Podróżując służbowo, z pewnością napotkasz przeszkody – przewidywalne, takie jak zmęczenie spowodowane zmianą stref czasowych, a także niespodziewane, takie jak opóźnienia i odwołania lotów. Najlepszym sposobem na pokonanie tych przeszkód jest przygotowanie się, zebranie odpowiednich informacji i opracowanie planu awaryjnego na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.
Aby zapewnić bezproblemowe podróże służbowe Twojej firmie, przedstawiamy 7 z najczęstszych problemów z podróżami służbowymi oraz sposoby ich rozwiązywania.
1. Niejasne zasady i komunikacja dotycząca podróży
Jeśli firmowe zasady dotyczące podróży służbowych pomijają ważne szczegóły lub pozostawiają miejsce na interpretację, śledzenie wydatków i utrzymywanie budżetu podczas podróży może być trudne dla osób podróżujących służbowo. Mogą też one nie otrzymać zwrotu kosztów, jeśli wydatki nie są objęte zasadami dotyczącymi podróży, co może spowodować dezorientację i frustrację całym procesem. Co więc zrobić, gdy coś pójdzie nie tak?
Rozwiązanie:
- Firmowa platforma do zarządzania podróżami – Oprogramowanie do zarządzania podróżami i wydatkami znacznie usprawnia ten proces dla pracowników. Śledząc wydatki oraz umożliwiając łatwe przesyłanie rachunków i automatyczne oznaczanie wydatków niezgodnych z zasadami, narzędzia te mogą pomóc w uniknięciu typowych problemów.
- Dostosowanie zasad dotyczących podróży służbowych – W zasadach dotyczących podróży służbowych nie ma miejsca na żadne niejasności. Upewnij się, że są one jasne, spójne i zawierają wszystkie informacje, których mogą potrzebować podróżujący służbowo, a unikniesz wielu typowych problemów.
2. Zgodność z zasadami dotyczącymi podróży
Próby zapewnienia, że wszyscy podróżujący służbowo przestrzegają firmowych zasad dotyczących podróży, mogą być trudne, jeśli uwzględni się preferencje każdego pracownika. Niektórzy wolą zatrzymać się w hotelu, a inni preferują przytulniejsze wynajęte mieszkanie. Niektórzy mogą wymagać określonych udogodnień bądź preferować inny czas lub środki transportu. Oto kilka sposobów zapewnienia zgodności z zasadami dotyczącymi podróży służbowych.
Rozwiązanie:
- Elastyczność – Zaoferuj pracownikom wiele opcji, aby mieć pewność, że zasady dotyczące podróży będą odpowiadać wszystkim. Staraj się oferować różnorodne opcje zakwaterowania i transportu w ramach budżetu.
- Jasne zasady dotyczące podróży – Im mniej jasne są wytyczne dotyczące podróży służbowych, tym trudniej jest pracownikom ich przestrzegać. Skorzystaj z szablonu zasad dotyczących podróży i wydatków oraz z listy kontrolnej, aby niczego nie pominąć i wszystko objaśnić w zrozumiały sposób.
3. Opóźnione lub odwołane loty i rezerwacje
Jednym z największych wyzwań związanych z podróżami służbowymi są zakłócenia w podróży. Niezależnie od tego, jak efektywne są firmowe systemy zarządzania podróżami służbowymi, opóźnienia i odwołania lotów mogą pokrzyżować nawet najbardziej niezawodny plan. I niestety są one dość powszechne. Takie zakłócenia mogą mieć znaczny wpływ na plany podróży służbowych pod względem kłopotów i kosztów, niezależnie od tego, czy skutkują opuszczonymi spotkaniami, czy lotami przesiadkowymi.
Rozwiązanie:
- Oprogramowanie do zarządzania podróżami w firmie – Nowoczesne rozwiązania do zarządzania podróżami, takie jak Booking.com for Business, może być nieocenione w przypadku zakłóceń, umożliwiając sprawną i łatwą zmianę rezerwacji, gdy coś pójdzie nie tak. Oznacza to również, że podróżujący służbowo nie będą musieli prowadzić długich rozmów przez telefon, próbując rozwiązać problem, a zamiast tego będą mogli po prostu zmieniać rezerwacje w aplikacji, korzystając z całodobowego wsparcia.
- Właściwie opracowane plany podróży – Upewnij się, że plan podróży osób podróżujących służbowo jest właściwie opracowany i zawiera wszystkie niezbędne szczegóły: od numerów lotów i terminali po rezerwacje hoteli.
- Wczesne loty – Rezerwując loty, najlepiej wybierać terminy wcześnie rano, ponieważ opóźnienia lotów wywierają efekt domina na cały dzień. Dlatego im wcześniej, tym lepiej, ponieważ prawdopodobieństwo odwołania pierwszych lotów w dniu jest mniejsze.
- Przewidywanie zakłóceń – Uwzględnienie zakłóceń w planach podróży ma fundamentalne znaczenie, aby zapewnić, że żadne spotkania ani ważne wydarzenia nie zostaną pominięte. Pozostaw okno czasowe przed rozpoczęciem i po zakończeniu podróży samolotem, pociągiem lub taksówką, aby nawet ruch uliczny czy zła pogoda nie przeszkodziły w podróży.
4. Planowanie kosztów i budżetu
Jednym z najczęstszych problemów z podróżami służbowymi są ograniczenia finansowe. Zapewnianie, aby podróże służbowe były opłacalne i satysfakcjonujące dla pracowników, to jedno z najtrudniejszych zadań menedżerów podróży służbowych. Wyszukiwanie opcji transportu i zakwaterowania mieszczących się w budżecie może być pracochłonne i nieefektywne.
