Podróże stanowią istotny element działalności wielu firm w różnych branżach i często bywają kosztownym przedsięwzięciem. W celu złagodzenia obciążeń finansowych związanych z kosztami podróży służbowych wiele krajów oferuje odliczenia od podatku z tytułu podróży służbowych.

Te odliczenia podatkowe mogą dotyczyć różnych wydatków poniesionych podczas podróży służbowej – w tym transportu, posiłków, zakwaterowania, rozrywki i innych. Istnieją pewne ścisłe wymagania i wytyczne, które muszą zostać spełnione, aby firma lub pracownicy mogli skorzystać z odliczeń podatkowych z tytułu wydatków służbowych, a zrozumienie, które wydatki podlegają odliczeniu podatkowemu, ma zasadnicze znaczenie, aby pomóc firmie obniżyć koszty i zapewnić zgodność z lokalnymi przepisami podatkowymi.

Przeczytaj dalej, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o odliczeniach podatkowych z tytułu podróży służbowych.

Czym są koszty podróży?

Koszty podróży służbowych to wydatki poniesione podczas wykonywania czynności związanych z pracą poza zwykłym miejscem prowadzenia działalności. Prawie każdy koszt bezpośrednio związany z podróżami służbowymi może być uznany za koszt podróży – o ile koszt ten jest w całości i wyłącznie związany z działalnością biznesową.

Co uznaje się za podróż służbową?

Za podróże służbowe nie uznaje się tylko i wyłącznie noclegów lub wyjazdów poza miasto. O ile podróż z domu do stałego miejsca pracy nie kwalifikuje się jako podróż służbowa, o tyle obowiązkowa podróż do tymczasowego miejsca pracy może uprawniać do odliczenia kosztów podróży i podatku, nawet jeśli jest to podróż lokalna. Na przykład, jeśli musisz podróżować, aby spotkać się z klientem na kilka godzin, możesz rozliczyć koszty przejazdu i opłaty parkingowe.

Istnieją rygorystyczne zasady, które mogą się różnić w poszczególnych krajach, ale zazwyczaj sposób podróży musi być zwyczajny – co oznacza, że musi być powszechnie praktykowany w danej branży lub firmie – i musi być konieczny, aby pracownik lub pracownicy mogli wykonywać swoje obowiązki.

Czy dojazd do pracy jest traktowany jako podróż służbowa?

Podróżowanie z domu do stałego miejsca pracy nie jest uznawane za podróż służbową. W niektórych przypadkach można ubiegać się o odliczenie wydatków na dojazdy do pracy, np. jeśli podróżujesz między wieloma lokalizacjami pracy w ciągu jednego dnia (np. z głównego biura do biura klienta) lub jeśli podróżujesz z domu do tymczasowych lokalizacji pracy.

Czy koszty podróży można odliczyć od podatku?

Jeśli podróż jest wymagana do prowadzenia działalności gospodarczej, koszty związane z tą podróżą mogą zostać rozliczone, a większość z tych wydatków będzie można odliczyć od podatku. Przy rozliczaniu kosztów podróży i odliczaniu podatku należy zachować szczególną ostrożność, aby odróżnić koszty osobiste od kosztów związanych z pracą.

Jeśli wyjeżdżasz na wakacje i zdarzy Ci się odebrać telefon służbowy podczas Twojej podróży – nie możesz tego uznać za podróż służbową. Podobnie, jeśli jesteś pracownikiem stacjonarnym i codziennie podróżujesz do domów różnych klientów w celach służbowych, możesz rozliczyć koszty przejazdów – ale zatrzymanie się na zakupy po drodze będzie uznane za podróż osobistą i nie można go rozliczyć.

Oczywiście nie będziesz pracować przez całą dobę podczas podróży służbowej – a podróże służbowe z elementami rekreacyjnymi są coraz bardziej powszechne – ale możesz pomniejszyć podatek tylko o te wydatki na podróże, które są bezpośrednio związane z działalnością biznesową.

Z łatwością zaplanuj kolejną podróż służbową

Wypróbuj bezpłatną platformę Booking.com for Business, która oferuje wybór, kontrolę, oszczędności i całodobowe wsparcie.

