Dobre zasady podróży to lepsza zgodność i należyta staranność. Dowiedz się, jak chronić pracowników i być bezpiecznym w ruchu.
Czy Twój zespół czuje się wspierany podczas podróży służbowych? Prawie trzy czwarte (73% podróżujących służbowo) stwierdziło, że odmówiłoby podróży, gdyby ich pracodawca nie traktował priorytetowo bezpieczeństwa, dlatego dziś ważniejsze niż kiedykolwiek jest ponowne przyjrzenie się zasadom dotyczącym podróży grupowych w firmie.
Kompleksowe zasady dotyczące bezpieczeństwa podczas podróży służbowych określają praktyczne ramy ochrony członków zespołu, którzy podróżują w celach służbowych. Zapewniają one podróżującym służbowo procedury awaryjne, narzędzia do komunikacji i informacje dotyczące ubezpieczenia, dzięki czemu podróżujący wiedzą, dokąd się zwrócić, gdy coś zakłóci ich podróż.
Ale czy zasady dotyczące bezpieczeństwa podczas podróży w Twojej firmie odpowiadają na aktualne zagrożenia? W niniejszym przewodniku omówimy najważniejsze kwestie, które należy uwzględnić, a jednocześnie zapewnimy podróżującym służbowo proaktywne wskazówki dotyczące bezpieczeństwa.
Podróżowanie w grupie zapewnia większą bezpieczeństwo w porównaniu z podróżami służbowymi w pojedynkę. Pracownicy podróżujący samotnie napotykają specyficzne zagrożenia, często powodowane trudnościami w komunikacji w odległych miejscach i brakiem wsparcia kierownictwa na miejscu.
Podczas podróży w grupie członkowie zespołu mogą sobie wzajemnie pomagać, jeśli coś pójdzie nie tak. Jednak tak jak w przypadku wszelkich przedsięwzięć, nadal istnieją potencjalne zagrożenia do rozważenia.
Grupowe podróże służbowe mogą zostać zakłócone przez nieoczekiwane konflikty polityczne lub wybuchy niepokojów społecznych. W ciągu ostatnich 12 miesięcy do poważnych protestów doszło w ponad 72 krajach. Szybko zmieniająca się sytuacja może skutkować zamknięciem dróg, a strajki mogą zakłócić świadczenie usług, co utrudnia podróżowanie zgodnie z planem.
Niezależnie od tego, czy Twój zespół uczestniczy w konferencji zagranicznej podczas szczytu sezonu grypowego, czy odwiedza region o odmiennych standardach higieny, rozważ wpływ podróży grupowych na zdrowie. Infekcje układu oddechowego, zapalenie żołądkowo-jelitowe i biegunka to najczęstsze dolegliwości, z którymi podróżujący służbowo mogą się zmierzyć, a wśród grup podróżujących razem częściej dochodzi do wzajemnego zarażania się.
Katastrofy naturalne, w tym trzęsienia ziemi, huragany i powodzie, stanowią poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa, szczególnie dla grup wykonawców pracujących w odległych miejscach, które mogą zostać odcięte od świata do czasu przywrócenia usług. Jednak nawet łagodne burze mogą wpływać na plany podróży, powodując opóźnienia lotów czy przerwy w zasilaniu.
Centra miast mogą mieć wyższe wskaźniki przestępczości drobnej, co wymaga dodatkowych procedur bezpieczeństwa. W zależności od rodzaju podróży służbowej podróżujące zespoły mogą sięgać po usługi podmiotów zewnętrznych, na przykład samochody z kierowcą i ekipy budowlane. Korzystanie z niezweryfikowanych podmiotów trzecich niesie ze sobą dodatkowy element ryzyka.
Koncepcja „należytej staranności” jest częścią każdych skutecznych zasad dotyczących podróży służbowych. Opisuje ona obowiązki prawne i moralne Twojej firmy w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i dobrego samopoczucia pracowników.
W celu spełnienia wymogów w zakresie należytej staranności Twoja firma powinna przeprowadzać ocenę ryzyka przed każdą podróżą, biorąc pod uwagę każdy z powyższych czynników (politykę, klimat, zdrowie i przestępczość/bezpieczeństwo). W przypadku podróży grupowych ważne jest również, aby przyjrzeć się poszczególnym osobom w ramach grupy i zidentyfikować wszelkie inne osobiste czynniki ryzyka, takie jak już istniejące problemy zdrowotne.
