Podróże służbowe są istotną częścią działalności w wielu branżach. Pozwalają pracownikom brać udział w spotkaniach i konferencjach, negocjować umowy i poszerzać horyzonty. Nie jest jednak tajemnicą, że z podróżami służbowymi często wiąże się odrębny zestaw wyzwań, szczególnie dla osób rezerwujących podróże służbowe.

Sam proces podróży może być czasochłonny, a ewentualne opóźnienia lub zakłócenia mogą popsuć misternie przygotowane plany podróży.

Istnieje wiele czynników, o których rezerwujący powinni pamiętać. Pomogą one Tobie, Twojej firmie i podróżującym pracownikom przygotować się na opóźnienia i zakłócenia w dokonywanych rezerwacjach podróży służbowych.

Jakie są możliwe zakłócenia w podróży?

Chociaż jest wiele sposobów na przygotowanie się do nadchodzących podróży służbowych, mogą wystąpić nieuniknione czynniki, które mogą prowadzić do opóźnień lub zakłóceń w podróżach pracowników. Należą do nich między innymi:

  • Opóźnienia lotów lub pociągów
  • Zgubiony bagaż
  • Odwołania w ostatniej chwili
  • Kłopoty z wizą lub urzędem imigracyjnym
  • Nagłe problemy zdrowotne lub choroba
  • Problemy osobiste

Jak przygotować się na nieoczekiwane zdarzenia podczas podróży służbowych

Podróże służbowe często wiążą się z koniecznością radzenia sobie z różnymi niepewnościami, co czyni gotowość na nieoczekiwane istotnym aspektem udanej podróży. Dobre przygotowanie to fundament podróży służbowych w Twojej firmie. Oto nasze wskazówki dotyczące tego, jak przygotować się na nieprzewidziane okoliczności podczas podróży służbowych:

  • Przygotuj szczegółowy plan podróży i plan awaryjny.
  • Rozważ wzięcie udziału w szkoleniu z zarządzania kryzysowego
  • Uwzględnij w budżecie nieoczekiwane koszty i diety podróżne
  • Dbaj o komunikację
  • Wskaż osoby do kontaktu w nagłych wypadkach
  • Zadbaj o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników

3 wskazówki, które pomogą poradzić sobie z zakłóceniami podczas podróży służbowych w Twojej firmie

Wiemy już, jakie są potencjalne zakłócenia w podróży. A oto nasze najlepsze praktyczne wskazówki dotyczącego tego, jak skutecznie sobie z nimi radzić:

  1. Bądź na bieżąco i planuj z wyprzedzeniem. Regularnie sprawdzaj nowe informacje dotyczące podróży, prognozy pogody i potencjalne zakłócenia na trasach podróży. Działaj proaktywnie i dostosowuj plany tak, aby minimalizować opóźnienia.
  2. Wykorzystuj technologię. Wykorzystuj aplikacje i platformy podróżnicze, które w czasie rzeczywistym podają informacje o lotach, pogodzie i ruchu. Narzędzia te mogą pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji i dostosowywaniu się do zmieniających się okoliczności.
  3. Utrzymuj komunikację. Komunikuj się z liniami lotniczymi, dostawcami zakwaterowania i innymi odpowiednimi podmiotami lub zaglądaj na stronę wsparcia narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi. W przypadku wystąpienia zakłóceń posiadanie dobrych kanałów komunikacji może pomóc w szybkiej zmianie planów.

Łagodzenie finansowego wpływu opóźnień w podróżach służbowych

Zakłócenia w podróży często mają konsekwencje finansowe, od opłat za zmianę terminu po dodatkowe koszty zakwaterowania. Przyjrzeliśmy się niektórym strategiom łagodzenia finansowego wpływu zakłóceń w podróży:

Kompleksowe ubezpieczenie podróżne

Biznesowe ubezpieczenie podróżne zostało specjalnie przygotowane, aby oferować ochronę i bezpieczeństwo pracownikom podróżującym w związku z pracą. Szukając ubezpieczenia dla pracowników, upewnij się, że obejmuje ono istotne aspekty, takie jak ewakuacja medyczna w nagłych wypadkach, kompleksowe ubezpieczenie medyczne, zwrot kosztów za odwołanie lub opóźnienie podróży, ubezpieczenie za zgubiony lub opóźniony bagaż oraz dostępna całą dobę pomoc w nagłych wypadkach.

Budżetowanie zapobiegawcze

Zaplanuj bufor w budżetach na podróże, który pokryje nieoczekiwane wydatki związane z opóźnieniami lub zakłóceniami. Bufor ten powinien stanowić rozsądny procent całkowitych przewidywanych wydatków i zagwarantować finansowanie różnych nieoczekiwanych kosztów bez wywracania całego budżetu. Taka poduszka finansowa zapewnia spokojną głowę, pozwalając na adaptację do nieoczekiwanych sytuacji i utrzymanie stabilności finansowej przez całą podróż.

