Hebben MKB's met minder reizen dan grotere tegenhangers, een reis- en onkostenbeleid nodig?
Zonder een passend beleid kunnen de reiskosten voor kleine bedrijven snel oplopen. Het is duidelijk dat MKB's waarde halen uit zakenreizen. Uit een rapport van de Confederation of British Industry (CBI ) blijkt dat bijna evenveel MKB's (94%) zakenreizen maakten als hun grotere, zakelijke tegenhangers (97%), waarbij velen opmerkten dat fysieke interactie belangrijk is om nieuwe klanten te winnen.
Wat de reden voor zakenreizen ook is, bedrijven van elke omvang moeten een consistente manier vinden om kosten te beheersen, uitgaven bij te houden en zorgplicht te beheren. Voor kleine bedrijven is efficiënt beleid essentieel, niet alleen omdat ze met kleinere budgetten en teams werken, maar ook omdat ze niet over de specifieke middelen beschikken die een groter bedrijf zou hebben.
Een reisbeleid maakt de verwachtingen duidelijk voor alle stakeholders. In deze gids bespreken we wat een reisbeleid is zoals het van toepassing is op het MKB, samen met de voor- en nadelen van het gebruik van een sjabloon voor een reisbeleid voor kleine bedrijven. We geven ook enkele handige tips om naleving in je hele organisatie te stimuleren.
Een reis- en onkostenbeleid is een reeks richtlijnen waarin wordt beschreven hoe werknemers moeten omgaan met reiskosten. Dit begint met regels voor het boeken van zakelijke vluchten, hotelkamers en autohuur, inclusief voorkeursplatformen en -leveranciers.
Het verduidelijkt ook welke reiskosten door het bedrijf worden betaald, inclusief de toepasselijke dagvergoedingen, zodat werknemers weten hoeveel ze kunnen uitgeven tijdens het reizen. Naast kosten en goedkeuringen is een uitgebreid reisbeleid gericht op de veiligheid en het comfort van werknemers voor productievere en duurzamere zakenreizen.
Maar wat is een reisbeleid voor het MKB in vergelijking met grotere bedrijven?
Waar internationale organisaties meerdere werknemers tegelijk op zakenreis sturen, kunnen MKB's er maar één of twee sturen. Grotere bedrijven geven niet alleen meer uit met een groter budget en reisbereik, maar ze hebben ook de neiging om vaker zakenreizen te boeken, hebben meer kennis van risicobeheer en hebben mogelijk zelfs een toegewijde reismanager of een toegewijd zakenreisbureau om hun zakenreizen te boeken. Deze omvangrijkere reismogelijkheden gaan gepaard met de bijbehorende behoefte aan strengere regels en verhoogde goedkeuringsniveaus.
Als kleine bedrijven met kleinere budgetten werken, is het voor hen belangrijker dan ooit om een tool voor reisbeheer voor het MKB te gebruiken, voor het besparen van geld dat en tijd die wordt besteed aan het boeken en beheren van zakenreizen.
Er is geen universele sjabloon die voor elk bedrijf werkt, en kleinere bedrijven kunnen ook de voorkeur geven aan een flexibelere, minder gestructureerde aanpak dan grotere bedrijven. Je moet rekening houden met de behoeften van je werknemers en met je reisbudget.
Een flexibel reisbeleid geeft werknemers een zekere mate van autonomie. Ze kunnen mogelijk de luchtvaartmaatschappijen of hotels van hun voorkeur kiezen, op voorwaarde dat dit binnen een prijskader past. Een flexibel reisbeleid kan ruimte laten voor 'bleisure', waarbij de werknemer de plannen kan uitbreiden met vrije tijd aan het begin of einde van de zakenreis.
Het traditionele reisbeleid daarentegen omvat een vaste reeks regels voor het boeken van reizen. Reizigers kunnen bijvoorbeeld gebonden zijn aan strengere regels bij het boeken van vluchten bij een specifieke luchtvaartmaatschappij.
Stel richtlijnen voor teamboekingen, bestedingslimieten en contactgegevens op met deze eenvoudige online tool.
Ongeacht of er flexibele of strenge regels, er zijn duidelijke voordelen aan het implementeren van een reisbeleid voor kleine bedrijven. Positieve ervaringen op zakenreizen zijn gekoppeld aan de betrokkenheid van werknemers. Dit geldt voor de hele wereld, waarbij 79% van de zakenreizigers in Noord-Amerika, 83% van de zakenreizigers in Europa en tot 96% van de zakenreizigers in Azië-Pacific aangeeft dat zakenreizen invloed hebben op hun algehele werkplezier.