Efektywna należyta staranność w połączeniu z zarządzaniem ryzykiem stosownie do podróży oznacza, że podróżujący pracownicy mogą zajmować się zaplanowaną pracą bez obaw i rozpraszania. Jest tak, bo wiedzą, że jeśli coś się stanie, firma jest gotowa ich wesprzeć.
Spełnienie wymogów w zakresie należytej staranności jest czynnikiem wspierającym tworzenie zasad dotyczących bezpieczeństwa w podróży. Ale to same zasady są tym, co zapewnia mapę drogową dla podróżujących służbowo, dzięki wszystkim jasno określonym procedurom mającym na celu zapobiegać dezorientacji.
Dobre zasady dotyczące podróży oznaczają, że pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje podczas podróży, zapewniając im narzędzia niezbędne do zachowania bezpieczeństwa nawet w sytuacjach awaryjnych.
Skonfiguruj wytyczne dotyczące rezerwacji dla Twojego zespołu, limity wydatków i dane kontaktowe za pomocą tego prostego narzędzia online.
Oto co należy uwzględnić w zasadach dotyczących firmowych podróży grupowych, aby najlepiej zarządzać ryzykiem i chronić pracowników.
Organizowanie podróży dla grupy jest często skomplikowane i wymaga wysokiego poziomu organizacji, aby zarządzać indywidualnymi preferencjami i różnymi harmonogramami. Dobrze zaprojektowane zasady dotyczące podróży firmowych eliminują wszelkie domysły w kwestii zgodności z zasadami i należytej staranności, ale możesz uzupełnić to poniższymi technikami.
Już wspomnieliśmy o znaczeniu przeprowadzania oceny ryzyka dla każdej podróży. Podczas organizowania podróży grupowych należy też jednak pamiętać o konieczności wzięcia pod uwagę indywidualnych poziomów ryzyka wraz z szerszym kontekstem środowiskowym i specyfiką miejsca podróży. Na przykład przy ogólnej ocenie grupy przyjrzyj się takim kwestiom jak postawy kulturowe, międzynarodowa etykieta i unikalne potrzeby podróżujących osób LGBTQ+ bądź kobiet.
Dobra polisa grupowego ubezpieczenia podróży służbowych jest koniecznością. Podróżujący służbowo powinni mieć ubezpieczenie nie tylko od takich rzeczy jak utrata bagażu i odwołanie podróży, ale także wydatki medyczne, zranienia i koszt ewakuacji awaryjnej. Chociaż można opłacać indywidualne polisy dla każdego jednego podróżującego, może to być rozwiązanie droższe i mniej efektywne w porównaniu z polisami grupowymi.
Inną rzeczą do przemyślenia jest pomoc w podróży stanowiąca naturalne uzupełnienie ubezpieczenia. Ubezpieczenie to pieniężna rekompensata, którą otrzymujesz w celu pokrycia kosztów komplikacji. Jego celem jest ochrona ekonomiczna. Pomoc w podróży jest natomiast faktyczną usługą: wsparciem klienta, dostępem do usług medycznych lub monitorowaniem podróżujących. Najlepsze programy zarządzania ryzykiem w podróży łączą te dwie rzeczy w jeden pakiet.
Najlepsze plany bezpieczeństwa w podróży są bezużyteczne, jeśli Twój zespół o nich nie wie. W przypadku podróży grupowych zorganizuj sesję szkoleniową z pełnym zespołem, aby omówić to, co udało Ci się odkryć podczas oceny ryzyka. Poinformuj pracowników o typowych oszustwach i zagrożeniach związanych z bezpieczeństwem podczas podróży służbowych, niezależnie od tego, czy chodzi o kradzieże kieszonkowe, czy protesty, a także podziel się przydatnymi wskazówkami dotyczącymi rozwiązywania tych sytuacji.
