Overplaatsingsservices voor werknemers helpen bedrijven om teams op de juiste plek te krijgen in de wereldwijde markt. Of je nu een internationaal project plant, werknemers uit het buitenland uitnodigt of een nieuw kantoor opent, je moet alle gebruikelijke logistiek voor zakenreizen beheren, van vluchten tot accommodatie en visa.

Naast het beheren van reisschema's moeten HR-afdelingen werknemers laten wennen aan onbekende omgevingen, terwijl financiële afdelingen de verschillende kosten van overplaatsing moeten aanpakken. Een concreet beleid komt hier goed van pas. In dit blog leggen we uit waarom een bedrijfsoverplaatsingsbeleid zo belangrijk is en geven we je uitleg over de essentiële onderdelen voor een succesvol beleid.

Wat houdt overplaatsing van werknemers in?

De overplaatsing van werknemers beschrijft het proces van het overplaatsen van werknemers van de ene locatie naar de andere. Dit kan betekenen dat je nieuwe werknemers naar je hoofdkantoor moet halen, mensen moet overplaatsen naar een ander land, of een ervaren team moet overplaatsen naar een nabijgelegen stad.

Of de overplaatsing nu naar een buitenwijk dichtbij of aan de andere kant van de wereld is, voor de overplaatsing moeten werknemers hun leven helemaal omgooien. Om die reden is een aantrekkelijke en goed ontwikkelde bedrijfsoverplaatsingsservice essentieel.

Wanneer is overplaatsing van werknemers zinvol?

Net als bij korte zakenreizen zijn er verschillende redenen voor verplaatsing op langere termijn. Hier zijn een paar typische scenario’s:

Nieuwe werknemers worden naar het hoofdkantoor van het bedrijf gebracht voor een gedetailleerde, persoonlijke training.

  • Nieuwe werknemers worden permanent overgeplaatst van een andere stad of land naar het hoofdkantoor van het bedrijf.
  • Het bedrijf opent een nieuw bijkantoor in een ander land waar ervaren teamleden nodig zijn.
  • Het bedrijf werkt aan een plaatsgebonden project waar werknemers met bepaalde vaardigheden voor nodig zijn.
  • De werknemer vraagt een overplaatsing aan naar een ander land waar deze altijd al heeft willen wonen.
  • Een werknemer krijgt een promotie aangeboden met de voorwaarde dat diegene verhuist naar een andere regio.

De voordelen van een overplaatsing voor werkgevers

Door de opkomst van werken op afstand en flexwerken, zijn meer werknemers bereid om te verhuizen voor een baan. Vooral als ze naar een locatie verhuizen waar de kosten van levensonderhoud lager zijn.

Het kost ook veel geld om ervaren werknemers te vervangen. Uit onderzoek van Gallup blijkt dat het vervangen van eerstelijnswerknemers 40% van hun salaris kost, een percentage dat oploopt tot 80% voor technische professionals en een onthutsende 200% voor ervaren managers. Door locatieflexibiliteit wordt het behoud van werknemers verhoogd, waardoor je bedrijf toptalent kan behouden.

Tegelijkertijd helpt overplaatsing van werknemers om je bedrijf te laten groeien, of het nu gaat om personeelsuitbreiding of het openen van nieuwe bijkantoren.

De voordelen van een overplaatsing voor werknemers

Werknemers vinden overplaatsing om verschillende redenen aantrekkelijk, waaronder de mogelijkheid om nieuwe ervaringen op te doen en loopbaanontwikkeling. Volgens een rapport over extern personeel uit 2024 nam 71% van de onderzochte bedrijven internationale werknemers in dienst, waardoor de weg wordt vrijgemaakt voor promoties en ontwikkelingen.

Een nieuwe plek kan alleen al een stimulans zijn voor degenen die al genieten van zakenreizen. Door een overplaatsing kunnen werknemers nieuwe connecties aangaan en een persoonlijk netwerk van gelijkgestemde professionals in het buitenland opbouwen, en dat allemaal terwijl ze een andere cultuur ervaren.