Hoe draagt een reisbeleid voor kleine bedrijven bij aan deze positieve ervaringen?
Zonder een duidelijk reiskostenbeleid weten werknemers niet wat er gedekt is en moeten ze contact opnemen met de financiële afdeling voordat ze een boeking of betaling uitvoeren. Met een lijst met goedgekeurde zakelijke reiskosten kunnen ze met vertrouwen vooraf goedgekeurde aankopen doen. Dit verduidelijkt tevens goedkeuringsniveaus en verantwoordelijkheden om misverstanden te voorkomen.
Kleine en middelgrote ondernemingen werken vaak met krappe marges. Wanneer werknemers dus tijdens een zakenreis het budget overschrijden, kan dit een directe impact hebben op de maandelijkse resultaten. De uitgaven van werknemers zijn voorspelbaarder als je richtlijnen voor accommodaties en maaltijddagvergoedingen hebt.
Het gebruik van een gratis reisbeheertool zoals Booking.com for Business bespaart tijd en werknemers verspillen geen tijd aan het vinden van de juiste prijzen. In plaats daarvan wordt je reisbeleid opgenomen in de tool, en worden opties getoond die passen bij het budget en de reisbehoeften van je bedrijf.
Met een reiskostenbeleid voor kleine bedrijven kun je er zeker van zijn dat goedgekeurde uitgaven en betalingen voldoen aan de overheidsnormen voor belastingnaleving.
Een uitgebreid zakenreisbeleid geeft aan met wie de werknemer contact kan opnemen als deze hulp nodig heeft. Dit houdt de communicatielijnen open voor een betere veiligheid van de reizigers. Tegelijkertijd stelt een gecentraliseerd boekingssysteem je team in staat om de locaties van reizigers in real time bij te houden, en kunnen ze bijspringen als er onverwachte annuleringen, vertragingen of andere reisveiligheidsproblemen zijn.
Tot slot zorgt het verstrekken van een goedgekeurde lijst met boekingsdiensten ervoor dat je werknemers alleen reizen boeken via vertrouwde, geverifieerde bronnen.
Hoewel er tal van voordelen verbonden zijn aan het opstellen van een reiskostenbeleid voor je kleine bedrijf, brengt deze actie ook uitdagingen met zich mee.
De allerkleinste bedrijven hebben misschien geen toegewijd HR- of financieel team, waardoor bij een strak gestructureerd zakenreisplan onnodige goedkeuringen worden gevraagd. Als je nog steeds handmatig onkostendeclaraties indient, kost het bijbehorende papierwerk je ook tijd. In feite kost het verwerken van papieren onkostendeclaraties gemiddeld 20 minuten, wat allemaal leidt tot productiviteitsverlies.
Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van een zakenreisbeleid is uitgavenbeheer, maar dit kan ten koste gaan van de werknemerstevredenheid. Te strenge regels kunnen ervoor zorgen dat werknemers tijdens hun reis het gevoel hebben dat niemand om ze geeft en dat ze zich niet op hun gemak voelen.
In het belang van flexibiliteit maken kleine bedrijven vaak de fout om niet duidelijk genoeg te zijn met hun beleid. Door een sjabloon voor een reis beleid voor kleine bedrijven te volgen, kun je alle relevante informatie opnemen.
Hoewel het misschien niet zo uitgebreid is als een bedrijfsbeleid, moet een sjabloon voor een reisbeleid voor kleine bedrijven essentiële componenten omvatten, zoals:
Een groter zakenreisplan moet mogelijk dagvergoedingen bevatten voor grote steden over de hele wereld. Met reisbudgetten voor het MKB zijn de tarieven meer gericht op de belangrijkste routes van het bedrijf. Vermeld de maximale uitgaven voor categorieën zoals vluchten, accommodatie, grondvervoer en huurauto's.
Welke boekingstools of -platformen mogen werknemers gebruiken? Hoe lang van tevoren moeten er afspraken worden gemaakt en hoe worden reisplannen goedgekeurd? Een gratis platform voor reisbeheer zoals Booking.com for Business, helpt bij het stroomlijnen van de workflow voor het boeken en beheren van zakenreizen met één tool.
Hoe wordt van werknemers verwacht dat ze betalen voor zakenreizen? Verstrek je bedrijfscreditcards of virtuele betaalmethoden?
