Od opłat za bagaż po roaming – dowiedz się, jak uniknąć typowych ukrytych kosztów podróży podczas planowania budżetu na podróże służbowe
Jeśli rzeczywiste wydatki związane z podróżą służbową przekraczają przewidywany budżet, winne mogą być ukryte koszty związane z podróżowaniem. Opóźnienia lotów i zmiany godzin spotkań mogą pokrzyżować plany podróży Twojego zespołu, a konieczność modyfikowania rezerwacji może skutkować dodatkowymi wydatkami, które nie zostały ujęte w pierwotnym budżecie. Nieoczekiwane opłaty za bagaż, opłaty za usługi hotelowe i opłaty za roaming mogą nadwyrężyć nawet najlepiej zaplanowany budżet na podróż, zmuszając Twój dział do wytężonej pracy w celu nadrobienia różnicy.
Częścią planowania podróży służbowych jest świadomość drobnych ukrytych opłat, które mogą pokrzyżować szyki administratorom finansowym. Branża turystyczna niestety słynie z dodatkowych opłat za usługi, nie wspominając o dodatkowych kosztach połączeń telekomunikacyjnych i podatkach. W tym artykule omówimy najczęściej spotykane kategorie ukrytych kosztów podróży, co pozwoli uniknąć przykrych niespodzianek. Pomoże Ci to dokładniej określić średnie koszty podróży służbowych w celu lepszego zarządzania zasobami.
Minęły już czasy, gdy w cenie biletu lotniczego zawarte były wszystkie koszty. Łatwo jest pogubić się w zasadach linii lotniczych dotyczących bagażu – zdarza się to nawet osobom z dużym doświadczeniem w planowaniu podróży służbowych.
Dzieje się tak, ponieważ zasady dotyczące bagażu określone przez linie lotnicze często się zmieniają i nie zawsze są jasno opisane w momencie rezerwacji. Chociaż większość lotów międzynarodowych obejmuje bezpłatny bagaż rejestrowany i podręczny, gwarancji nigdy nie ma. W przypadku lotów krajowych niemal na pewno trzeba zapłacić za bagaż, który nie zmieści się pod siedzeniem lub na półce nad siedzeniem.
Opłata za nadbagaż może wynosić od 15 do 80 GBP lub więcej (w zależności od jego rozmiaru), dlatego zawsze należy upewnić się, co jest wliczone w cenę.
Oprócz opłat za nadbagaż ukryte opłaty linii lotniczych czasami obejmują drobne dodatki, takie jak pierwszeństwo wejścia na pokład, miejsca z dodatkową przestrzenią na nogi czy dostęp do Wi-Fi na pokładzie samolotu. W wielu liniach płatne są również posiłki i napoje. Tworząc budżet podróży służbowej dla swojego zespołu, pamiętaj o uwzględnieniu tych wszystkich drobnych kosztów w całkowitej cenie przelotu.
Niektóre platformy rezerwacyjne pobierają opłatę za rezerwację lotu, hotelu i wypożyczenie samochodu. Choć mogą one zostać ujęte w całkowitej cenie biletu, która zostanie Ci wyświetlona, czasami są dodawane na końcu jako osobna opłata.
Najlepszym sposobem na uniknięcie tych ukrytych opłat rezerwacyjnych jest skorzystanie z rozwiązania do zarządzania podróżami służbowymi – na przykład Booking.com for Business, z którym nie wiążą się żadne opłaty rezerwacyjne ani subskrypcyjne. Ponadto pozwala ono korzystać firmom z wyjątkowych cen dla firm na bilety lotnicze, hotele i wynajem samochodów. Dzięki elastycznym opcjom rezerwacji możesz też uniknąć nieoczekiwanych opłat za odwołanie rezerwacji.
Koszt zakwaterowania stanowi znaczną część przeciętnego budżetu na podróże służbowe, dlatego przy jego ustalaniu należy dokładnie przeanalizować ten element.