Plan makkelijk je volgende zakenreis

Probeer Booking.com for Business gratis uit en profiteer van keuze, controle, besparingen en 24/7 ondersteuning.

Hoe gaat een overplaatsing voor werknemers in zijn werk?

Overplaatsingen kunnen vrijwillig of onvrijwillig zijn. Bij vrijwillige overplaatsing doet de werknemer meestal het verzoek tot overplaatsing, dat vervolgens door de werkgever wordt goedgekeurd.

Bij onvrijwillige overplaatsing is de werkgever degene die het verzoek doet onder voorbehoud van een promotie.

In beide gevallen, eenmaal overeengekomen door beide partijen, maakt de werkgever een aangepaste overplaatsingspakket dat alle verhuis- en reiskosten dekt. In deze fase maken veel bedrijven gebruik van hulp van een bedrijfsoverplaatsingsservice om de logistiek van de overplaatsing te regelen, van het vinden van huisvesting tot het verstrekken van gezinsondersteuning.

Soorten overplaatsingen waarvoor een overplaatsingsservices nodig is

Niet elke overplaatsing impliceert een permanente internationale overplaatsing. In feite zijn veel aanvragen voor de korte termijn en op projecten gebaseerd. Dit zijn de drie belangrijkste soorten overplaatsingen van werknemers en leidinggevenden:

Zakenreizen

Bij veel banen moeten werknemers hier en daar vaak langer dan een weekend op zakenreis. Verkoopvertegenwoordigers en adviseurs komen vaak naar dezelfde stad voor vergaderingen, waardoor ze steeds hetzelfde reisschema en dezelfde accommodatie hebben. Reizen voor een specifiek project valt ook onder deze categorie, of het nu weken of maanden duurt.

In deze gevallen kunnen platforms voor zakenreizen als Booking.com for Business enorm helpen bij het beheren van meerdere reisschema's. Beheerteams kunnen ook de reiskosten bijhouden om vergoedingen snel af te handelen en ondertussen ervoor zorgen dat werknemers veilig onderweg zijn.

Werknemers voor korte tijd overplaatsen

In tegenstelling tot zakenreizen, waarbij een werknemer een land snel kan binnenkomen en verlaten, is er voor een kortetermijnoverplaatsing een verblijfsvergunning nodig. De overplaatsing is echter voor een vaste periode met een vaste einddatum.

Werknemers voor lange tijd overplaatsen

Bij een overplaatsing voor lange tijd moet een werknemer ten minste een jaar of zelfs voor onbepaalde tijd naar een andere stad of land verhuizen. Hoewel er bij overplaatsing voor korte termijn duidelijkheid is over hoe lang de overplaatsing gaat duren, is dat bij overplaatsingen voor de lange termijn vaak niet zo. Er komen ook gecompliceerdere juridische, fiscale en nalevingskwesties bij kijken.

Hoe beïnvloedt een overplaatsing werknemers?

Er zijn veel voordelen verbonden aan overplaatsingen, maar ze gaan vergezeld met uitdagingen. Verhuizen voor werk is niet een beslissing die gemakkelijk wordt genomen, omdat het een impact kan hebben op het gezinsleven, eigen tijd en kosten van levensonderhoud. Voor grote verhuizingen naar het buitenland kan het ook nodig zijn om taallessen te nemen en is mogelijk continue bedrijfsondersteuning nodig.

Overplaatsingskosten voor werknemers

De overplaatsingskosten voor werknemers moeten door de werkgever worden gedekt, met inbegrip van transportkosten, materialen en mogelijke steun voor gezinnen. Zelfs wanneer een werknemer vrijwillig verhuist, moeten de overplaatsingskosten als onderdeel van elk financieel pakket worden beschouwd.

Kunnen werknemers weigeren te worden overgeplaatst?

