Szukając zakwaterowania dla wykonawców, możesz się zastanawiać, jakie są zalety i wady apartamentów z obsługą oraz hoteli.
Zakwaterowanie dla wykonawców może wyglądać różnie: od hoteli na dłuższy pobyt przez obiekty z własnym wyżywieniem i domy współdzielone po specjalnie wybudowane opcje zakwaterowania. Chociaż hotele od dawna są chętnie wybierane przez podróżujących służbowo, popularną i niedrogą alternatywą dla nich są apartamenty z obsługą.
Zakwaterowanie pracowników wiąże się z pewnymi uwarunkowaniami. Niezależnie od tego, czy jest to hotel czy apartament, lokalizacja ma kluczowe znaczenie, aby nie narażać wykonawców na długie i skomplikowane dojazdy. Trzeba również upewnić się, że wykonawcy mają dostęp do wszystkich udogodnień, których potrzebują poza godzinami pracy. Pracownicy, którzy tymczasowo zmieniają miejsce zamieszkania w celu dzielenia się swoją specjalistyczną wiedzą z Twoją firmą, muszą mieć zapewnione jak najlepsze warunki.
Ponieważ rosnące koszty mają coraz istotniejszy wpływ na decyzje biznesowe, zwiększa się liczba menedżerów ds. podróży szukających sposobów na oszczędzanie. Badania Deloitte pokazują, że 38% menedżerów ds. podróży zachęca do korzystania z tańszych hoteli lub wręcz to nakazuje, a do tego rezygnuje z niektórych umówionych udogodnień. Czy apartamenty z obsługą mogą okazać się najlepszym rozwiązaniem?
W tym przewodniku przyjrzymy się kwestiom finansowym, które odróżniają apartamenty z obsługą od hoteli, a także kluczowym czynnikom operacyjnym, które należy wziąć pod uwagę przy rezerwacji obiektu. Dzięki takiemu porównaniu będziesz w stanie wybrać najlepsze tymczasowe zakwaterowanie dla podróżujących służbowo, handlowców i wykonawców pracujących przy długoterminowych projektach.
Apartamenty z obsługą i hotele mają za zadanie spełniać różne potrzeby podróżujących. Oba rodzaje obiektów oferują podstawowe udogodnienia, takie jak pościel, ręczniki, przybory toaletowe, usługi sprzątania i usługi recepcyjne. Jednak podczas gdy hotele oferują pełną gamę udogodnień, od prostych pokoi na jedną noc po luksusowe pobyty z siłownią, basenem i restauracjami z gwiazdkami Michelin, apartamenty z obsługą kładą większy nacisk na komfort przypominający dom.
Wielkość tych w pełni umeblowanych apartamentów waha się od kawalerek z aneksem kuchennym po większe obiekty z wieloma sypialniami, które mogą pomieścić całe grupy. Apartamenty z obsługą są oferowane na wynajem na dłuższe okresy przez firmy zarządzające lub prywatnych właścicieli, natomiast hotele są dobrze przygotowane na krótkoterminowe pobyty.
Apartamenty z obsługą są często w dłuższej perspektywie korzystniejsze cenowo dla firm ze względu na oferowane modele cenowe i udogodnienia, ale zależy to od Twoich potrzeb w zakresie podróży służbowych. Oto co należy wziąć pod uwagę.
Hotele zazwyczaj pobierają opłaty za noc, często stosując dynamiczne modele cenowe, które zmieniają się w zależności od popytu. Ceny noclegów mogą rosnąć, gdy w mieście odbywa się jakieś wydarzenie biznesowe lub gdy napływają turyści sezonowi. Może to sprawić, że planowanie budżetu stanie się nieprzewidywalne, gdy organizuje się zakwaterowanie dla grupy osób na dłuższy pobyt.
Apartamenty z obsługą z kolei oferują zazwyczaj niższe ceny za noc, ponieważ rezerwuje się je na tygodnie lub miesiące. Na przykład Savills szacuje, że średnia cena nocy w hotelu wynosi 120 USD (440 PLN), a porównywalny apartament z obsługą kosztuje 2300 USD (8400 PLN) za miesiąc, czyli około 76 USD (280 PLN) za noc. Oszczędność na 30 nocach wynosi więc 1300 USD.
Apartamenty ze swej natury są przeznaczone na dłuższe pobyty, trwające tygodnie lub miesiące. Choć istnieją hotele na dłuższe pobyty, większość tradycyjnych hoteli biznesowych nastawiona jest na podróżujących przyjeżdżających na krótki pobyt.
Dłuższe pobyty, zarówno w hotelu, jak i apartamencie, zazwyczaj wiążą się ze zniżkami. Na niektórych platformach rezerwacyjnych nagradzana jest również lojalność, na przykład Booking.com for Business oferuje ceny Genius dające większe zniżki stałym klientom.
