Koszt amerykańskiego programu bezwizowego rośnie. Oto wszystko, co firmy powinny wiedzieć, aby przygotować się na wzrost opłat ESTA.
Jeśli planujesz odwiedzić Stany Zjednoczone w celach zarobkowych, nie daj się zaskoczyć nowej podwyżce opłaty ESTA. Uzyskanie ESTA pozwala uprawnionym podróżującym służbowo odwiedzić Stany Zjednoczone bez wizy, ale ostatnie zmiany w przepisach oznaczają, że cena jest prawie dwukrotnie wyższa.
Co, poza większymi kosztami, oznaczają najnowsze aktualizacje ESTA w kontekście planów podróży służbowych i jak działa cały system? W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o uzyskiwaniu ESTA na podróż służbową, w tym zasady, opłaty i wskazówki, dzięki którym podróże służbowe do USA będą przebiegać sprawniej.
ESTA to skrót od „Electronic System for Travel Authorisation”. Jest to zautomatyzowany system, który określa, czy odwiedzający mogą podróżować do Stanów Zjednoczonych w ramach amerykańskiego programu bezwizowego. Jest on dostępny dla obywateli ponad 40 krajów, które zawarły wzajemne umowy, w tym Zjednoczonego Królestwa i większości krajów europejskich.
Zezwolenie ESTA jest dostępne dla niektórych rodzajów podróży służbowych, a także wizyt rekreacyjnych, i obowiązuje przez dwa lata lub do końca ważności paszportu. Zezwala ono na wielokrotny wjazd do Stanów Zjednoczonych w tym okresie, pod warunkiem, że każdy pobyt nie przekracza 90 dni, a podróżujący służbowo nie spędzają więcej niż 180 dni w Stanach Zjednoczonych każdego roku.
Opłata ESTA wzrosła z 21 USD do 40 USD od 30 września 2025 r. Cena obejmuje opłatę manipulacyjną w wysokości 10 USD oraz opłatę autoryzacyjną w wysokości 30 USD po zatwierdzeniu ESTA. Jeśli wniosek o ESTA zostanie odrzucony, płaci się tylko opłatę manipulacyjną w wysokości 10 USD.
Wcześniejsza zmiana ceny była w maju 2022 roku, kiedy to cena wzrosła z 14 USD do 21 USD. Jeśli masz już utworzony wniosek w systemie ESTA, który jeszcze nie został opłacony, będzie on teraz podlegać nowej opłacie w wysokości 40 USD.
Podwyżka opłaty ESTA została zatwierdzona przez Kongres Stanów Zjednoczonych w lipcu 2025 r. w ramach szerszego pakietu legislacyjnego „One Big Beautiful Bill Act”. Według amerykańskiego rządu dodatkowe fundusze zostaną wykorzystane do promowania podróży do Stanów Zjednoczonych.
Głównym skutkiem dla podróżujących służbowo będą wyższe koszty. Trzeba je uwzględnić w planowaniu finansowym, aby zmaksymalizować zwrot z inwestycji dla przyszłych wyjazdów firmowych. Podczas gdy wzrost o 19 USD na jednego podróżującego może nie wydawać się znaczący, należy wziąć pod uwagę, że dla grupy dziesięciu osób będzie to dodatkowe 190 USD z budżetu. A gdy doda się do tego loty służbowe, zakwaterowanie i wynajem samochodu, to widać, że wydatkami trzeba uważnie zarządzać.
Kolejną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że opłata będzie w miarę upływu czasu rosnąć o wskaźnik inflacji. Do ustalania wysokości opłaty wykorzystywany będzie lipcowy wskaźnik cen konsumpcyjnych w USA. W lipcu 2025 r. wskaźnik inflacji wyniósł 2,7%, co oznacza, że koszt ESTA wzrośnie w 2026 roku do 41 USD.
