Nieefektywne procesy zatwierdzania mogą obniżyć zgodność z zasadami dotyczącymi podróży. Zobacz, jak usprawnić te procesy.
Podczas naszej niedawnej ankiety 76% podróżujących w celach biznesowych stwierdziło, że zna zasady dotyczące podróży obowiązujące w ich firmach. Mimo to wiele osób nie znało szczegółów tych zasad tak dobrze, jak osoby podejmujące decyzje w firmach, co negatywnie wpływało na ogólne przestrzeganie zasad. Przyczyny tej rozbieżności między znajomością a przestrzeganiem zasad są różnorakie, od niedostatecznie komunikowanych zasad po zbyt restrykcyjne wytyczne dotyczące rezerwacji i konieczność uzyskiwania wielu zatwierdzeń.
Nieefektywny proces zatwierdzania może okazać się frustrujący dla podróżujących pracowników i kadry zarządzającej. Często jest również kosztowny i czasochłonny. Z ankiety GBTA Business Travel Outlook Poll 2023 wynika, że ręcznie wyrażana zgoda przed podróżą była wymagana w przypadku 27% podróży krajowych i 34% podróży międzynarodowych. Chociaż bardziej rygorystyczne procesy zatwierdzania mogą pomóc przedsiębiorstwu kontrolować nieautoryzowane wydatki, może to mieć niepożądany skutek uboczny w postaci dodatkowych wyzwań, w tym opóźnień i niezgodności z zasadami.
Jednym z najlepszych sposobów na uczynienie zasad dotyczących podróży służbowych skuteczniejszymi i przyjaźniejszymi dla podróżujących jest usprawnienie procesów zatwierdzania podróży. Poniżej przedstawimy najczęstsze wyzwania i rozwiązania związane z wnioskami o podróże, które pozwalają zapewnić płynniejszy proces zatwierdzania.
Zasady dotyczące podróży służbowych dla pracowników to zbiór reguł, wytycznych i procesów opracowany przez organizację w celu lepszego zarządzania podróżami służbowymi. Chociaż jednym z głównych celów zasad dotyczących podróży jest ustalenie budżetu i kontrola wydatków na podróże służbowe, wykraczają one poza to, obejmując również kwestie zarządzania ryzykiem, dobrego samopoczucia pracowników i procesów zatwierdzania.
Dobre zasady podróży służbowych dla pracowników obejmują całą podróż. Dokument ten zawiera opis poszczególnych etapów podróży służbowej, od wstępnej akceptacji po podsumowanie, a także wszystkich kroków pośrednich.
Bez jasno określonych zasad dotyczących podróży służbowych koszty mogą szybko wymknąć się spod kontroli. W wytycznych należących do zasad dotyczących podróży służbowych określane są limity wydatków, procedury zwrotu kosztów i preferowani dostawcy.
Zbiór wytycznych zapewnia również pracownikom powtarzalność – mogą zaoszczędzić czas, postępując zgodnie z ustalonymi, skutecznymi procedurami uzyskiwania zgód na podróże, rezerwacji wyjazdów i przesyłania raportów wydatków.
Z perspektywy działu kadr zasady dotyczące podróży służbowych chronią organizację, zapewniając zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi obowiązku zachowania należytej staranności i zarządzania ryzykiem.
Pierwszym etapem podróży służbowej jest złożenie wniosku o podróż do zatwierdzenia. Wnioski o podróże pracownicy składają do zatwierdzenia właściwej stronie. Może to być dział finansowy, koordynator podróży służbowych w firmie lub bezpośredni zespół kierowniczy. Wnioski zawierają wszystkie istotne szczegóły dotyczące podróży, w tym przewidywane daty, miejsca podróży, cel i szacowane koszty.
Proces składania wniosku i jego zatwierdzania powinien być jasno określony w zasadach dotyczących podróży służbowych. Konkretne reguły będą się różnić w zależności od wielkości Twojej organizacji, budżetu i częstotliwości podróży służbowych.
