Narzędzia do monitorowania lokalizacji mogą poprawić bezpieczeństwo pracowników. Dowiedz się, jak na bieżąco monitorować ich lokalizację.
Niezależnie od tego, czy pracownicy uczestniczą w krótkoterminowych wizytach na miejscu, czy w globalnych konferencjach, technologia monitorowania podróżujących oznacza, że na każdym etapie będziesz wiedzieć, gdzie jest Twój zespół. Dzięki temu gdy w jakimś miejscu pojawią się komplikacje, od ostrzeżeń pogodowych po zmiany harmonogramu, będziesz w stanie udzielić natychmiastowej pomocy na odległość.
Bezpieczeństwo pracowników ma dla firm najwyższy priorytet, a według badania GBTA jest to kluczowy czynnik (40%) dla firm przy wyborze programu podróży, po którym są oszczędności (19%) i integracja technologii (11%). Dzięki odpowiedniemu narzędziu do udostępniania lokalizacji możesz rozwiązać wszystkie trzy problemy naraz.
W tym przewodniku wyjaśnimy wszystkie korzyści płynące z monitorowania lokalizacji pracowników i sposób jego działania. Omówimy również, jak wyświetlać lokalizacje pracowników za pomocą danych w czasie rzeczywistym, jednocześnie chroniąc ich prywatność. Mając dostęp do najnowszych technologii, Twoja firma będzie zyskiwać nowe informacje dotyczące podróży służbowych, które mogą pomóc Ci spełnić wszystkie wymagania w zakresie należytej staranności.
Rozwiązania do monitorowania podróży to zaawansowane technologicznie narzędzia wykorzystywane przez firmy do monitorowania i wspierania członków zespołu podczas podróży służbowych. Chociaż nie wszystkie aplikacje do monitorowania podróży oferują te same funkcje, większość korzysta z danych w czasie rzeczywistym do zarządzania lokalizacjami pracowników i trasami w celu ich lepszego wspierania.
Te narzędzia do udostępniania lokalizacji to krok dalej w stosunku do standardowych narzędzi do monitorowania lotów, które śledzą przebieg pojedynczych lotów i pokazują ostrzeżenia dotyczące lokalizacji, statusu i czasu przybycia. Oprócz tego zapewniają one również pełną widoczność tras lotów, rezerwacji hoteli, transportu lądowego i innych szczegółów.
W przypadku firm głównym celem monitorowania podróżujących jest bezpieczeństwo pracowników. Znając na bieżąco dokładną lokalizację wszystkich podróżujących pracowników, będziesz w stanie szybko reagować, udzielając właściwej pomocy w sytuacjach awaryjnych lub w przypadku opóźnień.
Dodatkowe korzyści wynikające z narzędzi zapewniających wgląd w przebieg podróży obejmują:
Znajomość konkretnej geolokalizacji podróżującego w celach służbowych zapewnia, że Twoja firma może szybko skontaktować się z nim w razie potrzeby. Może to dotyczyć prostych rzeczy, takich jak powiadomienie podróżującego będącego w trasie o odwołanym spotkaniu z klientem.
Jest to kluczowe w czasach kryzysu, takich jak klęski żywiołowe, gdzie wyłączenia prądu zakłócają działanie poczty e-mail. Systemy monitorowania podróży mogą być powiązane z preferowanymi przez firmę metodami komunikacji, takimi jak wiadomości SMS i alerty w aplikacjach.
Zarządzanie podróżami służbowymi nie polega na samej rezerwacji lotów i zakwaterowania. Oznacza to również zapewnienie dobrego samopoczucia i bezpieczeństwa każdego pracownika w ramach solidnych zasad dotyczących należytej staranności.
