Kompletna lista kontrolna dla podróży służbowych

Każda podróż – tak służbowa, jak i dla przyjemności – wymaga pamiętania o kilku istotnych rzeczach: o biletach, danych hotelu, walucie obcej i oczywiście paszportach. Ale dla podróżujących służbowo w dzisiejszych czasach to nie jest wszystko. Aby mieć pewność, że podróże służbowa będą udane, warto skorzystać z listy kontrolnej dla podróży służbowych. To świetny sposób na zagwarantowanie, że zarówno podróże, jak i interesy będą szły gładko.

Oto lista kluczowych zasad, od elastyczności po swobodę, do których warto się zastosować z perspektywy zarówno podróżującego służbowo, jak i kierownika podróży ds. służbowych.

Co rozważyć przed utworzeniem listy kontrolnej dla podróży służbowych

1. Wolność wyboru

Rezerwacja podróży służbowych obecnie często sprowadza się do sięgnięcia po smartfona i znalezienia przytulnego hotelu, z którego można łatwo dotrzeć do ważnych miejsc i atrakcji. Ograniczenia nakładane przez zasady i regulacje zawarte w tradycyjnych zasadach dotyczących podróży frustrują współczesnych podróżujących służbowo. I jest ku temu dobry powód: podróżujący często wiedzą, jak wybrać bardziej opłacalną trasę. Pracownik mający swobodę wyboru najlepszego miejsca na pobyt stanowi fundamentalny element skutecznych zasad dotyczących podróży służbowych.

2. Postawienie na otwarte zasady dotyczące rezerwacji

Osoby podróżujące służbowo często znają już swoje potrzeby i preferencje dotyczące podróży. Mogą więc dobrze znać najlepsze hotele i restauracje z najsensowniejszymi cenami w okolicy. Jeśli zostaną zmuszeni do przestrzegania zasad, które narzucają konkretne lokalizacje i sieci hoteli, to jest mało prawdopodobne, że zostanie zarezerwowana optymalna podróż.

Istnieje wiele powodów, dla których podróżujący służbowo chcą dokonywać rezerwacji poza ustalonymi zasadami dotyczącymi rezerwacji podróży służbowych. Zazwyczaj chodzi o wygodę i możliwość sprawnego podróżowania.

3. Zapewnienie dostępu do szybkiego łącza internetowego

W epoce powszechnej obecności Internetu – niezależnie od tego, czy jest się w domu, w pracy czy na spacerze z psem – szybki dostęp do Internetu jest towarem, szczególnie dla podróżujących służbowo. Ograniczenia wynikające z kiepskiego Wi-Fi są jak hotelowy prysznic, w którym kończy się ciepła woda.

Na szczęście szybkie połączenia internetowe są obecnie dostępne praktycznie na każdym etapie podróży (nawet 12 tysięcy metrów nad ziemią), ale należy unikać wszelkich połączeń z wysoką ceną godzinową.

Rozważ następujące wskazówki dodatkowe dotyczące łączności:

• Jeśli w trakcie podróży służbowej połączenia i roaming wychodzą drogo, kup lokalną kartę SIM.
• Pobierz swoje dokumenty i włącz do nich dostęp offline, aby można było pracować bez WiFi.
• Zastanów się nad podróżą w pierwszej klasie, w której zazwyczaj sieć Wi-Fi jest wliczona w cenę.

4. Spraw, aby Twoje zasady dotyczące podróży służbowych były dostępne

Podróżowanie w celach służbowych nie powinno być utrudniane przez zasady i proces, ponieważ ciągłe spełnianie biurokratycznych wymagań nikomu nie sprawia przyjemności. Jeśli na zasady dotyczące podróży da się spojrzeć z innego punktu widzenia lub potraktować bardziej jako wytyczne niż sztywne i ostateczne reguły, współczesny podróżujący będzie mógł nadal stosować lepszy i szybszy sposób rezerwacji. Starając się uczynić zasady dotyczące podróży realnymi i dostępnymi, spróbuj wyeliminować biurokrację lub przynajmniej ograniczyć ją do minimum.

5. Otwórz się na kulturę BYOD

Kultura BYOD (Bring Your Own Device, „przynieś własne urządzenie”) była przyczyną bólu głowy u wielu menedżerów IT, ale pragnienie pracowników przynoszenia do pracy własnych smartfonów, tabletów i laptopów tak samo dotyczy podróży służbowych.

