Jak zaoszczędzić na kosztach podróży służbowych, korzystając ze cen katalogowych hoteli

Porównywanie cen hoteli jest kluczowe, aby utrzymać budżet podróży służbowych pod kontrolą, a zrozumienie pojęć branży hotelarskiej, takich jak „cena katalogowa”, daje dobry punkt wyjścia do negocjacji cenowych.

W tym artykule wyjaśnimy, czym są ceny katalogowe, jak są ustalane i prezentowane, aby Twoja firma mogła poznać wszystkie opcje cenowe i uniknąć przepłacania za hotele w podróżach służbowych.

Co to jest cena katalogowa?

Termin ten wywodzi się z czasów sprzed ery komputerów. W hotelowych recepcjach wystawiano wówczas karty z cenami na metalowych lub drewnianych stojakach (ang. rack), od których pochodzi angielski termin „rack rate”, dziś określany po polsku jako „cena katalogowa”. Podczas zameldowania goście mogli dzięki temu łatwo sprawdzić cenę katalogową do zapłaty za nocleg.

Obecnie cena katalogowa to standardowa, najwyższa możliwa cena za pokój hotelowy przed zastosowaniem jakichkolwiek zniżek lub ofert specjalnych. Osoby podróżujące służbowo rzadko płacą cenę katalogową ze względu na powszechność zniżek jako narzędzia sprzedaży. Niemniej jednak jest to przydatna wartość odniesienia, a zrozumienie zasad funkcjonowania cen katalogowych jest ważne dla kierowników finansowych, menedżerów ds. podróży i wszystkich innych interesariuszy zaangażowanych w zarządzanie kosztami podróży.

Czy dla firm ważna jest znajomość ceny katalogowej hotelu?

Cena katalogowa hotelu, znana również jako cena opublikowana, jest publicznie dostępna i stanowi punkt wyjścia do promocji, zniżek oraz cen dla firm.

Jeśli rezerwujesz zakwaterowanie bezpośrednio w hotelu, rozumienie tej wartości odniesienia pomoże Ci dokładniej oszacować potencjalne oszczędności. Poznanie ceny katalogowej może przynieść firmom następujące korzyści:

• Narzędzie negocjacyjne: cena katalogowa to punkt wyjścia do negocjowania lepszych cen z hotelami. Przy częstych podróżach służbowych firmy często mogą wynegocjować niższe ceny, co prowadzi do oszczędności.
• Oszczędność kosztów: wiele hoteli oferuje zniżki dla firm, ale nie dowiesz się, ile oszczędzasz, dopóki nie porównasz ceny po zniżce z pierwotną opublikowaną ceną katalogową.
• Przejrzyste ceny: osoby rezerwujące mogą zobaczyć standardową cenę hotelu, co ułatwia porównywanie ofert w różnych kanałach sprzedaży. Pomaga to w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji.

Jednak ceny katalogowe są korzystne głównie w przypadku rezerwacji bezpośrednio w hotelu i stanowią coraz bardziej przestarzały sposób porównywania ofert. Należy też pamiętać o różnicach w przepisach dotyczących ochrony konsumentów w poszczególnych krajach.

Na przykład w Wielkiej Brytanii firmy oferujące zakwaterowanie muszą przestrzegać ustawy o rynkach cyfrowych, konkurencji i konsumentach (Markets, Competition and Consumers Act, DMCCA) z 2024 r., a także rozporządzenia z 2009 r. w sprawie świadczenia usług (Provision of Services Regulations 2009). Stanowią one, że hotele muszą prezentować informacje o cenach w sposób, który nie wprowadza konsumentów w błąd, a ceny muszą zawierać obowiązkowe opłaty za usługi i podatek VAT.

W przypadku platform rezerwacji online ceny katalogowe hoteli są rzadko, o ile w ogóle, prezentowane, ponieważ rządowe przepisy zabraniają im prezentowania cen jako zniżek, chyba że oferują oszczędności na zasadzie „jeden do jednego”. Dla przejrzystości platformy takie jak Booking.com for Business zamiast cen katalogowych prezentują najbardziej konkurencyjne ceny, co daje szerokie porównanie do wyboru.

Różne typy cen katalogowych hoteli

Ceny katalogowe to tylko jeden aspekt cennika hotelowego i firmy muszą rozumieć, jak to wszystko działa, aby móc negocjować najlepsze ceny.