Porównaj dokładnie struktury cen i sprawdź, czy istnieją jakieś zachęty do dłuższych rezerwacji. Aby lepiej zarządzać kosztami, współpracuj z dostawcą zakwaterowania w celu wynegocjowania najlepszej ceny za dłuższy pobyt ze zniżką.
Jeśli szukasz sposobu na obniżenie kosztów podróży służbowych, apartamenty często są dobrym wyborem. Jest tak, ponieważ oferują od 30% do 50% więcej miejsca niż przeciętny pokój hotelowy, a do tego mają oddzielne strefy dzienne i sypialne, a także w pełni wyposażoną kuchnię. Mając możliwość samodzielnego gotowania, wykonawcy nie muszą tyle wydawać na posiłki w restauracjach.
W standardowych pokojach w hotelach biznesowych nie ma w pełni wyposażonej kuchni, jednak w wielu z nich jest aneks kuchenny umożliwiający przygotowywanie lekkich posiłków. Można wprawdzie zarezerwować większe pokoje hotelowe, w których jest więcej miejsca, wiąże się to jednak z wyższą ceną, o czym warto pamiętać przy rezerwowaniu niedrogiego zakwaterowania.
Jeśli chodzi o udogodnienia, hotele nie mają sobie równych. Podróżujący służbowo mogą korzystać na przykład z pomocy konsjerża, parkowania przez obsługę, codziennego sprzątania i obsługi hotelowej. W zależności od hotelu mogą być dostępne również całodobowe siłownie, spa i baseny, które mają sprzyjać dobremu samopoczuciu i relaksowi. Jednak za ten dodatkowy luksus zapłacą firmy.
W większości przypadków apartamenty z obsługą nie oferują tak szerokiej gamy udogodnień, jakie można znaleźć w hotelach. Sprzątanie może odbywać się raz w tygodniu, a nie codziennie, jednak powinna być dostępna specjalna recepcja. Niektóre apartamenty oferują również za dopłatą usługi prania i dostawy jedzenia.
Porównując pobyt w hotelach i apartamentach podczas dłuższych podróży służbowych, należy wziąć pod uwagę wszystkie ukryte koszty udogodnień, które mogą szybko podnieść cenę. W zależności od obiektu pranie, obsługa hotelowa i produkty z minibaru mogą, ale nie muszą być wliczone w cenę, dlatego należy je uwzględnić w kalkulacji kosztów.
W hotelach biznesowych parkowanie często wiąże się z opłatą dzienną. Jeśli rezerwujesz hotel w ruchliwej lokalizacji w centrum, parking może być dostępny na terenie hotelu, ale wcale nie musi. Podróżujący służbowo często są kierowani na pobliskie publiczne parkingi, a codzienne opłaty za parkowanie mogą szybko urosnąć do większej kwoty, jeśli w danym miejscu spędzi się kilka tygodni, pracując nad projektem.
Natomiast w przypadku apartamentów zwykle w cenie jest wyznaczone miejsce parkingowe. Dla wykonawców, którzy muszą codziennie dojeżdżać na miejsce pracy, jest to cenna korzyść.
Jeśli organizujesz podróż dla dużej grupy, będziesz mieć kilka możliwości. Jedną z nich jest blokowa rezerwacja wielu pokoi hotelowych dla Twojego zespołu. Możesz również rozważyć zamieszkanie razem, rezerwując apartamenty z obsługą, w których jest kilka sypialni i wspólna przestrzeń dzienna, lub szukając niezależnych mieszkań z jedną sypialnią.
Pod względem kosztów rezerwacja wielu pokoi hotelowych zazwyczaj będzie droższa niż rezerwacja kilku większych apartamentów. Apartamenty z dużą przestrzenią dzienną i w pełni wyposażoną kuchnią są idealne do kwaterowania grup wykonawców. Nadają się również na tymczasowy pobyt dla podróżujących służbowo, którzy mogą chcieć zabrać ze sobą rodzinę na długoterminowe projekty.
Pod uwagę należy jednak też wziąć kwestię prywatności. Nawet zgrane zespoły pracowników mogą chcieć na koniec dnia skorzystać z własnej, cichej przestrzeni zapewnianej przez oddzielne pokoje hotelowe.
Gdy rezerwujący i menedżerowie ds. podróży porównują apartamenty z obsługą i hotele, nie mogą brać pod uwagę wyłącznie udogodnień. Przemyśleć też trzeba takie czynniki jak platformy rezerwacyjne i zgodność z zasadami.
