Jak odzyskać VAT od kosztów podróży służbowych

W związku z doniesieniami, że firmy tracą do 12% przychodów z powodu nieodzyskanego podatku VAT, ważniejsze niż kiedykolwiek jest zrozumienie, jak działa proces odzyskiwania podatku VAT. Podatek od wartości dodanej (VAT) często jest dodawany do cen towarów i usług związanych z podróżą, od hoteli po posiłki. I chociaż firmy są zazwyczaj uprawnione do ubiegania się o zwrot tego podatku w swoich deklaracjach VAT, wiele z nich tego nie robi, czy to z powodu brakującej dokumentacji, czy też z powodu niejasności co do przepisów podatkowych obowiązujących w danym kraju.

Chociaż odzyskiwanie podatku VAT może być czasochłonne, daje istotne oszczędności firmom każdej wielkości. W tym artykule wyjaśnimy, na czym polega ten proces oraz jakie kryteria kwalifikowalności należy spełnić, aby skutecznie ubiegać się o zwrot.

Co to jest podatek VAT i jak działa?

Ponad 170 krajów korzysta obecnie z systemu podatku VAT. Podatek od wartości dodanej (VAT) jest dodawany do cen towarów i usług konsumpcyjnych, a stawki różnią się w zależności od kraju. W Zjednoczonym Królestwie standardowa stawka podatku VAT wynosi 20%, a w UE minimum 15%.

Podczas gdy podatek od sprzedaży jest płacony wyłącznie przez klienta detalicznego, podatek VAT jest rozłożony na cały łańcuch dostaw, aby podzielić obciążenie. A jeśli jest płacony przez firmę jako część kosztów podróży służbowych, często można ubiegać się o jego zwrot.

Co to znaczy odzyskać podatek VAT?

Odzyskiwanie podatku VAT opisuje proces otrzymywania z powrotem podatku VAT zapłaconego przez firmy za towary i usługi związane z pracą. W przypadku podróży służbowych obejmuje to takie wydatki jak transport, zakwaterowanie i wyżywienie poniesione podczas podróży służbowej.

Odzyskiwanie podatku VAT jest częścią procesu zarządzania podróżami służbowymi i wydatkami, obejmującego wszystko, od zbierania rachunków i faktur VAT podczas podróży po składanie wniosków do krajowego organu podatkowego.

W Zjednoczonym Królestwie przepisy HMRC stanowią, że wszystkie firmy o obrotach przekraczających 90 000 GBP muszą zarejestrować się jako podatnicy VAT. W wielu krajach europejskich próg ten jest znacznie niższy, na przykład od 2025 r. wynosi 25 000 EUR w Belgii, 20 000 EUR w Holandii i 7000 EUR w Szwecji. Wszystkie firmy chińskie są zobowiązane do zarejestrowania się jako podatnicy VAT, zarówno jako podatnicy ogólni (z obrotem większym niż 5 milionów jenów), jak i jako mali podatnicy (z obrotem mniejszym niż 5 milionów jenów). Progi obowiązkowej rejestracji różnią się w zależności od stanu w Indiach, choć każda firma może zarejestrować się dobrowolnie.

Należy pamiętać, że nie wszystkie kraje stosują system VAT, choć często istnieje jego odpowiednik. Australia stosuje podatek od towarów i usług (GST), a Japonia pobiera 10% podatku od konsumpcji. W USA podatek od sprzedaży zastępuje podatek VAT jako opłatę od towarów i usług. Oznacza to, że firmy z siedzibą w USA nie muszą rejestrować się jako płatnicy podatku VAT, ale podatek VAT zapłacony przez amerykańskiego przedsiębiorcę podczas międzynarodowej podróży służbowej może czasami zostać odzyskany od kraju przyjmującego.

Ile podatku VAT mogą odzyskać firmy?