Typowe koszty podróży podlegające odliczeniu od podatku

Wydatki związane z podróżami służbowymi mogą się różnić w zależności od charakteru branży i celu podróży, ale zasadniczo do najczęściej spotykanych rodzajów wydatków związanych z podróżami służbowymi, które można odliczyć od podatku, należą:

Koszty transportu

Transport jest jednym z najczęstszych wydatków związanych z podróżą i obejmuje on różne rodzaje kosztów:

  1. Transport do miejsca docelowego: Niezależnie od tego, w jaki sposób dotrzesz do miejsca docelowego, koszty te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Mogą to być na przykład bilety kolejowe, lotnicze lub autobusowe. W niektórych krajach możesz nie być w stanie w pełni odliczyć kosztów od podatku, jeśli wybierzesz luksusowe środki transportu, takie jak bilety pierwszej klasy.
  2. Wydatki związane z samochodem: Niezależnie od tego, czy wynajmujesz samochód, korzystasz z samochodu służbowego, czy prywatnego, możesz odliczyć wydatki poniesione w związku z prowadzeniem pojazdu, takie jak koszty paliwa, opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradą, opłaty za wjazd do strefy płatnego parkowania, konserwację i przebieg. Może to nawet obejmować koszty przejazdu i paliwa na lotnisko w związku z zagraniczną podróżą służbową.
  3. Taksówki, współdzielone przejazdy i transport publiczny w miejscu docelowym: Po dotarciu do miejsca docelowego środki transportu również mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Pod warunkiem że korzystasz z nich w celach biznesowych (takich jak podróż z hotelu do biura klienta), możesz ponosić koszty taksówek, współdzielonych przejazdów, biletów autobusowych, wynajmu rowerów itp. W niektórych przypadkach możliwe jest również odliczenie kosztów podróży lokalnych takich jak spotkania indywidualne w rodzinnym mieście.

Zakwaterowanie w przypadku podróży z noclegiem

Jeśli podróż służbowa wymaga pozostania gdzieś na noc, koszty zakwaterowania można odliczyć od podatku. Mogą to być hotele, apartamenty lub inne miejsca zakwaterowania; jednak niektóre lokalne przepisy podatkowe nakładają ograniczenia dotyczące zakwaterowania, które może podlegać odliczeniu, tzn. jeśli dostępny jest bardziej racjonalny, mniej kosztowny pokój, nie będzie można w pełni odliczyć luksusowego apartamentu.

Koszty posiłków i napojów

W większości krajów koszty posiłków stanowią koszty uzyskania przychodu związane z podróżą służbową. W zależności od kraju może to obejmować zarówno jedzenie, jak i napoje zakupione podczas prowadzenia działalności gospodarczej – np. jeśli zabierasz klienta na lunch – jak i ogólne koszty posiłków podczas podróży służbowych.

Podobnie jak w przypadku zakwaterowania, należy pamiętać, że koszty posiłków muszą być racjonalne. Nadmierne wydatki mogą nie podlegać odliczeniom podatkowym. W celu uproszczenia tego procesu niektóre kraje ustanowiły stawki diet za posiłki i wydatki dodatkowe, które pozwalają firmom na odliczenie ustalonej dziennej kwoty zamiast śledzenia rzeczywistych wydatków.

Wydatki na rozrywkę

Chociaż w niektórych krajach są one bardziej ograniczone niż większość innych wydatków, istnieją przypadki, kiedy można zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na rozrywkę. Odnosi się to do kosztów rozrywki, które bezpośrednio związane są z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przykładem może być udział w wydarzeniu sportowym lub pokazie z potencjalnym partnerem biznesowym, wypad na golfa, który jest jednocześnie spotkaniem biznesowym, lub wyjście zespołowe podczas podróży służbowej. Na przykład w Wielkiej Brytanii firmy mogą wydatkować do 150 GBP na pracownika na wydatki związane z rozrywką, co kwalifikuje się jako koszt uzyskania przychodu.

Wydatki na rozrywkę generalnie nie podlegają odliczeniu w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ są one uznawane za rozrywkę osobistą. Podobnie, jeśli podróżujesz samotnie w celach służbowych i wykorzystujesz wolny czas na przykład na wizytę w spa i saunie, koszty te nie mogą zostać odliczone.

Wydatki na rozrywkę mogą również obejmować bilety i opłaty za uczestnictwo w konferencjach biznesowych, targach i wydarzeniach związanych z rozwojem osobistym.

Inne koszty podlegające odliczeniu od podatku

Istnieją również inne koszty, które można odliczyć od podatku w związku z podróżą służbową. Mogą one obejmować:

  • Koszty Internetu i telefoniczne: wydatki związane z komunikacją biznesową (międzynarodowe połączenia telefoniczne, dane komórkowe itp.) podczas podróży.
  • Usługi pralni, w tym pranie chemiczne: niezbędne koszty związane z praniem i praniem chemicznym podczas dłuższych podróży często podlegają odliczeniu.
  • Koszt bagażu: jeśli linia lotnicza pobiera dodatkowe opłaty za bagaż rejestrowany, a bagaż rejestrowany jest niezbędny w podróży służbowej, często może to być wydatek podlegający odliczeniu.
  • Wizy, paszporty i inne dokumenty podróżne: jeśli dokumenty podróżne (takie jak wiza) są wymagane specjalnie na potrzeby podróży służbowej, ich koszty można zazwyczaj odliczyć.