Wiedza, gdzie są Twoi pracownicy, pomaga spełnić wymagania w zakresie należytej staranności. Korzystając z aplikacji pomocniczych i udostępniania lokalizacji w czasie rzeczywistym, pracownicy mogą w razie potrzeby meldować się, aby zweryfikować swoją lokalizację. Lokalizatory podróżujących mają również wbudowane środki bezpieczeństwa pozwalające oznaczać ryzyko w czasie rzeczywistym i dostarczać wyprzedzające ostrzeżenia o ekstremalnych zdarzeniach pogodowych oraz problemach z bezpieczeństwem. A gdy dochodzi do lokalnych incydentów, Twoja organizacja może bezzwłocznie zapewnić potrzebne wsparcie, w tym, gdy to konieczne, ewakuację.
Skonfiguruj wytyczne dotyczące rezerwacji dla Twojego zespołu, limity wydatków i dane kontaktowe za pomocą tego prostego narzędzia online.
Oprócz zapewnienia bezpieczeństwa podróżujących w celach biznesowych, monitorowanie podróży zwiększa wydajność procesu rezerwacji i zarządzania finansami. Narzędzia do metodycznego udostępniania danych dostarczają kompleksowych danych o podróży w celu monitorowania kosztów podróży w czasie rzeczywistym. Najlepsze narzędzia do monitorowania podróżujących bezproblemowo integrują się z istniejącymi platformami zarządzania podróżami, umożliwiając udostępnianie danych dotyczących podróży, bezpieczeństwa i wydatków.
Wbudowane zasady gwarantują, że wydatki podróżujących pracowników mieszczą się w ramach uprzednio zdefiniowanych parametrów budżetowych, co usprawnia proces zatwierdzania. Skraca to czas czynności administracyjnych związanych z monitorowaniem kosztów, raportowaniem i zapewnianiem zgodności z zasadami.
Te narzędzia zapewniają dodatkowy poziom wsparcia dla pracowników, którzy mogą odczuwać pewne obawy w związku z podróżami służbowymi, szczególnie gdy podróżują daleko od domu lub wybierają się w pojedynkę za granicę. To wsparcie jest niezbędne. Badanie opinii podróżujących służbowo z Wielkiej Brytanii wykazało, że 60% z nich uważa, iż ich pracodawcy mogą zrobić więcej, aby zapewnić im bezpieczeństwo, a 69% twierdzi, że nie zgodziliby się na podróż służbową, w której bezpieczeństwo nie jest priorytetem.
Aplikacja do monitorowania podróżujących informuje pracowników, że organizacja dba o nich i jest gotowa pomóc, gdyby sytuacja tego wymagała. Ostrzeżenia o zakłóceniach w podróży zmniejszają ryzyko frustrujących opóźnień, zapewniając płynne i zgodne z planem realizowanie planów podróży.
Chociaż takie rozwiązania często są kojarzone z korporacjami, aplikacje do monitorowania podróży są przydatne w firmach każdej wielkości. Jeśli pracownicy Twojej firmy często jeżdżą w podróże służbowe, prawdopodobnie w jakimś stopniu skorzystasz na narzędziu do monitorowania podróży.
Istnieją dwa różne poziomy technologii do monitorowania dostępne dla firm.
Pierwszy obejmuje narzędzia do wglądu w przebieg podróży w czasie rzeczywistym wspierane specjalistycznym oprogramowaniem agregującym dane, które integruje się z platformami rezerwacyjnymi. Kiedy pracownicy rezerwują lot, hotel lub wynajem samochodu za pośrednictwem zintegrowanej platformy, dane są automatycznie pobierane do systemu, który następnie automatycznie aktualizuje bieżący status podróży.
Potem, jeśli dojdzie do sytuacji mogącej mieć wpływ na bezpieczeństwo podróżujących, system wysyła alarm. Firmy mogą szybko skontaktować się ze swoimi pracownikami, żądając zameldowania się lub oferując dalszą pomoc za pośrednictwem zatwierdzonych kanałów.
