Czy przy mniejszej liczbie podróży niż ich korporacyjni odpowiednicy MŚP potrzebują zasad dotyczących podróży i wydatków?
Bez odpowiednich zasad koszty podróży dla małych firm mogą szybko wzrosnąć. Oczywiste jest, że MŚP czerpią wartość z podróży służbowych. W rzeczywistości Raport Konfederacji Przemysłu Brytyjskiego (CBI) stwierdził, że prawie tyle samo MŚP (94%) uczestniczyło w podróżach służbowych, co ich większe, korporacyjne odpowiedniki (97%), przy czym wiele z nich zwróciło uwagę na znaczenie interakcji twarzą w twarz w pozyskiwaniu nowych klientów.
Bez względu na powód podróży służbowych, firmy każdej wielkości muszą znaleźć spójny sposób na kontrolowanie kosztów, śledzenie wydatków i zarządzanie należytą starannością. W przypadku małych firm skuteczne zasady są niezbędne nie tylko dlatego, że pracują one z mniejszymi budżetami i zespołami, ale także mogą nie mieć dedykowanych zasobów, które miałaby większa firma.
A zasady dotyczące podróży jasno określają oczekiwania wszystkich zainteresowanych stron. W tym przewodniku omówimy odpowiedź na pytanie, czym są zasady dotyczące podróży w odniesieniu do MŚP, a także zalety i wady korzystania z szablonu zasad dotyczących podróży służbowych dla małych firm. Przedstawimy również kilka przydatnych wskazówek, które pomogą Ci zachować zgodność z przepisami w całej organizacji.
Zasady dotyczące podróży i wydatków to zestaw wytycznych szczegółowo określających, w jaki sposób pracownicy powinni radzić sobie z wydatkami na podróże. Zaczyna się to od zasad rezerwacji lotów biznesowych, pokoi hotelowych i wynajmu samochodów, a w tym preferowanych platform i dostawców.
Wyjaśnia to również, jakie koszty podróży zostaną opłacone przez firmę, a w tym obowiązujące stawki dzienne, aby pracownicy wiedzieli, ile mogą wydać podczas podróży. Poza wydatkami i zezwoleniami, kompleksowe zasady dotyczące podróży koncentrują się na bezpieczeństwie i komforcie pracowników, co zapewnia bardziej produktywne i zrównoważone podróże służbowe.
Jakie są zatem zasady dotyczące podróży dla MŚP w porównaniu z większymi firmami?
Podczas gdy organizacje globalne mogą wysłać kilku pracowników w podróż służbową w tym samym czasie, MŚP mogą wysłać tylko jednego lub dwóch. Większe firmy nie tylko wydają więcej przy większym budżecie i zakresie podróży, ale także mają tendencję do częstszego rezerwowania podróży służbowych. Mają więcej informacji na temat zarządzania ryzykiem i mogą korzystać z usług dedykowanego menedżera ds. podróży lub korporacyjnego biura podróży do rezerwacji podróży służbowych. Wraz z tym zwiększonym zakresem podróży pojawia się odpowiednia potrzeba bardziej rygorystycznych przepisów i zwiększonych poziomów zatwierdzeń.
Pracując z mniejszymi budżetami, ważniejsze niż kiedykolwiek jest, aby małe firmy korzystały z Narzędzie do zarządzania podróżami dla MŚP, aby zaoszczędzić pieniądze i czas poświęcony na rezerwację i zarządzanie podróżami służbowymi.
Nie ma jednego uniwersalnego szablonu dla każdej firmy, a mniejsze firmy mogą również preferować bardziej elastyczne, mniej ustrukturyzowane podejście niż większe korporacje. Musisz wziąć pod uwagę potrzeby swoich pracowników i wziąć pod uwagę swój budżet na podróże.
Elastyczne zasady dotyczące podróży dają pracownikom pewien stopień autonomii. Mogą oni być w stanie wybrać preferowane linie lotnicze lub hotele, pod warunkiem, że mieszczą się one w ramach cenowych. Elastyczne zasady dotyczące podróży mogą pozostawić miejsce na „bleisure” (wypoczynek biznesowy), kiedy pracownik może rozszerzyć swoje plany o czas wolny na początku lub na końcu podróży służbowej.
Z kolei tradycyjne zasady dotyczące podróży obejmują stały zestaw zasad rezerwacji podróży. Na przykład podróżni mogą być zobowiązani do rezerwacji lotów w konkretnej linii lotniczej, która będzie bardziej rygorystyczna.
Skonfiguruj wytyczne dotyczące rezerwacji dla Twojego zespołu, limity wydatków i dane kontaktowe za pomocą tego prostego narzędzia online.
