Podróżowanie w celach służbowych może być dla pracowników ekscytującym i satysfakcjonującym doświadczeniem, ale może też być wyzwaniem dla osób z niepełnosprawnościami, problemami zdrowotnymi lub szczególnymi potrzebami.

Różnorodność i inkluzywność są nie tylko niezbędne dla kultury Twojej firmy, ale stanowią też ważny aspekt podróży służbowych. Przyjrzyjmy się głównym wyzwaniom związanym z inkluzywnością, z którymi mogą się zmierzyć Twoi pracownicy podczas podróży służbowych, i sposobom na uczynienie podróży służbowych bardziej inkluzywnymi.

Czym jest różnorodność i inkluzywność w miejscu pracy?

Badania pokazują, że zróżnicowane i inkluzywne miejsce pracy przekłada się na mniejszą rotację pracowników i większy wzrost przychodów. Ale różnorodność w miejscu pracy niekoniecznie czyni firmę inkluzywną.

Przy dążeniu do osiągnięcia różnorodności, równości i inkluzywności w miejscu pracy zbudowanie zespołu, w którym są osoby o różnym pochodzeniu i rasie, mający różne orientacje seksualne i umiejętności oraz wyznające różne religie, jest dopiero początkiem. Twoja firma musi również upodmiotowić pracowników i zaufać im, aby jednakowo angażowali się w miejscu pracy.

Czy Twoja firma zatrudnia odpowiednią liczbę kobiet? Jeśli tak, to świetnie, ale ile z tych kobiet zajmuje stanowiska kierownicze lub należy do zarządu? A co z osobami o innym kolorze skóry, z niepełnosprawnościami lub ze społeczności LGBTQ+? Różnorodni pracownicy na czołowych stanowiskach to klucz do osiągnięcia inkluzywności w miejscu pracy.

Wyzwania związane z różnorodnością, przed którymi stają podróżujący pracownicy

Podróże służbowe mogą być dla pracowników przyjemne i ekscytujące, ale mogą być również źródłem stresu, dyskomfortu, a nawet niepewności, jeśli nie zostaną uwzględnieni. Oto niektóre z wyzwań, z którymi mogą się zmierzyć konkretne grupy pracowników podczas podróży służbowych:

  • Kobiety – bezpieczeństwo pracownic podróżujących w celach służbowych jest szczególnie zagrożone. Według ankiety przeprowadzonej w 2023 roku przez World Travel Protection 71% respondentek uważa, że podróżowanie w celach służbowych jest dla kobiet mniej bezpieczne niż dla mężczyzn. Pomimo tej niepokojącej liczby niewielka część firm poświęca miejsce bezpieczeństwu kobiet w swoich zasadach dotyczących podróży.
  • Osoby o innym kolorze skóry – osoby o innym kolorze skóry są jednymi z najbardziej narażonych na dyskryminację i agresję podczas podróży służbowych. Mogą być inaczej traktowane przez personel lotniska, stewardesy i stewardów lub obsługę hotelu, a do tego są narażone na natarczywe spojrzenia nieznajomych. Mogą też spotkać się z mikroagresją, a nawet fizyczną napaścią.
  • Podróżujący LGBTQ+ – w 2023 roku ponad 60 krajów nadal kryminalizowało homoseksualizm. Nic więc dziwnego, że podróżujące służbowo osoby LGBTQ+ stają przed wieloma wyzwaniami, od obelg słownych po napaść. Według ankiety Global Business Travel Survey z 2023 roku 90% podróżujących służbowo osób LGBTQ+ ukrywało swoją orientację seksualną podczas podróży służbowych, a głównymi przyczynami były kwestie bezpieczeństwa (55%) i prywatności (55%).
  • Osoby z niepełnosprawnościami – pracownicy z niepełnosprawnościami mogą napotkać podczas podróży wiele trudności. Mogą one obejmować zarówno słabą infrastrukturę, problemy transportowe i brak zakwaterowania, jak i bycie ofiarą agresywnych zachowań. Zapewnienie pracownikom ułatwień podczas podróży powinno być priorytetem dla firmy.

Aby wspierać pracowników w ich podróżach służbowych i zapewnić inkluzywność podróży, ważne jest, aby Twoja firma miała solidne zasady dotyczące podróży służbowych.