W przypadku dużych korporacji konieczne będzie wykonanie większości opisanych poniżej kroków, natomiast w przypadku MŚP wymagana będzie mniejsza liczba kroków i poziomów zatwierdzania.
Pracownik rozpoczyna proces zatwierdzania, składając formularz wniosku o podróż, w którym podaje wszystkie istotne szczegóły dotyczące podróży.
Menedżer pracownika sprawdza formularz wniosku o podróż, aby upewnić się, że podróż jest konieczna, mieści się w budżecie i jest zgodna z wytycznymi zawartymi w zasadach dotyczących podróży służbowych firmy.
W niektórych przypadkach wniosek o podróż przekazywany jest dodatkowym stronom w celu uzyskania zatwierdzeń na wyższym poziomie. Zespół finansowy może zweryfikować koszty, aby upewnić się, że mieszczą się w zatwierdzonych budżetach departamentu. Kadra zarządzająca wyższego szczebla może musieć przeprowadzić dodatkowe kontrole zgodności z zasadami i prawem, bazując na zasadach dotyczących podróży.
Jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy z wnioskiem o podróż, zostanie on odesłany do pracownika w celu wprowadzenia zmian. W przeciwnym razie wniosek zostanie oficjalnie zatwierdzony i można przejść do następnego etapu.
Po zatwierdzeniu koordynator podróży lub pracownik będzie mógł zarezerwować loty, hotele i wynajmy samochodów oraz dokonać innych ustaleń. Rezerwacje te muszą odpowiadać szacunkowym kosztom i szczegółom określonym w pierwotnym wniosku.
Wniosek o podróż, potwierdzenia rezerwacji, rachunki, faktury i inne powiązane dokumenty należy przechowywać w celu archiwizacji.
Po zakończeniu podróży pracownik przesyła raport wydatków wraz ze wszystkimi rachunkami do działu finansowego. To kolejny obszar, w którym istotne jest zapoznanie się z zasadami dotyczącymi podróży służbowych w celu zachowania zgodności z zasadami raportowania i zwrotu kosztów.
Podróże służbowe to zazwyczaj drugi co do wielkości koszt operacyjny firmy, przy czym nadmierne wydatki pracowników stanowią od jednej piątej do jednej trzeciej budżetu. Dlatego koszty nieprzestrzegania zasad mogą być ogromne, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Wymaganie zgody menedżera na podróże służbowe gwarantuje, że podróż jest niezbędna do osiągnięcia celów firmy i mieści się w budżecie.
Chociaż zatwierdzenie przez menedżera pozwala utrzymać zgodność kosztów z wytycznymi zawartymi w zasadach dotyczących podróży służbowych dla pracowników, sam proces zatwierdzania podróży wiąże się z pewnymi wyzwaniami.
Wnioski o podróż muszą być zgodne ze wszystkimi wytycznymi zawartymi w zasadach firmy, w tym również tymi dotyczącymi budżetu, bezpieczeństwa i procedur rezerwacji. Jeśli nie będą one przechowywane w scentralizowanym systemie i jasno komunikowane wszystkim zainteresowanym stronom, może dochodzić do kosztownych błędów.
Nawet jeśli w Twoim miejscu pracy nie korzysta się już z dokumentów papierowych, ręczny proces zatwierdzania może wiązać się z koniecznością prowadzenia długiej wymiany wiadomości e-mail. Przesyłanie wniosków o podróże między adresatami wiąże się ze zwiększonym ryzykiem pojawienia się błędów, nieporozumień i opóźnień.
Niektóre procesy wymagają zatwierdzenia przez wiele stron, w tym bezpośrednich przełożonych, koordynatorów podróży i administratorów finansowych. Ponieważ każde żądanie przechodzi przez wiele biurokratycznych szczebli, każda zwłoka w procesie zatwierdzania prowadzi do opóźnień.
Nieskuteczne zasady dotyczące podróży służbowych mogą podnosić koszty takich podróży, czy to z powodu nieprzestrzegania zasad, czy też marnowania czasu na wypełnianie dokumentów. Jeśli od dłuższego czasu nie aktualizuje się zasad, używa ogólnych szablonów lub polega na długim, ręcznym procesie zatwierdzania, jest mniejsza szansa na to, że podróżujący pracownicy będą przestrzegać zasad.
