Przewodnik dla kadr po należytej staranności podczas podróży służbowych

W dzisiejszym świecie podróży służbowych obowiązek zachowania należytej staranności ma najwyższy priorytet. Od napięć geopolitycznych po gwałtowne zjawiska pogodowe – świat jest bardziej nieprzewidywalny niż kiedykolwiek. Badanie International SOS pokazuje, że 57% ekspertów ds. zdrowia i bezpieczeństwa uważa, że w 2025 r. nowe zagrożenia będą pojawiać się szybciej, niż będą oni w stanie sobie z nimi poradzić.

Gdy pracownicy podróżują służbowo, obowiązki działu kadr wykraczają poza mury biura. A ponieważ równocześnie rośnie mobilność pracowników, jak poradzić sobie z rosnącymi wymaganiami? Przestrzeganie najlepszych praktyk z zakresu należytej staranności w kwestii podróży służbowych obejmuje więcej niż tylko ocenę ryzyka. Najskuteczniejsze strategie umożliwiają również jasną komunikację i dbałość o każdy szczegół zasad.

W tym przewodniku przedstawimy praktyczne wskazówki, które pomogą Ci wspierać dobre samopoczucie pracowników przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z obowiązkami w zakresie należytej staranności.

Co oznacza „należyta staranność” dla podróżujących służbowo

Koncepcja „należytej staranności” sięga prawie wieku wstecz, oficjalnie do przełomowej sprawy sądowej z 1932 r. Donoghue przeciwko Stevensonowi. Podczas gdy sprawa ta ustanowiła obowiązek dochowania należytej staranności, jaki producenci mają wobec swoich klientów, od tego czasu definicja została rozszerzona o zobowiązania prawne organizacji wobec swoich pracowników. Krótko mówiąc, firmy muszą w rozsądnym zakresie chronić pracowników i zapobiegać szkodom względem nich.

Firmy są prawnie zobowiązane do zapewnienia rozsądnej opieki swoim pracownikom. Jednak coraz częściej opieka ta jest świadczona na odległość, aby objąć współczesnych pracowników zdalnych. Należy brać pod uwagę pracowników odbywających krótkoterminowe podróże służbowe, a także tych przebywających w odległych lokalizacjach lub wykonujących długoterminowe zlecenia. Rozwój międzynarodowych zespołów oznacza, że w drodze jest więcej pracowników niż kiedykolwiek wcześniej.

Dla menedżerów z działu kadr zajmowanie się potrzebami pracowników w podróży nie ogranicza się do rezerwacji odpowiednich lotów i zakwaterowania. Oznacza też proaktywne podejście do zakłóceń w podróży i zapewnianie na bieżąco wsparcia przed podróżą, w jej trakcie i po niej. Przy dzisiejszej globalnej nieprzewidywalności bardziej niż kiedykolwiek konieczne jest włączenie kompleksowego zarządzania ryzykiem podróży służbowych do zasad dotyczących należytej staranności.

Dlaczego obowiązek dochowania należytej staranności względem podróżujących jest tak ważny dla menedżerów z działu kadr

Dochowanie należytej staranności względem podróżujących to dla menedżerów z działu kadr prawdziwa ekwilibrystyka. Trzeba upewniać się, że pracownicy podczas podróży służbowych są bezpieczni, wspierani i czują się komfortowo. Zobowiązania prawne i etyczne mają najwyższy priorytet w całym procesie.

• Zgodność z prawem: niewywiązanie się z obowiązku dochowania należytej staranności może prowadzić do kłopotów prawnych dla organizacji.
• Zarządzanie ryzykiem podróży: proaktywne zasady dotyczące podróży uwzględniające należytą staranność przewidują zakłócenia spowodowane trudnymi warunkami pogodowymi, pandemiami i niepokojami geopolitycznymi. Monitorowanie podróżujących w czasie rzeczywistym oznacza, że jesteś w stanie zareagować w każdej sytuacji awaryjnej.
• Dobre samopoczucie podróżujących służbowo: gdy pracownicy czują się w drodze bezpieczni i wspierani, są mniej narażeni na stres związany z podróżą, niepokój i wypalenie zawodowe. To z kolei poprawia morale i produktywność.

