Czy Twoja firma zapewnia wsparcie pracownikom w podróży?
Podróże służbowe stymulują rozwój firmy, ale one również, tak jak każdy inny aspekt działalności, wiążą się z pewnym ryzykiem. Zmiany dotyczące globalnych sojuszy i wzrost kompetencji cyberprzestępców oznacza, że w roku 2026 wdrożenie strategii zarządzania ryzykiem związanym z podróżami służbowymi jest ważniejsze niż kiedykolwiek.
Liderzy biznesowi, administratorzy i specjaliści HR muszą wspólnie przewidywać współczesne zagrożenia związane z podróżami i wdrażać środki, które zapewnią bezpieczeństwo zespołom. Dzięki wprowadzeniu jasnych zasad i wykorzystaniu inteligentnej technologii można stworzyć strukturę na której opiera się program podróży, tak aby wszyscy interesariusze mogli wspólnie podejmować odpowiednie działania w sytuacjach kryzysowych.
W tym artykule omówimy rodzaje ryzyka, które warto uwzględnić, aby w sposób proaktywny identyfikować, oceniać i ograniczać potencjalne zagrożenia, a zarazem zadbać o bezpieczeństwo podróżujących pracowników dzięki podejściu opartemu na zaawansowanych technologiach.
Od cyberataków na infrastrukturę turystyczną po katastrofy naturalne – osoby podróżujące służbowo muszą obecnie liczyć się z wieloma różnymi zagrożeniami Zarządzanie wszystkimi najpoważniejszymi rodzajami ryzyka w roku 2026 jest szczególnie trudne, ponieważ są one wzajemnie powiązane. Napięcia geopolityczne między krajami mogą zakłócić handel oraz łańcuchy dostaw i stanowią wyzwanie wymagające podejścia wieloaspektowego.
Czynnikiem ryzyka dla osób podróżujących służbowo w 2026 roku nadal będą ekstremalne zjawiska pogodowe. W minionym roku byliśmy świadkami rekordowych fal upałów w Grecji, niszczycielskich pożarów w Los Angeles, powodzi w Pakistanie oraz huraganu kategorii 5 na Jamajce. Te niebezpieczne zjawiska nie tylko zakłócają przebieg podróży, ale także stanowią zagrożenie dla bezpieczeństwa pracowników, którzy mogą stracić dostęp do komunikacji i wsparcia.
Firma International SOS, zajmująca się zarządzaniem ryzykiem w podróży, zidentyfikowała największe czynniki ryzyka w swoim najnowszym raporcie, Risk Outlook 2026.
Global Peace Index zarejestrował 159 konfliktów zbrojnych w 2025 r., więcej niż w jakimkolwiek roku od lat czterdziestych XX wieku. W ramach zarządzania ryzykiem w podróży organizacje często koncentrują się na takich właśnie oczywistych zagrożeniach.
Należy jednak uwzględnić również niestabilność wewnętrzną w wielu krajach. Plany podróży mogą zostać pokrzyżowane wskutek napięć społecznych, jeśli pracownicy utkną w tłumie protestujących. Warto pamiętać, że charakter tego rodzaju ryzyka nieustannie się zmienia, i uważnie śledzić wiadomości.
Podróżujący służbowo korzystają z urządzeń mobilnych, aby pozostać w kontakcie w różnych częściach świata, ale może to narażać ich na zagrożenia cybernetyczne. Podmioty państwowe i niepaństwowe nieustannie znajdują nowe sposoby pokonywania zabezpieczeń systemów informatycznych.
Przykładem takich działań może być atak ransomware z września 2025 r., którego ofiarą padła firma Collins Aerospace, dostawca usług IT dla lotnictwa. Atak spowodował zakłócenia na lotniskach w całej Europie, między innymi w Londynie, Berlinie i Brukseli. Ze względu na złożoność prowadzonych operacji i zaawansowaną digitalizację procesów lotniska są częstym celem tego typu ataków, a od ich odporności zależy bezpieczeństwo pasażerów.