• Prowizyjne i bezprowizyjne: prowizyjne ceny hoteli to obniżone ceny wynegocjowane przez firmę zarządzającą podróżami w imieniu swoich klientów firmowych, z procentem wypłacanym agencji. Ceny bezprowizyjne, czyli ceny netto, są obniżane bez uwzględnienia opłaty prowizyjnej i w efekcie są zazwyczaj niższe o 5–10%.
• Stałe i dynamiczne: Ceny stałe są często negocjowane w przypadku dużego wolumenu podróży do najpopularniejszych miejsc biznesowych. Oferują one stałą, niezmienną cenę na określony czas (zazwyczaj rok), która jest zazwyczaj o 15–20% niższa od ceny katalogowej. Z kolei dynamiczne ceny hoteli zmieniają się wraz z popytem rynkowym, więc firmy mogą otrzymać lepsze oferty, gdy popyt jest niski.

Jaka jest różnica między cenami hoteli dla firm a cenami katalogowymi?

Ceny katalogowe hoteli to najwyższa cena, jaką może zapłacić osoba podróżująca, natomiast ceny dla firm to ceny po negocjacji. Ceny hoteli dla firm mogą być o 20–30% niższe od cen katalogowych, co odzwierciedla stały przychód, jaki częste podróże służbowe przynoszą hotelowi. Ceny hoteli dla firm mogą również obejmować dodatkowe wynegocjowane korzyści, w tym późne wymeldowanie, bezpłatne śniadanie i elastyczne zasady rezerwacji.

Jaka jest różnica między ceną BAR a ceną katalogową?

Innym rodzajem ceny, który można napotkać, jest najlepsza dostępna cena (Best Available Rate, BAR). Podczas gdy ceny katalogowe są stałe, dzienna cena BAR jest dynamiczna i ustalana na podstawie zmiennych czynników, takich jak obłożenie, sezonowy popyt, lokalne wydarzenia i ceny oferowane przez konkurencję. Odzwierciedla najniższą dostępną cenę każdego dnia, przed zniżkami.

W jaki sposób hotele ustalają swoje ceny katalogowe?

Ceny katalogowe są integralną częścią zarządzania przychodami hoteli, a zespoły finansowe hoteli wykorzystują ogromne ilości danych w ramach swoich strategii cenowych, często stosując systemy oparte na sztucznej inteligencji w celu lepszego prognozowania i analizy.

Aby ustalić ceny katalogowe, hotele analizują dane historyczne, jednocześnie uważnie obserwując ceny oferowane przez konkurencję i popyt rynkowy. Jak można się spodziewać, najwyższe ceny katalogowe będą obowiązywać w głównych ośrodkach biznesowych, takich jak Nowy Jork, Tokio, Londyn i Paryż.

Podstawowy przykładowy wzór stosowany przez hotele do ustalania cen to:

Cena katalogowa = koszt za pokój + (koszt za pokój x marża zysku)

• Koszt za pokój powinien obejmować wszystkie koszty działalności, w tym sprzątanie, konserwację, wynagrodzenia pracowników, ubezpieczenie i inne.
• Marża zysku jest określana przez kwotę zysku, jaką hotel musi osiągnąć, obliczoną jako wartość procentowa.

Czynniki wpływające na ceny katalogowe hoteli

Oto kilka czynników, które mają wpływ na strategię cenową hotelu przy ustalaniu cen katalogowych:

• Lokalizacja hotelu.
• Rodzaj hotelu i liczba gwiazdek.
• Renoma marki.
• Dostępne rodzaje pokoi.
• Wielkość pokoi.
• Usługi i udogodnienia hotelowe.

Jak znaleźć cenę katalogową hotelu

Zanim zaczniesz używać cen katalogowych jako narzędzia porównawczego, musisz wiedzieć, gdzie znaleźć opublikowane ceny katalogowe. Na początek przejrzyj oficjalną stronę internetową hotelu lub inne materiały promocyjne, a następnie znajdź najwyższą opublikowaną cenę przed zniżkami. Jeśli planujesz wynegocjować zniżkę dla firm, najlepiej skontaktuj się bezpośrednio z hotelem i zapytaj o aktualne ceny katalogowe.