Drugi, bardziej kompleksowy rodzaj narzędzia do monitorowania, wykorzystuje technologię monitorowania na żywo za pośrednictwem satelitów GPS lub sieci komórkowej do obserwowania ruchów pracowników. Są one zazwyczaj stosowane w sytuacjach, w których oceny zagrożeń obejmują ryzyko niepokojów politycznych lub stanu zagrożenia zdrowia.
Monitorowanie podróżujących polega na przetwarzaniu i przechowywaniu ogromnych ilości danych dotyczących osób podróżujących służbowo. Ważne jest, aby przestrzegać wszystkich odpowiednich przepisów dotyczących ochrony danych, takich jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych w Unii Europejskiej, indyjska ustawa o ochronie cyfrowych danych osobowych lub australijskie zasady dotyczące ochrony prywatności.
W Stanach Zjednoczonych nie ma ujednoliconych federalnych przepisów o ochronie prywatności. Ochrona danych różni się w zależności od stanu – przykładami są California Consumer Privacy Act i Virginia Data Protection Act.
Oprócz obaw dotyczących przetwarzania danych, niektórzy pracownicy będą mieć wątpliwości co do wpływu monitorowania ich przemieszczania się na prywatność. Jest to jeden z powodów rzadkiego wykorzystywania aplikacji do zapewniania bezpieczeństwa w podróży – firma World Travel Protection informuje, że chociaż 70% badanych podróżujących służbowo stwierdziło, że firma zachęca ich do korzystania z aplikacji, tylko 30% aktywnie ją pobrało.
Zarządzaj zespołem i wydatkami w jednym miejscu, oszczędzaj pieniądze, zdobywaj nagrody Genius
Oprócz przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych, takich jak RODO i podobne, narzędzia do udostępniania lokalizacji są wyposażone w wiele funkcji zabezpieczających, w tym uwierzytelnianie wielopoziomowe i szyfrowanie danych. Wymagają one wyraźnej zgody użytkowników i ograniczają wykorzystywanie dane do zatwierdzonych celów.
Panuje błędne przekonanie, że aplikacje do monitorowania podróżujących służą do monitorowania przemieszczania się pracowników. Prawda jest taka, że są one przeznaczone do informowania pracowników o incydentach w pobliżu.
Przed użyciem jakichkolwiek narzędzi do uzyskiwania wglądu w przebieg podróży ważne jest, aby wyjaśnić, w jaki sposób one działają oraz z czym się wiążą, a także uzyskać pełną zgodę każdego podróżującego służbowo. A ponieważ 75% pracowników wyraża pewne obawy co do bezpieczeństwa podczas podróży służbowych, większość ostatecznie chce czuć się wspierana w drodze.
Aby zachęcić do stosowania omawianych narzędzi, trzeba będzie wyważyć zobowiązania w zakresie należytej staranności i ochronę prywatności pracowników, wybierając zaszyfrowane, zgodne z zasadami aplikacje.
Aby maksymalizować korzyści płynące z systemów udostępniania informacji o lokalizacji, należy poszukać aplikacji do obsługi podróży służbowych, które mają następujące funkcje:
Twoja firma ma moralny, a często też prawny, obowiązek do zapewnienia bezpieczeństwa i dobrego samopoczucia podróżującym. Do tego służą zasady dotyczące należytej staranności, które masz w firmie. Ale bez dostępu do danych od podróżujących te zasady są czysto teoretyczne. Tradycyjne metody zarządzania trasami, takie jak arkusze kalkulacyjne i samodzielne meldowanie, cechują się opóźnieniem, które może spowodować krytyczne przerwy w komunikacji, gdy podróżujący najbardziej potrzebują wsparcia.
Istnieje wiele narzędzi, które pomagają uzyskać większą widoczność planów podróży, a jednym z najbardziej kompleksowych jest Traxo. Po włączeniu funkcji Traxo w Booking.com for Business otrzymasz pełny przegląd lokalizacji podróżujących w czasie rzeczywistym. To narzędzie do określania lokalizacji w czasie podróży integruje się z systemami zarządzania podróżami, gromadząc dane z rezerwacji podróżujących.
