Usługi wymiany walut skierowane do klientów korporacyjnych pomagają podróżującym pracownikom uzyskać dostęp do pieniędzy potrzebnych podczas międzynarodowych wyjazdów. Jeśli jednak nie zachowamy ostrożności, uzyskanie środków może wiązać się z opłatami za transakcje zagraniczne i ukrytymi kosztami.

W tym wpisie na blogu przyjrzymy się najlepszym rozwiązaniom dotyczącym korzystania z gotówki, kart i metod cyfrowych podczas podróży służbowych. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej na temat kursów wymiany walut dla firm, kart do podróży służbowych oraz tego, jak znaleźć najlepsze firmy zajmujące się przelewami pieniężnymi.

Podstawowe informacje na temat wymiany walut w biznesie: czym są pieniądze na podróż?

Euro, funty, dolary czy jeny – podróżując za granicę w celach służbowych, należy przygotować się, że kursy wymiany walut mogą być różne i mogą ulegać wahaniom. Niezależnie od tego, czy opłacasz wydatki związane z podróżami gotówką, czy kartą firmową, środki zostaną pobrane w walucie lokalnej po obowiązującym kursie wymiany. Jeśli na przykład dzisiejszy kurs wymiany funta brytyjskiego na dolary amerykańskie wynosi 1,26, za każdego wymienionego funta otrzymasz 1,26 dolara.

Jak wymienić gotówkę w czasie podróży służbowej?

Gotówkę można wymienić stacjonarnie lub online. Stacjonarnie można to zrobić na lotniskach, w placówkach pocztowych, bankach, hotelach i w biurach podróży.

Kursy wymiany walut dla firm różnią się nieznacznie między dostawcami. Wiele najlepszych firm zajmujących się przelewami pieniężnymi działa w Internecie, co pozwala podróżującym w celach służbowych znaleźć najkorzystniejsze stawki przed zamówieniem dużej kwoty na podróż.

W celu uzupełnienia zapasów gotówki podczas podróży służbowych możesz odwiedzić takie miejsca jak:

  • Kantor wymiany walut: kantory wymiany walut znajdziesz na lotniskach i dworcach kolejowych. Można je znaleźć nawet w niektórych hotelach o profilu biznesowym.
  • Bankomaty: jednym z najprostszych sposobów uzyskania dostępu do obcej waluty jest skorzystanie ze swojej zwykłej karty debetowej lub kredytowej w zagranicznym bankomacie.
  • Banki: wiele banków realizuje usługi wymiany walut, oferując lepsze kursy niż kantory na lotniskach czy w hotelach.

Czy podczas transakcji wymiany gotówki muszę okazać dokument tożsamości?

Tak, przeważnie podczas wymiany gotówki należy okazać dokument tożsamości (zazwyczaj paszport). Jest to element wymagany w ramach zapobiegania praniu brudnych pieniędzy.

Cyfrowe rozwiązania dla wymiany walut w biznesie

Noszenie przy sobie dużej ilości gotówki może być niewygodne i nieporęczne, dlatego wiele firm woli, aby podróżujący pracownicy korzystali z kart lub aplikacji do przelewów pieniężnych. Dzięki temu można łatwiej śledzić wydatki, a często można też uzyskać korzystniejsze kursy wymiany oparte na danych rynkowych dostępnych w czasie rzeczywistym.

Rozwiązania bankowości międzynarodowej, takie jak Wise, Revolut i Airwallex, stanowią wygodne narzędzie dla osób podróżujących służbowo. Dzięki nim posiadacze kont mogą przesyłać i otrzymywać środki za granicą oraz zarządzać nimi zdalnie za pośrednictwem aplikacji dostawcy.

Dzięki takim narzędziom możesz utworzyć osobne konta dla każdej obsługiwanej waluty i wymieniać waluty w aplikacji po kursach wymiany określanych w czasie rzeczywistym. Pozwala to oszczędzić czas i pieniądze w podróży.

Z łatwością zaplanuj kolejną podróż służbową

Wypróbuj bezpłatną platformę Booking.com for Business, która oferuje wybór, kontrolę, oszczędności i całodobowe wsparcie.

Informacje na temat wahań kursów walut w biznesie

Kursy walut nie zmieniają się tylko z dnia na dzień. Rynek walut (Forex) cechuje się dużą płynnością, a wręcz chwiejnością, co oznacza, że kursy mogą ulegać wahaniom także w ciągu dnia, nawet z minuty na minutę. Na kursy walut wpływają wydarzenia gospodarcze i polityczne, a także takie czynniki jak pora roku i popyt.