Jak negocjować lepsze ceny na podróże służbowe

Znajomość cen katalogowych daje podstawy do porównywania cen hoteli biznesowych. Jeśli w Twojej firmie funkcjonuje program aktywnego podróżowania, który wiąże się z dużą liczbą pobytów w hotelach, możesz to wykorzystać i wynegocjować większe zniżki.

W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw o mniejszym wolumenie podróży korzystanie z platformy podróżniczej, takiej jak Booking.com for Business, zapewnia dostęp do konkurencyjnych cenników i programów lojalnościowych, zapewniając lepsze ceny. Pamiętaj, że hotele wolą sprzedawać pokoje poniżej ceny katalogowej, niż pozostawić je niezajęte.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skorzystać z cen hoteli dla firm, niezależnie od wielkości Twojej firmy.

• Porównuj oferty, aby znaleźć najlepsze ceny: sprawdź ceny hoteli biznesowych od wielu dostawców i sieci, rozważając alternatywne opcje, takie jak pensjonaty i apartamenty z obsługą, które mogą oferować większe zniżki.
• Rozważ przedłużenie pobytu: wiele hoteli oferuje niższe ceny za pobyty dłuższe niż pięć nocy. Zamiast wysyłać osoby podróżujące służbowo tam i z powrotem na krótsze podróże, być może da się zaplanować dłuższe wyjazdy i skorzystać ze zniżek za dłuższy pobyt?
• Zarejestruj się w hotelowych programach lojalnościowych: większość globalnych hoteli i platform rezerwacyjnych, takich jak Booking.com for Business, oferuje programy lojalnościowe, które nagradzają osoby podróżujące służbowo bezpłatnymi udogodnieniami i zniżkami.
• Postaw na wyłączność: w przypadku MŚP, które nie mają jeszcze dużego wolumenu podróży, czasami można wynegocjować lepsze ceny, szczególnie w mniejszych hotelach, zawierając umowę na wyłączność. W ten sposób zobowiązujesz się do rezerwowania wszystkich podróży za pośrednictwem tego hotelu w zamian za zniżkę.
• Korzystaj z platformy do zarządzania podróżami: platformy takie jak Booking.com for Business mają ugruntowane relacje z dostawcami i dużymi sieciami dostawców, co w połączeniu z dużym wolumenem podróży zapewnia najszerszy wybór opcji umożliwiających porównanie kosztów.
• Dobrze poznaj swój budżet podróży: Dzięki jasno określonemu budżetowi podróży będziesz w stanie lepiej negocjować ceny. Jakie są historyczne trendy wydatków? Jakie są przewidywane wydatki na podróże w nadchodzącym roku podatkowym? Przeprowadzanie audytów i gromadzenie danych pomoże Ci przedstawić hotelom liczby na poparcie Twojej oferty.

Jak Booking.com for Business może pomóc Ci zaoszczędzić na hotelach biznesowych

Negocjowanie specjalnych cen z każdym hotelem jest procesem czasochłonnym, a mniejsze firmy mogą nie mieć wystarczającej liczby podróżujących, aby uzyskać znaczące zniżki.

Booking.com for Business może wykorzystać swój duży wolumen podróży, aby zapewnić MŚP dostęp do cen dla firm wraz z dodatkowymi korzyściami, takimi jak elastyczne zasady anulowania rezerwacji. Dołączając do naszego programu lojalnościowego Genius, będziesz mieć do wyboru ponad 3 milionów obiektów na całym świecie, dostępnych do 20% taniej od opublikowanej ceny.

Mając do wyboru różne rodzaje zakwaterowania, od hoteli biznesowych po apartamenty z obsługą, Ty i Twój zespół możecie znaleźć najlepsze miejsce na pobyt w odpowiedniej cenie.

Negocjowanie cen hoteli biznesowych: podsumowanie

Terminy branżowe, takie jak cena katalogowa, są używane głównie w zarządzaniu przychodami w hotelarstwie, ale czasami są przydatne w planowaniu podróży służbowych. Rozwiązania do rezerwacji online eliminują wszelkie domysły związane z porównywaniem cen hoteli biznesowych, ale poznanie istoty ceny katalogowej i sposobu jej ustalania ułatwia porównywanie cen na podstawie danych.

Dzięki połączeniu promocji sezonowych, zniżek dla firm i hotelowych programów lojalnościowych możesz zarezerwować pokoje w hotelach biznesowych znacznie poniżej opublikowanej ceny katalogowej.