Co to jest FIFO? Przewodnik po zarządzaniu pracownikami w modelu FIFO.

Częste podróże pracowników między oddalonymi miejscami pracy i domami wymagają znacznej koordynacji, od rezerwacji lotów i znalezienia odpowiedniego zakwaterowania po zarządzanie harmonogramami i zapewnienie zgodności z zasadami.

Zarządzanie logistyką pracowników rotacyjnych (fly in fly out, FIFO) może być wyzwaniem nawet dla najlepiej zorganizowanego specjalisty ds. kadr. Bez odpowiedniego planowania istnieje ryzyko zakłóceń operacyjnych i kosztownych opóźnień, nie wspominając o stresie dla podróżujących pracowników.

W tym artykule zaczniemy od podstaw, wyjaśniając, czym jest FIFO i jak działa. Następnie przeanalizujemy kluczowe strategie, które pomogą Ci zarządzać logistyką i kosztami związanymi z FIFO w podróżach służbowych, jednocześnie stawiając na pierwszym miejscu dobre samopoczucie Twoich zespołów.

Kim jest pracownik FIFO? Praca zdalna bez relokacji

Praca rotacyjna (fly in fly out, FIFO) to rodzaj układu, w którym pracownicy muszą przez określony czas dojeżdżać do odległych miejsc pracy i z nich wracać. Pracownicy FIFO przestrzegają harmonogramu, zgodnie z którym mogą pracować na długich zmianach przez kilka kolejnych dni lub tygodni, zanim wrócą do domu na czas wolny.

Doświadczenie zawodowe pracowników FIFO zależy w dużej mierze od lokalizacji, branży i stanowiska. Bez względu na branżę, bycie pracownikiem FIFO wymaga odporności na częste podróże i długie okresy poza domem.

Co to jest praca FIFO? Branże wykorzystujące pracowników FIFO

Aby lepiej zrozumieć wymagania związane z zarządzaniem podróżami FIFO, oto kilka branż, w których zatrudnienie typu FIFO jest powszechne.

Górnictwo: kraje takie jak Peru, Indonezja i Ghana prowadzą działalność na dużą skalę wymagającą doświadczonych pracowników FIFO do wydobywania minerałów. Typowe stanowiska obejmują geologów, wiertników, inżynierów i operatorów ciężkich maszyn. W Australii sektor wydobywczy w dużej mierze opiera się na umowach FIFO, przy czym za 50% operacji wydobywczych w Australii Zachodniej odpowiadają pracownicy FIFO, a planowane projekty mają wymagać ponad 11 000 nowych pracowników do 2029 roku.

Ropa i gaz: od złóż gazu ziemnego po budowę i konserwację rurociągów, sektor naftowy i gazowy wykorzystuje dużą liczbę wykwalifikowanych pracowników FIFO do realizacji projektów. Podczas gdy kraje Bliskiego Wschodu, takie jak Katar i Arabia Saudyjska, są częstymi celami podróży, coraz więcej miejsc pracy można znaleźć także w Azji Południowo-Wschodniej i na Morzu Północnym.

Budownictwo: duże projekty budowlane często generują oferty pracy dla pracowników FIFO, szczególnie przy budowie infrastruktury, takiej jak mosty, drogi i kompleksy handlowe. Podczas gdy niektóre z tych miejsc pracy są odległe, ośrodki miejskie, takie jak Dubaj i Szanghaj, również potrzebują wykwalifikowanych handlowców i inżynierów.

Usługi inżynieryjne i techniczne: MŚP pracujące w sektorach takich jak energia odnawialna i telekomunikacja często wymagają wykwalifikowanych pracowników, którzy przylatują na miejsce i świadczą usługi techniczne w miejscu pracy. Przykłady potrzebnych specjalistów obejmują inżynierów elektryków, mechaników i konsultantów IT.