Za pomocą funkcji Traxo będzie można szybko znaleźć podróżujących służbowo, aby móc w razie potrzeby szybko zareagować, a jednocześnie świadczyć proaktywne wsparcie. Funkcja Traxo ułatwia również zarządzanie podróżami służbowymi poprzez integrację z usługami takimi jak Expensify, ponieważ pozwala na synchronizowanie rezerwacji podróży z kosztami.
Po wybraniu i wdrożeniu odpowiedniej technologii monitorowania podróży możesz wykorzystać ją w pełni dzięki tym wskazówkom dotyczącym najlepszych praktyk.
Co chcesz osiągnąć za pomocą aplikacji do monitorowania podróży? Chcesz wzmocnić zgodności z zasadami w zakresie należytej staranności, usprawnić procesy zarządzania podróżami, a może zrobić jedno i drugie? Określ swoje cele i jasno zdefiniuj, w jaki sposób nowy system ma je osiągnąć.
Najlepsze narzędzia do monitorowania podróży współpracują z istniejącymi rozwiązaniami do zarządzania podróżami. Tworzy to spójne, przyjazne dla użytkowników środowisko, które zapewni podróżującym pracownikom najwyższy komfort.
Po zdefiniowaniu zasad i wyborze systemu wyjaśnij wszystko jasno pracownikom, nie zapominając o korzyściach dla bezpieczeństwa. Przeprowadź sesje szkoleniowe, podczas których zostanie wyjaśnione, jak korzystać z nowej technologii udostępniania lokalizacji oraz w jaki sposób dane lokalizacji pracowników są wykorzystywane i chronione. Na koniec rozwiej wszelkie wątpliwości związane z prywatnością, czyniąc udostępnianie danych geolokalizacyjnych dobrowolnym.
Niezbędne jest korzystanie z certyfikowanego oprogramowania monitorującego uzyskanego za pośrednictwem zarejestrowanego i zweryfikowanego dostawcy, który przestrzega wszystkich przepisów dotyczących bezpieczeństwa danych i prawa pracowników do prywatności. Twoja firma powinna również przeprowadzać regularne audyty dotyczące niezawodności i zgodności oraz instalować proponowane aktualizacje oprogramowania, aby systemy były zgodne z najnowszymi funkcjami bezpieczeństwa.
Chociaż narzędzia do udostępniania lokalizacji są przydatne w wielu sytuacjach, nadal wymagają nadzoru człowieka. Na przykład jeśli pracownicy nie używają zatwierdzonych narzędzi do rezerwacji, ich plany podróży mogą nie być synchronizowane z systemem. Dodatkowo podczas podróży po obszarach ze słabą łącznością alerty dotyczące zakłóceń w podróży i bezpieczeństwa mogą dochodzić z opóźnieniem. Pamiętaj o tych ograniczeniach podczas automatyzacji systemów.
Jeśli pracownicy Twojej firmy podróżują, potrzebujesz nowoczesnych, innowacyjnych sposobów na zapewnienie im bezpieczeństwa, a najlepsze aplikacje do zarządzania podróżami służbowymi stanowią kompleksowe rozwiązanie. Dzięki Booking.com for Business zyskasz pełny wgląd w plany podróży i będziesz otrzymywać na bieżąco aktualizacje, które pomogą Ci spełnić wymogi w zakresie należytej staranności. Zarządzaj planami podróży w miarę upływu czasu, aby poprawić czas reakcji w sytuacji zagrożenia, zapewniając jednocześnie lepsze wrażenia użytkownikom.
Najlepsze wskazówki, jak zapewnić bezpieczeństwo podczas podróży służbowych, jak się do nich przygot...
Zrozumienie należytej staranności dla podróży służbowych jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Przeczyta...