Przygotowanie zasad dotyczących należytej staranności, które uwzględniają potrzeby podróżujących służbowo, pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze oraz obniżyć stres, jednocześnie spełniając prawne zobowiązania w kwestii dbania o ich bezpieczeństwo i zdrowie. Większy nacisk na realizację obowiązku dochowania należytej staranności zapobiega przy tym pozwom o zaniedbania i wszelkim szkodom, jakie mogą one wyrządzić reputacji.

Działaj proaktywnie dzięki solidnym zasadom dotyczącym podróży z uwzględnieniem należytej staranności

Należyta staranność to nie tylko zasady. To ramy, które zwiększają bezpieczeństwo, dobre samopoczucie i kulturę pracy. Jednak aby zapewnić te ramy, potrzebny jest dobrze opracowany dokument.

Zwykle zasady dotyczące podróży służbowych zawierają wytyczne dotyczące logistyki, takie jak:

• dzienne budżety na wydatki związane z podróżami służbowymi;
• omówienie sposobu rezerwacji lotów służbowych, zakwaterowania i transportu;
• proces zatwierdzania rezerwacji podróży;
• prawa i obowiązki podróżujących.

Jeśli chodzi o obowiązek dochowania należytej staranności podczas podróży służbowych, należy również uwzględnić następujące aspekty.

• Zarządzanie ryzykiem: zapewnia, że są wykonywane oceny ryzyka w celu planowania i łagodzenia zagrożeń związanych z miejscem docelowym.
• Uwzględnienie danych demograficznych: kto jest objęty zasadami dotyczącymi należytej staranności? Czy dotyczą one tylko pracowników pełnoetatowych, czy również stażystów, cyfrowych nomadów i wykonawców?
• Wsparcie w zakresie zdrowia psychicznego: zapewnia dostęp do narzędzi dbania o zdrowie psychiczne i elastycznych zasad pracy, aby zminimalizować stres związany z podróżami służbowymi.
• Kontakty w nagłych wypadkach: jasno określa osoby decyzyjne i to, dokąd można się zwracać o całodobową pomoc w sytuacjach kryzysowych.
• Szkolenie dla podróżujących: należy zaplanować obowiązkowe szkolenia przed podróżą i szkolenia uświadamiające, aby mieć pewność, że podróżujący wiedzą, co robić w przypadku problemów i sytuacji awaryjnych.
• Monitorowanie planu podróży w czasie rzeczywistym: określa, w jaki sposób menedżerowie ds. podróży mogą monitorować lokalizację swoich pracowników, aby w razie potrzeby udzielić pomocy.
• Prywatność danych: zapewnia, że dane podróżujących służbowo są przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych, takimi jak RODO, CCPA i inne regulacje, za pośrednictwem bezpiecznych, zintegrowanych systemów.

Ryzyko indywidualne: w przypadku niektórych grup demograficznych mogą istnieć dodatkowe względy bezpieczeństwa, w tym w przypadku kobiet i osób LGBTQ+ podróżujących służbowo. Dodaj dostosowane, inkluzywne porady dotyczące podróży służbowych dla tych osób dotyczące różnic kulturowych i protokołów bezpieczeństwa.

Innym aspektem, który menedżerowie z działu kadr muszą wziąć pod uwagę, jest fakt, że przepisy dotyczące obowiązku dochowania należytej staranności różnią się w zależności od kraju. Należy upewnić się, że zasady pozostają aktualne i zgodne z lokalnymi wytycznymi. Skonsultuj się z różnymi interesariuszami w celu uzyskania opinii, nie tylko z własnym zespołem działu kadr, ale także z zespołem ds. cyberbezpieczeństwa, menedżerami ds. ryzyka, menedżerami ds. podróży i zespołami prawnymi.

Weź też pod uwagę unikalne potrzeby swojej organizacji, aby tworzone zasady dotyczące należytej staranności były zgodne z globalnym zasięgiem, planami ekspansji i kulturą firmy. Od nich będą zależeć rodzaje ryzyka, na jakie mogą być narażone podróżujące zespoły.

Najlepsze praktyki w zakresie obowiązku dochowania należytej staranności przed podróżą

Chociaż obowiązek dochowania należytej staranności dla podróży służbowej zaczyna się od kompleksowych zasad dotyczących podróży, istnieją dodatkowe działania, które można podjąć przed podróżą.

Przeprowadzenie oceny ryzyka

W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie zagrożenia dla bezpieczeństwa zmieniają się z dnia na dzień. Należy regularnie oceniać każde miejsce docelowe, biorąc pod uwagę zdrowie, bezpieczeństwo i sytuację polityczną.

