Usługi relokacji pracowników: Co należy uwzględnić w firmowym pakiecie relokacyjnym
Usługi relokacji firmowych mogą pomóc w przyciągnięciu najlepszych i najzdolniejszych osób. Zastanawiasz się, jak działają te usługi?
Na globalnym rynku usługi relokacji pracowników pomagają firmom ulokować odpowiedni zespół we właściwym miejscu. Niezależnie od tego, czy planujesz międzynarodowy projekt, zapraszasz pracowników z zagranicy czy otwierasz nowe biuro, musisz zająć się całą typową logistyką podróży służbowych – począwszy od lotów poprzez zakwaterowanie aż po wizy.
Oprócz zarządzania planami podróży, działy kadr muszą pomóc pracownikom w zaaklimatyzowaniu się w nowym środowisku, a działy finansowe muszą poradzić sobie z różnymi kosztami relokacji. W takich sytuacjach z pomocą przychodzą konkretne zasady. W tym materiale wyjaśnimy, dlaczego zasady relokacji firmowych są tak ważne, i przedstawimy najważniejsze wymagania, które muszą zostać spełnione, aby takie zasady były skuteczne.
Relokacja pracowników oznacza proces przenoszenia pracowników z jednej lokalizacji do drugiej. Może to obejmować przeniesienie nowych pracowników do centrali firmy, relokację kadry kierowniczej do innego kraju lub przeniesienie doświadczonego zespołu do pobliskiego miasta.
Niezależnie od tego, czy chodzi o przeprowadzkę na przedmieścia, czy na drugi koniec świata, relokacja wymaga od pracowników zmiany dotychczasowego życia. Dlatego atrakcyjna i dobrze przygotowana usługa relokacji firmowej jest kluczem do sukcesu.
Podobnie jak w przypadku krótkoterminowych podróży służbowych, istnieją liczne powody długoterminowej relokacji. Oto kilka typowych scenariuszy:
Nowi pracownicy zostali zaproszeni do siedziby firmy w celu odbycia gruntownego szkolenia.
Wraz z upowszechnieniem możliwości pracy zdalnej i elastycznego czasu pracy coraz więcej pracowników jest skłonnych do przeprowadzki w celu zmiany pracy – szczególnie jeśli jest to lokalizacja o niższych kosztach utrzymania.
Zastąpienie doświadczonych pracowników jest również kosztownym przedsięwzięciem. Z badania Gallupa wynika, że zastąpienie pracowników z pierwszej linii oznacza koszty rzędu 40% ich pensji, w przypadku specjalistów technicznych ten odsetek wzrasta do 80%, a w przypadku doświadczonych menedżerów aż do 200%. Elastyczność w zakresie lokalizacji zwiększa utrzymanie pracowników, co pomaga firmie zachować najbardziej utalentowane osoby.
Jednocześnie relokacja pracowników przyczynia się do rozwoju firmy, niezależnie od tego, czy chodzi o zwiększanie skali działalności poprzez projekty kadrowe, czy otwieranie nowych lokalizacji satelickich.
Pracownicy decydują się na relokację z różnych powodów, między innymi ze względu na możliwość zdobycia nowych doświadczeń i rozwoju zawodowego. Według raportu 2024 Remote Workforce Report 71% ankietowanych firm zatrudnia pracowników za granicą, co zwiększa możliwości awansu i rozwoju.
Już sama zmiana otoczenia może być zachętą dla tych, którzy lubią podróżować służbowo. Relokacja pozwala pracownikom nawiązywać nowe kontakty i rozwijać osobistą sieć podobnie myślących specjalistów za granicą, a jednocześnie poznawać inną kulturę.
Relokacja może być dobrowolna lub wymuszona. W przypadku relokacji dobrowolnej pracownik składa zazwyczaj wniosek o przeniesienie, który jest następnie zatwierdzany przez pracodawcę.
W przypadku relokacji wymuszonej to pracodawca składa wniosek, który stanowi warunek awansu.
