Spotkania osobiste i wirtualne: które są dla Ciebie?

Od kilku lat idea tego, co stanowi typowe spotkanie służbowe, nieustannie się zmienia. Ponieważ schematy pracy zarówno w pełni zdalnej, jak i hybrydowej są teraz łatwo dostępne, wygląda na to, że spotkania wirtualne pozostaną już z nami. I choć często zakłada się, że te spotkania online są mniej produktywne niż spotkania twarzą w twarz, rzeczywistość jest o wiele bardziej złożona.

Spotkanie osobiste

Spotkania osobiste wymagają, aby uczestnicy fizycznie zebrali się w tym samym miejscu: w biurze, gdzieś poza firmą czy – jak to często bywa – w zupełnie innym mieście lub kraju.

Dla wielu firm spotkania osobiste są siłą napędową podróży służbowych. Zwolennicy powiedzieliby, że zapewniają one:

• Większą produktywność i zaangażowanie ze względu na większy potencjał niektórych osób, które czują, że mogą osobiście przemawiać przed innymi.
• Kontakty międzyludzkie i lepsze zrozumienie dzięki kontaktowi wzrokowemu i mowie ciała.
• Interakcję twarzą w twarz, która skutkuje spokojniejszymi i bardziej bezpośrednimi rozmowami.

Z drugiej strony osobiste spotkania mają kilka wad:

• Czas i wydatki – logistyka takich spotkań może być czasochłonna i kosztowna, zwłaszcza jeśli spotkania odbywają się za granicą lub poza firmą.
• Efektywność – przebieg spotkań osobistych łatwo jest zakłócić, a one same mogą być długie i rozwlekłe, ponieważ fakt zobaczenia się ze współpracownikami może być potraktowany jak spotkanie towarzyskie, przez co pojawią się rozmowy i pytania nie na temat oraz pogawędki niezwiązane z pracą.
• Wpływ na środowisko – spotkania osobiste zwiększają ślad węglowy firmy, zwłaszcza gdy ważnym czynnikiem są podróże służbowe za granicę.
• Mniejsza elastyczność – jeśli oczekuje się od pracowników przybycia do biura na zaplanowane spotkanie, muszą oni poświęcić czas na dojazd, co zmniejsza elastyczność ich życia zawodowego.

Wirtualne spotkanie

Wirtualne spotkanie polega na połączeniu się ze współpracownikami w różnych lokalizacjach fizycznych przy użyciu urządzeń połączonych z Internetem i oprogramowania, które stały się istotną częścią codziennego życia zawodowego.

Główne zalety spotkań wirtualnych to:

• **Dostępność ** – pasują do różnych stylów komunikacji.
• Elastyczność – łączą różne strefy czasowe i sprawiają, że łatwiej jest osiągnąć zdrową równowagę między życiem zawodowym i prywatnym.
• Czas i wydajność – pracownicy nie muszą dojeżdżać do pracy i mogą cieszyć się bardziej elastycznym harmonogramem, który uwzględnia na przykład ćwiczenia w trakcie przerwy na lunch. Takie spotkania są też zwykle krótsze i treściwsze, a do tego mogą być rejestrowane do wykorzystania w przyszłości.
• Opłacalność – obniżają koszty podróży pracowników, posiłków i pomieszczeń.

Spotkania wirtualne mają też jednak wady, które obejmują:

• **Problemy techniczne ** – wszyscy doświadczyliśmy zamrożonych ekranów i mówienia do wyciszonego mikrofonu; powodzenie spotkania wirtualnego jest uwarunkowane przyzwoitym połączeniem internetowym i technologią, a problemy takie jak ten potencjalnie utrudniają dyskusję i są frustrujące zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
• Opóźnione reakcje – bez bezpośredniej interakcji międzyludzkiej może być trudno uniknąć przerw lub osób próbujących mówić w tym samym czasie, co może sprawić, że rozwiązywanie problemów i współpraca będą nieco trudniejsze.
• Ograniczone interakcje – spotkania wirtualne ograniczają również powstawanie więzi między pracownikami, ponieważ ciężko może być kogoś naprawdę poznać i naturalnie kontaktować się z nim na ekranie.

Jakie są główne różnice między spotkaniami osobistymi i wirtualnymi?

Główne różnice to koszt, wydajność i więzi międzyludzkie. Wirtualne spotkania wydają się być bardziej inkluzywne, zapewniając przestrzeń dla wszelkiego rodzaju komunikatorów. Są również prawdopodobnie bardziej wydajne pod względem pracy, ponieważ eliminują zbędne rozmowy, a do tego pozwalają łatwo ograniczyć dojazdy do pracy i koszty.

Jednak brak interakcji międzyludzkich w przestrzeni wirtualnej to kolejna poważna różnica. Wielu powiedziałoby, że regularne spotkania ze współpracownikami są ważne dla kultury firmy i utrzymywania więzi.

Czy spotkania osobiste są skuteczniejsze?

Odpowiedź na to pytanie tak naprawdę zależy od potrzeb Twojego zespołu i firmy.