Stabilne warunki regulacyjne mają korzystny wpływ na działalność biznesową, zapewniając przewidywalność cen i lepszą kontrolę nad kosztami. Jednak wspomniana powyżej niepewność geopolityczna i niestabilność polityczna obejmuje również niepewność regulacyjną. Firmy coraz częściej mierzą się z problemem zakłóceń łańcuchów dostaw i przepływu talentów, a zarazem stąpają po polu minowym globalnych ceł i sankcji.
Zagrożenia te zostały zidentyfikowane przez sieć ekspertów w zakresie bezpieczeństwa i medycyny z firmy International SOS. Wskazano je również w ankiecie przeprowadzonej wśród zewnętrznych specjalistów ds. zdrowia, bezpieczeństwa i ryzyka w 94 krajach.
Nie ma wątpliwości, że to najlepszy czas na weryfikację i aktualizację zasad firmy, tak aby odzwierciedlały zmieniający się charakter globalnych zagrożeń związanych z podróżami.
Kolejnym powodem, dla którego warto opracować aktualną strategię zarządzania ryzykiem w podróży, jest konieczność spełnienia wymogów korporacyjnych dotyczących zachowania należytej staranności. Odpowiedzialność korporacyjna obejmuje wszystkie aspekty prawne i etyczne, które firmy muszą brać pod uwagę. Obejmuje to podjęcie uzasadnionych kroków w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników w podróży.
Aspekty prawne obejmują:
Aspekty etyczne obejmują:
O ile biuro jest zamkniętym, łatwym do zarządzania środowiskiem, o tyle podróże służbowe wiążą się z różnego rodzaju ryzykiem, które pozostaje poza kontrolą. Przykładem mogą być nagłe przypadki medyczne, zakłócenia podróży, niestabilność geopolityczna i zagrożenia bezpieczeństwa. Dzięki wdrożeniu struktury zarządzania ryzykiem w podróży będziesz w stanie lepiej przewidywać, łagodzić i zapobiegać tym zagrożeniom.
Uwzględnienie zarządzania ryzykiem w podróży w politykach firmy zmniejsza ryzyko obciążenia odpowiedzialności, a zarazem korzystnie wpływa na zdrowie i bezpieczeństwo, poziom zadowolenia i dobre samopoczucie pracowników.
Zdobywaj zniżki Genius do 20% i nagrody, takie jak bezpłatne śniadania i podwyższenie standardu pokoju
W zarządzaniu ryzykiem związanym z podróżami służbowymi kluczowe znaczenie ma odpowiednie dostosowanie strategii. Zastosowane podejście zależy od wielkości firmy, jej celów i charakteru podróży pracowników. Aby dostosować ogólne zasady zarządzania ryzykiem w podróży do potrzeb swojej firmy, wykonaj poniższe kroki.
Zanim przejdziesz do szczegółów zarządzania ryzykiem dotyczącym wyjazdów służbowych, najpierw przeanalizuj sposób, w jaki podróżują pracownicy Twojej firmy. Kiedy, gdzie i w jakim celu członkowie zespołu podróżują służbowo? Czy pracownicy podróżują regularnie tymi samymi trasami i do tych samych miejsc, czy też podróże planuje się ad hoc? Określenie wzorców pomoże uszczegółowić profile ryzyka.
Następnie musisz zidentyfikować rodzaje ryzyka, z którymi najprawdopodobniej zetkną się osoby podróżujące służbowo.
Oceń najczęstsze miejsca podróży, biorąc pod uwagę takie czynniki, jak niestabilność polityczna, wskaźniki przestępczości, różnice kulturowe i trudne warunki pogodowe.
Następnie utwórz profile podróżnych, aby ocenić potencjalne słabe punkty. Weź pod uwagę takie dane jak rola, doświadczenie i indywidualne potrzeby.
Kompleksowy program zarządzania ryzykiem związanym z podróżami służbowymi obejmuje nie tylko czynniki zewnętrzne, ale także zagrożenia, które mogą zakłócić działalność. W jaki sposób zakłócenie podróży może wpłynąć na firmowe systemy IT i łańcuch dostaw?
Kategorie ryzyka związanego z podróżami służbowymi:
Po zidentyfikowaniu najbardziej prawdopodobnych zagrożeń należy uszeregować je według prawdopodobieństwa ich wystąpienia, a następnie wdrożyć środki obniżające ryzyko.
