Opanowanie zarządzania ogonem zakupowym może zaoszczędzić czas, poprawić produktywność i obniżyć koszty podróży służbowych.
Jazda Uberem tutaj, kawa ze współpracownikami tam… Podróże biznesowe wiążą się z różnymi małymi transakcjami, które trzeba rozliczyć. Tego rodzaju wydatki ad-hoc są zbiorczo określane terminem „ogon zakupowy”.
Chociaż te koszty podróży służbowych mogą wydawać się mało istotne, po zsumowaniu z pewnością nie są małe. Niewielkie wydatki podczas podróży mogą dotyczyć wielu dostawców i często nie są objęte zasadami. Bez dobrego systemu zarządzania ogonem zakupowym takie wydatki zwiększają obciążenie administracyjne i mogą mieć wpływ na wyniki firmy.
Poniżej przyjrzymy się bliżej wyzwaniom, jakie stwarza słabo zarządzany ogon wydatkowy, oraz przedstawimy rozwiązania dotyczące radzenia sobie z takim ogonem i najlepsze praktyki, które warto wdrożyć. Dzięki stworzeniu skutecznego systemu monitorowania uzyskasz wyraźniejszy wgląd w małe, ukryte koszty podróży, które w przeciwnym razie mogłyby rozsadzić budżet.
Ogon zakupowy odnosi się do dużej liczby zakupów o niskiej wartości dokonywanych w trakcie podróży służbowej.
Ogon zakupowy zwykle obejmuje:
Zjawisko to jest zgodne z tzw. zasadą Pareto, czyli regułą 80/20. Mówi ona, że 80% wydatków na podróże służbowe będzie ponoszonych u 20% dostawców, takich jak linie lotnicze i grupy hotelowe zatwierdzone w zasadach dotyczących podróży w firmie.
Zostawia to 20% całkowitych wydatków, które są dokonywane u 80% dostawców. Chociaż całkowite wydatki są stosunkowo niskie, liczba transakcji i dostawców jest wysoka, tworząc długi, rosnący ogon wydatków.
Oprócz rozciągania się na dużą liczbę dostawców ogon zakupowy obejmuje różne działy i kategorie.
Podróże służbowe ze swojej natury wiążą się wieloma drobnymi, jednorazowymi wydatkami, które przyczyniają się do powstania ogólnego ogona zakupowego. Podróżujący pracownicy często dokonują tych zakupów ze względu na potrzeby w ostatniej chwili i wygodę. Przykłady to:
Te niewielkie koszty, o niewielkiej wartości, ale dużej częstotliwości, szybko się kumulują, jeśli nie ma się systemu do ich monitorowania.
Bez odpowiednich rozwiązań w zakresie zarządzania ogonem zakupowym małe, ale liczne transakcje mogą wymknąć się spod kontroli.
Głównym wyzwaniem jest ograniczona widoczność danych. Ponieważ podróżujący służbowo robią zakupy w drodze, używają do tego różnych platform i dostawców, co utrudnia monitorowanie wydatków. Małe zakupy nie zawsze są prawidłowo rejestrowane, przez co Twoja firma ma mniej danych do wykorzystania przy optymalizacji kosztów podróży.
Jeśli pracownik spieszy się na połączenie lotnicze lub ma do czynienia z odwołaniem rezerwacji hotelowej, przestrzeganie zasad firmy może nie być dla niego najważniejsze. W takich przypadkach pracownicy decydują się na szybszy, wygodniejszy zakup. To utrudnia kontrolę kosztów w ramach zasad, co prowadzi do nieefektywnych wydatków.
Ogon zakupowy skutkuje serią drobnych faktur i rachunków o niskiej wartości, którymi trzeba się zająć. Bez zautomatyzowanego systemu zarządzania wydatkami ich zatwierdzanie, rejestrowanie i zwrot kosztów są czasochłonne.
