Na globalnym rynku usługi relokacji pracowników pomagają firmom ulokować odpowiedni zespół we właściwym miejscu. Niezależnie od tego, czy planujesz międzynarodowy projekt, zapraszasz pracowników z zagranicy czy otwierasz nowe biuro, musisz zająć się całą typową logistyką podróży służbowych – począwszy od lotów poprzez zakwaterowanie aż po wizy.

Oprócz zarządzania planami podróży, działy kadr muszą pomóc pracownikom w zaaklimatyzowaniu się w nowym środowisku, a działy finansowe muszą poradzić sobie z różnymi kosztami relokacji. W takich sytuacjach z pomocą przychodzą konkretne zasady. W tym materiale wyjaśnimy, dlaczego zasady relokacji firmowych są tak ważne, i przedstawimy najważniejsze wymagania, które muszą zostać spełnione, aby takie zasady były skuteczne.

Co oznacza pojęcie relokacji pracowników?

Relokacja pracowników oznacza proces przenoszenia pracowników z jednej lokalizacji do drugiej. Może to obejmować przeniesienie nowych pracowników do centrali firmy, relokację kadry kierowniczej do innego kraju lub przeniesienie doświadczonego zespołu do pobliskiego miasta.

Niezależnie od tego, czy chodzi o przeprowadzkę na przedmieścia, czy na drugi koniec świata, relokacja wymaga od pracowników zmiany dotychczasowego życia. Dlatego atrakcyjna i dobrze przygotowana usługa relokacji firmowej jest kluczem do sukcesu.

Kiedy relokacja pracowników ma sens?

Podobnie jak w przypadku krótkoterminowych podróży służbowych, istnieją liczne powody długoterminowej relokacji. Oto kilka typowych scenariuszy:

Nowi pracownicy zostali zaproszeni do siedziby firmy w celu odbycia gruntownego szkolenia.

  • Nowi pracownicy są przenoszeni z innego miasta lub kraju do stałej pracy w siedzibie firmy.
  • Firma otwiera nowe biuro satelickie w innym kraju, do którego potrzebni są doświadczeni członkowie zespołu.
  • Firma pracuje nad projektem specyficznym dla danej lokalizacji i wymagającym pracowników o określonych umiejętnościach.
  • Pracownik poprosił o przeniesienie do innego kraju, w którym zawsze chciał mieszkać.
  • Pracownik otrzymał propozycję awansu z zastrzeżeniem, że zostanie przeniesiony do innego regionu.

Korzyści z relokacji dla pracodawców

Wraz z upowszechnieniem możliwości pracy zdalnej i elastycznego czasu pracy coraz więcej pracowników jest skłonnych do przeprowadzki w celu zmiany pracy – szczególnie jeśli jest to lokalizacja o niższych kosztach utrzymania.

Zastąpienie doświadczonych pracowników jest również kosztownym przedsięwzięciem. Z badania Gallupa wynika, że zastąpienie pracowników z pierwszej linii oznacza koszty rzędu 40% ich pensji, w przypadku specjalistów technicznych ten odsetek wzrasta do 80%, a w przypadku doświadczonych menedżerów aż do 200%. Elastyczność w zakresie lokalizacji zwiększa utrzymanie pracowników, co pomaga firmie zachować najbardziej utalentowane osoby.

Jednocześnie relokacja pracowników przyczynia się do rozwoju firmy, niezależnie od tego, czy chodzi o zwiększanie skali działalności poprzez projekty kadrowe, czy otwieranie nowych lokalizacji satelickich.

Korzyści z relokacji dla pracowników

Pracownicy decydują się na relokację z różnych powodów, między innymi ze względu na możliwość zdobycia nowych doświadczeń i rozwoju zawodowego. Według raportu 2024 Remote Workforce Report 71% ankietowanych firm zatrudnia pracowników za granicą, co zwiększa możliwości awansu i rozwoju.

Już sama zmiana otoczenia może być zachętą dla tych, którzy lubią podróżować służbowo. Relokacja pozwala pracownikom nawiązywać nowe kontakty i rozwijać osobistą sieć podobnie myślących specjalistów za granicą, a jednocześnie poznawać inną kulturę.