Niezależnie od tego, czy są one elastyczne, czy sztywne, istnieją wyraźne korzyści z wdrożenia zasad dotyczących podróży służbowych dla małych firm. Pozytywne doświadczenia związane z podróżami służbowymi wiążą się z zaangażowaniem pracowników. Dotyczy to całego świata, gdzie 79% osób podróżujących służbowo z Ameryki Północnej, 83% z Europy i aż 96% z regionu Azji i Pacyfiku zgłasza, że podróże służbowe wpływają na ich ogólną satysfakcję z pracy.
W jaki sposób zasady dotyczące podróży służbowych dla małych firm przyczynia się do tych pozytywnych doświadczeń?
Bez jasnych zasad dotyczących kosztów podróży pracownicy nie będą wiedzieć, co jest uwzględnione, i będą musieli skontaktować się z działem finansowym przed dokonaniem jakiejkolwiek rezerwacji lub płatności. Mając listę zatwierdzonych wydatków na podróże służbowe, mogą bez obaw dokonywać wstępnie zatwierdzonych zakupów. To również doprecyzowuje poziomy zatwierdzenia i odpowiedzialność za zapobieganie nieporozumieniom.
Marże są często niskie w małych i średnich przedsiębiorstwach, więc gdy pracownicy przekraczają budżet podczas podróży służbowej, może to mieć bezpośredni wpływ na miesięczny wynik finansowy. Wydatki pracowników są bardziej przewidywalne, gdy masz wytyczne dotyczące zakwaterowania i diet żywieniowych.
Korzystanie z bezpłatnego narzędzia do zarządzania podróżami, takiego jak Booking.com for Business, oszczędza czas, a pracownicy nie tracą czasu na szukanie odpowiednich stawek. Zamiast tego narzędzie uwzględni Twoje zasady dotyczące podróży i pokaże opcje, które pasują do budżetu i potrzeb Twojej firmy dotyczących podróży.
Dzięki zasadom dotyczącym kosztów podróży dla małych firm możesz mieć pewność, że zatwierdzone wydatki i płatności są zgodne ze standardami rządowymi dotyczącymi zgodności z przepisami podatkowymi.
Kompleksowe zasady dotyczące podróży służbowych określą, z kim pracownik może się skontaktować, gdy potrzebuje pomocy. Dzięki temu linie komunikacji pozostają otwarte, co zwiększa bezpieczeństwo podróżnych. Jednocześnie scentralizowany system rezerwacji umożliwia Twojemu zespołowi śledzenie lokalizacji podróżnych w czasie rzeczywistym i będzie w stanie pomóc w przypadku nieoczekiwanych odwołań, opóźnień lub innych problemów związanych z bezpieczeństwem podróży.
Wreszcie, zapewnienie zatwierdzonej listy usług rezerwacyjnych gwarantuje, że Twoi pracownicy będą rezerwować podróże wyłącznie za pośrednictwem zaufanych, zweryfikowanych źródeł.
Chociaż istnieje wiele korzyści z tworzenia zasad dotyczących kosztów podróży dla małej firmy, działanie to wiąże się z powiązanymi wyzwaniami.
Najmniejsze firmy mogą nie mieć dedykowanego zespołu kadrowego lub finansowego, więc sztywno skonstruowany plan podróży służbowych może dodać warstwy niepotrzebnego zatwierdzania. Jeśli nadal składasz ręcznie wnioski o zwrot kosztów, związane z tym formalności będą Cię kosztować czas. W rzeczywistości wnioski o zwrot kosztów w formie papierowej zajmują średnio 20 minut indywidualnego przetwarzania, a to wszystko składa się na utratę produktywności.
Jedną z podstawowych korzyści płynących z korzystania z zasad dotyczących podróży służbowych jest zarządzanie wydatkami, ale może się to odbywać kosztem zadowolenia pracowników. Zbyt sztywny zestaw zasad może sprawić, że pracownicy nie będą czuli się zaopiekowani i komfortowo podczas podróży.
W trosce o elastyczność małe firmy często popełniają błąd polegający na tym, że nie mają wystarczająco jasnych własnych zasad. Swobodna interpretacja szablonu zasad dotyczących podróży służbowych w małych firmach pomoże Ci uwzględnić wszystkie istotne informacje.
Chociaż szablon zasad dotyczących podróży służbowych dla małych firm może nie być tak obszerny jak zasady korporacyjne, powinien obejmować podstawowe elementy, takie jak:
Duży plan podróży służbowych może wymagać uwzględnienia diet dla dużych miast na całym świecie. W przypadku budżetów na podróże służbowe dla MŚP stawki są bardziej ukierunkowane na główne trasy firmy. Podaj maksymalne wydatki dla kategorii, takich jak loty, zakwaterowanie, transport naziemny i wynajem samochodów.
Z jakich narzędzi lub platform do rezerwacji powinni korzystać pracownicy? Z jakim wyprzedzeniem należy dokonać ustaleń i w jaki sposób zatwierdzane są plany podróży? Korzystanie z bezpłatnej platformy do zarządzania podróżami, takiej jak Booking.com for Business, pomaga usprawnić proces rezerwacji podróży służbowych i zarządzania nimi za pomocą jednego narzędzia.
