Przewodnik po zapobieganiu oszustwom dotyczącym wydatków służbowych

Podczas intensywnych podróży służbowych nawał lunchów z klientami i wspólnych przejazdów taksówkami może prowadzić do niezamierzonych błędów. Choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się drobne – duplikat faktury tu, niewłaściwy rachunek tam – te drobne błędy z czasem prowadzą do dużych strat.

Koszt jest zdumiewający: według niektórych szacunków do 2028 roku oszustwa związane z wydatkami na podróże służbowe mogą przynieść na całym świecie straty sięgające 200 miliardów dolarów. Wszystko to ma znaczenie, szczególnie dla MŚP działających na mniejszych marżach niż większe korporacje. Ponieważ oszustwa stanowią nawet 10% globalnych wydatków na podróże służbowe, Twoja firma nie może sobie pozwolić na ignorowanie tego problemu.

Wiele fałszywych wydatków wynika ze słabości zasad regulujących wydatki na podróże w firmie, podczas gdy niewystarczające procedury cyberbezpieczeństwa sprawiają, że podróżujący służbowo są bardziej narażeni na powszechne oszustwa phishingowe online.

W tym przewodniku omówimy najlepsze sposoby identyfikacji oszustw dotyczących wydatków na podróże i zapobiegania im, a także przedstawimy wskazówki dotyczące cyberbezpieczeństwa, które pomogą chronić Twój zespół. Wzmacniając swoje podejście poprzez strategie oparte na technologii, ograniczysz oszustwa, tworząc jednocześnie bardziej przejrzyste i wiarygodne środowisko.

Czym jest oszustwo związane z wydatkami na podróże?

Najczęściej podróżujący służbowo bez problemu wnoszą o zwrot kosztów. Ale gdy ich roszczenia nie pokrywają się z uzasadnionymi wydatkami na podróże, mamy do czynienia z oszustwem na kosztach podróży. Oto jak to może wyglądać:

• Wnioskowanie o zwrot wydatków niepodlegających zwrotowi, takich jak opłaty za minibar w hotelu.
• Składanie oddzielnych, indywidualnych wniosków w przypadku wspólnych podróży grupowych.
• Składanie powielonych wniosków o zwrot za ten sam koszt.
• Zaokrąglanie przejechanych kilometrów do pełnych liczb.

Ponieważ różnice i nadpłacane kwoty są niewielkie, często pozostają niezauważone. Jednak z czasem oszustwa na wydatkach naprawdę się kumulują. Badanie ACFE Global Fraud Study wykazało, że 5% rocznych przychodów organizacji jest traconych przez oszustwa.

Oszustwa takie jak podane w przykładach często są niezamierzone i wynikają z faktycznego niezrozumienia zasad dotyczących podróży służbowych, dlatego tak ważne jest, aby jasno określić, które wydatki są zatwierdzane.

Jakie są najczęstsze oszustwa związane z podróżami służbowymi?

Wiele przypadków oszustw związanych z wydatkami służbowymi wynika z nieporozumień i błędów ludzkich. Ale istnieją też inne oszustwa, na które warto zwrócić uwagę i które mogą prowadzić do nieuczciwego zwrotu kosztów podróży. Na przykład phishingowe wiadomości e-mail i fałszywe strony do rezerwacji mogą oszukać podróżujących służbowo, zmuszając ich do zapłaty i przesłania rachunków za niedozwolone wydatki.

Oto niektóre z najczęstszych rodzajów oszustw związanych z podróżami służbowymi, na które warto zwrócić uwagę.

1. Fałszywe strony do rezerwacji

Oszuści kopiują marki prawdziwych sieci hotelowych lub biur podróży, wykorzystując je do tworzenia fałszywych portali do rezerwacji. Gdy podróżujący służbowo myślą, że rezerwują autentyczne zakwaterowanie, pieniądze trafiają na fałszywą stronę, co prowadzi do braku rezerwacji dla podróżującego po przyjeździe i utraty przychodów dla firmy.

• Jak unikać: podczas rezerwacji zakwaterowania korzystaj z zaufanych platform, takich jak Booking.com for Business. Rezerwuj tylko przez wiarygodne strony z ikoną kłódki i protokołem HTTPS, a przed kontynuacją upewnij się, że dostawca płatności oferuje uwierzytelnianie 3D Secure. Jeśli zobaczysz podejrzaną stronę, zgłoś ją przez Google Safe Browsing.

2. Phishingowe wiadomości e-mail

Ponad 90% udanych cyberataków zaczyna się od phishingowej wiadomości e-mail. To właśnie one kierują podróżujących służbowo na nielegalną stronę internetową lub stronę płatności. Oszuści mogą pod marką hotelu wysyłać fałszywe wiadomości e-mail z potwierdzeniem, prosząc o zapłatę przez udostępniony link. A gdy podróżujący przedstawi potwierdzenie tej płatności swojej firmie, będzie to kwalifikowane jako oszustwo na kosztach.

