Een goed groepsreisbeleid verbetert de naleving van veiligheidsvoorschriften en waarborgt de zorgplicht.
Voelt je team zich ondersteund tijdens zakenreizen? Bijna driekwart (73% van de zakenreizigers) geeft aan dat ze zouden weigeren op reis te gaan als hun werkgever veiligheid niet als prioriteit zou stellen. Het is daarom belangrijker dan ooit om het groepsreisbeleid van je bedrijf te herzien.
Een uitgebreid bedrijfsbeleid voor de veiligheid tijdens zakenreizen schetst het praktische kader om de veiligheid van teamleden te waarborgen wanneer zij voor hun werk reizen. Dit biedt zakenreizigers toegang tot noodprocedures, communicatiemiddelen en verzekeringsgegevens, zodat ze weten waar ze terecht kunnen als hun reis wordt verstoord.
Maar weerspiegelt het reisveiligheidsbeleid van jouw bedrijf wel de huidige risico's? In deze handleiding bespreken we de belangrijkste aandachtspunten en geven we proactieve veiligheidstips voor zakenreizigers.
Reizen in een groep biedt meer veiligheid door de bescherming van een grote groep, in vergelijking met een solozakenreis. Solozakenreizigers lopen unieke risico's tijdens reizen, vaak vanwege communicatieproblemen op afgelegen locaties en een gebrek aan managementondersteuning ter plaatse.
Wanneer je met een groep reist, staan je teamleden klaar om elkaar te helpen als er iets misgaat. Maar zoals bij elke onderneming zijn er ook potentiële risico's waarmee je rekening moet houden.
Zakelijke groepsreizen kunnen worden verstoord door onverwachte politieke conflicten of uitbraken van maatschappelijke onrust. In de afgelopen twaalf maanden hebben meer dan 72 landen aanzienlijke protesten meegemaakt. Deze snel veranderende situaties kunnen leiden van wegafsluitingen en stakingen tot verstoring van de dienstverlening, waardoor het lastig wordt om een geplande reisplanning te volgen.
Of je team nu een conferentie in het buitenland bijwoont tijdens het griepseizoen of een regio bezoekt met andere hygiënenormen, houd rekening met de gevolgen voor de gezondheid van groepsreizen. Luchtweginfecties, gastro-enteritis en reizigersdiarree zijn de meest voorkomende aandoeningen waarmee zakenreizigers te maken kunnen krijgen, en groepen die samen reizen hebben meer kans om hun ziektekiemen te delen.
Natuurrampen zoals aardbevingen, orkanen en overstromingen brengen ernstige veiligheidsrisico's met zich mee, met name voor groepen aannemers die in afgelegen gebieden werken en van de buitenwereld afgesloten kunnen raken totdat de dienstverlening is hersteld. Maar zelfs milde stormen hebben invloed op reisplanningen, of het nu gaat om vertraagde vluchten of stroomuitval.
In stedelijke gebieden kunnen de cijfers voor kleine criminaliteit hoger liggen, waardoor aanvullende beveiligingsmaatregelen nodig zijn. Afhankelijk van het type zakenreis kunnen reizende teams samenwerken met externe partijen, zoals chauffeursdiensten en bouwploegen. Het inschakelen van niet-gescreende derde partijen brengt een extra risico met zich mee.
Het concept 'zorgplicht' is verweven in elk effectief zakenreisbeleid. Hierin worden de wettelijke en morele verantwoordelijkheden van je bedrijf beschreven met betrekking tot de gezondheid, veiligheid en het welzijn van je werknemers.
Om te voldoen aan de zorgplichtvereisten, moet je bedrijf vóór elke reis een risicobeoordeling uitvoeren, waarbij rekening wordt gehouden met alle hierboven beschreven factoren (politiek, weer, gezondheid en criminaliteit/veiligheid). Bij groepsreizen is het ook belangrijk om binnen de groep naar individuele personen te kijken om eventuele persoonlijke risicofactoren te identificeren, zoals reeds bestaande gezondheidsproblemen.
Effectieve zorgplicht, gecombineerd met reisspecifiek risicomanagement, betekent dat reizende werknemers zich zonder zorgen of afleiding op hun geplande werkzaamheden kunnen concentreren. Ze weten dat als er iets gebeurt, het bedrijf er is om hen te ondersteunen.
Het voldoen aan de zorgplicht is de drijvende kracht achter het opstellen van een reisveiligheidsbeleid. Maar het beleid zelf biedt een routekaart voor zakenreizigers, waarin alle procedures duidelijk zijn omschreven om verwarring te voorkomen.
Een goed reisbeleid houdt in dat werknemers weten wat er van hen verwacht wordt wanneer ze op reis zijn, en dat ze de middelen krijgen om zelfs in noodsituaties veilig te blijven.
Stel richtlijnen voor teamboekingen, bestedingslimieten en contactgegevens op met deze eenvoudige online tool.
Hieronder vind je een overzicht van wat je in het groepsreisbeleid van je bedrijf moet opnemen om risico's zo goed mogelijk te beheersen en de veiligheid van je werknemers te waarborgen.
Het organiseren van reizen voor een groep is vaak complex en vereist een hoge mate van organisatie om rekening te houden met individuele voorkeuren en verschillende schema's. Een goed opgesteld bedrijfsreisbeleid neemt alle onzekerheid weg als het gaat om naleving van de regels en zorgplicht, maar je kunt dit aanvullen met de volgende technieken.