Aby sprostać powyższym wyzwaniom, zarządzanie ogonem zakupowym koncentruje się na monitorowaniu, kategoryzowaniu i kontrolowaniu tych częstych, drobnych zakupów w celu zwiększenia ich widoczności. Dzięki większej widoczności Twoja firma będzie w stanie lepiej ograniczyć koszty i przyspieszyć obsługę administracyjną. Korzyści jest wiele.
Skuteczne rozwiązanie do zarządzania ogonem zakupowym konsoliduje dostawców. Na przykład korzystanie z rozwiązania takiego jak Booking.com for Business daje podróżującym służbowo dostęp do szerokiej gamy zakwaterowania, lotów i samochodów na wynajem na jednej samoobsługowej platformie. Ten przegląd poprawia możliwości monitorowania wydatków. Dzięki ustalonym budżetom pracownicy mogą upewnić się, że ich preferencje znajdują się w zatwierdzonych granicach.
Zdobywaj zniżki Genius do 20% i nagrody, takie jak bezpłatne śniadania i podwyższenie standardu pokoju
Monitorowanie i konsolidacja ogona zakupowego zmniejsza ryzyko sięgnięcia po dostawców niezgodnych z zasadami. Egzekwowanie zasad jest łatwiejsze, a pracownicy są mniej narażeni na dokonywanie drobnych, nieautoryzowanych zakupów. Jednocześnie zautomatyzowane rozwiązania do zarządzania ogonem zakupowym potrafią wychwytywać i rejestrować w czasie rzeczywistym małe transakcje, na przykład zakupy biletów komunikacyjnych, za pomocą takich narzędzi jak cyfrowe skanery rachunków.
Dzięki większej widoczności transakcji związanych z podróżami służbowymi skuteczna strategia zarządzania ogonem zakupowym pomaga zapobiegać oszustwom przy jednoczesnym kontrolowaniu wydatków. Zachęcanie pracowników do przestrzegania obowiązujących zasad wspiera dochowywanie należytej staranności, jednocześnie zmniejszając liczbę tzw. „dzikich zakupów”.
Rozszerzaj pierwotną analizę dzięki większej kontroli nad wydatkami pracowników podczas podróży służbowych. Tworząc swoje zasady dotyczące podróży służbowych, konkretnie opisuj zatwierdzone koszty podróży służbowych.
Skonfiguruj wytyczne dotyczące rezerwacji dla Twojego zespołu, limity wydatków i dane kontaktowe za pomocą tego prostego narzędzia online.
Jednym ze sposobów na określenie jasnych oczekiwań dotyczących wydatków podróżujących służbowo jest ustawienie stałego limitu dziennego. Ten dzienny limit obejmuje wydatki w podróży, które zazwyczaj składają się na ogon zakupowy, w tym takie rzeczy jak posiłki, zakwaterowanie i koszty dodatkowe. Limity dzienne eliminują potrzebę przedstawiania szczegółowych rachunków za każdy drobny koszt.
Wytyczne są proponowane przez organizacje rządowe, takie jak HMRC w Zjednoczonym Królestwie i General Services Administration (GSA) w Stanach Zjednoczonych, chociaż stawki są ostatecznie zależne od zasad firmy.
Inną strategią jest wydanie zatwierdzonych kart zakupowych na drobne wydatki. Automatycznie rejestrują one szczegóły transakcji, upraszczając proces zamawiania i rozwiązując problem widoczności płatności dla zespołów finansowych.
Karty wirtualne na podróże służbowe stanowią idealny sposób na uproszczenie zarządzania wydatkami. Menedżerowie ds. finansów mogą skonfigurować oddzielne karty dla każdej kategorii wydatków i ustalonego budżetu, ustawiając limity dzienne w celu utrzymania kontroli nad wydatkami. Brak fizycznej karty to mniejsze ryzyko oszustw związanych z płatnościami, a dzięki udostępnianiu transakcji w czasie rzeczywistym zarówno menedżerowie ds. podróży, jak i podróżujący są informowani o osiągnięciu limitu.