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „nie”, być może nadszedł czas na zmianę zasad dotyczących podróży służbowych dla pracowników.
W biznesie usprawnienie procesu oznacza wyeliminowanie wszelkich zbędnych kroków, które mogłyby obniżyć wydajność. Celem usprawnienia jest zwiększenie produktywności, ograniczenie marnotrawstwa i zminimalizowanie niepewności.
Współczesne narzędzia cyfrowe odmieniły podróże służbowe, usprawniając proces zatwierdzania i sprawiając, że zasady dotyczące podróży są łatwiejsze do zrozumienia. Połącz rozwiązania cyfrowe z inicjatywami zwiększającymi wydajność, aby uprościć proces zatwierdzania, a zmniejszysz obciążenie pracą podróżujących służbowo, menedżerów ds. podróży i działów finansowych.
Usprawnienie systemu zarządzania podróżami zaczyna się od automatyzacji cyfrowej. Oprogramowanie automatyzujące pomaga zapewnić, że każdy etap procesu zatwierdzania podróży, od generowania wniosków o podróż aż po przechowywanie dokumentów, przebiega sprawnie.
Platformy takie jak Traxo automatycznie wykrywają wiadomości e-mail z potwierdzeniem i wyodrębniają istotne dane podróżujących do umieszczenia w systemie zarządzania podróżami. Oprogramowanie do zarządzania wydatkami, takie jak Expensify, automatyzuje raportowanie wydatków i dokumentowanie zatwierdzeń, zmniejszając ryzyko wystąpienia błędu i zapewniając lepszą zgodność z zasadami dotyczącymi podróży.
Nie każdy rodzaj podróży służbowej wymaga takiego samego poziomu zatwierdzenia. Na przykład wycieczki jednodniowe i loty krajowe mogą wymagać zgody bezpośredniego przełożonego pracownika. Dłuższe podróże międzynarodowe mogą wymagać zgody więcej niż jednego działu. Tego rodzaju procesy zatwierdzania powinny być jasno określone w zasadach dotyczących podróży służbowych, co pozwoli zagwarantować terminową obsługę wniosków.
Gdy za zatwierdzanie wszystkich podróży odpowiada jeden menedżer, jego nieobecność powoduje niepotrzebne opóźnienia. Platformy do zarządzania podróżami, takie jak Booking.com for Business, umożliwiają wyznaczenie wielu administratorów w celu usprawnienia procesu. Asystenci administracyjni, menedżerowie ds. podróży, działy HR i finansów – wszyscy mogą zalogować się na platformie i przeglądać informacje o podróżujących z poziomu centralnego panelu nawigacyjnego.
Niespójne formatowanie może oznaczać, że zatwierdzenie niektórych wniosków o podróż zajmie więcej czasu, ponieważ administratorzy będą potrzebowali więcej czasu na ich sprawdzenie. Najlepiej jest używać standardowych formularzy dla wszystkich działów firmy, niezależnie od tego, czy zatwierdza się wnioski o podróże pracowników pełnoetatowych, czy zewnętrznych podwykonawców. Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania podróżami, automatycznie wygeneruje ono spójne formularze wniosków.
Choć złożone wnioski o podróż wymagają szczegółowej analizy, wiele typowych wniosków można wstępnie zatwierdzić w systemie, co pozwala zaoszczędzić czas. W swoich zasadach dotyczących podróży służbowych rozróżnij zatwierdzenia o wysokich i niskich kosztach i dla każdego z nich opracuj inne podejście.
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy obejmuje narzędzia do analizy danych, które pozwala identyfikować trendy w podróżach, śledzić wydatki i opracowywać strategie rozwiązań obniżających koszty dostosowane do potrzeb Twojej firmy. Na przykład Monday.com oferuje niestandardowe panele nawigacyjne umożliwiające wyświetlanie przepływu pracy za pomocą wykresów Gantta i danych użytkowników w czasie rzeczywistym. Dzięki tym informacjom na temat podróżujących służbowo możesz dostosować swoje zasady dotyczące podróży do faktycznych potrzeb swojego zespołu.