Jak sprawić, by zasady dotyczące podróży służbowych były bardziej inkluzywne

Im bardziej inkluzywne będą Twoje zasady dotyczące podróży służbowych, tym lepiej wspierani i chronieni będą Twoi pracownicy oraz tym bardziej zmotywowani i wydajni będą w pracy. Aby opracować inkluzywny program podróży służbowych, pamiętaj o następujących punktach:

1. Słuchaj swoich pracowników

Inkluzywne miejsce pracy, które zachęca do otwartej komunikacji i zaufania, może skłonić Twoich pracowników do bardziej otwartego komunikowania swoich potrzeb. Słuchaj swoich pracowników, gdy mówią o swoich obawach, i uważnie rozważaj ich wymagania, aby wspierać ich w najlepszy możliwy sposób. Rozważ zaktualizowanie zasad dotyczących podróży służbowych i przyjęcie rozwiązania do zarządzania podróżami, które będą odpowiadać ich potrzebom.

2. Proponuj elastyczne opcje transportu i zakwaterowania

Aby mieć pewność, że wszystkie potrzeby Twoich pracowników są brane pod uwagę, oferuj im elastyczne opcje transportu i zakwaterowania. Zapewnienie pracownikom większej autonomii w rezerwacji opcji, która najbardziej im odpowiada, może poprawić ich wrażenia z podróży, zmniejszając stres i niepokój oraz pozwalając spełnić konkretne potrzeby.

  • Niektórzy mogą o wiele bardziej woleć jazdę pociągiem od latania lub podróżowanie popołudniu zamiast rano. Na przykład pracownicy z autyzmem mogą skorzystać z opcji podróży, która nie spowoduje poważnych zakłóceń w ich rutynowym planie zajęć. Rodzice i opiekunowie mogą skorzystać z takiej elastyczności, aby osiągnąć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, dostosowując podróże służbowe do obowiązków rodzinnych.
  • Pozwól pracownikom wybrać preferowane miejsce w samolocie. Możliwość wstania w dowolnym momencie dzięki miejscu przy przejściu może zmniejszyć niepokój u niektórych osób, podczas gdy inni będą czuli się lepiej przy oknie.
  • Jeśli chodzi o zakwaterowanie, niektórzy pracownicy mogą czuć się swobodniej w obiekcie, w którym mogą samodzielnie przygotowywać posiłki i wykonywać swoje rutynowe czynności, zamiast eksperymentować z jedzeniem na mieście. Inni mogą woleć nie zawracać sobie głowy gotowaniem.
  • Jeśli chodzi o transport, pracownicy z neuroróżnorodnością mogą potrzebować ciszy i woleć jeździć taksówką zamiast zatłoczonym autobusem lub metrem, więc weź pod uwagę ich preferencje.

3. Wspieraj swoich pracowników LGBTQ+ i pracowników o różnym kolorze skóry

Zadbaj o bezpieczeństwo swoich pracowników, robiąc rozeznanie i przygotowując wytyczne dotyczące miejsc docelowych i obiektów, w których mile widziani są podróżujący LGBTQ+ i o różnym kolorze skóry. Zapewnij swoim pracownikom dostęp do przewodników turystycznych, aplikacji i stron internetowych z informacjami o bezpieczeństwie i z zasobami prawnymi dotyczącymi społeczności LGBTQ+ w krajach docelowych, zwłaszcza tych, w których prawa osób LGBTQ+ mogą nie być chronione.

Podobnie upewnij się, że pracownicy o innym kolorze skóry mają dostęp do informacji o możliwej dyskryminacji lub problemach, z którymi mogą się zmierzyć w kraju docelowym. Oczywiście powinno się zachęcać do rozmów na temat obaw związanych z bezpieczeństwem i jasno informować, jakie wsparcie jest dostępne w razie potrzeby. Jeśli pracownik nie czuje się bezpiecznie podczas podróży, należy poszukać odpowiedniego rozwiązania. Może to być na przykład realizacja obowiązków poprzez spotkania online lub podróż do innego miejsca docelowego.

4. Wspieraj kobiety podróżujące służbowo

Pozwól podróżującym kobietom wybierać miejsce zakwaterowania, w których będą czuły się bezpiecznie, i pozostać w miejscu, w którym nie będą odizolowane. W razie potrzeby zezwól im na podróżowanie z osobą towarzyszącą (jeśli na to zezwolisz, powinno to też dotyczyć innych podróżujących służbowo), zwłaszcza jeśli boją się o swoje bezpieczeństwo lub obawiają podróżować późną nocą. Aby osiągnąć większą różnorodność w podróżach służbowych, upewnij się, że pracownice są informowane o potencjalnych różnicach kulturowych i o tym, jak powinny się dostosować do kultury w miejscu docelowym.

