Dowiedz się, jak uzyskać największy zwrot z inwestycji w podróże służbowe, uwzględniając kluczowe cele i wyniki podróży służbowych zespołu.
Podróże służbowe stanowią znaczący wydatek, który, jeśli się nim dobrze zarządza, może przynieść wysoki zwrot z inwestycji, wzmacniając relacje z klientami, zmniejszając rotację pracowników i napędzając wzrost przychodów. Jednak bez odpowiedniego zarządzania koszty podróży mogą szybko przekroczyć budżet i wpłynąć na wynik finansowy.
W tym przewodniku przyjrzymy się, jak zmaksymalizować zwrot z inwestycji (ROI) w podróże służbowe i jak strategicznie realizować podróże służbowe, aby uzyskać jak największy zwrot z czasu, pieniędzy i energii, których te podróże często wymagają.
Mówiąc najprościej, zwrot z inwestycji w podróże służbowe odnosi się do wartości finansowej, jaką podróż przyniosła organizacji. Możliwość przewidzenia tych skutków przed podróżą służbową i ich oceny po jej zakończeniu stanowi podstawę uzasadnienia podróży służbowych w organizacji.
W przypadku gdy zwrot z inwestycji w podróż służbową jest niski, interesariusze mogą nie wyrazić zgody na przyszłe podróże. Ale gdy zwrot z inwestycji w podróże służbowe jest wysoki, może stanowić przekonujące uzasadnienie podróży służbowych ze względu na coś więcej niż tylko korzyści finansowe. Może również obiektywnie udowodnić, dlaczego podróże służbowe są ważne dla bieżących celów biznesowych.
Jaka jest wartość podróży służbowych?
Zwrot z inwestycji w podróże służbowe można mierzyć na wiele sposobów, z których najbardziej obiektywnym i ważnym jest po prostu jego wpływ na wyniki finansowe. Oto sposoby mierzenia sukcesu podróży służbowych w organizacji:
Uzasadnienie podróży służbowych, podobnie jak uzasadnienie każdej decyzji biznesowej, musi być poparte dodatnimi przychodami. Czy spotkania, umowy lub prezentacje z ostatniej podróży służbowej zapewniły Ci więcej pracy? Z badań wynika, że 40% umów jest zawieranych w ramach sprzedaży zewnętrznej i jest to kluczowy wskaźnik do zrozumienia zwrotu z inwestycji.
Wykazano, że spotkania twarzą w twarz są 34 razy skuteczniejsze niż komunikacja wirtualna. W przypadku długoterminowych relacji z klientami, które chcesz nadal wspierać i rozwijać, taka osobista więź jest koniecznością. Nawet w przypadku podróżowania między biurami własnej firmy, gdy ma się rozproszony zespół, bycie obecnym i dostępnym osobiście pomaga zminimalizować poczucie izolacji, które może się pojawić w niektórych biurach. Jeśli chodzi o morale pracowników, powinno to być wystarczające uzasadnienie dla podróży służbowych.
Jeśli Twoja firma chce wejść na nowe rynki, osobiste doświadczenia z wybranego kraju i kultury są nieocenione. Będąc na wybranym rynku, pracownicy mogą lepiej zrozumieć lokalną kulturę i zwyczaje oraz to, jak może to wpłynąć na Twoje plany biznesowe. Może to również pomóc w kształtowaniu działań marketingowych, ponieważ takie wyjazdy pozwalają lepiej zrozumieć, jakich dostosowań wymaga dany rynek. W ostatecznym rozrachunku jedna podróż w celu poznania rynku może być warta zainwestowanych pieniędzy, jeśli porówna się to z kwotami, które można utracić z powodu kulturowego faux pas podczas ekspansji.
Nasza ankieta pokazuje, że w przypadku 75% pracowników podróże służbowe miały pozytywny wpływ na ich rozwój osobisty. Mając to na uwadze, zwrot z inwestycji w podróże służbowe może być widoczny w liczbach związanych z utrzymaniem pracowników. 52% osób, które odpowiedziały na naszą ankietę, stwierdziło, że możliwość podróżowania pozytywnie wpłynęła na ich kondycję psychiczną, a 82% uznało ją za niezbędną do rozwoju zawodowego.
Jak wspomniano powyżej, podróże służbowe mają ogromny potencjał w kwestii zapewniania satysfakcji pracownikom, a tym samym ich utrzymania, a także pozyskiwania klientów i pielęgnowania relacji biznesowych. Podczas gdy idealna podróż służbowa to taka, która się bilansuje, mogą zdarzyć się sytuacje, w których utrzymanie zaufania i lojalności klienta z najwyższej półki musi przeważyć nad kosztami. W końcu utrzymanie istniejącego klienta jest 25 razy tańsze niż pozyskanie nowego.