Czas spędzony na przeszukiwaniu Internetu w celu znalezienia odpowiednich obiektów to stracone pieniądze. W trakcie badań nad największymi bolączkami związanymi z zarządzaniem podróżami służbowymi odkryliśmy, że przy wyborze narzędzia do zarządzania podróżami rezerwujący podróże służbowe uznali różnorodność opcji (22%) za ważniejszą od opłacalności (12%) i niezawodności (7%).
Bardziej kompleksowe platformy do zarządzania podróżami, takie jak Booking.com for Business, dają dostęp do szerszej gamy kanałów zakwaterowania, co gwarantuje szeroki wybór obiektów. Nasz portal zapewnia dostęp do ponad 3 milionów obiektów, na które składają się nie tylko hotele, ale też obiekty B&B oraz apartamenty z obsługą. Jednorazowo możesz dokonać rezerwacji dla nawet 30 osób, aby mieć pewność, że zostaną spełnione potrzeby całego zespołu.
Kolejnym czynnikiem operacyjnym, który należy wziąć pod uwagę, jest lokalizacja. Oczywiście można znajdować hotele na całym świecie, ale zwykle są one skupione wokół częściej odwiedzanych miejsc, takich jak centra miast, lotniska i parki biznesowe. Z kolei obiekty z obsługą często zlokalizowane są nie tylko w centrach miast, ale również w spokojniejszych dzielnicach mieszkalnych.
Właściwy wybór będzie zależał od miejsca realizacji Twojego projektu. Potrzebujesz hotelu w centrum, z którego można szybko się dostać do biur firmy? Czy może apartamentu w pobliżu placu budowy? Wybór dogodnej lokalizacji zminimalizuje czas i koszty dojazdów, obniżając całkowite wydatki na podróże służbowe.
W niektórych branżach wymagana jest większa prywatność i kontrola nad gośćmi, m.in. w produkcji filmowej oraz obiektach wojskowych i rządowych. Hotele są bezpieczne, ale mogą dawać mniejsze poczucie prywatności ze względu na większą rotację gości i codzienne sprzątanie. Warto to wziąć pod uwagę w przypadku wykonawców, którym zależy na poufności lub spokojniejszym miejscu do zrelaksowania się po długich dniach w pracy.
Apartamenty z obsługą mogą zapewnić większą prywatność, szczególnie jeśli są w cichych dzielnicach mieszkalnych. Zazwyczaj wiążą się one z mniejszą liczbą interakcji z innymi gośćmi i personelem sprzątającym. Choć dla niektórych podróżujących służbowo jest to preferowane rozwiązanie, inni mogą się czuć odizolowani. Właściwy wybór będzie zależał od branży i projektu.
Firmy mają obowiązek zachować taką samą należytą staranność w przypadku wszystkich pracowników, zarówno podczas projektów długoterminowych, jak i krótkoterminowych wyjazdów. Apartamenty z obsługą mają osobne wejścia i recepcję na miejscu, jednak nie zawsze jest ona czynna całą dobę. W wielu jest dodatkowe wyposażenie, na przykład systemy alarmowe.
Hotele mają przewagę pod względem bezpieczeństwa, zapewniając nie tylko całodobową recepcję, ale także monitoring, drogi ewakuacyjne i ściśle wytyczone procedury bezpieczeństwa. Dzięki temu wykonawcy i ich menedżerowie mogą cieszyć się spokojem ducha przez cały okres pobytu.
Bezpieczeństwo podczas zamieszkiwania w hotelu lub apartamencie zależy też oczywiście od lokalizacji, dlatego ważne jest, aby zachować należytą staranność, przyglądając się okolicy zakwaterowania.
Stopień, w jakim hotele i apartamenty wpasowują się w Twoje zasady dotyczące podróży służbowych, zależy od treści tych zasad. Ważne jest, aby opracować szczegółowe, rozszerzone zasady dotyczące podróży służbowych, w których są uwzględnione indywidualne potrzeby długoterminowych wykonawców. Da to pewność, że rezerwacje będą zgodne z obowiązkiem zachowania należytej staranności, zarządzania kosztami i wymogami podatkowymi.
Tradycyjne hotele i apartamenty z obsługą nie są jedynymi rodzajami zakwaterowania dla pracowników. Szukając najlepszego tymczasowego zakwaterowania dla podróżujących służbowo, warto rozważyć wszystkie opcje, aby znaleźć coś odpowiedniego. Najlepszym wyborem będzie taki, który zapewni równowagę między kosztami i komfortem.