Z łatwością zaplanuj kolejną podróż służbową

Wypróbuj bezpłatną platformę Booking.com for Business, która oferuje wybór, kontrolę, oszczędności i całodobowe wsparcie.

Jak działa relokacja pracowników?

Relokacja może być dobrowolna lub wymuszona. W przypadku relokacji dobrowolnej pracownik składa zazwyczaj wniosek o przeniesienie, który jest następnie zatwierdzany przez pracodawcę.

W przypadku relokacji wymuszonej to pracodawca składa wniosek, który stanowi warunek awansu.

W obu przypadkach, po zaakceptowaniu przez obie strony, pracodawca tworzy indywidualny firmowy pakiet relokacyjny obejmujący wszystkie koszty przeprowadzki i podróży. Na tym etapie wiele firm korzysta z usługi relokacji firmowej, która zajmuje się logistyką przeprowadzki – zaczynając od znalezienia zakwaterowania, a kończąc na zapewnieniu pomocy rodzinie.

Rodzaje przeprowadzek wymagających skorzystania z usługi relokacji

Nie każda relokacja wiąże się ze stałym przeniesieniem do innego kraju. W praktyce wiele z nich ma charakter krótkoterminowy i dotyczy konkretnych projektów. Oto trzy główne rodzaje relokacji pracowników i kadry kierowniczej:

Podróże służbowe

Wiele stanowisk pracy wymaga częstych podróży służbowych, które trwają dłużej niż weekend. Przedstawiciele handlowi i konsultanci często wracają na spotkania do tego samego miasta, co wiąże się z koniecznością powtarzania planów podróży i zakwaterowania. Podróżowanie w ramach konkretnego projektu również zalicza się do tej kategorii, bez względu na to, czy trwa tygodnie czy miesiące.

W takich przypadkach użycie platformy do podróży służbowych, takiej jak Booking.com for Business, bardzo pomaga w zarządzaniu wieloma planami podróży. Zespoły administracyjne mogą również śledzić koszty podróży w celu szybkiego dokonania zwrotu kosztów i jednocześnie zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa podczas podróży.

Krótkoterminowa relokacja pracowników.

W przeciwieństwie do podróży służbowych, które umożliwiają pracownikowi częste wjazdy do kraju i wyjazdy z kraju, krótkoterminowa relokacja wymaga stałego pobytu. Jest to jednak relokacja na czas określony z ustaloną datą końcową.

Długoterminowa relokacja pracowników

Długoterminowa relokacja wiąże się z koniecznością przeprowadzki pracownika do innego miasta lub kraju na co najmniej rok, a nawet na czas nieokreślony. O ile krótkoterminowa relokacja kadry kierowniczej ma ustaloną datę końcową, o tyle plany długoterminowe są bardziej nieokreślone czasowo. Obejmują one również bardziej skomplikowane kwestie prawne, podatkowe i dotyczące zgodności z przepisami.

Jak relokacja wpływa na pracowników?

Relokacja do innej lokalizacji wiąże się z wieloma korzyściami, ale niesie też za sobą pewne wyzwania. Przeprowadzka z powodu pracy nie jest decyzją, którą podejmuje się bez namysłu, ponieważ może mieć wpływ na życie rodzinne, czas wolny i koszty utrzymania. Przeprowadzka za granicę może też wymagać nauki języka i stałego wsparcia ze strony firmy.

Koszty relokacji pracowników

Koszty relokacji pracowników powinny być pokrywane przez pracodawcę oraz obejmować przeprowadzkę, zaopatrzenie i potencjalne wsparcie w zakresie zatrudnienia dla rodzin. Nawet jeśli przeprowadzka jest dobrowolna, koszty relokacji powinny zostać uwzględnione jako część pakietu finansowego.

Czy pracownicy mogą odmówić relokacji?

Jeżeli pracodawca zmienia lokalizację firmy i proponuje pracownikowi, aby przeprowadził się razem z nim, uznaje się to za wymuszoną przeprowadzkę. Ale czy pracownicy mogą odmówić relokacji? Zależy to od warunków umowy o pracę. Niektóre umowy zawierają klauzulę dotyczącą mobilności, która stanowi, że pracownicy są zobowiązani do przeprowadzki (w rozsądnych granicach), jeśli zostaną o to poproszeni.