Chociaż wszystkie powyższe cechy podróży służbowych są kluczowe, należy dążyć do obliczenia rzeczywistych liczb i wskaźników, aby jak najlepiej zrozumieć, dlaczego podróże służbowe są ważne dla rozwoju firmy i planów na przyszłość. W tym celu trzeba brać pod uwagę następujące liczby.
Ile umów zostało zawartych podczas podróży? Czy ich wartość była równa lub wyższa niż koszt samej podróży? Warto również przyjrzeć się kosztom odbywania tych samych spotkań wirtualnie, co pomoże podejmować decyzje o uzasadnieniu podróży służbowych w przyszłości. Pamiętaj również o uwzględnieniu przypadkowych wydatków i płatności dokonanych podczas podróży, na przykład za posiłki. Nasz kalkulator oszczędności może w tym pomóc.
Jaki był koszt każdej indywidualnej umowy? Czy masz powody, by sądzić, że osobiste spotkanie doprowadziło do uzyskania wyższej ostatecznej kwoty i silniejszej pozycji negocjacyjnej w porównaniu do spotkań, które mogły odbyć się online lub przez telefon? Przyjrzyj się swoim historycznym wynikom w zakresie zawierania umów online i osobiście, aby uzyskać pełniejszy obraz tego, czy podróże służbowe odgrywały tu kluczową rolę.
Czy sprawy przebiegały szybciej przy osobistym spotkaniu? Wykazano, że 40% potencjalnych klientów przekształca się w sprzedaż dzięki osobistym spotkaniom, co może oznaczać, że wydatek na tygodniową podróż służbową opłaca się bardziej niż kilka tygodni wirtualnych kontaktów.
Czy relacje, dla których odbywa się podróże służbowe, są silniejsze, trwają dłużej lub generują większe zyski niż te bez nich? Może to być prosty sposób na pokazanie, dlaczego podróże służbowe są ważne dla utrzymania tych relacji.
Obserwuj, ilu nowych klientów zostało pozyskanych i ile nowych partnerstw zostało nawiązanych podczas podróży. Wskaźniki mające na celu uzasadnianie podróży służbowych, takich jak wyjazd na konferencję w celu zaprezentowania firmy, mogą również przedstawiać liczbę pozyskanych pracowników.
Jeśli podróżujesz do klientów, zwrot z inwestycji w podróże służbowe dla Twojej organizacji powinien uwzględniać zadowolenie klientów jako kluczowy wskaźnik przy uzasadnianiu podróży służbowych. Zadowolenie klientów można łatwo zmierzyć za pomocą takich narzędzi jak ankiety wśród klientów i prośby o opinie. Badania pokazują, że 46% klientów ceni sobie ludzki akcent w epoce, w której wiele marek korzysta z chatbotów i innych metod cięcia kosztów, więc może to być kluczowy sposób na wniesienie wartości dodanej dla odbiorców i poprawę wyników finansowych.
Podczas gdy obecność online jest niezbędna dla każdej firmy, wysoce pożądany jest marketing wielokanałowy. 7 na 10 klientów korzysta z wielu punktów kontaktu, aby zaangażować się w markę. Spotkania w terenie, stoiska na konferencjach i inne osobiste, prawdziwe doświadczenia związane z marką mogą naprawdę wzmocnić reputację Twojej organizacji.
Uzasadnienie podróży służbowej nie zawsze musi dotyczyć liczby umów, które można zawrzeć. Jeśli chodzi o konferencje i możliwości rozwoju, zwrot z inwestycji w podróże służbowe będzie widoczny w postaci rosnącej wiedzy i umiejętności Twojego zespołu, dzięki czemu Twoja firma będzie lepiej przygotowana na przyszłość.
Bycie z dala od biura jest kluczowym powodem, dla którego wyjazdy integracyjne zajmują ważne miejsce w kalendarzach wielu firm. Oderwanie się od stresu i oczekiwań związanych z biurem pozwala zacząć myśleć i współpracować na nowe sposoby. Obserwuj, ile cennych pomysłów i spostrzeżeń pojawiło się podczas wyjazdów firmowych, aby lepiej zrozumieć wartość, jaką przynoszą one Twoim zespołom.
