Czego szukają podróżujący służbowo w wydarzeniach firmowych w 2025 roku

Czy Twoje wydarzenia biznesowe spełniają pragnienia i potrzeby osób, które współcześnie podróżują służbowo? Jeśli nie, teraz jest świetny moment, aby zmienić swoje podejście do planowania. Oczekuje się, że rynek branży eventowej osiągnie wartość 2,5 biliona dolarów do 2035 r., co roku odnotowując skumulowaną roczną stopę wzrostu w wysokości 6,8%. Temu zwiększonemu wzrostowi towarzyszy silniejsza konkurencja, jak więc sprawić, by Twoje wydarzenia były warte odwiedzenia?

Od 2025 r. podróże i wydarzenia firmowe cechują się zrównoważonym rozwojem, personalizacją opartą na sztucznej inteligencji i innowacyjnymi doświadczeniami. Technologia jest podstawą nowoczesnych podróży służbowych i to samo dotyczy planowania wydarzeń. Pomyśl o interaktywnych funkcjach na targach biznesowych, stoiskach z rzeczywistością wirtualną podczas premier produktów i rozrywce transmitowanej na żywo w trakcie konferencji hybrydowych.

Nie zapominaj jednak o ludzkim aspekcie. Sukces Twojego wydarzenia zależy również od ogólnych wrażeń uczestników. Czy Twoja lokalizacja jest łatwo dostępna i przystosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami? Czy rozważasz opcje zakwaterowania w pobliżu lub udogodnienia, których uczestnicy będą potrzebować? W tym wpisie przyjrzymy się wszystkim kluczowym obszarom, które musisz wziąć pod uwagę, aby Twoje wydarzenie biznesowe odniosło sukces.

Trend 1. Personalizacja pod kątem uczestników oparta na danych

Jeśli istnieje jeden trend, który podsumowuje stan zarządzania wydarzeniami firmowymi w 2025 roku, to jest to personalizacja. Współcześni podróżujący służbowo oczekują od wydarzeń czegoś więcej niż tylko typowego, uniwersalnego przebiegu. Do tego 77% klientów B2B zgłasza, że chętniej zaangażują się we współpracę, gdy zaoferowane im wrażenia będą spersonalizowane.

Aby zaspokoić ich potrzeby, oprzyj się na danych. Za pomocą oprogramowania do zarządzania wydarzeniami firmowymi, analiz i algorytmów możesz dostarczać niestandardowe treści, które będą współgrać z preferencjami podróżujących.

Jak to wygląda w praktyce?

• Spersonalizowane treści poprzedzające wydarzenie, w tym szczegóły lotu, rekomendacje hoteli oraz wskazówki dotyczące podróży oparte na lokalizacji i zainteresowaniach użytkownika.
• Dostosowane rekomendacje dotyczące agendy oparte na wcześniejszych zachowaniach i bieżącym zaangażowaniu.
• Rekomendacje dotyczące networkingu, które dopasowują uczestników o podobnych celach biznesowych.

Ponieważ 61% firm z branży technologii eventowej wykorzystuje obecnie funkcje oparte na sztucznej inteligencji, kluczem do sukcesu są aktualnie dostępne aplikacje do planowania podróży i wydarzeń.

• Na przykład aplikacja CrowdComms dla uczestników zapewnia aktualizacje harmonogramu w czasie rzeczywistym, sugestie dotyczące networkingu, rezerwacje spotkań w aplikacji, ankiety na żywo i interaktywne mapy.
• Jeśli planujesz duże targi lub konferencję B2B, Bizzabo stanowi mobilne centrum informacyjne dla uczestników. Podróżujący służbowo mogą uczestniczyć w kanałach czatu na żywo, na bieżąco brać udział w ankietach i wchodzić w interakcję z dostosowywalną agendą.
• Za pomocą narzędzi do planowania podróży i zarządzania nimi, takich jak Booking.com for Business, możesz filtrować zakwaterowanie według rodzaju, lokalizacji i udogodnień, aby dopasować je do indywidualnych potrzeb każdego podróżującego służbowo. Dodatkowo dzięki opcjom wyszukiwania lotów i wynajmu samochodów możesz zorganizować wszystko w jednym miejscu.

Trend 2. Hybrydowe doświadczenia łączące świat fizyczny i cyfrowy

Lata pandemii sprawiły, że menedżerowie wydarzeń firmowych i podróżujący służbowo z konieczności obyli się z technologią, a spotkania wirtualne stały się nowym standardem. Teraz, gdy wydarzenia z osobistym udziałem powróciły, wiele osób nadal korzysta z tych narzędzi do konferencji zdalnych, aby oferować innowacyjne wydarzenia hybrydowe. Trzy czwarte (74,5% planistów wydarzeń) uważa, że wydarzenia hybrydowe nie straciły na znaczeniu i są cenione za swoją elastyczność.