Jeśli podana cena jest ceną za noc, może się okazać, że obejmuje ona tylko koszt pokoju. Niektóre hotele pobierają dodatkowe opłaty za korzystanie z udogodnień na terenie hotelu, takich jak centrum fitness, spa czy basen.
Dodatkowe opłaty za usługi hotelowe mogą obejmować na przykład:
Jeśli na fakturze lub paragonie hotelowym widnieje pozycja „opłaty dodatkowe”, chodzi o te drobne dodatkowe udogodnienia, z których gość skorzystał w czasie pobytu. Obejmuje to takie elementy jak:
Warto zauważyć, że większość firm nie uznaje tych dodatkowych kosztów za wydatki służbowe, więc osoby podróżujące służbowo będą musiały pokryć te ukryte koszty z własnej kieszeni. Tworząc zasady dotyczące podróży służbowych dla swojego zespołu, należy wyraźnie określić, które opłaty dodatkowe są uznawane, a które pracownicy muszą opłacić sami.
Niezależnie od tego, czy osoby podróżujące służbowo korzystają z transportu publicznego i parkingu typu „Parkuj i Jedź” podczas całodniowej konferencji, czy też korzystają z bezpiecznego podziemnego parkingu hotelowego, prawdopodobnie będzie się to wiązało z kosztami. Nie jest to do końca ukryta opłata, ale może Cię zaskoczyć, jeśli założysz, że parking jest wliczony w cenę zakwaterowania.
Czy firmowy pakiet telefoniczny obejmuje opłaty za roaming? Jeśli nie, dział finansowy może nie uznać kosztownej zagranicznej rozmowy telefonicznej za wydatek służbowy. Jedno z przeprowadzonych badań wykazało, że amerykańskie firmy płacą nawet 693,50 USD za roaming za każdego pracownika w przypadku jednej zagranicznej podróży służbowej. Szacuje się, że w Europie firmy wydają rocznie 2,4 mld GBP na roaming.
Za każdą minutę i megabajt połączenia telefonicznego mogą być naliczane opłaty roamingowe, a biorąc pod uwagę, że osoby podróżujące służbowo muszą pozostawać w stałym kontakcie, jest to naprawdę kosztowne.
Sieć Wi-Fi jest powszechnie dostępna w większości miejsc publicznych, w tym na lotniskach, dworcach kolejowych i w hotelach. Nie zawsze jednak jest ona bezpłatna. Dostęp w miejscach publicznych może kosztować dodatkowe 10–15 GBP dziennie.
W przypadku korzystania przez osoby podróżujące służbowo z karty kredytowej lub debetowej za granicą może zostać naliczona opłata za transakcję zagraniczną. Opłata ta różni się w zależności od wystawcy karty i instytucji finansowej, ale zazwyczaj wynosi od 1% do 3% całkowitej wartości transakcji. Choć może się to wydawać niewiele, wyobraź sobie, że pracownikowi przydzielono 1000 GBP na kartę firmową w trakcie jednej podróży służbowej. Przy stawce 1% opłaty transakcyjne wyniosą dodatkowe 10 GBP, a przy stawce 3% – 30 GBP.
Podatki są jednym z ukrytych kosztów podróży, których często nie uwzględnia się w budżecie. Najważniejszym podatkiem dla osób podróżujących jest VAT, czyli podatek od wartości dodanej. Stawki tego podatku zależą od kraju, do którego podróżujesz, oraz obowiązujących w nim przepisów podatkowych i mogą stanowić nawet 20% całkowitych kosztów wyżywienia, zakwaterowania i transportu. Chociaż w większości przypadków firma może odzyskać podatek VAT, jeśli pieniądze zostały wykorzystane na pokrycie wydatków służbowych, nie zawsze tak jest.
Podatek od sprzedaży doliczany do cen towarów detalicznych to kolejny ukryty koszt, który zwiększa łączne wydatki podczas podróży.