Przeprowadzenie szkoleń przed podróżą

Zespoły działu kadr powinny planować regularne sesje szkoleniowe w celu omówienia zasad firmy dotyczących podróży, zdrowia i bezpieczeństwa. Dbaj o aktualność procedur awaryjnych i informuj na piśmie podróżujących służbowo o oczekiwaniach. Korzystaj z wielu punktów kontaktu, w tym biuletynów, webinariów i warsztatów, aby docierać do jak największej części pracowników.

Udostępnianie porad medycznych

Przed podróżą zapewnij podróżującym służbowo osoby kontaktowe ds. medycznych dla poszczególnych lokalizacji, aby podróżujący wiedzieli, gdzie się zwrócić, gdy będą potrzebować porady. Wskaż najbliższe apteki, szpitale i przychodnie. Należy również przed podróżą przygotować porady na temat wszelkich wymaganych szczepień lub zaświadczeń lekarskich.

Aktualizowanie profilów podróżujących

Upewnij się, że wszystkie dokumenty podróżujących służbowo są aktualne, a profile zawierają listę kontaktów osobistych i najbliższych krewnych. Jest to również czas na sprawdzenie, czy ubezpieczenie podróżne i zdrowotne obejmuje wszystkich podróżujących.

Najlepsze praktyki w zakresie dochowania należytej staranności podczas podróży

Przed podróżą obowiązkiem działu kadr jest wyposażenie podróżujących służbowo we wszystkie informacje, których potrzebują, aby zachować bezpieczeństwo, zdrowie i produktywność podczas podróży. Podczas podróży uwaga skupia się na dostępności i pomocy.

Monitorowanie planów podróży w czasie rzeczywistym

Otrzymuj powiadomienia o zameldowaniu i korzystaj z narzędzi takich jak Traxo, które w czasie rzeczywistym pokazują lokalizacje podróżujących. Takie platformy pozwalają menedżerom z działu kadr i menedżerom ds. podróży upewnić się, że podróżujący służbowo właściwie realizują swoje plany podróży, a jednocześnie na bieżąco informują o zakłóceniach. Daje to możliwość natychmiastowego podjęcia działania, gdy coś pójdzie nie tak.

Zapewnianie dostępnego wsparcia

Niezależnie od tego, czy chodzi o aplikacje do komunikacji, takie jak WhatsApp i Teams, czy całodobową infolinię do obsługi klienta, pracownicy powinni mieć dostęp do pomocy na żywo podczas całej podróży. Powinni również być wyposażeni w lokalne numery alarmowe, pod którymi w razie potrzeby można uzyskać natychmiastową pomoc.

Wzięcie pod uwagę dobrego samopoczucia podróżujących

Holistyczne podejście do obowiązku dochowania należytej staranności wykracza poza sytuacje awaryjne. Podróżujący pracownicy powinni mieć dostęp do narzędzi ułatwiających dbanie o zdrowie i dobre samopoczucie, w tym aplikacji do medytacji, takich jak Calm. Powinni również mieć dostęp do hoteli i saloników lotniskowych z zapleczem fitness i opcjami zdrowego odżywiania, a także możliwości elastycznego planowania korzystania z nich.

Najlepsze praktyki w zakresie obowiązku dochowania należytej staranności po podróży

Kompleksowe dochowanie należytej staranności dla podróży służbowej obejmuje też czas po podróży, kiedy należy przejrzeć zasady i dokonać w nich ewentualnych zmian.

Organizowanie sesji podsumowującej

Zbierz informacje zwrotne po podróży, aby dowiedzieć się więcej o wszelkich incydentach lub wyzwaniach, przed którymi stanęli podróżujący służbowo. Nawet jeśli podróże przebiegają bez zakłóceń, sesje podsumowujące dostarczają cennych informacji na temat narzędzi, które pracownicy uznali za najbardziej przydatne podczas podróży.

Dokumentowanie skarg

W przypadku jakichkolwiek incydentów należy sporządzić dokumentację, aby udokumentować to, co się wydarzyło, i wykazać, w jaki sposób organizacja postępowała zgodnie z zasadami. Rejestruj wszelkie skargi od podróżujących pracowników zgodnie z wewnętrznymi zasadami działu kadr. W razie potrzeby możesz również monitorować stan zdrowia po podróży i pomagać w przeprowadzeniu formalności związanych z ubezpieczeniem.