W obu przypadkach, po zaakceptowaniu przez obie strony, pracodawca tworzy indywidualny firmowy pakiet relokacyjny obejmujący wszystkie koszty przeprowadzki i podróży. Na tym etapie wiele firm korzysta z usługi relokacji firmowej, która zajmuje się logistyką przeprowadzki – zaczynając od znalezienia zakwaterowania, a kończąc na zapewnieniu pomocy rodzinie.
Nie każda relokacja wiąże się ze stałym przeniesieniem do innego kraju. W praktyce wiele z nich ma charakter krótkoterminowy i dotyczy konkretnych projektów. Oto trzy główne rodzaje relokacji pracowników i kadry kierowniczej:
Wiele stanowisk pracy wymaga częstych podróży służbowych, które trwają dłużej niż weekend. Przedstawiciele handlowi i konsultanci często wracają na spotkania do tego samego miasta, co wiąże się z koniecznością powtarzania planów podróży i zakwaterowania. Podróżowanie w ramach konkretnego projektu również zalicza się do tej kategorii, bez względu na to, czy trwa tygodnie czy miesiące.
W takich przypadkach użycie platformy do podróży służbowych, takiej jak Booking.com for Business, bardzo pomaga w zarządzaniu wieloma planami podróży. Zespoły administracyjne mogą również śledzić koszty podróży w celu szybkiego dokonania zwrotu kosztów i jednocześnie zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa podczas podróży.
W przeciwieństwie do podróży służbowych, które umożliwiają pracownikowi częste wjazdy do kraju i wyjazdy z kraju, krótkoterminowa relokacja wymaga stałego pobytu. Jest to jednak relokacja na czas określony z ustaloną datą końcową.
Długoterminowa relokacja wiąże się z koniecznością przeprowadzki pracownika do innego miasta lub kraju na co najmniej rok, a nawet na czas nieokreślony. O ile krótkoterminowa relokacja kadry kierowniczej ma ustaloną datę końcową, o tyle plany długoterminowe są bardziej nieokreślone czasowo. Obejmują one również bardziej skomplikowane kwestie prawne, podatkowe i dotyczące zgodności z przepisami.
Relokacja do innej lokalizacji wiąże się z wieloma korzyściami, ale niesie też za sobą pewne wyzwania. Przeprowadzka z powodu pracy nie jest decyzją, którą podejmuje się bez namysłu, ponieważ może mieć wpływ na życie rodzinne, czas wolny i koszty utrzymania. Przeprowadzka za granicę może też wymagać nauki języka i stałego wsparcia ze strony firmy.
Koszty relokacji pracowników powinny być pokrywane przez pracodawcę oraz obejmować przeprowadzkę, zaopatrzenie i potencjalne wsparcie w zakresie zatrudnienia dla rodzin. Nawet jeśli przeprowadzka jest dobrowolna, koszty relokacji powinny zostać uwzględnione jako część pakietu finansowego.
Jeżeli pracodawca zmienia lokalizację firmy i proponuje pracownikowi, aby przeprowadził się razem z nim, uznaje się to za wymuszoną przeprowadzkę. Ale czy pracownicy mogą odmówić relokacji? Zależy to od warunków umowy o pracę. Niektóre umowy zawierają klauzulę dotyczącą mobilności, która stanowi, że pracownicy są zobowiązani do przeprowadzki (w rozsądnych granicach), jeśli zostaną o to poproszeni.
Zasady relokacji firmowych to pakiet korzyści dostępnych dla pracowników, którzy przenoszą się do nowej lokalizacji. Obejmuje pomoc finansową na pokrycie kosztów relokacji pracowników. Obejmuje także pomoc administracyjną, która ma na celu złagodzenie stresu związanego z przeprowadzką, w tym wsparcie w takich kwestiach, jak wizy, znalezienie zakwaterowania i pomoc w pakowaniu.
Zasady relokacji firmowych, oprócz tego, że wyszczególniają wszystkie korzyści i opisują zapewniane wsparcie, określają także prawa pracownika i obowiązki pracodawcy.