Najlepszą praktyką jest uczynienie raportowania wydatków i zwrotu kosztów możliwie najbardziej przyjaznymi dla podróżujących pracowników. Dziś oznacza to połączenia automatyzacji i aplikacji. Jednym z historycznych wyzwań w zarządzaniu ogonem zakupowym był ręczny proces przepisywania licznych rachunków do raportów wydatków, co często prowadziło do błędów i utraty produktywności. Zamiast tego używaj aplikacji do skanowania dokumentów. Pozwalają one podróżującym służbowo zrobić zdjęcie rachunku, przesłać je do centralnego systemu i otrzymać automatyczne zatwierdzenie.
Aby przejąć kontrolę nad gonem zakupowym firmy, musisz go najpierw przeanalizować. Analiza ogona zakupowego polega na zebraniu punktów danych z wcześniejszych podróży, aby dowiedzieć się, jak, gdzie i dlaczego podróżujący pracownicy wydają pieniądze. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby zmaksymalizować korzyści z takiej analizy.
Określ ramy czasowe analizy, takie jak ostatni kwartał lub rok budżetowy. Następnie możesz zebrać dane z raportów o wydatkach na podróże służbowe, dane zobowiązań oraz dane z platform rezerwacyjnych, aby utworzyć przegląd ogona zakupowego związanego z podróżami.
Podział transakcji na kategorie pomaga określić typowe obszary wydatków. Chociaż często obejmuje to takie rzeczy jak posiłki, transport lądowy, koszty dodatkowe i opłacanie rozrywki klientom, w celu przeprowadzenia najbardziej dokładnej analizy należy dostosować kategorie do aktywności firmy w zakresie podróży.
Oprócz sprawdzenia rodzajów wydatków, za które płacą Twoi podróżujący służbowo, należy również sprawdzić, gdzie pieniądze są wydawane. Czy podróżujący dokonują u dostawców małych zakupów, które można skonsolidować?
Kolejnym ważnym krokiem każdej analizy ogona zakupowego jest określenie, jak najlepiej przechowywać i udostępniać te informacje. Na tym etapie zaleca się korzystanie z oprogramowania do oczyszczania, wyodrębnienia i zgłaszania danych w czystym, udostępnianym formacie panelu. Dzięki jasnym raportom wyjściowym wszyscy interesariusze zyskują lepszy wgląd w ogon zakupowy, co otwiera możliwości obniżania kosztów.
Z biegiem czasu możesz używać metryk ilościowych, aby określać, jak dobrze działa program zarządzania ogonem zakupowym. Obejmuje to odpowiednie wskaźniki KPI, takie jak koszty na transakcję, uzyskane oszczędności i wskaźniki zgodności z zasadami platformy rezerwacyjnej. Porównaj poprawę produktywności z tymi wskaźnikami kosztów i zgodności, takimi jak czas przetwarzania faktur.
Jak w przypadku każdej strategii biznesowej, sukces zarządzania ogonem wydatkowym zależy od szkolenia i komunikacji. Przed uruchomieniem narzędzi cyfrowych w celu zwiększenia produktywności i zgodności z zasadami upewnij się, że są one przyjazne dla użytkownika, i wyjaśnij korzyści zarówno podróżującym służbowo, jak i zespołom finansowym.
Narzędzia cyfrowe to najskuteczniejszy sposób zarządzania ogonem zakupowym w czasie rzeczywistym. Według badania Boston Consulting Group firmy korzystające z rozwiązań cyfrowych do aktywnego zarządzania ogonem zakupowym mogą obniżyć roczne wydatki o 5% do 10%.
Ręczne agregowanie i organizowanie danych ogona zakupowego dla wszystkich podróży służbowych jest procesem czasochłonnym i podatnym na błędy ludzkie. Dzięki najlepszemu oprogramowaniu do zarządzania wydatkami możesz usprawnić wszystkie aspekty zarządzania podróżami i wydatkami.