Najlepsze firmy zajmujące się przelewami pieniężnymi stosują kursy wymiany walut określane w czasie rzeczywistym. Możesz sprawdzić w Internecie, czy otrzymana oferta jest dobra, czy nie.

Czy lepiej wymienić pieniądze przed podróżą?

Zależy to od tego, czy w momencie wymiany walut obowiązują korzystne kursy. Jeśli wymieniasz gotówkę, zrób to wcześniej, aby mieć większą kontrolę nad kursami i opłatami.

Jeśli jednak korzystasz z cyfrowego narzędzia do przelewów pieniężnych, takiego jak PayPal, Wise lub Revolut, masz większą swobodę w ustalaniu terminu przelewu. Zasil swoje konto walutowe kwotą przeznaczoną na podróż. Następnie wystarczy, że w razie potrzeby przelejesz środki między rachunkami walutowymi, zwracając uwagę na wahania kursów walut.

Visa i Mastercard to największe na świecie sieci przetwarzania płatności, co oznacza, że Twoje karty będą działać za granicą bez konieczności wcześniejszej wymiany pieniędzy. Po prostu używaj swojej karty tak, jak do wydatków w kraju. Płacąc kartą do podróży służbowych, zaoszczędzisz także na opłatach za wypłaty z bankomatu, pamiętaj jednak, że transakcje zagraniczne mogą wiązać się z dodatkowymi opłatami.

Kiedy jest najlepszy czas na wymianę waluty?

Planując z wyprzedzeniem, będziesz w stanie uzyskać najlepsze kursy wymiany walut dla potrzeb biznesowych. Oznacza to nie tylko porównywanie aktualnych kursów wymiany, ale także zastanowienie się, kiedy najlepiej to zrobić w celu optymalizacji procesu budżetowania.

Oto kilka najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy planowaniu wymiany walut dla firm.

Podróżowanie w sezonie i poza sezonem

Na rynku walutowym działają zasady popytu i podaży. W sezonie podróżniczym wzrasta zapotrzebowanie na waluty podczas podróży, szczególnie te używane w miejscach popularnych wśród turystów. Jeśli planujesz konferencję latem, rozważ wymianę walut kilka miesięcy wcześniej, aby zaoszczędzić. Kursy walut są również zazwyczaj korzystniejsze w środku tygodnia niż w popularnym okresie weekendowym.

Wybory rządowe

Rynki reagują na zmiany polityczne, w tym na wybory i niepokoje społeczne. Kurs waluty danego kraju może podlegać większym wahaniom po wyborach, a po kilku miesiącach ustabilizować się.

Warunki ekonomiczne

W krajach o wyższym poziomie stabilności gospodarczej kursy wymiany walut są bardziej przewidywalne. Różnorodne czynniki, od inflacji po stopy procentowe, wpływają bezpośrednio na walutę i jej postrzeganą wartość. Menedżerowie finansowi powinni śledzić najnowsze trendy rynkowe i kupować przedpłacone karty podróżne w okresach stabilności.

Waluta krajowa

Oprócz obserwowania trendów rynkowych w miejscu podróży należy wziąć pod uwagę siłę waluty swojego kraju w porównaniu z walutą lokalną. Jeśli na przykład mieszkasz w USA, a dolar jest silny, daje Ci to większą siłę nabywczą za granicą.

Czy za wymianę walut pobierana jest opłata?

Tak, korzystanie z tego typu usług wiąże się z opłatami, jednak ich rodzaj i wysokość mogą się różnić. Niektórzy usługodawcy pobierają stałą opłatę za każdą transakcję, podczas gdy inni pobierają procent od całkowitej kwoty wymienionej waluty.

Opłaty za przewalutowanie są naliczane oddzielnie od opłat za transakcje zagraniczne. Opłaty te są pobierane przez banki i firmy obsługujące karty kredytowe za wszelkie zakupy dokonywane za granicą. Mogą one być naliczane, gdy:

  • Wydajesz pieniądze w sklepie lub restauracji
  • Wymieniasz walutę za granicą
  • Wypłacasz obcą walutę z bankomatu
  • Używasz swojej karty kredytowej za granicą

Jak uniknąć opłat przy wymianie walut?

Istnieje kilka sposobów na zminimalizowanie tych kosztów. Pierwszą opcją jest korzystanie z portfeli cyfrowych, np. Google Pay lub Apple Pay, oferujących konkurencyjne stawki za przelewy.