Jednym z najlepszych sposobów usprawnienia zatwierdzeń jest zintegrowanie wniosków o podróże i zasad dotyczących podróży z istniejącą technologią. Proszenie pracowników o korzystanie z dokumentu PDF lub Word jest przestarzałe i czasochłonne. Integrując swoje zasady dotyczące podróży z technologią rezerwacji, możesz ustalić wytyczne i limity.
Na przykład Booking.com for Business umożliwia administratorom konfigurowanie zalecanych budżetów na hotele. Pomaga to zapewnić, że wnioski pracowników o podróże są zgodne z zasadami dotyczącymi podróży. Korzystanie z rozwiązania do zarządzania podróżami służbowymi, takiego jak Booking.com for Business, usprawnia również zatwierdzanie, ponieważ umożliwia rezerwacje bez konieczności korzystania z usług oddzielnych menedżerów kont czy wsparcia działu IT.
Jeśli w Twojej firmie pojawia się dużo rezerwacji podróży, które są niezgodne z zasadami, zastanów się, czy przyczyną nie jest brzmienie Twoich zasad. Jeśli zasady dotyczące podróży są niezgrabnie napisane i zawiłe, jest większe ryzyko, że podróżujący służbowo będą je ignorować, co kosztuje czas i pieniądze.
Aby zapewnić maksymalną zgodność z zasadami dotyczącymi podróży służbowych, przekazuj je w sposób prosty i skuteczny. Przede wszystkim dokument powinien być łatwo dostępny dla wszystkich zainteresowanych stron, zazwyczaj w portalu dla pracowników lub w portalu działu HR. Można go również zintegrować bezpośrednio z oprogramowaniem do rezerwacji.
W swoich zasadach zawrzyj instrukcje krok po kroku dotyczące wniosków o podróż, zatwierdzeń i zwrotów kosztów. Unikaj stosowania żargonu biznesowego lub prawniczego i rozważ podzielenie zasad na sekcje odpowiadające każdemu stanowisku.
Przydatne może okazać się dołączenie listy kontrolnej dla podróży służbowych, z której pracownicy mogą korzystać, aby mieć pewność, że spełniają wszystkie wymagania procesu zatwierdzania, a także sekcji często zadawanych pytań, która jest często aktualizowana na podstawie informacji zwrotnych od podróżujących służbowo.
Oprócz aktualizacji zasad dotyczących podróży jednym z najlepszych sposobów na usprawnienie procesu zatwierdzania jest użycie platformy do zarządzania podróżami dla MŚP, takich jak Booking.com for Business.
Booking.com for Business gromadzi wszystko w jednym miejscu, oferując wydajne narzędzia do rezerwacji i monitorowania podróży służbowych Twojego zespołu oraz zarządzania nimi. Możesz zaprosić pracowników do korzystania z platformy, przypisując każdemu profilowi stanowisko w celu usprawnienia procesu zatwierdzania. W przypadku częstych i typowych potrzeb związanych z podróżami podróżujący mogą samodzielnie rezerwować loty, hotele i wynajem samochodów zgodnie z zasadami dotyczącymi podróżowania i budżetem. Dzięki modułowi śledzenia wydatków w czasie rzeczywistym możesz w pełni kontrolować wydatki na podróże, a dane eksportować w formie szczegółowych raportów.
Zintegruj swoje zasady dotyczące podróży służbowych z platformami cyfrowymi, takimi jak te, aby uzyskać większą przejrzystość, zmniejszyć stres i zwiększyć wskaźnik zgodności z zasadami.
Zasady dotyczące kosztów podróży wyznaczają oczekiwania osób podróżujących służbowo. Skorzystaj z na...
Poniższy przewodnik posłuży jako kompletna instrukcja krok po kroku po zasadach dotyczących podróży.
Z tego obszernego przewodnika dowiesz się, czym są zasady dotyczące podróży, jak pilnować ich przest...