Wanneer een werkgever zijn bedrijfslocatie verplaatst en een werknemer vraagt mee te gaan, wordt dit beschouwd als een onvrijwillige verhuizing. Maar mogen werknemers weigeren om te worden overgeplaatst? Dat hangt af van het arbeidscontract. Sommige contracten bevatten een mobiliteitsclausule, waarin staat dat werknemers verplicht zijn te verhuizen (binnen een redelijke afstandslimiet) indien gevraagd.

Wat is een beleid voor overplaatsingen voor werknemers?

Een bedrijfsoverplaatsingsbeleid is een pakket van extra's voor werknemers die naar nieuwe locaties verhuizen. Dit omvat financiële steun om de overplaatsingskosten voor werknemers te dekken. Het omvat ook administratieve hulp om de druk van het verhuizen te verlichten, met inbegrip van ondersteuning bij zaken als visa, het vinden van accommodatie en hulp bij het inpakken.

In een bedrijfsoverplaatsingsbeleid zijn niet alleen alle extra's en hulp opgenomen, maar ook de rechten van werknemers en de verantwoordelijkheden van de werkgever.

Wat moet er in een bedrijfsoverplaatsingsbeleid staan?

Het uiteindelijke doel van een bedrijfsoverplaatsingsbeleid is om onduidelijkheden over rechten en verwachtingen weg te halen. Hiervoor moet je de volgende secties opnemen:

  1. Deelnamecriteria voor extra's: Benoem wie in aanmerking komt voor financiële steun en of dit verschilt per functietitel of per type overplaatsing.
  2. Overzicht van extra's: Beschrijf de specifieke soorten extra's en hun financiële grenzen.
  3. Zo claim je extra's: Beschrijf hoe de werknemer aanspraak kan maken op extra's, ongeacht of het gaat om de vergoeding van betaalbewijzen of het gebruik van boekhoudsoftware.
  4. Wat te doen bij onverwachte kosten: Hoe gaat het bedrijf om met onvoorziene problemen, zoals geannuleerde vluchten?
  5. Kosten die niet worden vergoed: Zijn er reisgerelateerde kosten die niet worden gedekt?
  6. Invloed van extra's op de belastingaangifte: Tellen deze financiële extra's in je land als belastbaar inkomen?
  7. Administratieve steun voor overplaatsingen: Helpt de werkgever met visa en talen? Is hulp van een lokale gids inbegrepen?
  8. Ondersteuning voor overplaatsingen met een gezin: Helpt de werkgever de familieleden van de werknemer bij het verlenen van tijdelijke hulp bij het vinden van werk?

Wat is een overplaatsingsvergoeding?

Een overplaatsingsvergoeding maakt deel uit van het totale pakket en verwijst naar de financiële extra's die werknemers kunnen verwachten als onderdeel van de verhuizing. De vergoeding kan worden aangeboden als een eenmalige betaling, of als vergoeding van de reiskosten.

Vergoedingen voor overplaatsingen dekken doorgaans dezelfde kosten als die wat tijdens zakenreizen worden gemaakt:

  • Vliegtickets en treinkaartjes
  • Kosten voor huurauto's
  • Vaste kosten per dag voor maaltijden
  • Kosten van tijdelijke accommodatie
  • Verhuiskosten

Bovendien worden de kosten van opslag en bijkomende kosten gedekt.

Hoe ziet een standaard overplaatsingspakket eruit?

Hoewel een overplaatsingsvergoeding de reiskosten dekt, beschrijft een volledig overplaatsingspakket aanvullende extra's in verband met de verhuiskosten.

Als je bedrijf geen accommodatie biedt, begint dit met de kosten voor het zoeken naar een huis zodat de nieuwe werknemer een vast adres heeft. Sommige overplaatsingspakketten van bedrijven helpen kopers te betalen voor de kosten van vastgoedmakelaars, onderzoeks- en overdrachtskosten en hypotheekkosten.