Czym są zasady relokacji pracowników?

Zasady relokacji firmowych to pakiet korzyści dostępnych dla pracowników, którzy przenoszą się do nowej lokalizacji. Obejmuje pomoc finansową na pokrycie kosztów relokacji pracowników. Obejmuje także pomoc administracyjną, która ma na celu złagodzenie stresu związanego z przeprowadzką, w tym wsparcie w takich kwestiach, jak wizy, znalezienie zakwaterowania i pomoc w pakowaniu.

Zasady relokacji firmowych, oprócz tego, że wyszczególniają wszystkie korzyści i opisują zapewniane wsparcie, określają także prawa pracownika i obowiązki pracodawcy.

Co powinny zawierać zasady relokacji pracowników?

Najważniejszym celem zasad relokacji pracowników jest wyeliminowanie wszelkich wątpliwości w zakresie praw i oczekiwań. Do tego konieczne będzie uwzględnienie w zasadach następujących sekcji:

  1. Uprawnienia do korzyści: określ, kto jest uprawniony do wsparcia finansowego i czy jest ono uzależnione od stanowiska lub rodzaju relokacji.
  2. Opis korzyści: określ konkretne rodzaje korzyści i ich limity finansowe.
  3. Procedura uzyskiwania korzyści: opisz, jak pracownik może uzyskać korzyści: poprzez zwrot kosztów na podstawie rachunku czy przy użyciu oprogramowania księgowego.
  4. Procedura obsługi nieoczekiwanych wydatków: jak firma radzi sobie z nieprzewidzianymi problemami, na przykład odwołanymi lotami?
  5. Wydatki niepodlegające zwrotowi: czy istnieją jakieś wydatki związane z podróżą, które nie są pokrywane?
  6. Konsekwencje podatkowe uzyskania korzyści: czy te korzyści finansowe stanowią dochód podlegający opodatkowaniu w Twoim kraju?
  7. Wsparcie administracyjne w zakresie relokacji: Czy pracodawca pomaga w uzyskiwaniu wiz i w nauce języków? Czy dostępny jest lokalny przewodnik?
  8. Wsparcie w relokacji rodziny: czy pracodawca zapewnia tymczasową pomoc lub wsparcie w znalezieniu pracy członkom rodziny?

Czym jest dodatek relokacyjny?

Dodatek relokacyjny jest częścią całościowego pakietu i oznacza korzyści finansowe, których pracownicy mogą oczekiwać w związku z przeprowadzką. Może mieć formę ryczałtu lub zwrotu kosztów dokonywanego na podstawie rachunków za wydatki związane z podróżą.

Dodatki relokacyjne zazwyczaj pokrywają typowe koszty ponoszone podczas podróży służbowych:

  • Koszt biletów lotniczych i kolejowych.
  • Koszt wynajmu samochodu.
  • Dieta na wyżywienie.
  • Koszt tymczasowego zakwaterowania.
  • Koszt przeprowadzki.

Ponadto pokrywają koszt magazynowania i dodatkowe wydatki.

Jak wygląda typowy pakiet relokacyjny?

Podczas gdy dodatek relokacyjny pokrywa koszty związane z podróżą, pełny pakiet relokacyjny opisuje dodatkowe korzyści związane z kosztami przeprowadzki.

Jeśli firma nie zapewnia zakwaterowania, najpierw są to korzyści dotyczące wydatków związanych ze znalezieniem nowego stałego miejsca zamieszkania dla pracownika. Niektóre firmowe pakiety relokacyjne pomagają kupującym pokryć opłaty agentów nieruchomości, opłaty za ekspertyzę i przeniesienie własności nieruchomości oraz koszty złożenia wniosku o kredyt hipoteczny.

Należy również liczyć się z koniecznością pokrycia kosztów przeprowadzki, w tym pakowania i magazynowania pod nowym adresem. Po przeprowadzce pracownika do nowego domu dodatkowe koszty obejmują instalację urządzeń i podłączenie mediów.