Najważniejszym celem zasad relokacji pracowników jest wyeliminowanie wszelkich wątpliwości w zakresie praw i oczekiwań. Do tego konieczne będzie uwzględnienie w zasadach następujących sekcji:
Dodatek relokacyjny jest częścią całościowego pakietu i oznacza korzyści finansowe, których pracownicy mogą oczekiwać w związku z przeprowadzką. Może mieć formę ryczałtu lub zwrotu kosztów dokonywanego na podstawie rachunków za wydatki związane z podróżą.
Dodatki relokacyjne zazwyczaj pokrywają typowe koszty ponoszone podczas podróży służbowych:
Ponadto pokrywają koszt magazynowania i dodatkowe wydatki.
Podczas gdy dodatek relokacyjny pokrywa koszty związane z podróżą, pełny pakiet relokacyjny opisuje dodatkowe korzyści związane z kosztami przeprowadzki.
Jeśli firma nie zapewnia zakwaterowania, najpierw są to korzyści dotyczące wydatków związanych ze znalezieniem nowego stałego miejsca zamieszkania dla pracownika. Niektóre firmowe pakiety relokacyjne pomagają kupującym pokryć opłaty agentów nieruchomości, opłaty za ekspertyzę i przeniesienie własności nieruchomości oraz koszty złożenia wniosku o kredyt hipoteczny.
Należy również liczyć się z koniecznością pokrycia kosztów przeprowadzki, w tym pakowania i magazynowania pod nowym adresem. Po przeprowadzce pracownika do nowego domu dodatkowe koszty obejmują instalację urządzeń i podłączenie mediów.
Pamiętaj, że żaden z tych kosztów nie jest obowiązkowy. To firma decyduje, które wydatki będą pokrywane. Wiele firm oferuje pakiety na różnych poziomach. Na przykład relokacja członka kadry kierowniczej będzie wiązać się z większymi wydatkami niż w przypadku nowego pracownika. W pełni pokrywane firmowe pakiety relokacyjne są zazwyczaj zarezerwowane dla pracowników wyższego szczebla.
Po pierwsze, za korzystaniem z zasad relokacji przemawia fakt, że zachęcają one utalentowanych pracowników do przeprowadzki do preferowanych lokalizacji. Pracownicy mogą mieć obawy przed podjęciem ważnej decyzji, jeśli nie wiedzą, że otrzymają odpowiednie wsparcie. Potwierdzenie tego wsparcia na piśmie pomaga zawrzeć umowę.
Po drugie, zasady relokacji firmowych gwarantują, że zmieścisz się w budżecie. Koszty przeprowadzki mogą szybko wymknąć się spod kontroli, ale ustalenie limitów wydatków i wskazanie kosztów niepodlegających zwrotowi, może pomóc utrzymać oczekiwania w ryzach.
Dobre zasady relokacji pracowników pomagają w przyciąganiu do firmy najbardziej utalentowanych pracowników, co ułatwia ich rekrutowanie i zatrzymywanie w firmie. Poniżej pokazujemy, jak napisać takie zasady.
Zbierz przedstawicieli działu kadr, biznesowego i finansów, aby omówić z nimi, co jest, a co nie jest możliwe. Mimo że zazwyczaj opracowanie zasad jest zadaniem zespołu działu kadr, to musi on omówić harmonogramy, terminy i procesy wewnętrzne z przedstawicielami innych działów. Następnie możesz spotkać się z menedżerami ds. rekrutacji, aby zidentyfikować pracowników najlepiej nadających się do relokacji w razie pojawienia się takiej możliwości.
Poszukaj odpowiednich preferowanych zewnętrznych dostawców usług i utwórz ich listę do uwzględnienia w zasadach. Dotyczy to preferowanych agentów nieruchomości, firm przeprowadzkowych i dostawców usług relokacji firmowej.
Zidentyfikuj lokalizacje docelowe. Jeśli planujesz międzynarodową przeprowadzkę pracowników, musisz skontaktować się z działem prawnym, aby omówić kwestie imigracyjne i wizowe. Należy również pamiętać o zachowaniu zgodności z przepisami podatkowymi, które powinny zostać uwzględnione w dokumencie.