Łącząc wydarzenia na miejscu z uczestnictwem cyfrowym, firmy mogą otworzyć się na szeroką, globalną publiczność. Model hybrydowy sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku wprowadzania na rynek nowych produktów, gdy liczą się jak największa widoczność i zasięg. Przykładami takiego podejścia mogą być:

• Prezentacje transmitowane na żywo.
• Interaktywne stoiska wirtualnej rzeczywistości w lokalizacjach poza siedzibą firmy.
• Treści na żądanie dla wirtualnych uczestników.

Podróżujący służbowo czerpią korzyści z osobistego networkingu, ale mogą również dzielić się treściami i doświadczeniami z członkami zespołu po powrocie do domu. Mobilne aplikacje eventowe ułatwiają interakcje w czasie rzeczywistym, a także sesje w mniejszych grupach z udziałem publiczności uczestniczącej osobiście i wirtualnie, które sprzyjają interakcji.

Trend 3. Wzrost popularności regionalnych mikrowydarzeń

Rosnącym trendem w 2025 roku jest odejście od dużych zgromadzeń na rzecz mniejszych, bardziej kameralnych spotkań. Według badań firmy Eventbrite 63% organizatorów przewiduje zwiększony popyt na te mikrowydarzenia, podczas gdy ankieta Cvent’s Pulse Survey pokazała, że 58% planistów spodziewało się ograniczania listy gości do 100 uczestników.

Idzie to w parze z tendencją do personalizacji. Małe grupy sprawiają, że podróżujący służbowo mają szansę na zaangażowanie się, a ich głos jest słyszalny.

Planując kolejne wydarzenie firmowe, rozważ podzielenie go na mikrospotkania odbywane w kilku regionach. Ten rodzaj wydarzenia jest nie tylko bardziej zrównoważony i wygodny dla podróżujących służbowo, którzy nie muszą pokonywać dużych odległości, aby wziąć udział, ale także sprzyja bardziej osobistym, wartościowym i głębszym więziom między uczestnikami.

Trend 4. Znaczenie zrównoważonego rozwoju

Ponieważ ponad połowa (54%) profesjonalistów zajmujących się spotkaniami twierdzi, że zrównoważony rozwój ma wysoki priorytet, branża eventowa jest teraz bardziej ekologiczna niż kiedykolwiek. Oto kilka strategii, które można włączyć do procesu planowania, aby zorganizować bardziej zrównoważone i udane wydarzenia biznesowe.

• Szukaj sal konferencyjnych i hoteli z energooszczędnym oświetleniem, wyposażeniem do recyklingu i odnawialnymi źródłami energii.
• Zachęcaj podróżujących służbowo do korzystania z bardziej zrównoważonych opcji transportu.
• Przed wydarzeniem udostępnij informacje o usługach współdzielenia przejazdów, transporcie publicznym i trasach rowerowych.
• Zmniejsz ilość odpadów dzięki materiałom informacyjnym dostępnym wyłącznie w formie cyfrowej.
• Uwzględnij w swoim budżecie koszt programów kompensacji emisji dwutlenku węgla.
• Współpracuj ze zrównoważonymi dostawcami, w tym z firmami cateringowymi, które wybierają sezonowe, roślinne i lokalne składniki.

Trend 5. Wciągająca rozrywka i opowiadanie historii

Dzisiejsi podróżujący służbowo, którzy są obeznani z mediami, oczekują czegoś świeżego i nowego. 83% planistów informuje, że usługi rozrywkowe mają kluczowe znaczenie dla sukcesu wydarzenia. Marki mogą wykorzystywać interaktywne technologie do opowiadania historii, jednocześnie wzmacniając zaangażowanie. Na targach biznesowych i premierach produktów spróbuj zaoferować wciągające, oparte na technologii funkcje.

• Doświadczenia sensoryczne obejmują instalacje artystyczne na żywo, cyfrowe murale, interaktywne pokazy świetlne i pejzaże dźwiękowe 360 stopni.
• Wyzwania i gry grupowe zachęcają do budowania zespołu dzięki narzędziom takim jak konkursy z rankingiem, pokoje zagadek i zadania zespołowe.
• Rzeczywistość rozszerzona umożliwia uczestnikom testowanie nowych produktów na targach i premierach.