Oprócz informacji specyficznych dla danego miejsca należy również szczegółowo omówić zasady dotyczące podróży. Upewnij się, że pracownicy wiedzą, jaki rodzaj podróży jest dozwolony, jak zarezerwować zakwaterowanie i z jakich informacji kontaktowych skorzystać w razie potrzeby.
Grupowe podróże nie oznaczają, że pracownicy zawsze będą razem. Podróżujący służbowo będą mieli różne plany podróży i zadania w różnych miejscach, a niektórzy mogą zdecydować się na przedłużenie pobytu i zmianę podróży służbowej w podróż typu bleisure. Więc jak zapewnić bezpieczeństwo wszystkim?
Korzystanie z narzędzia do monitorowania planu podróży stanowi prosty sposób na monitorowanie miejsca pobytu podróżujących. Dzięki temu w przypadku dojścia do incydentu Twoja firma będzie w stanie szybko zlokalizować wszystkich podróżujących i zapewnić im potrzebne wsparcie.
Jeśli jesteś podróżującym służbowo szykującym się do grupowej podróży służbowej, oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby zachować bezpieczeństwo w drodze.
Booking.com for Business ułatwia zarządzanie podróżami biznesowymi dla grup. Rezerwuj służbowe loty i zakwaterowanie dla grup z poziomu jednej darmowej platformy. Porównując hotele, będziesz w stanie zobaczyć konkretne funkcje bezpieczeństwa dla każdego z nich, takie jak sejf, drzwi otwierane kartami i całodobowa recepcja.
W przypadku rezerwacji podróży służbowych możliwość wyświetlania indywidualnych rezerwacji podróży z panelu administracyjnego pomoże Ci zapewnić wsparcie i dochować należytej staranności. Nasza współpraca z Traxo zapewnia przegląd wszystkich rezerwacji za pomocą mapy lokalizacji podróżujących na żywo. Współpracujemy również z firmą International SOS, światowym liderem w dziedzinie zarządzania ryzykiem w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa, aby zapewnić całodobową pomoc w zakresie bezpieczeństwa i pomóc firmom podejmować bardziej świadome decyzje na bazie informacji w czasie rzeczywistym.
Zarządzaj zespołem i wydatkami w jednym miejscu, oszczędzaj pieniądze, zdobywaj nagrody Genius
Podróże biznesowe niosą ze sobą ekscytujące możliwości rozwoju, ale ważne jest również rozpoznawanie zagrożeń i przygotowywanie się na nie. Jednym z kluczowych punktów do zapamiętania jest to, że grupy podróżujących składają się z osób, z których każda ma swoje własne potrzeby i profile ryzyka. Ustanawiając jasne procedury w firmowym planie bezpieczeństwa podróży i dokonując oceny zagrożeń przed podróżą oraz przeprowadzając szkolenia dla pracowników, udostępnisz podróżującym służbowo narzędzia, dzięki którym będą czuli się bezpiecznie, wspierani i pewni siebie podczas całej podróży.
Grupowe polisy ubezpieczenia podróżnego obejmują wielu współpracowników – zazwyczaj co najmniej dziesięciu – w ramach jednej polisy. Każdy dostaje ten sam poziom ochrony przed niespodziewanymi wydarzeniami, czemu zwykle towarzyszy zniżka w porównaniu z zakupem indywidualnych polis ubezpieczenia podróżnego.
Dwa rodzaje grupowych ubezpieczeń to ubezpieczenia obowiązkowe i ubezpieczenia dobrowolne. Plan obowiązkowy wymaga zarejestrowania wszystkich członków grupy, podczas gdy plany dobrowolne pozwalają podróżującym służbowo na przystąpienie lub rezygnację.
Koordynacja grupowej podróży służbowej wymaga organizacji i elastyczności, aby uwzględnić wszystkie preferencje, lokalizacje i harmonogramy podróżujących. Przy rezerwacji grupowych lotów służbowych lub zakwaterowania musisz również upewnić się, że dopuszczalne są zmiany w ostatniej chwili.
Z tego obszernego przewodnika dowiesz się, czym są zasady dotyczące podróży, jak pilnować ich przest...
Zasady dotyczące kosztów podróży wyznaczają oczekiwania osób podróżujących służbowo. Skorzystaj z na...