Drugim sposobem jest korzystanie z rozwiązań bankowości internetowej, np. Revolut, które oferują kursy wymiany walut określane w czasie rzeczywistym i nielimitowane przelewy po założeniu wielowalutowego konta firmowego.

Jeśli wymieniasz gotówkę, pamiętaj, że na lotniskach i w hotelach pobierane są wyższe opłaty. Porównuj oferty, aby znaleźć te najlepsze nie tylko pod względem kursów wymiany walut, ale również opłat transakcyjnych.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z aplikacji do przelewów pieniężnych, kantoru wymiany walut, biura turystycznego czy karty do podróży służbowych, najpierw przeczytaj informacje podawane drobnym drukiem, aby dowiedzieć się, jakie są ukryte opłaty. Niektórzy dostawcy kart pobierają na przykład opłatę za brak aktywności, jeśli nie korzystasz ze środków.

Strategie pomagające oszczędzać podczas wymiany walut

Jak wie każdy zespół finansowy, planowanie (przy użyciu szczegółowej listy kontrolnej) i oszczędzanie idą w parze.

Utwórz budżet podróży

Bez dokładnych i szczegółowych wyliczeń nie będziesz wiedzieć, ile waluty trzeba wymienić. Używaj narzędzi do zarządzania podróżami, na przykład Booking.com for Business, które pozwalają z wyprzedzeniem porównać koszty lotów, zakwaterowania i wynajmu samochodów, a następnie zastanów się nad dietami na posiłki i innymi kosztami.

Skorzystaj z usługi wymiany walut dla firm

Wiele banków proponuje klientom korporacyjnym specjalne usługi wymiany walut, oferując niższe opłaty jako zachętę do dokonywania dużych transakcji. Warto powierzyć obsługę walutową menedżerowi ds. konta, który ma możliwość monitorowania trendów rynkowych i może zapewnić najlepsze kursy.

Oferuje on także doradztwo w zakresie rozwiązań cyfrowych, ponieważ wiele banków ma aplikacje przeznaczone do wykonywania międzynarodowych przelewów pieniężnych.

Korzystaj z aplikacji mobilnych do wymiany walut

Prawdopodobnie korzystasz już z telefonu do płatności zbliżeniowych w kraju, a ta funkcja działa równie dobrze za granicą, także w przypadku płatności obcą walutą.

Oto najlepsze aplikacje ułatwiające wymianę walut:

  • Portfele cyfrowe, takie jak Samsung Pay, Apple Pay i Google Pay, oferują te same korzyści, co karty w nich przechowywane, a wiele z nich pozwala też wyeliminować opłaty za transakcje zagraniczne.
  • Wiele banków oferuje konta międzynarodowe dla osób podróżujących służbowo, umożliwiające bezpłatne przelewy walutowe. Na przykład konto HSBC Global Money umożliwia przechowywanie w portfelu cyfrowym nawet 18 walut do wykorzystania w dowolnym momencie. Dostęp do niego można uzyskać za pośrednictwem aplikacji do bankowości mobilnej tego banku, co umożliwia sprawniejsze zarządzanie pieniędzmi.
  • Aplikacje takie jak Revolut i Xe korzystają z aktualnych kursów wymiany walut w celu realizacji przelewów pieniężnych w czasie rzeczywistym. Wszystkie transakcje można realizować wygodnie online lub za pomocą aplikacji. Valuta+ to kolejna aplikacja, którą warto wypróbować. Możesz w niej zapisywać waluty i uzyskiwać dostęp do kursów wymiany, nawet gdy jesteś offline.

Kup przedpłacone karty do podróży służbowych

Przedpłacone karty do podróży służbowych cieszą się popularnością wśród przedsiębiorstw. Możesz wydać członkom zespołu przedpłacone karty do podróży służbowych, na których znajdzie się wystarczająca ilość środków w lokalnej walucie, aby pokryć ich codzienne wydatki. Można ich używać jak każdej zwykłej karty debetowej lub kredytowej w bankomatach, sklepach i restauracjach.

Ponieważ karty kupuje się z wyprzedzeniem, mają one z góry określony kurs wymiany, co daje większą kontrolę nad wydatkami.

Jeśli plan podróży obejmuje kilka miejsc, świetną opcją będą karty wielowalutowe. Dostawcy tacy jak Wise oferują oddzielne portfele walutowe w ramach jednego konta, które można zasilać euro, dolarami amerykańskimi i innymi walutami, stosownie do potrzeb.