Trend 6. Zdrowie i dobre samopoczucie pozostają w centrum uwagi

Dobre samopoczucie to ważny trend w podróżach służbowych. Aby zaspokoić preferencje podróżujących, dobrym pomysłem jest włączenie inicjatyw związanych z dobrym samopoczuciem do planowania wydarzeń firmowych. Rozważ wdrożenie następujących elementów podczas wszelkich wydarzeń, od wyjazdów służbowych po konferencje i seminaria:

• Zajęcia mindfulness, takie jak medytacja z przewodnikiem i kąpiele dźwiękowe, poprawiają koncentrację i dają uczestnikom możliwość odetchnięcia w gorączkowym czasie podróży.
• Przerwy na odnowę biologiczną dodają łagodny ruch i redukcję stresu do napiętych harmonogramów. Spróbuj zaoferować sesje relaksacyjne w postaci kąpieli leśnych, warsztatów kreatywnych i jogi o wschodzie słońca.
• Zdrowy catering obejmuje lekkie, świeże posiłki, które spełniają różnorodne potrzeby dietetyczne, dzięki czemu będziesz w stanie lepiej dopasować się do preferencji podróżujących służbowo, jednocześnie utrzymując wysoki poziom energii.

Jak zorganizować wydarzenie firmowe, które jest dostępne dla osób z niepełnosprawnościami i inkluzywne?

Aby wszyscy podróżujący uczestnicy czuli się komfortowo, inkluzywność jest kluczowym elementem organizacji każdego wydarzenia w 2025 roku. Oto o czym należy pamiętać.

Przed wydarzeniem

Proces zarządzania podróżami na wydarzenia firmowe powinien uwzględniać najnowsze wytyczne dotyczące dostępności w zależności od lokalizacji. Kluczowym aspektem każdego wydarzenia jest, aby zapewnić zgodność i satysfakcję uczestników.

Przykładami mogą być amerykańska ustawa o osobach z niepełnosprawnościami (Americans with Disabilities Act, ADA) oraz wytyczne dotyczące dostępności treści internetowych (Web Content Accessibility Guidelines, WCAG), a także Europejski Akt o Dostępności (European Accessibility Act, EAA), który wprowadza nowe wytyczne od czerwca 2025 r. Dzięki nim wszystkie usługi, w tym platformy cyfrowe i aplikacje mobilne, z których możesz korzystać podczas wydarzenia, są w pełni inkluzywne i dostępne.

Inne kwestie do rozważenia to:

• Oferowanie informacji i aktualizacji w przystępnych formatach (alfabet Braille'a, duży druk, dźwięk).
• Zapewnienie zgodności z czytnikami ekranu każdej dostarczanej witryny i aplikacji oraz wszystkich dostarczanych multimediów.
• Upewnienie się, że wybrane przez Ciebie miejsce ma odpowiednie udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami, zarówno widocznymi, jak i niewidocznymi.
• Analiza danych dotyczących uczestników w celu upewnienia się, że masz personel, sprzęt lub plany awaryjne, aby przyjąć wszystkich, niezależnie od tego, czy uczestnicy podali informacje o dodatkowych potrzebach na Twoją prośbę, czy z własnej inicjatywy.

W trakcie wydarzenia

Podczas wydarzenia chcesz mieć pewność, że uczestnicy czują się wspierani. Zadbaj o wyraźne oznaczenie obszarów, aby ułatwić nawigację, i jasne wskazówki dotyczące tego, gdzie szukać pomocy, jeśli będzie potrzebna. Jeśli Twój obiekt jest urządzony w taki sposób, że osoby na wózkach inwalidzkich lub mające problemy z poruszaniem się mogą potrzebować osobnego wejścia, zadbaj o osobę, która będzie mogła służyć pomocą.

Osoba odpowiedzialna za ułatwienia dostępu to fantastyczny pomysł na każde wydarzenie, dlatego rozważ wdrożenie kogoś ze swojego zespołu do pełnienia tej roli w tym dniu. Może to oznaczać pomaganie osobom z dodatkowymi potrzebami w wygodnym dotarciu do wydzielonej części z siedzeniami lub kierowanie innych do cichych miejsc, jeśli zaczną czuć się przytłoczone. Jest to rola, która prawdopodobnie zostanie bardzo doceniona przez tych, którzy jej potrzebują.

Po wydarzeniu

Wiedza to potęga, dlatego zawsze warto wysłać ankietę z pytaniem, jak Ci poszło, aby wiedzieć, co poprawić następnym razem. Jeśli, w najgorszym przypadku, coś poszło nie tak, trzeba również spróbować naprawić szkody tak szybko, jak to możliwe. Brak odpowiedzialności społecznej może natychmiast kosztować firmę 25% klientów. Jeśli zaś wszystko poszło dobrze, doceń wszystkich, dzięki którym było to możliwe, zrób świetne zdjęcia do mediów społecznościowych, podziel się pozytywnymi opiniami i zacznij wzbudzać zainteresowanie swoim kolejnym wydarzeniem.

Co sprawia, że lokalizacja jest idealna na wydarzenia firmowe w 2025 roku?