W przypadku większości decyzji biznesowych nigdy nie można zakładać dodatniego zwrotu z inwestycji, ale dzięki odpowiedniej wiedzy i przezorności Twoja organizacja może z pewnością zwiększyć swoje szanse na udaną i opłacalną podróż służbową. Oto kluczowe elementy, które należy wziąć pod uwagę przy decydowaniu, czy zyski z podróży były warte poniesionych kosztów:
Planowanie i przygotowanie są kluczowe dla każdej podróży. Aby zdefiniować uzasadnienie dla podróży służbowej, musisz zrozumieć, co chcesz dzięki niej osiągnąć. Zdecyduj, do jakich mierzalnych celów dążysz, niezależnie od tego, czy jest to zawarcie umowy, zbadanie rynku czy nawiązanie relacji z klientami, oraz jakich wskaźników użyjesz do zmierzenia osiągnięcia tych celów. Możesz także wyznaczyć pewne progi, które muszą zostać osiągnięte, aby podróż została uznana za udaną – zadanie to ułatwi kreator zasad dotyczących podróży w Booking.com for Business.
Spotkania osobiste są cenne, ale nie zawsze konieczne. Na przykład ponad 66% osób stwierdziło, że woli, aby początkowo kontaktować się z nimi w sprawie sprzedaży za pośrednictwem poczty e-mail. Poświęć trochę czasu, aby naprawdę rozważyć, czy podróże są wymogiem każdego konkretnego projektu, czy też utrzymanie relacji wirtualnej jest wystarczające. W przypadku relacji z klientami lub zespołami w różnych strefach czasowych może się okazać, że pod względem kosztów i wydajności pracy wirtualna relacja jest w rzeczywistości korzystniejsza dla obu stron.
Wyznaczenie menedżera ds. podróży służbowych może być skutecznym wyborem, jeśli Twoja organizacja ma kilka biur. Taka osoba może pomóc w planowaniu efektywnych podróży z wieloma przystankami w celu uzyskania maksymalnej skuteczności. Na przykład jeśli masz kilka biur w Europie i musisz odwiedzić biuro w Paryżu, menedżer ds. podróży służbowych może zorganizować półdniową podróż w celu odwiedzenia biur w Mediolanie, a następnie Berlinie, Dublinie itp. Strategicznie taka podróż do kilku miejsc będzie bardziej opłacalna niż odwiedzanie każdej z tych lokalizacji osobno, choć należy pamiętać o zaplanowaniu jej w sposób chroniący przed zmęczeniem podróżą.
Nie musisz czekać na zakończenie podróży, aby wiedzieć, czy będzie mieć dodatni, czy ujemny zwrot z inwestycji. Niezależnie od tego, czy jest to po prostu spotkanie biznesowe, na którym nie osiągnięto porozumienia, czy wydarzenie na świecie, na które nikt nie ma wpływu, pozostawanie w kontakcie i bycie na bieżąco może być czynnikiem decydującym o skróceniu podróży, zanim zacznie ona generować straty.
Prawidłowe zarządzanie podróżami, na przykład za pomocą platform takich jak Booking.com for Business, pozwala również zrozumieć i monitorować swój budżet. Obejmuje to ustalenie budżetu, którym zespół będzie się kierował podczas dokonywania rezerwacji, bez wyłączania go z procesu decyzyjnego, dzięki czemu jeszcze przed podróżą można skutecznie nadzorować koszty lotów, zakwaterowania i wynajmu samochodu.
Podróżowanie do klientów lub na różne rynki jest kluczowym punktem wyjścia dla nowych relacji i decyzji biznesowych, ale to dopiero początek. Pamiętaj, aby zrobione postępy wykorzystać po zakończeniu podróży, i nie pozwól, aby przewaga konkurencyjna, jaką daje podróż, została utracona.
Strategicznie zaplanowana podróż służbowa może przynieść wymierne korzyści, które mogą znacznie przewyższyć jej początkowy koszt. Jeśli będziesz pamiętać, aby koncentrować się na podstawowych celach i pożądanych wynikach dla firmy, a także zrozumiesz, że zwrot z inwestycji w podróże służbowe to coś więcej niż tylko pieniądze, podróże służbowe mogą być kluczowym czynnikiem do rozwoju firmy.
Zapewnij sobie najlepszy początek kolejnej podróży służbowej dzięki rozwiązaniom do zarządzania rezerwacjami od Booking.com for Business, które oferują oszczędności i nagrody w ponad 3 milionach obiektów, a także opcje wyszukiwania podróży i wynajmu samochodów.
Zoptymalizuj podróże służbowe, usprawnij procesy i zwiększ wydajność swojej organizacji dzięki temu...
Odliczenia podatkowe pozwalają obniżyć koszty. Dowiedz się, jakie koszty można odliczyć od podatku i...
Zasady dotyczące kosztów podróży wyznaczają oczekiwania osób podróżujących służbowo. Skorzystaj z na...