Po zidentyfikowaniu najbardziej prawdopodobnych ogólnych zagrożeń związanych z podróżami, na jakie może być narażony Twój zespół, czas przeanalizować istniejące korporacyjne zasady dotyczące podróży. Czy w zasadach dotyczących podróży określono role, obowiązki i procedury, których należy przestrzegać w nagłych przypadkach? Czy wdrożone procesy są zgodne z rządowymi zaleceniami dotyczącymi podróży?
Skuteczne zasady stanowią kompleksowe ramy, których należy przestrzegać. Uwzględnij formalne protokoły komunikacji, takie jak bezpieczne kanały i dane kontaktu (całodobowego) na wypadek sytuacji awaryjnych. Zasady powinny również określać, w jakie zabezpieczenia powinien być wyposażony hotel podczas podróży służbowych. Przykładem mogą być elektroniczne karty dostępu, całodobowa recepcja, system monitoringu w miejscach publicznych i lokalizacja w bezpiecznej dzielnicy.
Komunikacja stanowi główny filar każdego programu zarządzania ryzykiem w podróży, niezbędny do spełnienia wymogów należytej staranności. Pracownicy nigdy nie powinni czuć się odizolowani, nawet gdy podróżują sami lub udają się do odległych miejsc. W jaki sposób podróżujący mogą zwrócić się o pomoc, gdy zajdzie taka potrzeba?
Wyznacz zatwierdzone kanały, niezależnie od tego, czy korzystasz z popularnych narzędzi do przesyłania wiadomości, takich jak WhatsApp, platform wewnętrznych, takich jak Slack i Teams, czy dedykowanych aplikacji do zarządzania ryzykiem, takich jak Restrata i International SOS.
Odporność zapewnia się dzięki konsekwentnemu testowaniu tych systemów, aby mieć pewność, że są niezawodne. W przypadku pracowników podróżujących do odległych miejsc warto rozważyć korzystanie z urządzeń mobilnych z kartami SIM (z obsługą roamingu), które mogą automatycznie przełączać się między sieciami i utrzymywać siłę sygnału.
Po przygotowaniu struktury komunikacji kolejnym krokiem jest określenie ram zarządzania kryzysowego. Przygotuj plan reagowania kryzysowego i utwórz szablony dla każdej kategorii ryzyka (np. nagłe wypadki medyczne, incydenty geopolityczne i katastrofy naturalne).
Na przykład, jeśli pracownik podróżujący służbowo spotka się z problemem zakłóceń lotów, będzie potrzebował instrukcji dotyczących zmiany rezerwacji. Jeśli otrzyma alert bezpieczeństwa informujący o pożarach w okolicy, musi wiedzieć, jak monitorować warunki i szybko opuścić zagrożony obszar.
W zależności od wielkości firmy, możesz wyznaczyć liderów na wypadek sytuacji kryzysowych z każdego działu (HR, bezpieczeństwo, finanse oraz IT). Będą oni zajmować się określonymi zagrożeniami. W przypadku mniejszych firm bardziej uzasadnione będzie wyznaczenie jednego punktu kontaktowego. Utwórz standardowe szablony oparte na scenariuszach, tak aby liderzy zajmujący się zarządzaniem kryzysowym znali zatwierdzone procedury i mogli szybko udzielać wskazówek.
Po przypisaniu ról można przejść do szkolenia pracowników. Przeprowadź ćwiczenia praktyczne oraz interaktywne symulacje mające na celu przetestowanie planów i czasów reakcji. ##
Krok 6. Wykorzystaj technologię do zarządzania ryzykiem związanym z podróżami
Ryzyko dotyczące obecnych podróży służbowych jest złożone, a ręczne procesy nie umożliwiają już spełnienia wymagań dotyczących komunikacji na żądanie. Obecne narzędzia do zarządzania ryzykiem w podróży wykorzystują sztuczną inteligencję i automatyzację do centralizacji funkcji bezpieczeństwa, a zarazem integrują się z narzędziami do rezerwacji w celu zapewnienia wygodnej obsługi.