Niezależnie od tego, czy przyczyną są warunki atmosferyczne, czy problemy techniczne, loty czasami ulegają opóźnieniom, a rezerwacje hotelowe bywają odwoływane. Ubezpieczenie podróży służbowych to zawsze dobry pomysł, ponieważ pokrywa ono koszty odwołania lub opóźnienia lotu, ale stanowi dodatkowy koszt.
Jeśli w Twojej firmie nastąpiła zmiana harmonogramu, która wymagała zmiany rezerwacji, należy pamiętać, że opłaty za odwołanie rezerwacji mogą się znacząco różnić w zależności od dostawcy. Przed dokonaniem rezerwacji zawsze zapoznaj się z warunkami i – jeśli to możliwe – wybierz elastyczną opcję podróży.
Podróże służbowe stanowią ogromny globalny biznes i kosztują firmy dosłownie miliardy. W Chinach łączne roczne wydatki związane z podróżami służbowymi wyniosły 372,5 mld USD, podczas gdy w Stanach Zjednoczonych wydano 361,6 mld USD, a w Zjednoczonym Królestwie 51,5 mld USD.
Branża turystyczna w pełni korzysta z efektu odbicia po pandemii. Koszty przelotów wzrosły, ponieważ linie lotnicze starają się odzyskać utracone zyski, a popyt jest wysoki. Wszystko to oznacza, że firmy muszą bardziej niż kiedykolwiek pilnować budżetów na podróże. Dotyczy to zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, które mają niższe marże. Każdy grosz się liczy, a wszystkie te pozornie niewielkie ukryte koszty sumują się i obciążają Twój budżet.
Pierwszym krokiem do ich uniknięcia jest uświadomienie sobie istnienia opłat za nadbagaż i za dodatkowe usługi hotelowe. Skorzystaj z naszych wskazówek, aby zmniejszyć ukryte koszty podróży i obniżyć wydatki na podróże służbowe:
Wydatki na podróże służbowe obejmują wszelkie zakupy dokonywane przez pracowników w trakcie podróży służbowych. W związku z tym największe koszty zależą od planu podróży Twojego zespołu. Kiedy pracownicy odbywają długi lot w pierwszej klasie na weekendowe wydarzenie, to transport może okazać się największym wydatkiem związanym z podróżą. W przypadku bardziej lokalnych podróży służbowych, noclegi stanowią zazwyczaj największy koszt podróży służbowej.
Oprócz kosztów lotów i zakwaterowania do dodatkowych wydatków służbowych, które należy uwzględnić w planie finansowym, należą:
Więcej informacji o typowych wydatkach na podróże służbowe znajdziesz w naszym przewodniku dotyczącym zarządzania budżetem na podróż.
Według badań to niedziela jest najdroższym dniem tygodnia na lot. To dlatego, że wszyscy weekendowi turyści wracają do domów, co powoduje wzrost popytu. Koszty transportu wzrastają również w okresie poprzedzającym najważniejsze święta, takie jak Boże Narodzenie czy Sylwester, i bezpośrednio po nich.
Planując wydatki na podróże służbowe, uwzględnij w budżecie wszystkie dodatkowe opłaty, aby uniknąć kosztownych niespodzianek.
Odwołanie lotu, rezerwacje w ostatniej chwili i opłaty za usługi hotelowe mogą spowodować szybkie przekroczenie nawet najbardziej skrupulatnie zaplanowanego budżetu. Pierwszym krokiem do skuteczniejszego zarządzania budżetem w podróży i uniknięcia nadmiernego wzrostu wydatków jest uświadomienie sobie, jakie ukryte koszty występują najczęściej.
Podróż służbowa może być droga. Tańsze podróże służbowe wymagają wysiłku ze strony wszystkich pracow...
Dowiedz się więcej o planowaniu podróży służbowych i zapoznaj się z 10 najważniejszymi wskazówkami n...
Kompletny przewodnik po tym, jak profesjonalnie ustalać budżet na podróże służbowe