Oto kilka cech, na które należy zwrócić uwagę podczas porównywania rozwiązań do zarządzania ogonem zakupowym.
Narzędzia takie jak Expensify importują wydatki na podróże służbowe z firmowych kard kredytowych, aby automatycznie generować raporty ogona zakupowego, i mają funkcję optycznego rozpoznawania znaków, aby skanować rachunki w podróży.
Jednym z najlepszych sposobów zarządzania ogonem zakupowym związanym z podróżami służbowymi jest standaryzacja procesu rezerwacji. Dzięki Booking.com for Business podróżujący służbowo mogą rezerwować własne plany podróży i zarządzać nimi. Uzyskaj najlepsze ceny na hotele biznesowe, loty i wynajem samochodów firmowych, wszystko na zatwierdzonej, centralnej platformie. Dzięki uproszczonemu nadzorowi nad wydatkami podróżujących będziesz w stanie lepiej identyfikować wzorce i możliwości oszczędzania.
Zastanawiasz się, ile możesz zaoszczędzić dzięki naszemu rozwiązaniu do zarządzania podróżami służbowymi? Wypróbuj nasz kalkulator oszczędności, aby dowiedzieć się tego, odpowiadając na zaledwie siedem pytań.
Odizolowane zakupy z ogona zakupowego mogą wyglądać na drobne i nieistotne. Poranne latte i bilet na autobus mogą nie wydawać się warte monitorowania jako koszt podróży służbowej. Ale z biegiem czasu małe zakupy osiągają rozmiar dużej puli niedokumentowanych wydatków, co może być prawdziwym problemem dla księgowości. A w przypadku podróży służbowych ogon zakupowy może również oznaczać utratę potencjalnych oszczędności, gdy pracownicy rezerwują poza zatwierdzonymi platformami.
Dlatego zarządzanie ogonem zakupowym jest tak ważne dla firm każdej wielkości. Dzięki połączeniu oprogramowania do zarządzania wydatkami, aplikacji do monitorowania wydatków, narzędzi do analizy danych i platform do zarządzania podróżami zyskasz pełną widoczność ogona zakupowego.
Podróż służbowa obejmuje szereg małych, częstych transakcji inicjowanych przez pracowników. Podczas podróży służbowych pracownicy będą musieli podejmować decyzje zakupowe pod presją czasu, co wykracza poza zwykłe wzorce wydatków. Te rodzaje transakcji o małej wartości i dużej częstotliwości znacząco przyczyniają się do wydatków firmy.
Przykłady wydatków na podróże służbowe obejmują wspólne przejazdy, taksówki zarezerwowane bezpośrednio przez pracowników, wydatki na rozrywkę i posiłki. Koszty dodatkowe, takie jak przekąski na lotnisku, napoje i nieplanowane noce w obiektach noclegowych również powiększają ogon zakupowy, podobnie jak opłaty dodatkowe, takie jak za bagaż i Wi-Fi.
Aby uzyskać kontrolę nad ogonem zakupowym związanym z podróżami służbowymi, firmy muszą najpierw zidentyfikować, skąd on się bierze. Dzięki analizie danych będziesz w stanie określić, gdzie Twoi podróżujący służbowo wydają pieniądze, szukając sposobów na ustrukturyzowanie tych sytuacji za pomocą zasad. Dodatkowe strategie obejmują korzystanie z oprogramowania do zarządzania wydatkami, wydawanie kart płatniczych, które monitorują wydatki w czasie rzeczywistym, oraz dostarczanie aplikacji do skanowania rachunków.
Podróż służbowa może być droga. Tańsze podróże służbowe wymagają wysiłku ze strony wszystkich pracow...
Zautomatyzuj swoje systemy dzięki naszemu przewodnikowi po najlepszym oprogramowaniu do zarządzania...
Od opłat za bagaż po roaming – dowiedz się, jak uniknąć typowych ukrytych kosztów podróży podczas pl...