Wspólnie z zespołem finansowym wykonaj analizę i utwórz początkowy budżet. Zdecyduj, które wydatki będą pokrywane, a które nie będą podlegać zwrotowi, dzięki czemu będzie można dokładnie opisać je pracownikom.
Po określeniu budżetu, celów i korzyści sformułuj zasady przy użyciu jasnego i zrozumiałego dla użytkowników języka. Powinny zawierać odpowiedzi na wszystkie pytania, które może mieć pracownik, oraz informacje o korzyściach i dodatkach, których może oczekiwać w ramach pakietu relokacyjnego. Pamiętaj, aby podać dane kontaktowe osoby, która może wyjaśnić kwestie budzące wątpliwości.
Wyślij wersję roboczą zasad wszystkim interesariuszom do zatwierdzenia. Powinno to obejmować dział kadr, prawny i finansowy.
Gdy rozpoczniesz relokację pracowników, na bieżąco proś ich o opinię. Czy są jakieś korzyści, o których chcieliby wiedzieć? Czy podczas relokacji pojawiły się jakieś nieoczekiwane problemy? Korzystaj z tych opinii, aby w miarę upływu czasu ponownie analizować i zmieniać zasady.
Podczas gdy większe firmy często dysponują działami i pracownikami zajmującymi się usługami relokacji w ramach przedsiębiorstwa, małe i średnie firmy częściej potrzebują zewnętrznych ekspertów. W takiej sytuacji międzynarodowa firma zajmująca się relokacją może zweryfikować, czy dokumenty pracownika są gotowe do podróży i są zgodne z prawem.
Małe firmy często muszą znajdować krótko-- oraz średnioterminowe pobyty dla pracowników poszukujących stałego miejsca zamieszkania. Aby wygodnie rezerwować podróż, korzystaj z platform do zarządzania podróżami służbowymi w małych i średnich firmach, takich jak Booking.com for Business. Taka platforma umożliwia nie tylko rezerwowanie podróży i zarządzanie nimi podczas relokacji, ale także daje pełny wgląd w informacje o kosztach zakwaterowania, lotów i wynajmu samochodu. Oferuje też funkcje do pomocy w podróży, dzięki którym możesz zapewnić swoim pracownikom niezbędne wsparcie w okresie przejściowym.
Niezależnie od tego, czy chodzi o przeprowadzkę do innego kraju czy w ramach tego samego kraju, jest ona ułatwiana przez usługę relokacji firmowej. Pomaga ona w obsłudze wszystkich kwestii związanych z przeprowadzką: od pomocy w pakowaniu do wsparcia w zakresie nieruchomości. Usługi relokacji międzynarodowej pomagają także w procesie składania wniosku o wizę i znajdowaniu usług językowych. W przypadku pracowników podróżujących z rodzinami dobra usługa relokacji firmowej pomoże znaleźć szkołę i pracę oraz zorganizuje transport.
Usługa relokacji międzynarodowej jest czasami mylona z firmą przeprowadzkową. Mimo że pracownicy będą korzystać z usług firmy przeprowadzkowej w celu spakowania i fizycznego przeniesienia mienia, usługa relokacji firmowej jest bardziej kompleksowa.
Usługa relokacji firmowej to coś więcej niż tylko przeniesienie rzeczy z punktu A do punktu B. Porównując opcje dla pracowników, zwracaj uwagę na usługi, które obejmują również następujące kwestie:
Relokacja pracownika może wydawać się przytłaczająca, ale z dobrym planem i odpowiednimi zasadami nie musi być stresująca. Najważniejszą kwestią jest utrzymywanie ciągłego kontaktu w trakcie całego procesu relokacji, aby cenni pracownicy otrzymywali niezbędne wsparcie na każdym jego etapie.
Zastanawiasz się, jak być bardziej produktywnym w podróży? Odkryj nasze wskazówki i oprogramowanie d...
Poznaj nasz przewodnik dotyczący poprawy samopoczucia podczas podróży służbowych zawierający wskazów...
Dowiedz się więcej o nagrodach w formie podróży: jak działają nagrody w formie podróży i dlaczego mo...