Osoby wyruszające w podróże zagraniczne w celu spotkania się z klientami i wzięcia udziału w konferencjach muszą mieć możliwość używania własnych urządzeń do rezerwacji podróży.

Niewiele zasad dotyczących podróży jest w stanie nadążyć za tak szybko zmieniającą się technologią. Jeśli istnieje lepszy sposób na zarezerwowanie podróży służbowej, to prawdopodobnie podróżujący ma urządzenie umożliwiające mu to.

Po ustanowieniu kluczowych zasad do przestrzegania na potrzeby listy kontrolnej dla podróży służbowych zostaje jeszcze kilka spraw do przemyślenia.

Lista kontrola dotycząca aplikacji, elektroniki i urządzeń

Nieważne, czy zabierasz własne urządzenie, czy laptopa dostarczonego przez pracodawcę – zawsze możesz zapomnieć spakować ważne akcesorium, szczególnie, jeśli pakujesz się w pośpiechu. Aby uniknąć stresującego biegu do sklepu po ładowarkę lub adapter zaraz po dotarciu do celu podróży, opracowaliśmy listę urządzeń elektronicznych niezbędnych do bezproblemowej podróży służbowej:

1. Odwiedź swój dział IT, aby upewnić się, że wszystkie urządzenia są gotowe.
2. Zapakuj powerbank.
3. Zapakuj adapter.
4. Zapakuj ładowarkę.
5. Zapakuj przedłużacz.
6. Zapakuj słuchawki z redukcją hałasu, jeśli są potrzebne.
7. Zapakuj wszystkie akcesoria do laptopa, takie jak mysz, klawiatura, koncentrator USB i adapter USB.
8. Zapakuj czytnik e-booków, aby mieć co robić w chwilach bezczynności.
9. Upewnij się, że wszelkie nieuchronne aktualizacje techniczne zostały już wykonane.
10. Sprawdź zasady roamingu dla Twojego operatora komórkowego i sieci WIFI. Wyposażenie się w przenośny hotspot WiFi jeszcze przed wyjazdem jest dobrym sposobem na zapewnienie sobie zawsze przyzwoitego dostępu do Internetu.
11. Upewnij się, że wszystkie niezbędne aplikacje zostały pobrane i są gotowe do użycia. Aby poznać najaktualniejsze aplikacje i informacje związane z podróżami służbowymi, zapoznaj się z naszym artykułem dotyczącym najlepszych aplikacji dla podróżujących służbowo.

Lista kontrolna dotycząca ustaleń związanych z podróżą służbową

W kontekście planowania podróży jest kilka elementów, które trzeba rozważyć, zanim się wyruszy.

• Układanie planu podroży: Spróbuj zaplanować przynajmniej część swojego codziennego planu podróży, nawet jeśli do końca go nie znasz, tak, aby mieć spokojną głowę, że będziesz w stanie zmieścić wszystkie niezbędne spotkania i zadania w swoim harmonogramie.
• Ubezpieczenie podróży: Ubezpieczenie jest jedną z tych rzeczy, o których najłatwiej zapomnieć, ale również jedną z najważniejszych. Ma na celu ochronę Ciebie w razie nagłego wypadku. Roczna, odnawiana automatycznie polisa da Ci pewność, że jesteś pod ciągłą ochroną.
• Rezerwacje: Upewnij się, że masz potwierdzone wszystkie hotele, loty i inne środki transportu i że masz przygotowane bilety, wydrukowane lub na w pełni naładowanym telefonie.
• Powiadom współpracowników i klientów: Jeśli to konieczne, na koncie e-mail ustaw powiadomienie o nieobecności, aby mieć pewność, że wszystkie ważne osoby będą wiedzieć o Twojej możliwej niedostępności.

Lista kontrolna dotycząca dokumentów (w stosownych przypadkach/w razie potrzeby)

Zanim w ogóle zaczniesz zbierać wszystkie potrzebne dokumenty, znajdź poręczną teczkę podróżną, która pozwoli Ci trzymać wszystko w jednym miejscu.

• Bilety podróżne i ważne informacje o rezerwacji

• Plan podróży służbowej

• Karta członka w programie linii lotniczej

• Paszport i wiza

• Prawo jazdy

• Dowód/potwierdzenie ubezpieczenia na podróż (służbową)

• Wizytówki

• Dokumenty służbowe

• Zagraniczna gotówka i karty debetowe/kredytowe

Przygotowywanie się do wyjazdu (ustalenia w pracy)

• Upewnij się, że wszystkie prezentacje i inne dokumenty służbowe, które mogą być potrzebne, są łatwo dostępne na Twoich urządzeniach.
• Upewnij się, że Twoi współpracownicy wiedzą, gdzie będziesz, i jeśli to konieczne, masz włączone powiadomienie o niedostępności na koncie e-mail.