Ga ervan uit dat je ook de verhuiskosten moet dekken, inclusief het inpakken en opslag op het nieuwe adres. Zodra de werknemer in zijn nieuwe woning is ingetrokken, vallen onder de extra kosten de installatie van apparatuur en aansluiting van nutsvoorzieningen.

Houd in gedachten dat geen van deze kosten verplicht zijn voor de werkgever; het is aan je bedrijf om te bepalen welke kosten worden gedekt. Veel bedrijven bieden verschillende pakketten. Bij de overplaatsing van leidinggevenden zouden bijvoorbeeld meer kosten worden vergoed dan bij nieuw personeel. Bedrijfsoverplaatsingspakketten met volledige dekking zijn doorgaans gereserveerd voor senior werknemers.

Waarom heeft je bedrijf een bedrijfsoverplaatsingsbeleid nodig?

De eerste reden om een overplaatsingsbeleid te gebruiken is dat het talent lokt naar je favoriete locaties. Werknemers twijfelen soms of ze willen verhuizen, tenzij ze weten dat ze voldoende steun krijgen. Dit zwart op wit zien, kan helpen om een definitieve beslissing te nemen.

Ten tweede zorgt het bedrijfsoverplaatsingsbeleid ervoor dat je binnen het budget blijft. Verhuiskosten kunnen snel buitensporig worden, maar door uitgavenlimieten samen met kosten die niet worden vergoed vast te stellen, kun je de verwachtingen realistisch houden.

Stapsgewijze gids voor het schrijven van een bedrijfsoverplaatsingsbeleid voor werknemers

Een goed bedrijfsoverplaatsingsbeleid trekt eersteklas talent aan bij je bedrijf en helpt bij de werving van werknemers en het behoud van personeel. Zo schrijf je een bedrijfsoverplaatsingsbeleid.

Stap 1: Spreek met alle relevante afdelingen

Breng de HR-afdeling, de zakelijke afdeling en de financiële afdeling samen om te bespreken welke mogelijkheden er zijn, en welke er niet zijn. Het HR-team stelt dit beleid meestal op. Daarnaast zullen ze tijdlijnen, deadlines en interne processen moeten bespreken. Je kunt dan ook met hiring managers spreken om werknemers te vinden die het meest geschikt zijn voor een eventuele overplaatsing.

Stap 2: Selecteer voorkeursleveranciers

Onderzoek en maak een lijst van externe dienstverleners die de voorkeur hebben om op te nemen in het beleid. De lijst omvat makelaars, verhuisbedrijven en bedrijfsoverplaatsingsservices.

Stap 3: Identificeer potentiële juridische problemen

Identificeer je doellocaties. Bij een verhuizing naar een ander land moet je contact opnemen met het juridische team om immigratiekwesties en visa te bespreken. Denk ook na over de naleving van de belastingwetgeving. Deze moet in het document zijn opgenomen.

Stap 4: Werk aan een realistische tijdlijn en budget

Onderzoek samen met het financiële team een geschikt startbudget en stel dit vast. Bepaal welke kosten worden gedekt en welke niet worden vergoed, zodat je ze duidelijk voor de werknemers kunt beschrijven.

Stap 5: Zorg voor duidelijke verwachtingen

Met het definiëren van het budget, de doelen en extra's schrijf je het beleid in duidelijke en gebruiksvriendelijke taal. Het beleid zou alle vragen moeten beantwoorden die een werknemer mogelijk heeft, door de voordelen en extra's te definiëren die ze kunnen verwachten als onderdeel van een overplaatsingspakket. Neem contactgegevens van iemand die eventuele problemen kan verhelderen op in het beleid.

Stap 6: Krijg goedkeuring van alle belanghebbenden

Stuur het conceptbeleid ter goedkeuring naar alle belanghebbenden. Dit zijn onder andere de HR-, juridische en financiële teams.