W jaki sposób pracownicy będą płacić za podróże służbowe? Czy udostępnisz firmowe karty kredytowe lub wirtualne metody płatności?
Przykłady mogą obejmować:
Jest to jedna z najważniejszych sekcji każdych zasad dotyczących podróży służbowych w małych firmach, zawierająca listę wydatków służbowych objętych i nieobjętych zasadami. Zapobiega to nadmiernym wydatkom w szarych strefach, takich jak zabawianie klientów. Przykłady typowych wydatków objętych zasadmi obejmują:
Przykłady elementów, które mogą nie zostać zatwierdzone, to m.in.:
Powinna istnieć sekcja określająca, w jaki sposób pracownicy powinni zgłaszać wydatki i jaką dokumentację należy złożyć. Jasno określ ramy czasowe składania wniosków o zwrot kosztów oraz określ, kiedy i w jaki sposób płatności za podróże służbowe są realizowane.
Podobnie jak w przypadku korporacji, małe firmy mają obowiązek dbać o swoich pracowników. W zasadach dotyczących podróży służbowych należy zawrzeć wszystkie istotne informacje dotyczące bezpieczeństwa, takie jak dane kontaktowe w nagłych wypadkach i szczegóły ubezpieczenia podróżnego.
Duże korporacje czasami mają trudności z powszechnym przestrzeganiem przepisów. Jedną z zalet MŚP jest to, że przy mniejszej liczbie pracowników będziesz lepiej przygotowany do jasnego komunikowania swoich zasad.
Upewnij się, że zasady są napisane jasnym językiem, aby uniknąć nieporozumień, wolne od zbędnych terminów prawnych i żargonu. Jeśli chodzi o zestawienie osobistych i oficjalnych wydatków biznesowych, używaj punktorów i list, aby uzyskać atrakcyjność wizualną.
Następnie upewnij się, że wszyscy interesariusze, a w tym pracownicy pełnoetatowi, a także wykonawcy, rozumieją nowe wytyczne. Aby uzyskać najlepsze wyniki, dokument powinien mieć zastosowanie do pracowników na wszystkich szczeblach. Na przykład, jeśli kierownictwo wyższego szczebla ma inny zestaw zasad niż wykonawcy, powoduje to zamieszanie.
Na koniec użyj automatyzacji tam, gdzie to możliwe, aby usprawnić procesy zatwierdzania. Zintegruj aplikacje do śledzenia wydatków i wirtualne platformy płatnicze ze swoimi procesami rezerwacji, aby uzyskać spójny przepływ pracy.
Po opracowaniu zasad dotyczących podróży i wydatków napisanie planu podróży służbowej powinno być proste.
Skorzystaj z wytycznych dotyczących zasad, aby wyszukać odpowiednie loty i hotele dostępne w danym terminie podróży. Następnie napisz plan podróży, który zawiera:
Dokładnie sprawdź swoje zasady dotyczące podróży, aby upewnić się, że Twój plan podróży jest w pełni zgodny i udostępnij go zespołowi.
Tak, podróżowanie jest uważane za uzasadniony wydatek biznesowy, co oznacza, że małe firmy mogą ubiegać się o ulgę podatkową z tytułu tych kosztów. Jest to jeden z powodów, dla których dokładne śledzenie i rozliczanie wydatków jest kluczowym elementem każdych zasady dotyczących podróży.
W przypadku właścicieli małych firm granice między podróżami prywatnymi a służbowymi mogą czasami się zacierać. Ważne jest, aby pamiętać, że niezależnie od tego, czy zgłaszasz się do IRS, HMRC czy innego organu podatkowego, koszty podróży kwalifikują się tylko wtedy, gdy są ponoszone podczas niezbędnych podróży służbowych.
Tak więc, podczas gdy normalne dojazdy do i z miejsca pracy nie kwalifikują się jako wydatek na podróż służbową, jazda do innego kraju na targi kwalifikuje się.
Osobisty charakter małych firm może sprawić, że pisanie formalnych zasad podróży może wydawać się zniechęcające. Jednak ustalenie wyraźnych wytycznych od samego początku pomaga utrzymać oczekiwania pracowników i związane z nimi koszty w ryzach wraz z rozwojem firmy. Poświęć trochę czasu na ponowne przyjrzenie się zasadom, aby dokładnie je dostosować w razie potrzeby w celu uzyskania większej elastyczności i zgodności.
Dzięki dzisiejszym narzędziom do rezerwacji i zautomatyzowanym systemom zarządzania wydatkami łatwiej niż kiedykolwiek stworzyć zasady dotyczące wydatków na podróże dla małych firm, które spełnią potrzeby Twojego zespołu.
Z tego obszernego przewodnika dowiesz się, czym są zasady dotyczące podróży, jak pilnować ich przest...
Poniższy przewodnik posłuży jako kompletna instrukcja krok po kroku po zasadach dotyczących podróży.