W krajach, w których firmy są zarejestrowane jako płatnicy VAT, zależy to od tego, ile firma jest winna. Podatek VAT płacony rządowi jest zwykle równy różnicy między podatkiem VAT płaconym innym firmom a podatkiem VAT pobieranym od klientów. Jeśli reprezentujesz firmę zarejestrowaną jako płatnik VAT, oznacza to, że możesz skorzystać z takich zwrotów, aby zmniejszyć kwotę należną rządowi lub otrzymać zwrot podatku VAT, gdy zapłacona kwota przekracza kwotę należną.

Które koszty podróży służbowych kwalifikują się do zwrotu podatku VAT?

Jeśli chodzi o zwrot podatku VAT, zasady różnią się w zależności od kraju, dlatego ważne jest, aby zapoznać się z lokalnymi przepisami i porozmawiać z księgowym.

W krajach, które korzystają z systemu VAT, w niektórych przypadkach tylko zarejestrowane firmy będą uprawnione do zwrotu podatku. Odzyskanie podatku VAT będzie też możliwe tylko od towarów i usług związanych z pracą. Oznacza to, że koszty podróży muszą być ponoszone w interesie firmy.

Przykłady kwalifikujących się kosztów podróży służbowych obejmują podatek VAT zapłacony od:

• transportu,
• paliwa i przebiegu,
• posiłków,
• zakwaterowania.

Należy jednak wziąć pod uwagę pewne zastrzeżenia.

Odzyskiwanie podatku VAT za bilety lotnicze i transport naziemny

Każda forma transportu do przewozu co najmniej dziesięciu osób jest objęta stawką zerową, co oznacza, że nie płacisz podatku VAT za większość transportu publicznego i pociągów. Nie zapłacisz również podatku VAT za bilety lotnicze, chyba że korzystasz z małego lotu czarterowego lub helikoptera przewożącego mniej niż dziesięciu pasażerów. Oczywiście bez płacenia podatku VAT nie ma nic do odzyskania.

Odzyskiwanie podatku VAT od przebiegu

Aby ubiegać się o zwrot podatku VAT od przebiegu, ważne jest rozróżnienie między podróżami prywatnymi a podróżami służbowymi. Zwykłe dojazdy pracownika do pracy nie kwalifikują się, ale przebieg opłacony w ramach wynajmu samochodu służbowego za granicą już tak.

Odzyskiwanie podatku VAT za posiłki

Zasady dotyczące kwalifikowalności posiłków jako dopuszczalnych kosztów podróży różnią się znacznie w zależności od kraju. Jednak w większości przypadków duża część posiłków opłaconych podczas podróży służbowej będzie kwalifikować się do odzyskania podatku VAT po przedstawieniu jednoznacznych rachunków.

Odzyskiwanie podatku VAT za rozrywkę

Według urzędu HMRC firmy nie mogą ubiegać się o zwrot podatku VAT za takie rzeczy jak bilety do teatru lub na imprezy sportowe, nawet jeśli zostały one zakupione w ramach rozrywki dla klientów podczas podróży służbowej.

Jak wygląda proces odzyskiwania podatku VAT i jak zacząć?

Podstawą procesu odzyskiwania podatku VAT jest dokumentacja. Menedżerowie finansowi muszą udowodnić, ile podatku VAT zapłacili podróżujący pracownicy przed złożeniem wniosku o zwrot, a organ podatkowy w każdym kraju ma własne zasady.

Na przykład brytyjski HMRC wymaga dla wszelkich zwrotów podatku VAT:

• faktury z kwotą podatku zapłaconego za każdy wydatek;
• rachunków wystawionych na firmę, a nie na poszczególnych pracowników.

Oto jak krok po kroku odzyskać podatek VAT.

Krok 1. Zbierz niezbędną dokumentację

Aby odzyskać podatek VAT, zespoły finansowe muszą najpierw udowodnić, że został on zapłacony za odpowiednie koszty podróży służbowych. Odbywa się to za pomocą rachunków VAT i faktur pokazujących, jaka kwota została zapłacona.