Stap 7: Verzamel feedback en pas het beleid waar nodig aan

Vraag wanneer werknemers worden overgeplaatst ook tussentijds om feedback. Zijn er extra's die ze hadden willen hebben, maar die nu nog niet bestaan? Waren er onverwachte uitdagingen bij het overplaatsingsproces? Gebruik deze feedback om je beleid in de loop van de tijd te herzien.

Bijzondere overwegingen voor mkb's

Terwijl grotere ondernemingen vaak de afdelingen en het personeel hebben om overplaatsingen te regelen, hebben kleine en middelgrote bedrijven eerder externe expertise nodig. Dit is waar een internationaal overplaatsingsbedrijf kan helpen om ervoor te zorgen dat je werknemersdocumentatie in orde is en aan de wettelijke eisen voldoet.

Kleine bedrijven moeten vaak accommodatie voor de korte- en middellange termijn vinden voor werknemers terwijl ze zoeken naar meer permanente woningen. Voor het comfortabel boeken van reizen kun je terecht bij MKB-reisbeheerplatforms zoals Booking.com for Business. Je kunt niet alleen reizen boeken en beheren tijdens het overplaatsingsproces, maar ook volledig zicht krijgen op de kosten van accommodatie, vluchten en huurauto's. Reishulp is ook inbegrepen, zodat je je werknemers de ondersteuning kunt geven die ze nodig hebben tijdens de overplaatsing.

Wat doet een bedrijfsoverplaatsingsservice?

Een bedrijfsoverplaatsingsservice maakt overplaatsingen makkelijker, zowel in het eigen land als internationaal. Dit soort service helpt bij alles dat te maken heeft met het fysieke aspect van verhuizen, van het inpakken tot het bieden van ondersteuning bij vastgoedkwesties. Services voor internationale overplaatsingen helpen ook bij visumaanvragen en taalservices. Voor werknemers die met hun gezin reizen, zal een goede bedrijfsoverplaatsingsservice scholen vinden, hulp bieden bij het vinden van werk en vervoer regelen.

Waar je op moet letten bij een bedrijfsoverplaatsingsservice

Een internationale overplaatsingsservice wordt soms verward met een verhuisbedrijf. Hoewel bedrijfsoverplaatsingsservices wel in contact staan met verhuisbedrijven om spullen in te pakken en fysiek te vervoeren, is de service uitgebreider.

Een bedrijfsoverplaatsingsservice zal meer doen dan alleen je spullen van punt A naar punt B verplaatsen. Let er bij het kiezen van een bedrijfsoverplaatsingsservice op of het bedrijf het volgende aanbiedt:

  • Interculturele opleidingen
  • Taallessen
  • Coördinatie met makelaars
  • Het regelen van reisvisa
  • Hulp bij gezinsondersteuning

Overplaatsingen voor werknemers kunnen overweldigend zijn, maar met de juiste planning en beleid hoeven ze niet stressvol te zijn. Het belangrijkste is om een open lijn van communicatie te handhaven gedurende het hele proces, zodat je gewaardeerde werknemers bij elke stap de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben.

Aanbevolen artikelen

23-09-24
9 minuten lezen
Gids voor productiviteitssoftware voor onderweg: tools voor werkproductiviteit van de reizende werknemer

Vraag je je af hoe je productiever kunt zijn tijdens het reizen? Bekijk onze handige verzameling voo...

Productiviteit op het werk Boekers/Admins HR-teams
30-10-24
13 minuten lezen
Gids over incentive-reizen: Wat zijn de voordelen van reis-incentives voor werknemers?

Ontdek reis-incentives voor werknemers: hoe reisbeloningen werken en hoe ze de productiviteit en mee...

Productiviteit op het werk Bleisure Eigenaren van kleine bedrijven HR-teams
26-09-23
9 minuten lezen
Complete handleiding voor het welzijn van zakenreizigers

Verken onze uitgebreide handleiding voor beter welzijn tijdens zakenreizen, met tips, strategieën en...

Zorgplicht Eigenaren van kleine bedrijven HR-teams

MELD JE AAN VOOR BOOKING.COM FOR BUSINESS