Planowanie awaryjne

Opracuj plany awaryjne dotyczące ewentualnych zakłóceń, ujmując w nich związane z tym koszty i strategie minimalizujące straty finansowe. Ten etap planowania powinien obejmować staranną ocenę zagrożeń i opracowanie ustrukturyzowanych planów z krokami, jakie należy podjąć w przypadku różnych zakłóceń. Każde potencjalne zakłócenie powinno być analizowane pod kątem jego wpływu, kosztów i działań niezbędnych w celu zminimalizowania strat finansowych. Plany awaryjne powinny być dobrze udokumentowane, łatwo dostępne dla odpowiedniego personelu i regularnie aktualizowane w celu dostosowania do zmieniających się okoliczności i potrzeb biznesowych.

W jaki sposób oceny zagrożeń związanych z podróżą mogą pomóc w radzeniu sobie z opóźnieniami podczas podróży służbowych

Przeprowadzając kompleksowe oceny zagrożeń, firmy mogą przygotować strategie łagodzenia tych problemów, zapewniając minimalne zakłócenia w planie podróży. Proaktywne podejście do radzenia sobie z potencjalnymi opóźnieniami, od alternatywnych planów podróży po środki awaryjne, ma kluczowe znaczenie dla utrzymania wydajności i produktywności podróży służbowych. Korzystając z naszych narzędzi do zarządzania ryzykiem podczas podróży, firmy mogą uzyskiwać dostęp do szczegółowych statystyk i wdrażać strategie mające na celu złagodzenie skutków opóźnień w podróży. To pozwoli ich zespołom nie dekoncentrować się i pracować zgodnie z planem.

W jaki sposób śledzenie podróżujących i alerty o ryzyku mogą pomóc w radzeniu sobie z opóźnieniami podczas podróży służbowych

W dziedzinie zarządzania podróżami służbowymi niezbędną funkcją do stawiania czoła opóźnieniom i zakłóceniom są systemy śledzenia i ostrzegania podróżujących w czasie rzeczywistym. Narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi oferują precyzyjne śledzenie, umożliwiając organizacjom monitorowanie przemieszczania się pracowników podczas podróży i wysyłanie natychmiastowych powiadomień o potencjalnych opóźnieniach w lotach lub transporcie, co pozwala firmom szybko dostosowywać plany podróży.

Wykorzystując te możliwości, Twoja firma może skutecznie zarządzać opóźnieniami w podróży, optymalizując trasy podróży i zapewniając pracownikom dotarcie do miejsc docelowych bez znaczących zakłóceń.

Jak przygotować podróżnych na opóźnienia i zakłócenia w podróży

  1. Zapewnij opcję wyboru najwyżej ocenianych linii lotniczych – oczywiście czołowym liniom lotniczym też zdarzają się wpadki i nie da się uniknąć zagubionego bagażu czy opóźnień. Jednak w przypadku najwyżej ocenianych linii lotniczych czas oczekiwania na rozwiązanie tych problemów jest zazwyczaj krótszy.
  2. Poinformuj podróżujących o trackerach do bagażu – poproś podróżujących pracowników o włożenie lokalizatorów Bluetooth do bagaży, co ułatwi ich śledzenie i lokalizowanie podczas podróży służbowych.
  3. Zachęcaj podróżujących do zapakowania niezbędnych przedmiotów do bagażu podręcznego – ważne dokumenty, paszporty lub karty identyfikacyjne, laptopy i inne urządzenia potrzebne do pracy wraz z ładowarkami powinny znajdować się w bagażu podręcznym na wypadek zaginięcia bagażu rejestrowanego podczas podróży. Dzięki temu pracownicy mogą pracować jak zwykle, nawet jeśli dojdzie do utraty bagażu.
  4. Zachęcaj podróżujących, aby byli na bieżąco i przygotowani – powinni zapoznawać się z aktualnymi ostrzeżeniami dotyczącymi podróży, prognozami pogody i potencjalnymi zakłóceniami. Pozwoli to dobrze przygotować się na potencjalne opóźnienia i na czas dostosować plany podróży pracowników. Przygotuj plan awaryjny, aby szybko dostosować się do nieoczekiwanych zmian.

Sugerowane artykuły

26.01.23
6 min czytania
Jak zapewnić bezpieczeństwo podczas podróży służbowej

Najlepsze wskazówki, jak zapewnić bezpieczeństwo podczas podróży służbowych, jak się do nich przygot...

Bezpieczeństwo i ochrona Właściciele małych firm Zespoły HR
16.01.23
9 min czytania
Twój przewodnik po ubezpieczeniu podróży służbowych

Ubezpieczenie podróży służbowych może pomóc złagodzić stres związany z nagłymi zmianami i ochronić w...

Zarządzanie podróżami służbowymi Rezerwujący / Administratorzy Zespoły HR
17.11.22
6 min czytania
7 rozwiązań dla zarządzania ryzykiem w podróży

Zarządzanie ryzykiem w podróży to ważny element, o którym należy pamiętać, i opanować go w fachowy s...

Zarządzanie podróżami służbowymi Właściciele małych firm