Koszty niepodlegające odliczeniu

Nie wszystkie wydatki poniesione podczas podróży służbowej podlegają odliczeniu podatkowemu. Ogólnie rzecz biorąc, jedynie koszty bezpośrednio związane z niezbędną aktywnością biznesową podlegają odliczeniu, natomiast koszty osobiste lub niepotrzebne wydatki nie podlegają odliczeniu.

  • Podróże osobiste: wszelkie podróże, które mają głównie charakter osobisty lub wydatki ponoszone na członków rodziny, którzy nie biorą udziału w podróży służbowej, nie podlegają odliczeniu. Podobnie, jeśli zabierasz ze sobą rodzinę w podróż służbową i wszyscy dzielicie pokój, tylko część kosztów zakwaterowania będzie można odliczyć jako wydatek służbowy.
  • Wystawne lub ekstrawaganckie wydatki: nadmierne wydatki na luksusowe hotele lub przeloty pierwszą klasą mogą zostać zakwestionowane, jeżeli lokalne organy podatkowe uznają je za nieuzasadnione. Jak wspomniano, dotyczy to również posiłków. Nie oczekuj, że otrzymasz pełny zwrot kosztów, jeśli jako koszt biznesowy zgłosisz samodzielny 7-daniowy posiłek w wykwintnej restauracji. Sprawdź lokalne przepisy podatkowe obowiązujące w miejscu docelowym, aby dowiedzieć się, czy obowiązują określone diety za zakwaterowanie i posiłki
  • Rozrywka w niektórych krajach: niektóre kraje, jak USA, ograniczają możliwość odliczania wydatków na rozrywkę. Upewnij się, że wydatki są zgodne z obowiązującymi w danym kraju przepisami podatkowymi.
  • Niepotrzebne zakwaterowanie: w niektórych przypadkach nocleg podczas podróży służbowej może okazać się zbyteczny, np. jeśli jesteś w stanie w rozsądny sposób dojechać do miejsca docelowego, załatwić sprawy służbowe i wrócić do domu w ciągu jednego dnia roboczego. Można to ustalić na podstawie przepisów prawa pracy obowiązujących w danym kraju.

Kto może skorzystać z ulgi podatkowej z tytułu kosztów podróży służbowych?

Odliczenia podatkowe są dostępne zarówno dla firm, jak i pracowników. Ogólnie rzecz biorąc, firmy dokonują zwrotu kosztów poniesionych przez swoich pracowników, w zamian otrzymując ulgi podatkowe. Z drugiej strony, jeśli firma nie zwróci kosztów pracownikowi, w niektórych krajach pracownik będzie mógł ubiegać się o odliczenie tych kosztów przy składaniu zeznania podatkowego.

Jaka jest maksymalna kwota zwrotu kosztów podróży?

Maksymalna kwota, o jaką można ubiegać się z tytułu kosztów podróży, zależy od wielu czynników – takich jak rodzaj wydatków i kraj, w którym znajduje się siedziba firmy. W różnych krajach obowiązują różne ograniczenia dotyczące tego, co można odliczyć od podatku, dlatego ważne jest, aby zapoznać się z przepisami podatkowymi w Twojej lokalizacji, aby zrozumieć limity i odliczenia.

Przyjrzyjmy się kilku przykładom bardziej szczegółowo:

Przykład 1: wydatki i odliczenia w Stanach Zjednoczonych

Urząd Skarbowy w Stanach Zjednoczonych dopuszcza system rozliczania stawek diet zamiast śledzenia każdego pojedynczego wydatku.

General Services Administration (GSA) ustala standardowy podatek od stawek diet z tytułu podróży służbowych, które określają kwotę podlegającą odliczeniu, jaką pracodawca może przyznać pracownikowi na zakwaterowanie, posiłki i wydatki dodatkowe podczas podróży służbowej. Od października 2024 roku standardowa stawka za dietę wynosi 178 USD (110 USD za zakwaterowanie i 68 USD za posiłki i koszty dodatkowe). Może się ona różnić w zależności od czasu trwania podróży, miejsca docelowego i innych czynników.

Firmy, które wybiorą ten system, mogą dostosować się do stawki GSA lub ustalić wyższą dietę i płacić podatki od pozostałej części, która przekracza standardową stawkę.

W Stanach Zjednoczonych obowiązuje również 50% limit odliczeń za posiłki, co oznacza, że w większości przypadków pracodawca może odliczyć tylko 50% kosztów posiłków (lub 50% stawki diety, jeśli korzysta z diet) z tytułu podróży służbowych.