• Jak unikać: wprowadź zasadę, by firma nigdy nie wysyłała płatności przez wiadomości e-mail ani SMS. Zamiast tego dokonuj rezerwacji podróży służbowych bezpośrednio przez zaufaną stronę internetową.

3. Oszustwa związane z dokumentami podróży

Niektórzy internetowi oszuści celują w podróżujących służbowo, twierdząc, że wystawiają wizy lub paszporty taniej niż w oficjalnych kanałach, albo udając oficjalne źródło rządowe. Gdy następnie dojdzie do kontroli paszportowej na lotnisku, podróżujący dowiaduje się, że wiza nie jest legalna, co jest kosztowną i stresującą sytuacją.

• Jak unikać: pozwól zespołowi planującemu podróże w Twojej firmie organizować wizy za pośrednictwem odpowiednich kontaktów rządowych. Upewnij się, że odnawiasz paszporty na wiarygodnych stronach rządowych, i kontaktuj się z ambasadą, jeśli masz wątpliwości.

4. Oszustwa związane z kartami kredytowymi

Wykradanie danych, złośliwe oprogramowanie oraz testowanie kart na drobnych, niedrogich zakupach to częste sposoby kradzieży danych kart online. Dla podróżujących służbowo ważne jest również zwracanie uwagi na oszustwa związane z klonowaniem kart, gdy urządzenie do skimmingu jest zamocowane do terminala sklepowego lub bankomatu.

• Jak unikać: korzystaj z bezpiecznych aplikacji płatniczych, portfeli cyfrowych lub jednorazowych wirtualnych kart ważnych na konkretny wydatek na podróż. Podróżując, przed włożeniem karty do czytnika dokładnie go obejrzyj pod kątem oznak manipulacji. Mogą to być np. uszkodzone plomby zabezpieczające lub luźne części, a także różnica rozmiaru w porównaniu do innych pobliskich czytników.

Jak firmy mogą zapobiegać oszustwom na wydatkach biznesowych

Jeśli zachowa się ostrożność, wielu z tych oszustw związanych z podróżami da się łatwo uniknąć. Jednak oszustwa związane z wydatkami biznesowymi mogą być bardziej subtelne. Zapobieganie tego typu oszustwom zaczyna się od dobrze napisanych zasad dotyczących podróży oraz wydatków i jest wspierane rozwiązaniami technologicznymi. Oto kroki, które warto podjąć.

Opracuj jasne zasady dotyczące wydatków

Celem tych zasad jest wyeliminowanie wszelkich niejasności. Podczas podróży służbowych pracownicy powinni wiedzieć, które wydatki są dozwolone, jak zbierać i przesyłać rachunki oraz jak zwrócone zostaną pieniądze za wydatki. Podaj szczegółowe informacje o konkretnych wydatkach, które nie są zwracane, wraz z kwotami diet, które przysługują podróżującym.

Twoje firmowe zasady dotyczące kosztów podróży powinny być łatwo dostępne, na żądanie i w chmurze, aby bez problemu można było do nich zaglądać podczas podróży służbowych.

Zautomatyzuj systemy zarządzania wydatkami

Według GBTA prawie 19% raportów wydatków zawiera błędy. Ich poprawianie kosztuje 52 dolary i zajmuje 18 minut cennego czasu Twojej firmy. I to tylko błędów, które zostaną wykryte. Część pozostaje niezauważona i przyczynia się do szerszych kosztów oszustw związanych z wydatkami.

Procesy ręczne są główną przyczyną błędów i nieefektywności, jednocześnie pozostawiając otwartą drogę do oszustw związanych z wydatkami pracowników. Zgodnie z BTN Europe firmy, które nadal korzystają z ręcznego raportowania wydatków, są dwukrotnie bardziej narażone na oszustwa niż te, które przeszły na narzędzia zautomatyzowane. Obecnie najlepsze rozwiązania do zarządzania wydatkami są w pełni zautomatyzowane, monitorują wydatki i przeszukują raporty, aby zasygnalizować ewentualne błędy, gdy się pojawią. Dzięki temu proces podróży i zwrotu kosztów jest płynniejszy i bardziej efektywny dla firm oraz ich pracowników.

Wprowadź kontrolę nad płatnościami

Zmniejsz ryzyko kradzieży kart kredytowych i oszustw płatniczych, wydając karty firmowe na pokrycie kosztów podróży. Daje to większą kontrolę i nadzór nad wydatkami, a także pozwala otrzymywać raporty aktywności do identyfikowania wszelkich rozbieżności. Firmy takie jak Revolut oferują wirtualne karty firmowe, które pozwalają nałożyć kontrolę na konkretne kategorie, konta i waluty, zapobiegając nadużyciom, jeśli dane trafią w niepowołane ręce.