Wykorzystanie wielowarstwowych korzyści płynących z pracy FIFO dla MŚP

Dla firm korzystanie z pracy FIFO oferuje kilka korzyści:

• Szersza rekrutacja: będziesz mieć dostęp do szerszej puli pracowników, rekrutując wykwalifikowane osoby z całego kraju, zamiast ograniczać rekrutację do pobliskich miast.
• Wykonalność projektów zdalnych: w przypadku zarządzania projektami w obszarach, w których nie ma lokalnej siły roboczej, dostarczenie własnego zespołu zapewnia realizację projektu zgodnie z planem.
• Elastyczność operacyjna: łatwiej jest skalować operacje w zależności od potrzeb, dostosowując liczbę pracowników w oparciu o zmieniające się harmonogramy i zakres projektów.
• Efektywność kosztowa: eliminując potrzebę budowania stałego zakwaterowania lub relokacji całego zespołu, można zaoszczędzić na kosztach operacyjnych.

Dla pracowników istnieją również korzyści, które należy wziąć pod uwagę.

• Utrzymanie więzi z domem: bez konieczności przeprowadzki pracownicy mogą nadal spędzać czas z przyjaciółmi i rodziną w domu. Jest to również lepsze rozwiązanie dla rodzin, które mogą nie chcieć przeprowadzać się i zmieniać swojego codziennego życia.
• Czas na odzyskanie sił: branże takie jak górnictwo i budownictwo często wymagają ciężkiej pracy, co odbija się na zdrowiu i samopoczuciu. Harmonogram zmian FIFO zapewnia odpowiedni czas na odpoczynek i regenerację między zmianami.

Dostosowując się do tych preferencji pracowników, poprawisz wskaźniki lojalności i utrzymania pracowników, jednocześnie uzyskując dostęp do wykwalifikowanej siły roboczej, której potrzebujesz.

Omówienie wyzwań związanych z FIFO i stawianie im czoła

Oprócz korzyści zarządzanie pracownikami FIFO wiąże się też z pewnymi specyficznymi wyzwaniami.

Złożone planowanie podróży: podczas gdy każdy plan podróży służbowych wymaga koordynacji transportu i zakwaterowania, podróże FIFO mają dodatkowe warstwy złożoności. Będzie trzeba wziąć pod uwagę harmonogramy pracy i ciągłość zespołu, jednocześnie znajdując odpowiednie zakwaterowanie ze wszystkimi wygodami jak domu, często w odległych lokalizacjach.

Ograniczenia budżetowe: koszty operacyjne mogą być wysokie, jeśli nie jest się ostrożnym, ponieważ trzeba zapłacić za zakwaterowanie wykonawcy, jego posiłki, transport i loty.

Dobre samopoczucie i bezpieczeństwo pracowników: długie zmiany, duże obciążenie pracą i czas spędzony z dala od bliskich mogą prowadzić do wypalenia, podczas gdy zakłady przemysłowe wymagają rygorystycznych kontroli zdrowia i bezpieczeństwa.

Podczas planowania podróży FIFO prawdopodobnie napotkasz niektóre z tych wyzwań, ale odpowiednie przygotowania i ostrożność pozwolą sobie z nimi poradzić.

Osiągnięcie właściwej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym: jakie ryzyko dla pracowników niesie ze sobą praca w systemie FIFO?

Praca FIFO, jeśli jest wdrożona ostrożnie, z odpowiednim czasem na odpoczynek w domu, zapewnia idealną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Jednak każdy czas spędzony z dala od domowych wygód może być wyzwaniem dla pracowników. Wielu pracowników FIFO decyduje się na pracę na długich, 12-godzinnych zmianach przez kilka kolejnych dni w zamian za spędzanie większej liczby dni w domu, co daje im niewiele czasu na odpoczynek.

Aby pomóc chronić dobre samopoczucie pracowników i wspierać lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, rozważ zaoferowanie elastycznych warunków pracy, które obejmują odpowiedni czas wolny. Możesz również zapewnić dostęp do zasobów dotyczących zdrowia psychicznego, aplikacji wellness, które zapewniają ćwiczenia fitness i medytację, a także udogodnień pozwalających zadbać o siebie.