Rozwiązanie:
- Ustalenie jasnego budżetu – Przejrzystość budżetu jest kluczem do kontroli kosztów podróży służbowych.
- Oprogramowanie do obsługi podróży służbowych i wydatków – Nowoczesne oprogramowanie do obsługi podróży służbowych pomaga zautomatyzować cały proces, umożliwiając użytkownikom rezerwację wszystkiego na jednej platformie i w ramach budżetu. Systemy te często zapewniają również dostęp do najlepszych cen i ofert – na przykład dzięki Booking.com for Business możesz uzyskać nawet 20% zniżki przy specjalnych stawkach biznesowych oraz mieć dostęp do punktów lojalnościowych.
- Planowanie z wyprzedzeniem – Loty są często tańsze w przypadku rezerwacji z wyprzedzeniem, nie wspominając o hotelach i innym zakwaterowaniu.
- Optymalizacja kosztów – Oszczędzanie na podróżach służbowych jest oczywiście pożądane, lecz równie ważne jest zrównoważenie tego z potrzebami pracowników, tak aby czuli się oni przygotowani do prowadzenia prezentacji i udziału w spotkaniach.
5. Bezpieczeństwo i ochrona podróżujących osób
Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony pracowników podczas podróży służbowych może stanowić duże wyzwanie. Zwłaszcza dla kobiet podróżujących służbowo, które podczas takich podróży mogą napotkać więcej problemów z bezpieczeństwem. Menedżerowie podróży powinni uwzględnić analizę ryzyka, ostrzeganie pracowników o obawach związanych z bezpieczeństwem, ustalanie oczekiwań i monitorowanie bezpieczeństwa podczas podróży służbowej.
Rozwiązanie:
- Użycie listy kontrolnej bezpieczeństwa podróżujących osób – Utworzenie listy kontrolnej bezpieczeństwa dla podróżujących pomoże zapewnić, że nie pominiesz żadnych kroków związanych z bezpieczeństwem.
- Kompleksowe zasady dotyczące podróży – Ustalenie jasnych wytycznych sprawi, że osoby podróżujące służbowo będą z wyprzedzeniem znać wszelkie zagrożenia związane z bezpieczeństwem oraz będą miały pewność, że są przygotowane.
- Oprogramowanie do zarządzania podróżami – Wykorzystanie systemów do zarządzania podróżami pozwala na automatyzację raportowania bezpieczeństwa podróży, śledzenie pracowników w drodze i ostrzeganie w nagłych wypadkach.
- Opcje szkoleń – Zaoferowanie pracownikom opcji szkoleń online w zakresie bezpieczeństwa to świetny sposób zapewnienia, że wszyscy będą przestrzegać zasad bezpieczeństwa dotyczących podróży.
6. Ograniczanie emisji dwutlenku węgla
W czasach, gdy ograniczanie emisji gazów cieplarnianych ma wysoki priorytet, podróże służbowe stanowią pilny problem. Aby uzasadnić podróże służbowe, które można zastąpić zdalnym kontaktem przez Internet, firmy muszą dołożyć wszelkich starań w celu zmniejszenia negatywnego wpływu takich podróży na środowisko. Wpływ na środowisko to czynnik coraz bardziej kształtujący wizerunek marki firmy, dlatego wzmożenie wysiłków na rzecz zrównoważonego rozwoju w ramach podróży służbowych nie tylko pomoże naszej planecie, lecz prawdopodobnie przyciągnie też więcej talentów.
Rozwiązanie:
- Rozwiązania programowe – Dostępne są programy do obsługi podróży służbowych neutralnych pod względem emisji dwutlenku węgla. Zapewniają one dokładne dane na temat emisji gazów cieplarnianych podczas podróży służbowych oraz śledzenie ich w czasie rzeczywistym, dzięki czemu pracownicy mogą uwzględnić te dane podczas procesu rezerwacji.
- Wdrożenie bardziej zrównoważonych zasad dotyczących podróży służbowych – Zachęcając do podróży służbowych tylko w razie konieczności i unikając ich, gdy spotkania można przeprowadzać zdalnie, firmy mogą łatwo zmniejszyć swój ślad węglowy. Przy odrobinie planowania można również zachęcić pracowników, aby w miarę możliwości podróżowali środkami bardziej przyjaznymi dla środowiska, takimi jak pociągi.
7. Dane i przegląd podróżujących osób i rezerwacji
Dostęp do danych o podróżach służbowych jest nieoceniony dla administratorów takich podróży, ponieważ pozwala zwiększyć efektywność całego procesu, realizować podróże służbowe mieszczące się w budżecie i nie tylko. Gromadzenie i analizowanie danych dotyczących podróży pomaga również firmom podejmować świadome decyzje, które optymalizują strategiczne i zrównoważone zasady dotyczące podróży.
Rozwiązanie:
- Narzędzie do zarządzania podróżami służbowymi – Rozwiązania do zarządzania podróżami integrują dane i analizy, dzięki czemu organizacja podróży służbowych w ramach budżetu jest płynniejsza i łatwiejsza. Mogą one też łączyć dane w przejrzyste raporty zwiększające efektywność podróży służbowych pod względem zadowolenia podróżujących, emisji gazów cieplarnianych, bezpieczeństwa i nie tylko.