Dla delegatów na konferencje miejsce docelowe to czynnik nr 2 przy podejmowaniu decyzji o uczestnictwie, obok możliwości networkingu, kosztów i oczekiwań zawodowych. Dlatego dobór właściwej lokalizacji jest tak ważny. Może to być trudne dla planistów wydarzeń, ponieważ trzeba upewnić się, że każda preferowana lokalizacja jest zgodna z wytycznymi Twoich programów podróży służbowych, ale na tym właśnie polega

zarządzanie podróżami na wydarzenia firmowe. A w 2025 roku oznacza to myślenie nie tylko o udogodnieniach i dostępności, ale także o trendach, o których wspomnieliśmy wcześniej, takich jak zrównoważony rozwój, technologia i dobre samopoczucie.

Rozpocznij planowanie podróży na wydarzenie firmowe od wybrania idealnego miejsca docelowego, mając na uwadze swoją główną grupę odbiorców. W przypadku podróży służbowych czynniki takie jak infrastruktura i ułatwienia dostępu będą ważniejsze niż w przypadku wypoczynku.

• Czy do miejsca docelowego można łatwo dostać się samolotem, samochodem lub koleją?
• Czy w okolicy jest wystarczająco dużo miejsc zakwaterowania, aby zaspokoić potrzeby wszystkich uczestników? Booking.com for Business to kluczowe narzędzie, które pomoże Ci się tego dowiedzieć.
• Czy w mieście jest niezawodny transport publiczny?
• Czy infrastruktura wspiera spotkania i wydarzenia oraz oferuje wielofunkcyjne przestrzenie eventowe?
• Czy istnieje duży wybór restauracji spełniających wymagania dietetyczne podróżujących?
• Czy są dostępne zajęcia rozrywkowe i kulturalne, które przyciągną osoby w podróży typu bleisure?
• Czy miejsce docelowe oferuje zachęty podatkowe i elastyczne opcje cenowe?
• Czy obowiązują jakieś restrykcyjne wymogi wizowe, które utrudniałyby przyjazd delegatom?

Następnie przyjrzyj się dostępnym obiektom. Tradycyjne opcje obejmują dedykowane centra konferencyjne na wystawy biznesowe oraz hotele na spotkania zespołowe i wyjazdy integracyjne. W przypadku premier produktów i interaktywnych warsztatów lepsze mogą być mniej typowe obiekty, takie jak sale koncertowe, a nawet muzea.

• Czy obiekt jest położony centralnie, jest dobrze skomunikowany i jest blisko lotniska?
• Czy na miejscu jest parking?
• Czy w obiekcie są ułatwienia dostępu, w tym bezstopniowy dostęp i windy, oraz czy obiekt jest inkluzywny?
• Czy obiekt ma wystarczającą pojemność dla Twoich gości?
• Czy obiekt ma elastyczny układ z audytoriami, pokojami do odpoczynku i salonami do networkingu?
• Czy catering może być udostępniany na miejscu?
• Czy w obiekcie jest dobre wyposażenie audiowizualne oraz wsparcie pomocne w rozwiązywaniu problemów technicznych?
• Czy obiekt jest zrównoważony dzięki zasadom redukcji odpadów i odnawialnym źródłom energii?
• Czy środki do zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy są zgodne ze wszystkimi standardami branżowymi?

Co sprawia, że warto wziąć udział w wydarzeniu firmowym w 2025 roku?

Udane wydarzenia biznesowe w 2025 r. są napędzane przez połączenie innowacji technologicznych, zrównoważonego rozwoju i personalizacji. Są interaktywne oraz pełne treści i wykorzystują narzędzia multimedialne, które prowadzą uczestników przez starannie dostosowane harmonogramy.

Ale poza tymi najważniejszymi trendami ważna jest optymalizacja całości wrażeń z podróży służbowych, od rezerwacji po uczestnictwo. Booking.com for Business może Ci w tym pomóc, ułatwiając planowanie i rezerwowanie zakwaterowania, lotów i wynajmu samochodów.

Wydarzenia firmowe, w których warto uczestniczyć, odbywają się w atrakcyjnych miejscach docelowych i wyjątkowych obiektach, które zachęcają do eksploracji. Są w nich również wysokiej jakości udogodnienia, w tym jedzenie, rozrywka i wyposażenie wellness.

Technologia odgrywa ważną rolę w tworzeniu usprawnionego, przyjaznego dla użytkownika doświadczenia, od rejestracji po koszty i ich zwrot. Aby lepiej zaspokoić potrzeby podróżujących służbowo, możesz skorzystać z mobilnych aplikacji eventowych, a także kompleksowych rozwiązań do zarządzania podróżami, takich jak Booking.com for Business. Dzięki szerokiemu wyborowi lotów biznesowych i hoteli, podróżujący służbowo znajdą najwygodniejsze opcje zarządzania swoją podróżą.