Niektórzy podróżujący służbowo wybierają obiekty B&B, ponieważ zapewniają wyjątkowe wrażenia i osobiste akcenty. Goście mają do dyspozycji prywatne pokoje z łazienkami, ale mają też okazję porozmawiać z lokalnymi gospodarzami i każdego ranka delektować się domowym śniadaniem. Tym, którzy spędzają długi czas z dala od przyjaciół i rodziny, takie połączenie kontaktu z innymi i prywatności może pomóc w walce z izolacją.
Hotele na dłuższe pobyty wypełniają lukę między tradycyjnymi hotelami biznesowymi i apartamentami. Porównując hotele na dłuższe pobyty z apartamentami, zauważysz, że w tych pierwszych goście mogą korzystać z udogodnień specyficznych dla hoteli, na przykład z centrów fitness i saloników biznesowych, a także z pewnych domowych wygód, na przykład z zaplecza kuchennego.
Obiekty z własnym wyżywieniem mają bardziej tradycyjny charakter niż obiekty z obsługą. Mogą to być apartamenty lub domy, w pełni umeblowane, z kuchnią, pokojem dziennym i dużą przestrzenią życiową. Różnica pomiędzy nimi a apartamentami z obsługą polega jednak na tym, że nie oferują usług takich jak sprzątanie i recepcja.
Oznacza to, że często można wynegocjować lepszą cenę, która wiąże się jednak z zawarciem mniej elastycznej umowy najmu z karami finansowymi za wcześniejsze jej wypowiedzenie. Należy dokładnie zapoznać się ze wszystkimi warunkami umowy, aby mieć pewność, że dana opcja jest dość elastyczna dla projektu, przy którym się pracuje.
Nie istnieje rozwiązanie uniwersalne sprawdzające się przy każdym projekcie, dlatego jeśli bierzesz pod uwagę apartamenty z obsługą, musisz rozważyć ich zalety i wady.
Oprócz potencjalnych oszczędności apartamenty z obsługą dają większy domowy komfort w przypadku dłuższych pobytów. Pracownicy, którzy mogą spędzać długie dni w biurze, będą mieli dość miejsca do wypoczynku. W porównaniu z ustandaryzowanym wyglądem hoteli, umeblowanie i dekoracje są w nich często bardziej wyjątkowe, a kuchnie są w pełni wyposażone we wszystko, co potrzebne, aby jeść zdrowo.
Hotele biznesowe też mają swoje zalety w porównaniu z apartamentami z obsługą. Jeśli potrzebujesz lokalizacji w centrum miasta i całodobowej ochrony, hotele będą lepszym wyborem. Jeśli są bardziej luksusowe, często są w nich spa, baseny i siłownie, których zazwyczaj nie ma w apartamentach z obsługą. Sprzyja to dobremu samopoczuciu podróżujących.
Argumenty za i przeciw dotyczą nie tylko apartamentów z obsługą i hoteli, ale także alternatywnych form zakwaterowania, w tym obiektów B&B i obiektów dla firm. Jak więc wybrać odpowiednią opcję dla podróżującej ekipy?
Patrząc wyłącznie z perspektywy finansowej, apartamenty z własnym wyżywieniem lub z obsługą będą zwykle tańszą opcją. Kuchnie i pralnie na miejscu sprzyjają samowystarczalności, pozwalając zaoszczędzić na wydatkach na posiłki w restauracjach i obsługę hotelową oraz inne usługi. Dzięki temu goście mogą kontrolować swoje wydatki podczas podróży służbowych, co przekłada się na lepszą zgodność z firmowymi zasadami dotyczącymi podróży służbowych.
Dłuższy pobyt pozwala negocjować tygodniowe lub miesięczne zniżki. Ceny za noc w standardowych hotelach są wyższe.
Właściwy wybór ostatecznie zależeć będzie od budżetu na podróże, pożądanej lokalizacji i zakresu projektu. Ważne jest, aby korzystać z narzędzia do zarządzania podróżami, które pokazuje wszystkie opcje, co pozwoli dokonać jak najdokładniejszego porównania. Przydatne będą również narzędzia do zarządzania wydatkami, które umożliwią Ci monitorowanie kosztów zakwaterowania i wyżywienia, a także innych dodatkowych wydatków. Kompleksowe rozwiązania, takie jak Booking.com for Business, nie tylko pozwala znaleźć hotele dla podróżujących służbowo, ale także apartamenty z obsługą, obiekty B&B i inne formy zakwaterowania, aby zapewnić Ci jak najszerszy wybór.
Podczas pracy z freelancerami ważne jest, aby ustalić jasne oczekiwania dotyczące ich kosztów podróż...
W jakich branżach najczęściej korzysta się z długoterminowego zakwaterowania służbowego dla pracowni...
Najlepsze zakwaterowanie dla wykonawców łączy komfort i wygodę. Przewodnik po zakwaterowaniu dla wyk...