Jeśli pracownica nie czuje się komfortowo lub bezpiecznie podczas podróży służbowej, porozmawiaj z nią o innych dostępnych opcjach. W żadnym razie nie powinno się narażać pracowników na ryzyko.

5. Upewnij się, że potrzeby pracowników z niepełnosprawnościami są uwzględnione

Pierwszym krokiem w kierunku zapewnienia inkluzywności wobec pracowników z niepełnosprawnościami jest upewnienie się, że dane pracowników są dokładne, aby było wiadomo, kto ma niepełnosprawność konieczną do uwzględnienia podczas podróży.

Upewnij się, że Twoi pracownicy nie rezerwują podróży służbowych poza Twoją platformą podróży służbowych i że na platformie tej są filtry do wyszukiwania opcji zakwaterowania oferujących udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami. Jeśli chodzi o opcje transportu, poinformuj pracowników, którzy będą potrzebować pomocy na lotnisku, o tym, jaka jest procedura. Zgodnie z zasady dotyczące podróży służbowych wszystkie europejskie porty lotnicze i linie lotnicze są zobowiązane do bezpłatnej pomocy osobom z niepełnosprawnościami. Podróżujący z niepełnosprawnościami lub ograniczoną sprawnością ruchową mogą otrzymać wózek inwalidzki, uzyskać pomoc w wejściu na pokład samolotu lub wsparcie przy przesiadce na inny lot. Mogą również uzyskać pomoc w uzyskaniu miejsca, które spełnia ich potrzeby, oraz pomoc w załadowaniu i schowaniu bagażu.

Aby zapewnić przejazd z lotniska do miejsca docelowego i zaspokoić specyficzne potrzeby Twoich pracowników, można wcześniej zarezerwować rozwiązania dla podróżujących z niepełnosprawnościami, takie jak dostosowane samochody na wynajem.

Dobrą praktyką jest również, aby wszyscy podróżujący mieli przy sobie wszelkie recepty lekarskie na wypadek, gdyby władze na lotnisku zażądały ich sprawdzenia.

6. Nie zapomnij o pracownikach z neuroróżnorodnością

Neuroróżnorodność to ogólne określenie na to, że mózg przetwarza informacje, funkcjonuje i zachowuje się w sposób odmienny od przyjętego za typowy. Neuroróżnorodność obejmuje autyzm, ADHD, dysleksję, dyspraksję i nie tylko.

Pracownicy z neuroróżnorodnością w kwestii podróży służbowych często mają odmienne potrzeby lub preferencje niż inni pracownicy. Na przykład przebywanie na lotnisku lub lot wiąże się z dużą liczbą bodźców, z czym niektóre osoby z neuroróżnorodnością mogą nie być w stanie sobie dobrze poradzić. Aby Twoi pracownicy czuli się swobodniej, rozważ umożliwienie im dostępu do salonu na lotnisku, gdzie będą mogli się zrelaksować i uciec od szumu lotniska (oraz skupić się na pracy podczas oczekiwania na lot). Podobnie kolejka do kontroli bezpieczeństwa i kontroli paszportowej może być bardzo stresującym doświadczeniem, dlatego warto przemyśleć uzyskanie członkostwa, aby umożliwić podróżującym służbowo dostęp do priorytetowych kolejek do tych kontroli.

Najlepiej jest po prostu zapytać pracowników, która opcja najlepiej spełnia ich potrzeby.

7. Dbaj o wymagania dietetyczne

Niektórzy pracownicy mogą mieć ścisłe wymagania co do diety, które należy wziąć pod uwagę przy rezerwacji opcji transportu i zakwaterowania. Pracownicy na diecie wegańskiej lub wegetariańskiej albo cierpiący na specyficzne alergie, nietolerancje lub celiakię też powinni mieć dostępne opcje żywieniowe podczas podróży.

Podobnie religijne osoby podróżujące służbowo mogą mieć konkretne potrzeby żywieniowe, takie jak niejedzenie mięsa lub ryb albo jedzenie tylko żywności halal bądź koszernej. Dlatego pamiętaj, aby planować z wyprzedzeniem i skutecznie komunikować się z liniami lotniczymi lub hotelami, z którymi współpracujesz, aby mogły zaspokoić specyficzne potrzeby pracowników.