Korzystaj z inteligentniejszych narzędzi do rejestrowania rachunków

Zwrot kosztów podróży służbowych bazuje na rachunkach. Ponieważ coraz więcej firm przechodzi na bezpapierowe obiegi pracy, warto korzystać z technologii przechwytywania obrazów opartej na AI. Te inteligentne skanery rachunków to potężne narzędzia do wykrywania oszustw na kosztach, wykorzystujące optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) do konwersji obrazów przedstawiających tekst na format czytelny dla komputerów. Następnie technologia obrazowania automatycznie przegląda rachunek pozycja po pozycji, aby oznaczyć i usunąć linie odzwierciedlające wydatki, które nie są dozwolone.

Na przykład jeśli zasady dotyczące podróży w Twojej firmie nie zezwalają na zakup alkoholu, technologia obrazowania zeskanuje rachunek za posiłek i usunie spośród pozycji kieliszek wina. Jednocześnie zbierają dane, które pomagają w przyszłym radzeniu sobie z oszustwami i analizie oszustw.

Wprowadź selektywne audyty

Chociaż narzędzia automatyczne oferują skuteczny sposób wykrywania oszustw w czasie rzeczywistym, dobrą praktyką jest również regularne audytowanie wydatków pracowników. Szczególnie ważne jest monitorowanie raportowania wydatków nowych pracowników, którzy mogą jeszcze nie znać szczegółów zasad firmy.

Porady dotyczące zapobiegania oszustwom dla podróżujących służbowo

Podróżujący służbowo mogą dodatkowo wzmocnić firmowe podejście do radzenia sobie z oszustwami, stosując się do podstawowych wskazówek dotyczących bezpieczeństwa. Jeśli planujesz podróż służbową, na początek dokładnie zapoznaj się z firmowymi zasadami dotyczącymi podróży i korzystaj wyłącznie z zatwierdzonych platform do rezerwacji podróży.

Zapobieganie oszustwom obejmuje także pamiętanie przez całą podróż o tych poradach dotyczących cyberbezpieczeństwa podczas podróży.

• Chroń swoje urządzenia służbowe hasłami, kodami PIN i danymi biometrycznymi.
• Używaj unikalnych, silnych haseł i uwierzytelniania wieloskładnikowego dla kont służbowych.
• Zawsze sprawdzaj, czy odwiedzane przez Ciebie strony korzystają z protokołów HTTPS, co widać w adresie URL.
• Regularnie aktualizuj hasła używane na platformach rezerwacyjnych i w programach lojalnościowych.
• Reguluj koszty podróży zatwierdzonymi kartami firmowymi i wirtualnymi metodami płatności.
• Unikaj logowania się na konta firmowe w miejscach publicznych.
• Korzystaj z firmowej sieci VPN do bezpiecznego łączenia się i unikaj publicznych sieci Wi-Fi.
• Na bieżąco aktualizuj program antywirusowy i inne oprogramowanie.
• Używaj filtrów prywatyzujących w miejscach publicznych i miej świadomość otoczenia przy punktach płatności.
• Nie klikaj kodów QR w miejscach o dużym natężeniu ruchu, ponieważ może to być złośliwe oprogramowanie.

Ponieważ zagrożenia stale się zmieniają, można być o krok przed oszustami, stosując się do najnowszych zaleceń dotyczących cyberbezpieczeństwa dla podróżujących służbowo.

Jak Booking.com for Business może pomóc

Jednym z najlepszych sposobów na uniknięcie phishingu i oszustw płatniczych jest korzystanie wyłącznie z zaufanej, renomowanej platformy do rezerwowania podróży służbowych. Korzystanie z licznych stron internetowych do rezerwacji każdego etapu podróży zwiększa ryzyko oszustw.

Dzięki Booking.com for Business możesz scentralizować planowanie podróży na jednej, kompleksowej platformie zapewniającej bezpieczny monitoring. Rezerwuj loty służbowe, hotele i wynajmem samochodów oraz zarządzaj nimi, przeglądając wydatki podzielone na miesiące podróży i rodzaje podróży.

Będziesz także w stanie opracować lepsze zasady dotyczące wydatków służbowych, wybierając zatwierdzone metody płatności. Aby dodatkowo zwiększyć bezpieczeństwo płatności, Twoja firma może dodać do panelu do czterech kart kredytowych, z których podróżujący mogą wybierać podczas rezerwacji. Pełne dane karty będą ukryte ze względów bezpieczeństwa, ale użytkownicy zobaczą wystarczająco dużo danych, by wybrać i zapisać preferowane karty na swoich profilach. Dzięki temu masz większą kontrolę nad płatnościami.

Podsumowanie

Zapobieganie oszustwom dotyczącym wydatków służbowych wymaga proaktywnego podejścia. Zaczyna się od kompleksowych, jasnych zasad dotyczących kosztów podróży, których pracownicy mają przestrzegać, a następnie polega na ciągłym szkoleniu z cyberbezpieczeństwa oraz zautomatyzowanej technologii zarządzania wydatkami. Niezależnie od tego, czy audytujesz raporty, czy składasz własne rachunki, uproszczone systemy zarządzania wydatkami znacznie zmniejszają ryzyko oszustw.