Rozpoczynanie procesu planowania podróży FIFO

Aby zapewnić płynną organizację pracy FIFO, musisz zrównoważyć potrzeby pracownika i pracodawcy. Oto kluczowe czynniki do wzięcia pod uwagę w ramach strategii, która pomoże Ci sprostać powyższym wyzwaniom.

Stwórz elastyczny harmonogram FIFO

Harmonogramy FIFO dzielą czas, jaki pracownik spędza w miejscu pracy i w domu. Są projektowane tak, aby zmaksymalizować produktywność w miejscu pracy i czas odpoczynku poza miejscem pracy.

Lista może wyglądać następująco:

• 14/7: dwa tygodnie pracy, jeden tydzień wolnego
• 21/7: trzy tygodnie pracy, jeden tydzień wolnego
• 14/14: dwa tygodnie pracy, dwa tygodnie wolnego
• 28/7: cztery tygodnie pracy, jeden tydzień wolnego

Gdy potrzebny jest dłuższy czas pracy na miejscu, zwykle dotyczy to stanowisk wymagających dłuższego czasu podróży, takich jak morskie platformy wiertnicze. Aby przygotować idealny grafik, weź pod uwagę czas trwania podróży, intensywność pracy na danym stanowisku i standardy branżowe.

Zapoznaj się z przepisami obowiązującymi w danym kraju

Niezależnie od tego, czy organizujesz krajowe czy międzynarodowe podróże FIFO, pamiętaj, że każdy region będzie miał swoje własne zasady. Nie zapomnij sprawdzić takich kwestii jak zobowiązania podatkowe, przepisy BHP w miejscu pracy i wymagania wizowe.

W krajach takich jak Australia, gdzie praca w systemie FIFO jest powszechna, mogą obowiązywać pewne specyficzne przepisy. Na przykład ustawa Western Australia's Work Health and Safety Act 2020 obejmuje kodeksy postępowania dla lepszego zdrowia psychicznego, w tym strategie reagowania i zarządzanie ryzykiem.

Wybierz odpowiednie zakwaterowanie

Wybór odpowiedniego zakwaterowania jest ważny dla powodzenia każdej podróży służbowej, ale w przypadku pracowników, którzy będą często spędzać długie okresy poza domem, jest to szczególnie ważne. Na szczęście na Booking.com for Business są miliony obiektów, co pozwala znaleźć odpowiednie zakwaterowanie dla zespołu. Najważniejsza jest lokalizacja – nie tylko chcesz skrócić do minimum dojazdy zespołu do pracy, ale także potrzebujesz hoteli i apartamentów z szybkim dostępem do głównych węzłów komunikacyjnych.

W odległych miejscach budowy możliwości mogą być ograniczone. Poszukaj dogodnie zlokalizowanych, niestandardowych opcji zakwaterowania, w których są pełne kuchnie, zaplecze rekreacyjne i ciche przestrzenie do relaksu.

Na obszarach podmiejskich i miejskich będziesz mieć większy wybór, w tym apartamenty z obsługą. Można je wynająć na tydzień lub miesiąc, dopasowując okres do dłuższych projektów, i są w pełni wyposażone w kuchnie, Wi-Fi i oddzielne kwatery mieszkalne. Wiele z nich oferuje również usługi podobne do hotelowych, w tym sprzątanie i siłownie.

Utrzymuj koszty w budżecie

Zarządzanie podróżami FIFO wymaga zachowania delikatnej równowagi między zaspokajaniem potrzeb pracowników a mieszczeniem się w budżecie.