Zdobywaj zniżki Genius do 20% i nagrody, takie jak bezpłatne śniadania i podwyższenie standardu pokoju
Pomimo wzrostu cen korzystanie z ESTA nadal ma wiele zalet. Głównym celem amerykańskiego programu ruchu bezwizowego jest pobudzenie turystyki i podróży służbowych, wspieranie stosunków międzynarodowych i ułatwienie wydajniejszych procesów administracyjnych.
Ruch bezwizowy jest korzystny dla kraju z ekonomicznego punktu widzenia. Według Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego (DHS) tylko w 2023 r. około 18 milionów podróżujących przybyło do Stanów Zjednoczonych w ramach programu bezwizowego, wydając 84 mld USD na towary i usługi oraz zasilając lokalne gospodarki 231 mln USD dziennie. Jednocześnie zwiększa on również bezpieczeństwo poprzez wykorzystanie międzynarodowych baz danych do kompleksowej kontroli bezpieczeństwa.
Dla podróżujących służbowo korzyści z systemu ESTA to między innymi szybszy wjazd na teren Stanów Zjednoczonych. Uproszczony i szybszy elektroniczny proces składania wniosków oraz dwuletni okres ważności są przydatne dla tych, którzy muszą często odwiedzać Stany Zjednoczone, aby spotykać się z klientami, lub na ostatnią chwilę wziąć udział w konferencji.
Oprócz uiszczenia odpowiednich opłat istnieją ścisłe wytyczne dotyczące wjazdu do Stanów Zjednoczonych w ramach ESTA. Ważne jest, aby firmy zrozumiały, kto kwalifikuje się do tego systemu jeszcze przed złożeniem wniosku – nawet odrzucone wnioski ESTA kosztują 10 USD.
Aby podróżować bez wiz w ramach systemu ESTA, podróżujący służbowo muszą być obywatelami kraju uczestniczącego w programie bezwizowym. Do krajów tych należą Zjednoczone Królestwo, Australia, Japonia, Korea Południowa i większość krajów europejskich. Pełną listę można znaleźć na stronie internetowej Departamentu Stanu USA.
Oto dodatkowe wymagania kwalifikacyjne:
Ostatnia rzecz: z ESTA dyskwalifikują wnioskodawców wszelkie podróże do Iranu, Iraku, Libii, Korei Północnej, Somalii, Sudanu, Syrii i Jemenu po marcu 2011 r. i na Kubę po 12 stycznia 2021 r.
Nie wszystkie podróże służbowe kwalifikują się do ruchu bezwizowego, przy czym zasady ESTA dotyczące podróży służbowych są dość pojemne.
Aby zakwalifikować się do autoryzacji ESTA, podróżujący służbowo mogą angażować się w następujące działania:
Podróżujący służbowo nie mogą dostawać żadnej pensji ani wynagrodzenia ze źródła w Stanach Zjednoczonych ani nie mogą podczas wizyty angażować się w żadną pracę poza tymi dozwolonymi działaniami.
Przede wszystkim podróże służbowe kwalifikują się do systemu, jeśli ich cel jest krótki, sprecyzowany i realizowany dla zagranicznej firmy macierzystej.
Zaznaczyliśmy powyżej, że podróżujący służbowo nie mogą angażować się w pracę poza krótką listą dozwolonych działań, ale co to oznacza? Oto bliższe spojrzenie na rodzaje działalności, które wymagałyby wizy biznesowej zamiast ESTA.
Zasadniczo każda produktywna, płatna praca, która wykracza poza jasno określone dozwolone działania, będzie wymagać wizy biznesowej. ESTA nie zezwala również na pracę zdalną w pełnym wymiarze godzin, nawet jeśli otrzymujesz wynagrodzenie za granicą od zagranicznych klientów.
Pomimo wzrostu opłaty za ESTA, nadal jest to okazja w porównaniu ze standardową wizą biznesową. Jest tak również ze względu na wzrost cen. Podczas gdy opłata manipulacyjna pozostaje na poziomie 185 USD, w najnowszych przepisach dodano nową opłatę „Visa Integrity Fee” w wysokości 250 USD, co daje łączną kwotę 435 USD.