Voorbeelden hiervan zijn:
Dit is een van de belangrijkste onderdelen van elk reisbeleid voor kleine bedrijven, waarin wordt vermeld welke zakelijke kosten gedekt zijn en welke niet. Dit voorkomt te hoge uitgaven in grijze gebieden zoals het entertainment voor klanten. Voorbeelden van typische gedekte kosten zijn:
Voorbeelden van items die mogelijk niet worden goedgekeurd, zijn zaken als:
Er moet een gedeelte zijn waarin wordt vermeld hoe het personeel onkosten moet indienen en welke documentatie moet worden ingediend. Maak de termijn voor het indienen van vergoedingsaanvragen duidelijk en vermeld wanneer en hoe betalingen voor zakenreizen worden gemaakt.
Net als bij bedrijven hebben kleine bedrijven een zorgplicht voor hun werknemers. Je moet alle relevante veiligheidsinformatie opnemen in het zakenreisbeleid, zoals contactgegevens voor noodgevallen en reisverzekeringsgegevens.
Grote bedrijven worstelen soms met wijdverbreide naleving. Een van de voordelen van het MKB is dat je met minder werknemers beter in staat bent om je beleid duidelijk te communiceren.
Zorg ervoor dat het beleid in duidelijke taal is geschreven om miscommunicatie te voorkomen, en dat het vrij is van onnodige juridische termen en jargon. Als het gaat om persoonlijke versus officiële zakelijke uitgaven, gebruik dan opsommingstekens en lijsten voor visuele aantrekkingskracht.
Zorg er vervolgens voor dat alle stakeholders, inclusief fulltime werknemers en contractanten, de nieuwe richtlijnen begrijpen. Het document moet van toepassing zijn op werknemers op alle niveaus voor de beste resultaten. Als het hogere management bijvoorbeeld andere regels heeft dan contractanten, zorgt dit voor verwarring.
Gebruik tot slot waar mogelijk automatisering om je goedkeuringsprocessen te stroomlijnen. Integreer apps voor het bijhouden van uitgaven en virtuele betalingsplatforms in je boekingsprocessen voor een samenhangende workflow.
Als je eenmaal een reis- en onkostenbeleid hebt opgesteld, is het schrijven van een zakenreisplan eenvoudig.
Gebruik de richtlijnen uit het beleid om te zoeken naar geschikte vluchten en hotels die beschikbaar zijn op je reisdatums. Schrijf vervolgens een reisplanning waarin het volgende is opgenomen:
Controleer het reisbeleid om er zeker van te zijn dat je reisplanning hiermee volledig in overeenstemming is en deel het met het team.
Ja, reizen wordt beschouwd als een legitieme zakelijke uitgave, wat betekent dat kleine bedrijven mogelijk aanspraak kunnen maken op belastingvermindering op deze kosten. Dit is een van de redenen waarom het nauwkeurig bijhouden en administreren van onkosten een belangrijk onderdeel is van elk reisbeleid.
Voor eigenaren van kleine bedrijven kan het onderscheid tussen persoonlijke en zakelijke reizen soms onduidelijk worden. Wat belangrijk is om te onthouden, is dat of je nu rapporteert aan de IRS, HMRC of een andere belastinginstantie, reiskosten alleen aftrekbaar zijn als ze zijn gemaakt tijdens noodzakelijke zakenreizen.
Als bijvoorbeeld je normale kosten voor woon-werkverkeer niet worden beschouwd als zakelijke reiskosten, zou het rijden naar een ander land voor een beurs wel in aanmerking komen.
Het persoonlijke karakter van kleine bedrijven kan het schrijven van een formeel reisbeleid ontmoedigend maken. Maar door vanaf het begin duidelijke richtlijnen op te stellen, blijven de verwachtingen van werknemers en de bijbehorende kosten in lijn met de groei van je bedrijf. Neem de tijd om het beleid opnieuw te bekijken en zo nodig aan te passen voor meer flexibiliteit en naleving.
Met de huidige boekingstools en geautomatiseerde onkostenbeheersystemen is het eenvoudiger dan ooit om een reiskostenbeleid voor kleine bedrijven op te stellen dat voldoet aan de behoeften van jouw team.
Met deze uitgebreide gids leer je wat een reisbeleid is, hoe je de naleving ervan kunt controleren e...
De onderstaande gids dient als volledige stapsgewijze handleiding voor je reisbeleid.