Innym ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę w przypadku amerykańskich firm, jest to, że wydatki na rozrywkę są bardzo ograniczone. O d czasu wejścia w życie ustawy Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) z 2018 r. większość wydatków związanych z rozrywką nie może już być odliczana od podatku przez amerykańskie firmy z pewnymi wyjątkami, takimi jak konferencje lub targi.

Przykład 2: jakie są stawki ulgi podatkowej na posiłki w Wielkiej Brytanii?

Brytyjski organ podatkowy, płatniczy i celny – HMRC – ustalił znormalizowaną stawkę ulgi podatkowej na posiłki (ang. subsistence allowance), która jest zasadniczo dietą. Kwoty te, znane również jako „stawki według skali”, są ustalonymi limitami, które można wydać na wyżywienie i zakwaterowanie – bez konieczności obliczania ich indywidualnie dla każdego przypadku.

Jeśli chodzi o odliczenia podatkowe, wydatki w ramach tych określonych stawek będą zwolnione z podatku, podczas gdy wszelkie wydatki powyżej tej kwoty będą opodatkowane. Tak więc firma może zwrócić pracownikowi wydatki w całości, ale kwota tego zwrotu będzie wolna od podatku tylko do wysokości określonej przez HMRC. Niektóre firmy są również w stanie wynegocjować niestandardową stawkę bezpośrednio z HMRC w celu lepszego dostosowania ich potrzeb.

Podatek od diet z tytułu podróży różni się w zależności od miejsca docelowego i czasu podróży, a stawka różni się w zależności od różnych rodzajów kosztów utrzymania (ceny pokoi, śniadania, napoje, hotele, podróże z hotelu do biura itp.)

Podobne systemy istnieją na całym świecie, ale ograniczenia i odliczenia różnią się, więc przy planowaniu budżetu na podróże służbowe absolutnie niezbędne jest uwzględnienie lokalnych przepisów podatkowych.

Zarządzanie wydatkami i odliczeniami podatkowymi z tytułu podróży służbowych

Korzystanie z odliczeń podatkowych to prosty sposób na oszczędzanie pieniędzy w firmie. Aby upewnić się, że nie wydajesz więcej, niż musisz, a także przestrzegasz przepisów i regulacji, kluczowe jest posiadanie solidnego systemu zarządzania podróżami służbowymi. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania rezerwacjami podróży z niezawodną funkcją śledzenia wydatków to jeden ze sposobów, aby upewnić się, że wszystko masz pod kontrolą.

Przy rozliczaniu wydatków na podróże z fiskusem należy zachować szczegółową dokumentację każdego kosztu, w tym paragony, rejestry kilometrów, bilety i inne. W większości przypadków, aby móc skorzystać z ulg podatkowych, należy przedstawić jednoznaczny dowód poniesionych wydatków.

Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania podróżami i wydatkami pomoże ci zebrać wszystko razem i usprawnić ten proces. Booking.com for Business oferuje bezpłatną, kompleksową platformę, która pomaga małym i średnim przedsiębiorstwom zarządzać podróżami i wydatkami. Intuicyjne narzędzia do monitorowania wydatków, ekskluzywne stawki i korzyści, całodobowe wsparcie oraz inne niezbędne narzędzia i zasoby sprawiają, że nasze bezpłatne oprogramowanie zarządzania podróżami służbowymi i rezerwacjami jest idealnym rozwiązaniem dla małych firm.

Sugerowane artykuły

23.08.24
9 min czytania
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania wydatkami: wybór najlepszego rozwiązania do monitorowania wydatków

Zautomatyzuj swoje systemy dzięki naszemu przewodnikowi po najlepszym oprogramowaniu do zarządzania...

Zarządzanie wydatkami i kontrola budżetu Zespoły finansowe Właściciele małych firm
23.08.24
10 min czytania
Jak przygotować skuteczne zasady dotyczące kosztów podróży: szablony i przykłady

Zasady dotyczące kosztów podróży wyznaczają oczekiwania osób podróżujących służbowo. Skorzystaj z na...

Zarządzanie wydatkami i kontrola budżetu Rezerwujący / Administratorzy Zespoły finansowe
11.05.23
14 min czytania
Przewodnik po zarządzaniu podróżami służbowymi i wydatkami

Zoptymalizuj podróże służbowe, usprawnij procesy i zwiększ wydajność swojej organizacji dzięki temu...

Zarządzanie wydatkami i kontrola budżetu Zespoły finansowe Właściciele małych firm

DOŁĄCZ DO BOOKING.COM FOR BUSINESS