Jeśli Twój zespół lata tam i z powrotem co kilka tygodni, możesz sobie wyobrazić, że koszty przelotu mogą szybko dać sporą sumę. Co więcej, typowe wydatki na podróże służbowe obejmują transfery naziemne, posiłki i zajęcia rekreacyjne związane z budowaniem zespołu. Przeanalizowanie ich z wyprzedzeniem z uwzględnieniem danych z poprzednich projektów pomoże ci opracować bardziej realistyczny budżet. Następnie skorzystaj z rozwiązań takich jak Booking.com for Business, aby porównać ceny wynajmu samochodów, wynajmu obiektów i lotów służbowych na jednej platformie, stosując ograniczenia kosztów dla zachowania lepszej zgodności z zasadami.

Twoja firma będzie również musiała bardzo jasno określić zasady dotyczące wydatków na podróże. Przygotuj listę zatwierdzonych i niezatwierdzonych wydatków wraz z konkretnymi przykładami i zatwierdzonymi dostawcami. ‍

Zapewnij wsparcie dla podróżujących pracowników FIFO

Planowanie podróży FIFO nie kończy się na rezerwacji lotów i zakwaterowania. W ramach należytej staranności ważne jest stworzenie firmowej sieci wsparcia, która dostrzega trudności związane ze spędzaniem dłuższych okresów poza domem. Jak taka sieć wygląda w praktyce?

Inicjatywy odnowy biologicznej: dbaj o kondycję i zdrowie podróżujących pracowników, zapewniając im dostęp do zdrowych posiłków, siłowni na miejscu i sportów rekreacyjnych.

Zasoby dotyczące zdrowia psychicznego: zapewniaj pracownikom FIFO zestaw narzędzi, z których mogą korzystać w celu uzyskania wsparcia w zakresie zdrowia emocjonalnego i psychicznego. Może to obejmować wirtualne lub osobiste doradztwo, programy wsparcia od innych współpracowników i dostęp do aplikacji poświęconych zdrowiu psychicznemu, takich jak Headspace i Betterhelp.

Elastyczny harmonogram: jeśli to możliwe, pozwól pracownikom FIFO na tworzenie własnych grafików. Niektórzy mogą preferować pracę na dłuższych zmianach, jeśli oznacza to spędzanie większej liczby dni w domu, podczas gdy inni woleliby krótsze zmiany z większą ilością czasu na relaks, gdy są na miejscu.

Dwukierunkowa komunikacja: zachęcaj do regularnych spotkań z działem kadr, menedżerami i członkami rodziny, aby utrzymać otwarte linie komunikacji, gdy pracownicy są poza domem.

Korzystanie z Booking.com for Business do zarządzania logistyką podróży FIFO

Złożonością podróży FIFO najlepiej zarządzać za pomocą technologii. Dzięki Booking.com for Business będziesz w stanie uzyskać pełny wgląd w rezerwacje, zapewniając jednocześnie zgodność z zasadami. Dokonuj rezerwacji, przeglądaj je i zarządzaj planami podróży z poziomu jednej platformy, jednocześnie korzystając z monitorowania lokalizacji w czasie rzeczywistym dzięki usłudze Traxo i usprawnionego zarządzania wydatkami na podróże dzięki aplikacji Expensify. Dzięki standaryzacji i automatyzacji planów za pomocą rozwiązań podróżnych dla MŚP Twój zespół będzie mógł cieszyć się płynniejszą obsługą i wsparciem. ## Wnioski: podróże FIFO a Twoja firma

Sukces zarządzania podróżami FIFO zależy od wspierania zespołu na każdym kroku. Będzie trzeba znaleźć dla niego najlepsze zakwaterowanie, aby pomóc mu funkcjonować na miejscu, jednocześnie spełniając potrzeby związane z dobrym samopoczuciem i przestrzegając lokalnych przepisów.

W ostatecznym rozrachunku możliwości pracy FIFO zapewniają liczne korzyści dla firm i ich pracowników. Podczas gdy pracownicy cieszą się możliwością odkrywania nowych miejsc dzięki elastycznemu harmonogramowi i płatnym dodatkom, firmy korzystają z szerokiej puli osób chętnych do pracy w odległych lokalizacjach – a wszystko to bez konieczności stałej relokacji.