We hebben al eerder gewezen op het belang van een reisrisicobeoordeling voor elke reis. Maar één ding om in gedachten te houden bij het organiseren van groepsreizen is dat je naast de bredere context van het milieu en de specifieke bestemming ook rekening moet houden met individuele risiconiveaus. Kijk bijvoorbeeld bij de algehele beoordeling van de groep naar zaken als culturele opvattingen, internationale etiquette en de specifieke behoeften van LGBTQ+-reizigers of vrouwelijke reizigers.
Een goede groepsverzekering voor zakenreizen is onmisbaar. Zakelijke reizigers moeten niet alleen verzekerd zijn voor zaken als verloren bagage en annuleringen van de reis, maar ook voor medische kosten, letsel en de kosten van een noodevacuatie. Hoewel je voor elke passagier een aparte polis kunt afsluiten, is dit vaak duurder en minder efficiënt dan een groepsverzekering.
Een ander belangrijk aspect is reisbijstand, de natuurlijke aanvulling op een reisverzekering. Een verzekering is de financiële compensatie die je ontvangt om de kosten van een verstoring te dekken en biedt economische bescherming. Assistentie beschrijft echter de daadwerkelijke dienstverlening zelf, of het nu gaat om klantenservice, toegang tot medische diensten of het volgen van reizigers. De beste programma's voor risicobeheer tijdens het reizen combineren deze twee aspecten tot een naadloos geheel.
De best opgestelde reisveiligheidsplannen zijn waardeloos als je team er niet van op de hoogte is. Voor groepsreizen kun je een trainingssessie met het hele team organiseren om de bevindingen van de risicoanalyse te bespreken. Informeer werknemers over veelvoorkomende zakelijke reiszwendel en veiligheidsrisico's waarmee ze te maken kunnen krijgen, bijvoorbeeld over zakkenrollers en protesten, en geef nuttige tips voor het omgaan met deze situaties.
Naast locatiegebonden informatie, dien je dan ook het reisbeleid gedetailleerd door te nemen. Zorg ervoor dat werknemers weten welke soorten reizen zijn toegestaan, hoe ze hun accommodatie kunnen boeken en welke contactgegevens ze in geval van nood moeten raadplegen.
Groepsreizen betekenen ook niet dat medewerkers altijd bij elkaar zullen zijn. Zakenreizigers hebben verschillende reisroutes en taken op uiteenlopende locaties, en sommigen kiezen er wellicht voor om hun verblijf te verlengen met een privéverblijf. Dus, hoe kun je de veiligheid van iedereen garanderen??
Met een tool voor het volgen van de reisplanning kun je eenvoudig in de gaten houden waar reizigers zich bevinden. Op die manier kan je bedrijf, mocht er zich een incident voordoen, snel alle reizigers lokaliseren en de nodige ondersteuning bieden.
Als je als zakenreiziger een groepsreis plant, volgen er hier een paar tips voor een veilige reis.
Booking.com for Business maakt het beheer van zakelijke groepsreizen eenvoudig. Boek en beheer zakenvluchten en groepsaccommodaties via één gebruiksvriendelijk platform. Wanneer je hotels vergelijkt, kun je voor elk hotel specifieke veiligheidsvoorzieningen zien, zoals kluisjes, toegang met sleutelkaart en een 24-uursreceptie.
Voor zakelijke reisboekers is het handig om individuele reisboekingen te kunnen zien vanuit een beheerdersdashboard, zodat je ondersteuning kunt bieden en je zorgplicht kunt nakomen. Onze samenwerking met Traxo biedt een overzicht van alle boekingen met een live locatiekaart voor reizigers. We werken ook samen met International SOS, een wereldwijde leider in risicobeheer op het gebied van gezondheid en veiligheid, om 24/7 beveiligingsondersteuning te bieden en bedrijven te helpen beter onderbouwde beslissingen te nemen met behulp van realtime informatie.
Beheer het team en de uitgaven op één plek, bespaar geld, verdien Genius-voordelen
Zakenreizen bieden spannende groeimogelijkheden, maar het is ook belangrijk om hierbij de risico's te erkennen en je erop voor te bereiden. Een belangrijk punt om te onthouden is dat reisgroepen bestaan uit individuen, die elk hun eigen behoeften en risicoprofiel hebben. Door duidelijke procedures vast te leggen in je veiligheidsplan voor zakenreizen, ondersteund door risicobeoordelingen voorafgaand aan de reis en training van medewerkers, geef je zakenreizigers de middelen die ze nodig hebben om zich tijdens hun reis veilig, ondersteund en zelfverzekerd te voelen.
Groepsreisverzekeringen geven dekking aan meerdere collega's – doorgaans minimaal tien – onder één polis. Iedereen krijgt dezelfde bescherming tegen onverwachte gebeurtenissen, meestal tegen een lagere prijs dan bij het afsluiten van een individuele reisverzekering.
Er zijn twee soorten groepsverzekeringen: verplichte en vrijwillige. Een verplichte verzekering vereist dat alle groepsleden zich inschrijven, terwijl zakenreizigers bij een vrijwillige verzekering zelf kunnen kiezen of ze er wel of niet aan willen deelnemen.
Het coördineren van een zakelijke groepsreis vereist organisatievermogen en flexibiliteit om rekening te houden met alle voorkeuren, bestemmingen en schema's van de reizigers. Wanneer je zakelijke groepsvluchten of accommodatie boekt, moet je er ook voor zorgen dat deze op het laatste moment kunnen worden gewijzigd.
Met deze uitgebreide gids leer je wat een reisbeleid is, hoe je de naleving ervan kunt controleren e...
In een reiskostenbeleid staan verwachtingen voor zakenreizigers. Gebruik ons template voor reiskoste...