8. Bądź świadomy różnic kulturowych i świąt religijnych

Aby zapewnić inkluzywność w kwestii podróży służbowych, ważne jest, aby brać pod uwagę różnice kulturowe i święta religijne. Możesz zwracać szczególną uwagę na to, aby nie prosić pracowników o wyjazd w podróż służbową podczas ważnego święta religijnego, lub wykazywać się pewną elastycznością. Możesz również pomagać swoim pracownikom w podróżach służbowych, edukując ich o specyfice kulturowej danego kraju, na przykład o tym, jak wyglądają w nim pozdrowienia lub dress code.

Oferuj szkolenia i zasoby

Podnoś świadomość na temat różnorodności i inkluzywności w miejscu pracy, dostarczając informacji na temat wyzwań, z którymi mogą się mierzyć pracownicy, zwłaszcza podczas podróży służbowych. Niezależnie od tego, czy chodzi o pracowników, menedżerów czy specjalistów ds. podróży, każdy w firmie musi wiedzieć, jak radzić sobie z wyzwaniami związanymi z inkluzywnością. Kilka tematów, w których należy przeszkolić swoich pracowników, to świadomość niepełnosprawności, różnice kulturowe, bezpieczeństwo i procedury awaryjne. Możesz także polecić kontakty, strony internetowe lub aplikacje, które pomogą pracownikom przy podróżach służbowych.

Proś o informacje zwrotne

Nic nie pozwala lepiej ocenić doświadczenia pracowników z podróży służbowych niż informacje zwrotne od nich. Można w tym celu odbywać indywidualne spotkania albo przeprowadzać anonimowe ankiety. Wrażenia podróżujących służbowo pomogą Ci zidentyfikować obszary, w których można wprowadzić ulepszenia, i regularnie sprawdzać zasady dotyczące dostępności i inkluzywności. Otwarcie słuchaj wszelkich obaw dotyczących bezpieczeństwa i inkluzywności oraz informuj, w jaki sposób możesz w razie potrzeby zaoferować wsparcie.

Wspieraj inkluzywną kulturę firmy

Promując inkluzywną kulturę firmy, w której wszyscy pracownicy czują się doceniani, kładziesz fundamenty pod inkluzywne podróże służbowe. Kultura Twojej firmy może być bardziej inkluzywna dzięki następującym działaniom:

  • Promowanie lub dawanie takich samych możliwości rozwoju wszystkim pracownikom
  • Stosowanie zróżnicowanych i bezstronnych praktyk rekrutacji
  • Tworzenie sieci pracowniczych, w których pracownicy mogą znaleźć wsparcie
  • Stosowanie zasad równego wynagradzania
  • Stosowanie inkluzywnego języka
  • Stosowanie zasad zerowej tolerancji dla dyskryminacji i nękania

Pamiętaj o należytej staranności

Jako pracodawca masz prawne i etyczne zobowiązania do upewniania się, że Twoi pracownicy są bezpieczni podczas podróży w celach służbowych. Ta należyta staranność dotyczy wszystkich aspektów podróży służbowych, od przygotowania do powrotu do domu. Przed wysłaniem pracownika w podróż służbową należy zawsze ocenić zagrożenia, mieć aktualne zasady dotyczące podróży, upewnić się, że pracownicy są ubezpieczeni od wszelkich ryzyk, które mogą napotkać, i być w stanie zapewnić wsparcie w dowolnym momencie.

Aby podróż służbowa pracownika była jak najbardziej inkluzywna, kluczowe jest bycie na bieżąco z informacjami i proszenie o bezpośrednie informacje zwrotne od osób podróżujących służbowo w Twojej firmie. Świadomość kulturowa pomoże Ci również lepiej chronić pracowników i włączać ich w podróże zagraniczne.

Sugerowane artykuły

23.02.23
6 min czytania
Wszystko, co musisz wiedzieć o międzynarodowych podróżach służbowych

Zobacz, jak radzić sobie z międzynarodowymi podróżami służbowymi. Poznaj nasze wskazówki: od pakowan...

Zarządzanie podróżami służbowymi Rezerwujący / Administratorzy
26.01.23
6 min czytania
Jak zapewnić bezpieczeństwo podczas podróży służbowej

Najlepsze wskazówki, jak zapewnić bezpieczeństwo podczas podróży służbowych, jak się do nich przygot...

Bezpieczeństwo i ochrona Właściciele małych firm Zespoły HR
15.02.23
10 min czytania
Przewodnik po należytej staranności dla podróży służbowych

Zrozumienie należytej staranności dla podróży służbowych jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Przeczyta...

Należyta staranność Rezerwujący / Administratorzy