wilt je beter voldoen aan je zorgplicht, reisbeheerprocessen stroomlijnen of al het bovenstaande? Bepaal je doelen en definieer duidelijk hoe het nieuwe systeem deze zal bereiken.
De beste tools voor het volgen van reizen werken naadloos samen met je bestaande oplossingen voor reisbeheer. Dit zorgt voor een consistente, gebruiksvriendelijke ervaring waar reizende werknemers zich het prettigst bij voelen.
Zodra je je beleid hebt gedefinieerd en een systeem hebt geselecteerd, leg je het duidelijk uit aan werknemers, inclusief de beveiligingsvoordelen. Faciliteer trainingssessies waarin wordt uitgelegd hoe de nieuwe technologie voor het delen van locaties moet worden gebruikt, met voortdurende communicatie over hoe locatiegegevens van worden gebruikt en beschermd. Pak ten slotte eventuele privacyproblemen aan door van het delen van geolocatie een opt-in-proces te maken.
Het is essentieel om gecertificeerde monitoringsoftware te gebruiken die is verkregen via een geregistreerde, geverifieerde leverancier die voldoet aan alle wettelijke voorschriften met betrekking tot gegevensbeveiliging en het recht van werknemers op privacy. Je bedrijf moet ook regelmatig audits uitvoeren met betrekking tot betrouwbaarheid en naleving, samen met voorgestelde software-updates om systemen in overeenstemming te houden met de nieuwste beveiligingsfuncties.
Hoewel tools voor het delen van locaties in veel situaties nuttig zijn, vereisen ze nog steeds menselijk toezicht. Als werknemers bijvoorbeeld geen goedgekeurde boekingstools gebruiken, worden hun reisschema's mogelijk niet gesynchroniseerd met het systeem. Bovendien kunnen reisonderbrekingen en veiligheidswaarschuwingen worden vertraagd wanneer je reist in gebieden met slechte connectiviteit. Houd rekening met deze beperkingen bij het automatiseren van je systemen.
Wanneer je bedrijf te maken heeft met reizende werknemers, heb je moderne, innovatieve manieren nodig om hun veiligheid te waarborgen, naast de beste apps voor zakenreisbeheer. Met Booking.com for Business krijg je volledig inzicht in reisschema's en ontvang je realtime updates om je te helpen te voldoen aan de zorgplicht. Beheer reisschema's naarmate de zakenreis vordert om de responstijden op het gebied van veiligheid te verbeteren en tegelijkertijd een betere gebruikerservaring te bieden.
De beste tips voor het waarborgen van veiliger zakenreizen, de voorbereiding ervan en het beoordelen...
Als het om zakenreizen gaat, is het begrijpen van de zorgplicht belangrijker dan ooit. Lees de werkg...