• Akceptowalne faktury muszą być oryginałami, a nie fakturami proforma lub kopiami.
• Dokumenty muszą często zawierać nazwę prawną i adres firmy, a nie nazwę działu lub imię i nazwisko indywidualnego pracownika.
• Gdy faktury są wielostronicowe, należy przesłać wszystkie strony.

W większości przypadków nie ma potrzeby przechowywania kopii papierowych. Pliki cyfrowe są akceptowane pod warunkiem, że zawierają szczegóły wydatków i kwotę podatku VAT.

Należy jednak pamiętać, że każdy kraj ma własne przepisy, które zmieniają się z czasem. Oto kilka przykładów:

• W UE uproszczone faktury VAT są dopuszczalne w przypadku wydatków na podróże służbowe poniżej 150 EUR, ale w Niemczech próg ten wzrasta do 250 EUR.
• W Zjednoczonym Królestwie firmy nie są zobowiązane do przechowywania rachunków za indywidualne zakupy poniżej 25 GBP.
• We Włoszech faktury muszą zawierać zarówno nazwę firmy, jak i imię i nazwisko pracownika oraz dowód płatności.

Krok 2. Wypełnij deklarację VAT dla każdego kraju

Po skompletowaniu dokumentów administratorzy finansowi muszą wypełnić i przesłać deklarację VAT online dla każdego organu podatkowego. W zależności od charakteru podróży służbowej często będzie to dotyczyć kraju, w którym jest siedziba firmy. Jednak w przypadku międzynarodowych podróży służbowych może być konieczne złożenie osobnego wniosku w każdym kraju przyjmującym, w którym zapłacono podatek VAT.

Na przykład podróżujący z krajów spoza UE, którzy są obciążani podatkiem VAT od działalności gospodarczej w kraju UE, mogą być uprawnieni do zwrotu podatku VAT przez ten kraj. Wyobraźmy sobie, że przedstawiciele firmy z siedzibą w Szwajcarii biorą udział w konferencji we Francji i są na rachunku hotelowym obciążani francuskim podatkiem VAT. Wniosek musiałby zostać złożony we francuskim urzędzie skarbowym.

Krok 3. Odbieraj zwroty od rządowych organów podatkowych

Po złożeniu wniosku zgodnie z lokalnymi przepisami organ podatkowy rozpatrzy wniosek Twojej firmy i przetworzy zwrot. Ważne jest, aby śledzić i przechowywać wszystkie faktury VAT i rachunki w ramach zarządzania wydatkami na podróże służbowe w celu zapewnienia, że odzyskuje się cały kwalifikujący się podatek VAT.

Wyzwania, które można napotkać przy odzyskiwaniu podatku VAT

Podstawowym wyzwaniem związanym z odzyskiwaniem podatku VAT jest zróżnicowanie przepisów w różnych krajach. Każdy kraj ma nie tylko inną stawkę VAT, ale także tworzy własny zestaw zasad dotyczących kwalifikowalności, dokumentacji i terminów zwrotu, a te często się zmieniają.

Wraz z tym pojawia się potrzeba obszernej dokumentacji, co stanowi obciążenie administracyjne dla firm. Będziesz potrzebować zorganizowanego systemu do śledzenia wydatków na podróże, zachowywania rachunków i składania formularzy zwrotu podatku VAT przed upływem terminu składania wniosków w każdym kraju.

Zautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania wydatkami w połączeniu z aplikacjami do skanowania rachunków zapewnia efektywne zarządzanie płatnościami i zwrotami kosztów podróży służbowych.

Najlepsze praktyki w celu poprawy skuteczności odzyskiwania podatku VAT

Automatyzacja i standaryzacja przepływu pracy w zakresie zarządzania wydatkami na podróże służbowe jest niezbędna przy odzyskiwaniu podatku VAT. Konieczne będzie również jasne poinformowanie o procedurach związanych z podatkiem VAT w firmowych zasadach dotyczących podróży służbowych. W ten sposób podróżujący służbowo będą wiedzieć, jakiego rodzaju rachunki muszą zachować i gdzie je przesłać.

Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą usprawnić proces odzyskiwania podatku VAT.

• Prowadź szczegółową dokumentację: porządkuj i przechowuj wszystkie rachunki VAT i oryginalne faktury przez co najmniej cztery lata.
• Weryfikuj dokumentację pod kątem dokładności: nieprawidłowe formatowanie i brakujące szczegóły mogą oznaczać odrzucenie wniosku o zwrot VAT. Zawsze weryfikuj rachunki, aby mieć pewność, że są poprawne i wyraźnie pokazują zapłacony podatek VAT.
• Promuj aplikacje do monitorowania wydatków: dzięki aplikacjom takim jak Expensify i Wave podróżujący służbowo mogą skanować i przesyłać rachunki do centralnego rozwiązania do zarządzania podróżami w celu przetwarzania w czasie rzeczywistym i zapewniania ich lepszej widoczności.
• Automatyzuj procesy: korzystaj z oprogramowania do zarządzania wydatkami, aby zaoszczędzić czas na ręcznym raportowaniu wydatków i przetwarzaniu wniosków o zwrot podatku.
• Bądź na bieżąco z przepisami dotyczącymi podatku VAT: śledź nie tylko przepisy dotyczące podatku VAT we własnym kraju, ale także w ramach planowania przed podróżą staraj dowiedzieć się, które wydatki kwalifikują się do zwrotu
• Informuj o swoich zasadach: w ramach zasad dotyczących wydatków na podróże służbowe przygotuj jasne zasady dotyczące przesyłania faktur VAT. Poświęć nieco czasu na poinformowanie pracowników o kwalifikujących się kosztach podróży, rodzajach wymaganych faktur, terminach ich składania i dokumentacji uzupełniającej. Następnie sporządź pisemną dokumentację do wykorzystania w przyszłości, aktualizując ją o obowiązujące zmiany w przepisach dotyczących podatku VAT.

Jak Booking.com for Business może pomóc

Skuteczne ubieganie się o zwrot podatku VAT wymaga systemowego zarządzania procesami związanymi z podróżami służbowymi w firmie. A dzięki kompleksowemu rozwiązaniu, takiemu jak Booking.com for Business, będziesz w stanie zarezerwować loty służbowe, zakwaterowanie i wynajem samochodów w jednym miejscu.

Chociaż usprawniony proces rezerwacji jest niezbędny do zorganizowanego zarządzania wydatkami na podróże, musisz również znaleźć sposoby na utrzymanie się w zatwierdzonym budżecie. Dzięki Booking.com for Business będziesz w stanie również zintegrować swoje zasady dotyczące podróży służbowych, aby skonfigurować zautomatyzowane przepływy pracy zatwierdzania, co pomaga poprawić zgodność z zasadami w zakresie zarządzania wydatkami. Zastanawiasz się, ile Twoja firma może zaoszczędzić, korzystając z tych narzędzi? Nasz kalkulator oszczędności podczas podróży zadaje siedem prostych pytań, aby pokazać kwotę, jaką można zaoszczędzić na wydatkach na podróże służbowe.

Podsumowanie: Oszczędzaj pieniądze na podróżach służbowych dzięki odzyskiwaniu podatku VAT

Przy stawkach VAT sięgających 25% zaniedbanie ich odzyskiwania może znacznie podwyższyć koszty podróży służbowych. Chociaż na pierwszy rzut oka odzyskiwanie podatku VAT może wydawać się uciążliwym procesem, solidne zasady dotyczące podróży w połączeniu ze zautomatyzowanymi narzędziami cyfrowymi pomogą usprawnić ten proces.

Booking.com for Business współpracuje z zaufanymi narzędziami, takimi jak Expensify, aby płynnie zintegrować monitorowanie wydatków i przesyłanie faktur z platformą do zarządzania podróżami służbowymi. Dzięki lepszej widoczności wydatków na podróże służbowe będziesz w stanie lepiej zarządzać zwrotami podatków VAT i maksymalizować przychody.