Przegląd zasad dotyczących podróży służbowych w zakresie obowiązku dochowania należytej staranności

Wykorzystaj otrzymane dane i informacje zwrotne, aby udoskonalić zarządzanie podróżami służbowymi i zasady dotyczące należytej staranności. Oprócz dopracowania podejścia działu kadr należy również dzielić się odpowiednimi informacjami zwrotnymi między działami, aby w razie potrzeby zmienić procedury korporacyjne.

Usprawnij przestrzeganie zasad dzięki cyfrowym narzędziom do zachowywania należytej staranności

Technologia wspiera dochowywanie należytej staranności dla współczesnych podróży służbowych. Zaczyna się to od oceny ryzyka. Nie można prawidłowo ocenić ryzyka i zaoferować wiarygodnych wskazówek bez źródeł danych w czasie rzeczywistym. Używaj:

• aplikacji pogodowych, takich jak Accuweather i Apple Weather, które zapewniają zarówno prognozy krótkoterminowe, jak i długoterminowe, dzięki czemu można zaplanować potencjalne zakłócenia w podróży;
• zasoby rządowe, takie jak Foreign Travel Advice w Zjednoczonym Królestwie i Travel Advisories amerykańskiego Departamentu Stanu, są regularnie aktualizowane o informacje dotyczące bezpieczeństwa, o których wszyscy podróżni powinni wiedzieć;
• narzędzia do monitoringu podróży w czasie rzeczywistym, takie jak FlightRadar24, umożliwiają menedżerom monitorowanie lotów w czasie rzeczywistym, podczas gdy narzędzia takie jak Traxo dają wgląd w realizację planów podróży służbowych w celu udostępniania lokalizacji na bieżąco.

Informacje te pomagają stworzyć oparte na danych podejście do zarządzania ryzykiem i dochowywania należytej staranności, dzięki czemu można zbudować niezawodny system oceny ryzyka dla każdego miejsca docelowego.

W terenie kluczowe jest zapewnienie dostępu do dostawców pomocy. Dzięki globalnej sieci pomocy rozwiązania takie jak International SOS zapewniają wsparcie dla podróżujących wszędzie tam, gdy Ty nie możesz tego zrobić. Korzystając z informacji pozyskiwanych w czasie rzeczywistym, oferują kontekstowe wskazówki i wsparcie 24/7, w tym opiekę medyczną i ewakuację w razie potrzeby.

Jak Booking.com for Business może pomóc

W Booking.com for Business rozumiemy wyjątkowe wyzwania, przed którymi stoją menedżerowie z działów kadr, jeśli chodzi o zarządzanie obowiązkiem dochowania należytej staranności względem pracowników. Nasze bezpłatne rozwiązanie do zarządzania podróżami pozwala ograniczyć ryzyko już na etapie rezerwacji.

Nawiązaliśmy współpracę z Traxo, aby zapewnić użytkownikom mapę lokalizacji podróżujących na żywo, dzięki czemu możesz komunikować się ze swoimi zespołami i zapewniać im ukierunkowaną pomoc. Monitoruj ruchy pracowników i bądź na bieżąco z potencjalnymi zakłóceniami. Ponadto nasze partnerstwo z International SOS zapewnia dostęp do całodobowej pomocy medycznej i w zakresie bezpieczeństwa. Uzyskuj wgląd w dane analityczne w czasie rzeczywistym, aby zwiększyć bezpieczeństwo podczas podróży pracowników przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami dotyczącymi obowiązku dochowania należytej staranności.

Podsumowanie

Spełnianie wymagań w zakresie należytej staranności może być skomplikowane dla specjalistów z działu kadr. Ważne jest, aby spojrzeć na tę kwestię nie tylko z perspektywy prawnej, która chroni organizację, ale także z etycznego punktu widzenia. Po wdrożeniu skuteczne zasady dotyczące podróży służbowych uwzględniające dochowanie należytej staranności wpłyną dodatnio na zdrowie i samopoczucie pracowników, a także ich produktywność, zaufanie i morale.

Możesz zacząć od przygotowania kompleksowych zasad, które odnoszą się do pojawiających się zagrożeń i uwzględniają potrzeby pracowników coraz częściej pracujących zdalnie. Wyposażeni w dane uzyskiwane w czasie rzeczywistym i ustrukturyzowane zasady, Twoi pracownicy będą czuć się bezpieczni i wspierani, gdziekolwiek zabierze ich podróż.