Funkcje, które powinna oferować platforma do zarządzania ryzykiem, obejmują:
Zakłócenia podczas podróży służbowych to okazja do zdobycia nowych doświadczeń. Poproś pracownika o informacje zwrotne lub przeprowadź z nim rozmowę, aby ocenić efektywność programu zarządzania ryzykiem w podróży.
Tworzenie i opracowywanie programu zarządzania ryzykiem dotyczącym podróży służbowych to ciągły proces. Ryzyko związane z podróżami nieustanne się zmienia, więc strategie również muszą ewoluować.
Gdy rezerwujesz podróże służbowe za pomocą naszego bezpłatnego rozwiązania do zarządzania podróżami, możesz zadbać o ograniczanie ryzyka bezpośrednio w każdym planie podróży. Wybieraj zakwaterowanie biznesowe w bezpiecznych obszarach i loty, które omijają bardziej ryzykowne trasy.
Dzięki naszej współpracy z Traxo można wyświetlać mapy lokalizacji, w których znajdują się podróżujący, w czasie rzeczywistym, co pozwala zapewnić odpowiednią pomoc i skuteczniejszą komunikację. Współpracujemy również z firmą International SOS oferującą rozwiązanie do zarządzania ryzykiem w podróży. Uzyskasz dostęp do całodobowej pomocy medycznej i ochrony, a także analiz w czasie rzeczywistym ułatwiających zapewnienie bezpieczeństwa podróżującym zespołom, gdziekolwiek się znajdują.
Booking.com Business to mój „najlepszy asystent” w organizowaniu podróży służbowych. Najlepsze funkcje to zarządzanie ludźmi, kontrola budżetu i ogromny wybór obiektów z najlepszymi cenami i warunkami.
Niektóre zagrożenia są oczywiste (przykładem mogą być warunki pogodowe), inne są trudniejsze do uchwycenia (na przykład dezinformacja w Internecie i napięcia geopolityczne). Kompleksowe plany zarządzania ryzykiem będą uwzględniać wszystkie zagrożenia – widoczne i ukryte.
Dzięki podziałowi ryzyka na kategorie, odpowiedziom opartym na scenariuszach i wykorzystaniu scentralizowanych kanałów komunikacji będziesz w stanie stworzyć elastyczny, proaktywny plan zarządzania ryzykiem związanym z podróżami służbowymi. W przypadku nieoczekiwanej zmiany planów osoby podróżujące służbowo będą miały narzędzia umożliwiające szybkie uzyskanie pomocy.
W ramach planowanie ciągłości działania określa się sposób postępowania firmy w przypadku krytycznych zdarzeń. Celem planu ciągłości działania jest zminimalizowanie przestojów i przywrócenie usług online, a zarządzanie ryzykiem związanym z podróżami może pomóc w proaktywnym planowaniu i regularnych ocenach ryzyka, które może mieć wpływ na działalność firmy.
Globalny standard zarządzania ryzykiem dotyczącym podróży to ISO 31030:2021. Opracowano go w celu zapewnienia ram dla organizacji zainteresowanych zarządzaniem ryzykiem związanym z podróżami służbowymi. Zawiera wytyczne dotyczące zasad, rozwoju programu, identyfikacji zagrożeń i niebezpieczeństw, szans i strategii łagodzenia.
Rozwiązania do zarządzania ryzykiem w podróży, takie jak International SOS i World Travel Protection, przesyłają alerty o zagrożeniach w czasie rzeczywistym, umożliwiają śledzenie podróżujących, oceny przed podróżą i monitorowanie ryzyka w czasie rzeczywistym. Jednocześnie narzędzia oparte na danych, takie jak Riskline, wyświetlają na bieżąco powiadomienia o wszystkich komplikacjach – od protestów po opóźnienia na lotniskach – tak aby pracownicy mieli zawsze dostęp do aktualnych informacji.
Zarządzanie ryzykiem w podróży to ważny element, o którym należy pamiętać, i opanować go w fachowy s...
Gdy chcesz zapewnić bezpieczeństwo pracownikom, ocena ryzyka związanego z podróżą służbową jest niez...