Pamiętaj, że żaden z tych kosztów nie jest obowiązkowy. To firma decyduje, które wydatki będą pokrywane. Wiele firm oferuje pakiety na różnych poziomach. Na przykład relokacja członka kadry kierowniczej będzie wiązać się z większymi wydatkami niż w przypadku nowego pracownika. W pełni pokrywane firmowe pakiety relokacyjne są zazwyczaj zarezerwowane dla pracowników wyższego szczebla.

Dlaczego firma potrzebuje zasad relokacji firmowych?

Po pierwsze, za korzystaniem z zasad relokacji przemawia fakt, że zachęcają one utalentowanych pracowników do przeprowadzki do preferowanych lokalizacji. Pracownicy mogą mieć obawy przed podjęciem ważnej decyzji, jeśli nie wiedzą, że otrzymają odpowiednie wsparcie. Potwierdzenie tego wsparcia na piśmie pomaga zawrzeć umowę.

Po drugie, zasady relokacji firmowych gwarantują, że zmieścisz się w budżecie. Koszty przeprowadzki mogą szybko wymknąć się spod kontroli, ale ustalenie limitów wydatków i wskazanie kosztów niepodlegających zwrotowi, może pomóc utrzymać oczekiwania w ryzach.

Szczegółowy poradnik dotyczący pisania zasad relokacji pracowników

Dobre zasady relokacji pracowników pomagają w przyciąganiu do firmy najbardziej utalentowanych pracowników, co ułatwia ich rekrutowanie i zatrzymywanie w firmie. Poniżej pokazujemy, jak napisać takie zasady.

Krok 1. Spotkaj się ze wszystkimi odpowiednimi działami

Zbierz przedstawicieli działu kadr, biznesowego i finansów, aby omówić z nimi, co jest, a co nie jest możliwe. Mimo że zazwyczaj opracowanie zasad jest zadaniem zespołu działu kadr, to musi on omówić harmonogramy, terminy i procesy wewnętrzne z przedstawicielami innych działów. Następnie możesz spotkać się z menedżerami ds. rekrutacji, aby zidentyfikować pracowników najlepiej nadających się do relokacji w razie pojawienia się takiej możliwości.

Krok 2. Wybierz preferowanych dostawców

Poszukaj odpowiednich preferowanych zewnętrznych dostawców usług i utwórz ich listę do uwzględnienia w zasadach. Dotyczy to preferowanych agentów nieruchomości, firm przeprowadzkowych i dostawców usług relokacji firmowej.

Krok 3. Zidentyfikuj potencjalne problemy prawne

Zidentyfikuj lokalizacje docelowe. Jeśli planujesz międzynarodową przeprowadzkę pracowników, musisz skontaktować się z działem prawnym, aby omówić kwestie imigracyjne i wizowe. Należy również pamiętać o zachowaniu zgodności z przepisami podatkowymi, które powinny zostać uwzględnione w dokumencie.

Krok 4. Opracuj realistyczny harmonogram i budżet

Wspólnie z zespołem finansowym wykonaj analizę i utwórz początkowy budżet. Zdecyduj, które wydatki będą pokrywane, a które nie będą podlegać zwrotowi, dzięki czemu będzie można dokładnie opisać je pracownikom.

Krok 5. Jasno określ oczekiwania

Po określeniu budżetu, celów i korzyści sformułuj zasady przy użyciu jasnego i zrozumiałego dla użytkowników języka. Powinny zawierać odpowiedzi na wszystkie pytania, które może mieć pracownik, oraz informacje o korzyściach i dodatkach, których może oczekiwać w ramach pakietu relokacyjnego. Pamiętaj, aby podać dane kontaktowe osoby, która może wyjaśnić kwestie budzące wątpliwości.

Krok 6. Uzyskaj zgodę wszystkich interesariuszy

Wyślij wersję roboczą zasad wszystkim interesariuszom do zatwierdzenia. Powinno to obejmować dział kadr, prawny i finansowy.

Krok 7. Zbieraj opinie i w razie potrzeby dostosowuj zasady

Gdy rozpoczniesz relokację pracowników, na bieżąco proś ich o opinię. Czy są jakieś korzyści, o których chcieliby wiedzieć? Czy podczas relokacji pojawiły się jakieś nieoczekiwane problemy? Korzystaj z tych opinii, aby w miarę upływu czasu ponownie analizować i zmieniać zasady.