Jak uniknąć opłat za transakcje zagraniczne

Karty kredytowe są wygodną opcją w przypadku podróży służbowych, ponieważ są powszechnie akceptowane i bezpieczne. Jednak oprócz standardowej opłaty za przewalutowanie wiążą się one z dodatkową opłatą za transakcje zagraniczne.

Opłaty za transakcje zagraniczne zwykle wynoszą od 2% do 3% całkowitej wydanej kwoty, co sprawia, że Twój budżet na podróże służbowe szybciej się kurczy. Przy stawce 3% wydasz dodatkowe 30 funtów na każde 1000 funtów przeznaczonych na podróż. Zrozumiałe jest, że możesz się zastanawiać, jak w miarę możliwości uniknąć opłat za transakcje zagraniczne.

Najlepszym sposobem na uniknięcie opłat za transakcje zagraniczne jest posiadanie karty kredytowej bez opłat. Opłaty za transakcje zagraniczne pobierane są przez podmioty przetwarzające płatności, np. firmę Visa czy MasterCard, ale to wystawca karty decyduje, czy obciążyć konsumenta tą opłatą, czy nie. Banki takie jak NatWest, Barclay’s, Wells Fargo i Chase oferują karty bez opłat za transakcje zagraniczne. Jeśli więc zastanawiasz się, jak uniknąć opłat za transakcje zagraniczne, po prostu zapytaj o to w swoim banku lub skorzystaj z witryny do porównywania ofert.

Czy lepiej wymienić gotówkę, czy korzystać z karty do podróży służbowych?

Prawdopodobnie najkorzystniejszy kurs wymiany uzyskasz, płacąc elektroniczną kartą płatniczą, szczególnie jeśli korzystasz z opcji przedpłaconej, wolnej od opłat. Karty kredytowe oferują większe bezpieczeństwo, gdyż obejmują ochronę konsumenta, podczas gdy gotówka niesie ze sobą dodatkowe ryzyko zgubienia lub kradzieży.

Jednak w niektórych krajach nadal króluje gotówka. Jeśli karty nie są akceptowane, będziesz potrzebować lokalnej waluty, aby dać napiwek personelowi hotelu, zapłacić ulicznym sprzedawcom czy opłacić taksówkę do celu podróży.

Najlepszym rozwiązaniem jest zazwyczaj korzystanie z obu rozwiązań. W przypadku większych wydatków korzystaj z karty do podróży służbowych, a na nieprzewidziane wydatki miej przy sobie trochę gotówki.

Jak najtaniej wymienić walutę?

Możemy wprawdzie powiedzieć, że na pewno drożej wymienisz walutę w recepcji hotelowej lub na lotnisku, ale poza tym nie ma uniwersalnego rozwiązania w zakresie wymiany walut do potrzeb biznesowych. Wszystko, począwszy od sytuacji w gospodarce światowej, a skończywszy na wyborach lokalnych, może wpłynąć na kursy walut.

Jednak stosując powyższe strategie, możesz zminimalizować koszty dla swojej organizacji. Weź pod uwagę kursy wymiany walut, opłaty za wymianę walut, opłaty za każdą transakcję i aktualną sytuację na rynku. Użyj narzędzi cyfrowych, aby porównać dostępne opcje i uwzględnić koszt wymiany walut w każdym budżecie, aby mieć pełną kontrolę nad płatnościami za podróże służbowe. Korzystając jednocześnie z aplikacji do bankowości internetowej, kart do podróży służbowych i lokalnej waluty, Twój zespół będzie zabezpieczony na każdą ewentualność.

Sugerowane artykuły

23.02.23
6 min czytania
Wszystko, co musisz wiedzieć o międzynarodowych podróżach służbowych

Zobacz, jak radzić sobie z międzynarodowymi podróżami służbowymi. Poznaj nasze wskazówki: od pakowan...

Zarządzanie podróżami służbowymi Rezerwujący / Administratorzy
22.08.24
10 min czytania
Międzynarodowa kultura biznesowa: etykieta korporacyjna na całym świecie

Etykieta korporacyjna różni się w zależności od kraju. Przeczytaj nasz przewodnik, aby zrobić jak na...

Wskazówki dotyczące podróży służbowych Właściciele małych firm Podróżujący służbowo

DOŁĄCZ DO BOOKING.COM FOR BUSINESS