Warto się zorganizować. Dla wygody i w celu obniżenia kosztów warto więc ubiegać się o ESTA, gdy tylko jest to możliwe. Uwzględnij wzrost cen w budżecie na podróże służbowe, biorąc pod uwagę czas zatwierdzenia i wymagania kwalifikacyjne.
Aby ubiegać się o udział w programie bezwizowym w ramach ESTA, podróżujący służbowo muszą wypełnić formularz wniosku online za pośrednictwem zatwierdzonej rządowej strony internetowej lub aplikacji mobilnej. Będą również musieli uiścić opłatę w momencie składania wniosku, dlatego ważne jest, aby zachować potwierdzenie wpłaty na potrzeby zatwierdzenia i zwrotu kosztów podróży.
Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego zaleca składanie wniosku ESTA zaraz po zaplanowaniu podróży. Szacowany średni czas wypełniania wniosku to 23 minuty, a czas zatwierdzenia waha się od kilku sekund do 72 godzin.
Autoryzacja ESTA nie gwarantuje wjazdu, a podróżujący służbowo powinni być przygotowani do udzielenia na granicy odpowiedzi na kilka podstawowych pytań dotyczących charakteru ich wizyty.
Aby przyspieszyć ten proces, warto mieć przy sobie dokumenty potwierdzające plan podróży służbowej, w tym dotyczące wszystkich zarezerwowanych hoteli i atrakcji, oraz dowód na zamiar dalszej podróży. Można również skorzystać z kompleksowego rozwiązania do obsługi podróży, takiego jak Booking.com for Busines, które przechowuje plany podróży w jednym miejscu, zapewniając do nich łatwiejszy dostęp.
Znajomość terminów, składanie wniosków online z dużym wyprzedzeniem i posiadanie przy sobie odpowiednich dokumentów w znacznym stopniu przyczynia się do sprawnego i udanego wjazdu do Stanów Zjednoczonych. Oto kilka wskazówek, jak skrócić czas spędzony na kontroli paszportowej.
Jednym z pierwszych pytań zadawanych podczas kontroli granicznej jest pytanie o cel podróży. Częstą odpowiedzią, która może prowadzić do kolejnych pytań, jest stwierdzenie „do pracy”, gdy podróżuje się na podstawie ESTA lub wizy B-1. Kolejne pytania biorą się stąd, że w przypadku obu rodzajów dokumentów nie można wykonywać pracy ani świadczyć usług dla amerykańskich firm. Dlatego precyzyjniej informuj o celu podróży, niezależnie od tego, czy chodzi o udział w konferencji, czy sesji szkoleniowej. Odpowiedzi powinny być krótkie i rzeczowe.
Gromadzenie dokumentów uzupełniających jest ważną częścią planowania podróży służbowych i należy mieć je pod ręką po wezwaniu przez urzędnika imigracyjnego. Podstawą są paszport i ESTA, ale warto mieć również takie rzeczy jak oficjalne pismo firmowe ze wskazanym celem podróży, dowód posiadania zasobów finansowych i bilet powrotny do domu.
Tylko 0,01% podróżujących z innych krajów miało przeszukiwane urządzenia w 2024 r. Ale choć jest to mało prawdopodobne, to technicznie rzecz biorąc służby celne i patrol graniczny mają uprawnienia do kontrolowania urządzeń elektronicznych na granicy. Pracownicy powinni być zaznajomieni z najlepszymi praktykami firmy w zakresie bezpieczeństwa cyfrowego podczas podróży. Na przykład zabranie urządzenia służbowego może nie być zalecane, jeśli są na nim poufne dane.
W ciągle zmieniającym się klimacie wokół podróży służbowych ważniejsze niż kiedykolwiek jest, aby firmy wspierały podróżujących służbowo jasnymi zasadami. Booking.com for Business udostępnia bezpłatną stronę z kreatorem zasad dotyczących podróży, który pomaga w tworzeniu takich wytycznych. Będziesz w stanie zapewnić członkom zespołu wytyczne budżetowe dotyczące pokrywania kosztów podniesionych opłat wizowych.
