Kim jest przedstawiciel ds. podróży służbowych

Jeśli Twój zespół często podróżuje w celach służbowych, warto sprawdzić, czy przedstawiciel ds. podróży służbowych jest dla Ciebie odpowiedni.

Zarówno menedżer ds. podróży służbowych, jak i przedstawiciel ds. podróży służbowych odpowiadają za wszystkie podróże służbowe, zasady dotyczące podróży i śledzenie wydatków. Ten drugi jest jednak zazwyczaj zewnętrznym współpracownikiem.

Ale czym jest przedstawiciel lub agencja ds. podróży służbowych, jakie są zalety i wady współpracy z takim podmiotem i czy warto go wynająć dla firmy? Więcej dowiesz się z artykułu poniżej.

Czym zajmuje się przedstawiciel ds. podróży służbowych?

Konsultanta ds. podróży służbowych można zatrudnić w firmie albo korzystać z jego usług za pośrednictwem agencji. W obu przypadkach pracownik musi przez cały czas być na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w związku z podróżami służbowymi – od planowania podróży po zasady dotyczące podróży i zarządzanie ryzykiem w związku z podróżami.

Celem zatrudnienia przedstawiciela ds. zarządzania podróżami jest z jednej strony zachowanie pełnej kontroli, a z drugiej uwolnienie się od problemów organizacyjnych. Przedstawiciel ds. podróży służbowych powinien znać Twoje zasady dotyczące podróży lub pomóc Twojemu zespołowi w ich stworzeniu. Musi także zapewniać, że Twoi pracownicy wyruszają w podróże przygotowani i bezpiecznie z nich wracają. Oznacza to konieczność zadbania o:

• Wizy podróżne
• Rezerwacje noclegów i wynajem samochodów
• Należytą staranność
• Trasy podróży
• Koszty podróży
• Sytuacje awaryjne
• Zapewnienie odpowiedniego ubezpieczenia
• Zarządzanie kosztami i wydatkami
• Rezerwacje i zmiany lotów

Wyzwania związane z zarządzaniem podróżami

Jeśli zajmujesz się podróżami służbowymi, nigdy nie wiesz, kiedy i z jakiego powodu mogą pojawić się problemy. W związku z całą podróżą służbową może pojawić się wiele wyzwań, od nieprzewidzianych klęsk żywiołowych po nieprawidłowe planowanie budżetu podróży.

Najczęstszymi wyzwaniami, przed którymi stają firmy w kontekście podróży służbowych, są:

1. Nieprzestrzeganie zasad dotyczących podróży – nadzór nad prawidłową interpretacją i stosowaniem zasad dotyczących podróży sam w sobie jest niełatwy.
2. Nadmierne wydatki – jak w każdym biznesie, skuteczne zarządzanie budżetem może być sztuką, którą opanowało niewielu.
3. Zaspokajanie różnorodnych potrzeb podróżujących – nie ma dwóch takich samych podróżujących w celach służbowych, więc pogodzenie potrzeb wszystkich może być bardzo trudnym procesem.

Najczęstszymi problemami mogą być:

1. Zapominanie o konieczności wystąpienia o odpowiednią wizę i dokumenty – nikt nie chce utknąć na odprawie celnej lub zdać sobie sprawy na lotnisku, że jest nieprzygotowany.
2. Niespakowanie odpowiedniego sprzętu**** – zapomnienie adaptera podróżnego do różnych wtyczek lub materiałów do prezentacji może zepsuć całą podróż. Możesz uniknąć tych błędów, postępując zgodnie z tą przydatną listą pakowania.
3. Nieodpowiednie loty lub noclegi – podróż służbowa sama w sobie może być stresująca, dlatego rezerwacja lotu dłuższego niż trzeba, wybranie taniego zakwaterowania bez Wi-Fi itd. może kosztować więcej w zasobach ludzkich niż pieniądzach.
4. Nieznajomość miejsca docelowego i sposobu poruszania się po nim – podczas podróży służbowej możesz trafić do miejsc, których kultury nie znasz, w których nie wiesz, jak wezwać służby ratunkowe ani jaka jest pogoda, a nawet nie wiesz, którą stroną drogi jechać.
5. Niewystarczający budżet – brak umiejętności planowania budżetu podróży służbowej może przynieść firmie wiele strat: jeśli jest zbyt duży, pracownicy mogą go nadużywać, a jeśli zbyt mały, pracownicy mogą być niezadowoleni i niechętni do kolejnych podróży służbowych.
6. Pracownicy, którzy nie wiedzą, że powinni zachować rachunki i otrzymać zwrot pieniędzy – zanim Twoi pracownicy wybiorą się w podróż służbową, upewnij się, że zapoznali się ze swoimi prawami i obowiązkami. Udostępnianie zasad dotyczących podróży wszystkim osobom w firmie i częste proszenie o informacje zwrotne to tylko niektóre wskazówki co do tego, jak zadbać o zadowolenie pracowników.
7. Nieodpowiednia odprawa po powrocie z podróży służbowej – poprawianie zasad dotyczących podróży i wrażeń z podróży służbowych Twoich pracowników nigdy nie powinno mieć końca.

Zalety i wady korzystania z usług przedstawiciela lub agencji ds. podróży służbowych

Agencje podróży dla firm są doskonałym rozwiązaniem dla Twojej firmy, zwłaszcza jeśli Twoi pracownicy regularnie odbywają podróże służbowe. Niektóre zalety to:

• Oddanie w ręce eksperta konieczności radzenia sobie z wyzwaniami, jakie mogą wiązać się z usługami rezerwacji podróży służbowych
• Dbałość o wszystkie aspekty podróży i gwarancja dopilnowania ważnych kwestii
• Posiadanie zespołu konsultantów ds. podróży służbowych dostępnych na każde zawołanie w nagłych wypadkach

Z drugiej jednak strony korzystanie z pomocy agencji ds. podróży służbowych może oznaczać:

• Wysokie stawki i ukryte opłaty na rzecz biura organizującego podróże służbowe
• Nieznajomość Twoich zasad dotyczących podróży i zasad obowiązujących w Twojej firmie
• Brak kontroli nad ostateczną decyzją

Wybór wewnętrznego menedżera ds. podróży

Daje się zauważyć, że wszystkie wady mogą wynikać z faktu, że tego typu pomoc jest zlecana na zewnątrz. I faktycznie, szczególnie w przypadku mniejszych firm, wybór wewnętrznego przedstawiciela ds. podróży może być najlepszą decyzją.

Wewnętrzny menedżer ds. podróży może być dla Ciebie idealnym rozwiązaniem, ponieważ ma szereg zalet, od znacznie niższych kosztów po świadomość, że możesz liczyć na kogoś, kto zna Twoje zasady dotyczące podróży.

Za pomocą narzędzia Booking.com for Business możesz organizować podróże służbowe i zapewniać, że wszystkie aspekty podróży przebiegają zgodnie z oczekiwaniami – i to wszystko z jednego miejsca. To bezpłatne narzędzie może pomóc Twoim pracownikom mniej martwić się podróżą i po prostu skupić się na biznesie.

Bez względu na wielkość Twojej firmy i ambicji, Twoja firma i jej pracownicy zasługują na to, co najlepsze. Zadbaj o ich potrzeby w zakresie podróży i zapewnij powodzenie ich podróży służbowych, upewniając się, że zadbano o wszystkie ich aspekty. Niezależnie od tego, co wybierzesz dla swojej firmy – wewnętrznego menedżera ds. podróży, zewnętrznego przedstawiciela ds. podróży służbowych czy narzędzie samoobsługowe – pamiętaj, aby wziąć pod uwagę wszystkie zalety i wady dla swojej firmy.