Uwagi specyficzne dla małych i średnich firm

Podczas gdy większe firmy często dysponują działami i pracownikami zajmującymi się usługami relokacji w ramach przedsiębiorstwa, małe i średnie firmy częściej potrzebują zewnętrznych ekspertów. W takiej sytuacji międzynarodowa firma zajmująca się relokacją może zweryfikować, czy dokumenty pracownika są gotowe do podróży i są zgodne z prawem.

Małe firmy często muszą znajdować krótko-- oraz średnioterminowe pobyty dla pracowników poszukujących stałego miejsca zamieszkania. Aby wygodnie rezerwować podróż, korzystaj z platform do zarządzania podróżami służbowymi w małych i średnich firmach, takich jak Booking.com for Business. Taka platforma umożliwia nie tylko rezerwowanie podróży i zarządzanie nimi podczas relokacji, ale także daje pełny wgląd w informacje o kosztach zakwaterowania, lotów i wynajmu samochodu. Oferuje też funkcje do pomocy w podróży, dzięki którym możesz zapewnić swoim pracownikom niezbędne wsparcie w okresie przejściowym.

Na czym polega usługa relokacji firmowej?

Niezależnie od tego, czy chodzi o przeprowadzkę do innego kraju czy w ramach tego samego kraju, jest ona ułatwiana przez usługę relokacji firmowej. Pomaga ona w obsłudze wszystkich kwestii związanych z przeprowadzką: od pomocy w pakowaniu do wsparcia w zakresie nieruchomości. Usługi relokacji międzynarodowej pomagają także w procesie składania wniosku o wizę i znajdowaniu usług językowych. W przypadku pracowników podróżujących z rodzinami dobra usługa relokacji firmowej pomoże znaleźć szkołę i pracę oraz zorganizuje transport.

Czego oczekiwać od usługi relokacji firmowej

Usługa relokacji międzynarodowej jest czasami mylona z firmą przeprowadzkową. Mimo że pracownicy będą korzystać z usług firmy przeprowadzkowej w celu spakowania i fizycznego przeniesienia mienia, usługa relokacji firmowej jest bardziej kompleksowa.

Usługa relokacji firmowej to coś więcej niż tylko przeniesienie rzeczy z punktu A do punktu B. Porównując opcje dla pracowników, zwracaj uwagę na usługi, które obejmują również następujące kwestie:

  • Szkolenie międzykulturowe.
  • Organizowanie lekcji języka.
  • Współpraca z agentami nieruchomości.
  • Organizowanie wiz.
  • Wsparcie dla rodziny.

Relokacja pracownika może wydawać się przytłaczająca, ale z dobrym planem i odpowiednimi zasadami nie musi być stresująca. Najważniejszą kwestią jest utrzymywanie ciągłego kontaktu w trakcie całego procesu relokacji, aby cenni pracownicy otrzymywali niezbędne wsparcie na każdym jego etapie.

Sugerowane artykuły

23.09.24
9 min czytania
Przewodnik po oprogramowaniu utrzymującym produktywność podczas podróży: narzędzia poprawiające produktywność pracy dla pracowników w podróży

Zastanawiasz się, jak być bardziej produktywnym w podróży? Odkryj nasze wskazówki i oprogramowanie d...

Produktywność pracy Rezerwujący / Administratorzy Zespoły HR
26.09.23
9 min czytania
Kompletny przewodnik dotyczący dobrego samopoczucia osób podróżujących służbowo

Poznaj nasz przewodnik dotyczący poprawy samopoczucia podczas podróży służbowych zawierający wskazów...

Należyta staranność Właściciele małych firm Zespoły HR
30.10.24
13 min czytania
Przewodnik dotyczący nagród w formie podróży: Jakie są korzyści z nagród w formie podróży dla pracowników?

Dowiedz się więcej o nagrodach w formie podróży: jak działają nagrody w formie podróży i dlaczego mo...

Produktywność pracy Bleisure Właściciele małych firm Zespoły HR

DOŁĄCZ DO BOOKING.COM FOR BUSINESS