Skonfiguruj wytyczne dotyczące rezerwacji dla Twojego zespołu, limity wydatków i dane kontaktowe za pomocą tego prostego narzędzia online.
Szczegółowe zasady będą również zawierać informacje związane z należytą starannością, aby podróżujący służbowo wiedzieli, gdzie uzyskać pomoc w przypadku jakichkolwiek problemów z przekraczaniem granic. Ponieważ zasady wyznaczone przez rząd z czasem się zmieniają, będziesz mieć możliwość ponownego zalogowania się i zaktualizowania zasad w miarę potrzeb.
Amerykański program ruchu bezwizowego pozwala szybciej i łatwiej wjeżdżać do Stanów Zjednoczonych bez konieczności ubiegania się o kosztowną wizę. Niedawny wzrost opłat ESTA powinien zostać uwzględniony w budżecie na podróże służbowe, a przed złożeniem wniosku ważne jest również określenie kwalifikowania się do tego systemu.
Skuteczne planowanie podróży oznacza bycie zawsze przygotowanym, a to obejmuje monitorowanie aktualizacji informacji na temat systemu ESTA. Upewnij się, że wiesz, jakie rodzaje podróży służbowych są dozwolone i jakie dokumenty musisz mieć przy sobie, aby zapewnić sobie bezproblemową podróż do Stanów Zjednoczonych. Solidne zasady dotyczące podróży służbowych mogą pomóc, zwłaszcza gdy są zintegrowane bezpośrednio z platformą rezerwacyjną.
Nie, nie ma zniżek dla grup. Opłaty za złożenie wniosku pozostają takie same niezależnie od tego, czy składa się wnioski pojedynczo, czy w grupie. Jeśli jednak planujesz podróż służbową do Stanów Zjednoczonych dla grupy pracowników, łatwiej może być złożyć wnioski razem na stronie Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego (DHS), aby cała dokumentacja elektroniczna była w jednym miejscu.
W Stanach Zjednoczonych ESTA to jedyny program bezwizowy dostępny dla podróżujących służbowo. Podobne programy istnieją w innych krajach, na przykład programy ruchu bezwizowego ETA w Zjednoczonym Królestwie i ETIAS w UE, a także unijny system wjazdu/wyjazdu, który ma zacząć obowiązywać w październiku 2025 roku.
Co jeśli planowana aktywność biznesowa wykracza poza zakres dozwolony w ramach ESTA? Ruch bezwizowy jest ograniczony do 90 dni i obejmuje tylko bardzo konkretne rodzaje podróży, takie jak udział w spotkaniach i negocjowanie umów. W pozostałych przypadkach należy zapoznać się z innymi możliwościami uzyskania wizy biznesowej w Stanach Zjednoczonych.
Większość podróżujących służbowo będzie ubiegać się o wizę B-1. Pozwala ona na pobyt do sześciu miesięcy. Istnieje również szeroka gama bardzo specyficznych wiz dla osób planujących pracę w Stanach Zjednoczonych. Na przykład pracownicy podróżujący w ramach pracy w organizacji międzynarodowej mogą kwalifikować się do wizy G, a członkowie załóg statków i samolotów mogą kwalifikować się do wizy D. Ważne jest, aby dokładnie sprawdzić, czy wszyscy podróżujący służbowo wjeżdżają na podstawie właściwego typu wizy.
Odliczenia podatkowe pozwalają obniżyć koszty. Dowiedz się, jakie koszty można odliczyć od podatku i...
Korzystając z usług najlepszych firm zajmujących się przelewami, możesz obniżyć opłaty za wymianę wa...
Wdrożenie nowego unijnego systemu wjazdu/wyjazdu, planowane na 2025 r., wymaga, by podróżujący służb...