Lista kontrolna dotycząca rozrywki na drogę

• Pobierz kilka odcinków serialu, filmy lub muzykę na podróż.
• Załaduj na czytnik e-booków wystarczająco dużo do czytania lub weź książkę albo dwie.

Lista kontrolna dotycząca zdrowia podczas podróży służbowej

Oto kilka rzeczy, których spakowanie (w razie potrzeby) lub przygotowanie warto rozważyć, gdy wyjeżdża się w podróż służbową za granicę i chce się, aby podróż minęła bezproblemowo:

• Szczepienia podróżne (z dużym wyprzedzeniem sprawdź, czy są one niezbędne dla wybranego miejsca podróży)
• Wszelkie leki na receptę, które regularnie przyjmujesz (z receptami na wypadek konieczności okazania ich pracownikom ochrony podczas podróży)
• Leki na alergię
• Leki przeciwbólowe dostępne bez recepty
• Środek do dezynfekcji do rąk
• Mały zestaw pierwszej pomocy (z plastrami, maścią antyseptyczną itp.)
• Artykuły do higieny osobistej (szczoteczka do zębów, pasta do zębów i mydło)
• Krem przeciwsłoneczny
• Szampon, odżywka, żel pod prysznic i inne produkty kosmetyczne w opakowaniach podróżnych (na wypadek, gdyby w hotelu brakowało tych produktów)
• Maszynka i krem do golenia
• Soczewki kontaktowe i płyn do nich
• Kobiece produkty higieniczne

Dodatkowe wskazówki dotyczące pakowania można znaleźć w naszym artykule ze wskazówkami dotyczącymi pakowania się na podróż służbową.

Najważniejsze rzeczy po powrocie z podróży służbowej

Nawet po powrocie z podróży służbowej są do zrobienia pewne rzeczy, które warto przemyśleć, aby mieć pewność, że wszystko zostanie starannie domknięte. Użyj tej listy kontrolnej, aby mieć pewność, że wszystko zostało przemyślane:

1. Po zakończeniu podróży wykonaj kontrolę cyberbezpieczeństwa na wszystkich urządzeniach. Nie wahaj się odwiedzić działu IT i poprosić o sprawdzenie, czy wszystkie urządzenia są w dobrej kondycji i nie zostały zainfekowane złośliwym oprogramowaniem. Gdyby do tego doszło, w dziale IT będą wiedzieć, co zrobić, aby zapobiec atakowi cybernetycznemu na firmę i jej klientów.
2. Sprawdź wyciągi bankowe, aby zobaczyć, czy na koncie nie zarejestrowano żadnej nietypowej aktywności przed podróżą, w trakcie lub po niej.
3. Wymień całą gotówkę w walucie obcej, chyba że niedługo wrócisz w to samo miejsce pracy.
4. Zgłoś wszelkie wydatki poniesione podczas podróży.

Jak przygotować plan podróży służbowej

Podróże służbowe mogą być jednymi z najbardziej nerwowych podróży. Plany podróży są kluczem do tego, aby harmonogram dało się produktywnie i skutecznie zrealizować. Wziąć pod uwagę trzeba przede wszystkim daty i godziny lotów, daty i godziny zameldowania, zaplanowany transport, spotkania biznesowe, konferencje i inne spotkania związane z pracą.

Bardziej doświadczeni podróżujący służbowo będą również pamiętać o zostawieniu czasu dla siebie. Spróbuj uwzględnić w harmonogramie okienko czasowe na zadbanie o dobre samopoczucie. Możesz w tym czasie poćwiczyć, zrelaksować się, idąc na zwiedzanie i zakupy, lub po prostu uciąć sobie drzemkę.

Skuteczna lista kontrolna dla podróży służbowych to świetny sposób na zapewnienie, że wszystko idzie zgodnie z planem, podróż jest ekonomiczna, a pracownik i pracodawca są zadowoleni. Pamiętając więc o tych kluczowych zasadach przygotowywania kompleksowej listy kontrolnej dla podróży służbowych, możesz bez obaw wyruszyć w drogę.