Style komunikacji

Jeśli członkowie Twojego zespołu są zwykle introwertyczni, spotkania wirtualne mogą wydawać się bezpieczniejszą formą wypowiadania się niż konieczność zajęcia centralnego miejsca w dużej sali konferencyjnej. Jeśli pracownicy są bardziej ekstrawertyczni, spotkania osobiste mogą lepiej pasować do ich stylu komunikacji.

Spotkania osobiste mogą być również preferowane ze względu na zaangażowanie. Podczas gdy spotkania wirtualne są często bardziej wydajne pod względem przekazywania i przetwarzania informacji, niektórym pracownikom może być trudno utrzymać zaangażowanie bez stylu pytań i odpowiedzi typowego dla spotkań osobistych.

Więzi w zespole

Jeśli Twoja praca wymaga od członków zespołu nawiązania więzi po raz pierwszy, spotkania osobiste mogą mieć kluczowe znaczenie. Zbudowanie relacji z nowym współpracownikiem w wirtualnym otoczeniu może być trudne, gdy opóźnienia i trudności techniczne czasami zakłócają przebieg rozmowy. Ale jeśli relacje w Twoim zespole są już nawiązane, spotkania wirtualne mogą sprawdzić się lepiej.

Koncentracja

Wszyscy mamy swoją szczególną taktykę odwlekania pracy lub rozpraszania uwagi, na przykład zakupy online czy przeglądanie różnych stron. Dla innych może to być rysowanie bazgrołów albo uciekanie myślami daleko podczas wyglądania przez okno w biurze. Ponownie może to zależeć od rodzaju pracy wykonywanej przez Twój zespół oraz sposobu, w jaki Twoi pracownicy wolą pracować.

Niektórzy ludzie potrafią spojrzeć na temat z szerszej perspektywy, gdy dyskusja jest chaotyczna, pojawiają się pytania nie na temat i odbiega się od tematu rozmowy. Innym trudno jest pracować w biurze, w którym pytania i pogaduszki ciągle zakłócają pracę. Są też tacy, których łatwo rozprasza zwierzę domowe lub dzwonek do drzwi, i uważają, że lepiej być w sali konferencyjnej.

Aby znaleźć odpowiedni styl spotkania dla swojego zespołu, ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie te czynniki.

Kwestie praktyczne

Jeśli dojazdy do pracy i planowanie sali konferencyjnej w ruchliwym biurze są dla pracowników bardziej obciążeniem niż dobrodziejstwem, wtedy spotkania wirtualne są najlepszym rozwiązaniem. Ale jeśli pracownicy uważają, że łatwiej i lepiej jest zebrać się w biurze, to spotkania osobiste sprawdzą się lepiej. Aby zdecydować, czy spotkania mają być osobiste, czy wirtualnie, Twój zespół powinien najpierw zastanowić się, czy w budynku biurowym są odpowiednie udogodnienia i czy pracownicy mieszkają blisko biura.

Współpraca

Spotkania osobiste z natury pozwalają na bardziej spontaniczne zaangażowanie, komunikację i współpracę. Jeśli Twoje spotkania koncentrują się na przykład na burzach mózgów, spotkania twarzą w twarz mogą być korzystne pod względem wymiany pomysłów i kreatywnych dyskusji, a członkowie zespołu mogą natychmiast dzielić się opiniami.

Ale jeśli Twoje spotkania polegają na przedstawieniu prezentacji, które nie wymagają czynnego udziału, spotkania wirtualne będą efektywniejsze. Decydowanie o tym, czy zebrać się osobiście, czy online stosownie do planu spotkania, to świetny sposób na ogólną poprawę wydajności.

Jak wybierać między spotkaniami osobistymi i wirtualnymi

Przy podejmowaniu decyzji, który rodzaj spotkania jest dla Ciebie lepszy, ważne jest, aby wziąć pod uwagę cele zespołu i biznesowe. Ważne pytania, które należy zadać, to:

1. Czy Twój zespół próbuje przeprowadzić burzę mózgów, czy po prostu przekazuje informacje firmowe?
2. Jakie są preferencje Twojego zespołu co do stylu komunikacji?
3. Jakie są konsekwencje środowiskowe podróży do biura lub za granicę na spotkanie osobiste?
4. Czy członkowie Twojego zespołu doceniają elastyczność i czas zyskany na spotkaniach wirtualnych i chętniej wybierają pracę zdalną zamiast w biurze?
5. Czy spotkania osobiste zajmują ogólnie tyle czasu, że przez nie pracownicy mają trudności z ukończeniem faktycznej pracy?

To tylko kilka pytań, które należy zadać przed podjęciem decyzji o postawieniu na spotkania osobiste lub wirtualne. Obie opcje wiążą się z wyzwaniami, ale gdy weźmiesz pod uwagę specyficzne potrzeby swojej firmy i zespołu, będziesz w stanie podjąć świadomą decyzję.

Jak z łatwością planować spotkania wirtualne

Booking.com for Business pomoże Ci zebrać zespoły (jeśli znajdują się w różnych biurach) i spotkać się z klientami. Jako bezpłatna platforma podróży służbowych Booking.com for Business ma za zadanie dbać o przebieg całej podróży służbowej od początku do końca, jednocześnie zapewniając przestrzeganie zasad dotyczących podróży, pilnowanie budżetów i zadowolenie osób podróżujących służbowo.