Viagens de negócios: conferências de um dia a reuniões de vários dias
As viagens de negócios são um setor importante, cujo valor esperado ultrapassará os 800 mil milhões de dólares até 2027. As formas modernas de trabalhar podem ter dado destaque ao trabalho remoto, com quase 40% dos funcionários a exercerem funções a partir de casa e 25% a usufruírem de um modelo híbrido, segundo a Forbes, mas tal não impediu que as viagens de negócios continuem a ser uma parte essencial de muitas funções profissionais.
Neste blogue, vamos abordar tudo o que precisa de saber sobre os diferentes tipos de viagens de negócios e como estas podem beneficiar a sua equipa.
As viagens empresariais são uma forma eficaz de potenciar o crescimento da sua empresa. Isto pode envolver a participação em reuniões, conferências ou sessões de formação, visitas a clientes ou parceiros, exploração de novos mercados ou colaboração com equipas e escritórios remotos. De acordo com a investigação, nove em cada dez viajantes afirmam que as viagens ajudam a fortalecer as relações com as partes interessadas, sendo também fundamentais para um terço das novas vendas. As viagens de negócios constituem também um setor próprio, sustentando quase 284 mil empregos a tempo inteiro só no Reino Unido. Essencialmente, as viagens de negócios são uma adição inestimável a qualquer agenda empresarial no que respeita ao crescimento e reforço de uma marca.
Qualquer organização que integre diferentes tipos de viagens empresariais nos seus planos pode beneficiar não só de melhores resultados financeiros como também de outros benefícios. De acordo com o nosso inquérito, muitos funcionários apontam também o desenvolvimento pessoal como um dos principais benefícios das viagens profissionais, incluindo impactos positivos em:
Os viajantes mais jovens valorizam as viagens de negócios mais do que todas as outras faixas etárias, embora quase metade dos viajantes de negócios mais experientes (com 46 anos ou mais) continue a considerar estas viagens positivas para a sua saúde mental.
As viagens podem ainda favorecer a colaboração, especialmente entre colegas que não trabalham frequentemente juntos ou que não se conhecem bem, já que viajar em conjunto é sempre uma experiência valiosa de team-building.
Tendo tudo isto em conta, oferecer diferentes tipos de viagens de negócios à sua equipa pode ser uma forma estratégica de aumentar a satisfação e o envolvimento dos funcionários.
Existem vários tipos de viagens de negócios que pode considerar para a sua equipa:
Embora as caraterísticas dos diferentes tipos de viagens de negócios possam variar, o objetivo principal de todas é, em última análise, desenvolver e fortalecer a empresa. Para isso, as reuniões com clientes continuam a ser uma parte essencial do calendário empresarial.
As reuniões com clientes podem decorrer no seu próprio escritório, no escritório do cliente ou num local externo. Isto pode dar origem a vários tipos de viagens empresariais, seja deslocando-se para a sede de uma empresa noutro país ou a conduzir até ao outro lado da cidade. Além disso, com as vendas externas a apresentarem uma taxa de conclusão de 40%, reunir-se pessoalmente com potenciais clientes pode trazer grandes benefícios.
Uma parte essencial do desenvolvimento profissional da sua equipa, as conferências são uma das razões mais comum para viagens empresariais. Acompanhe de perto o calendário de conferências do seu setor. Embora possa participar em algumas conferências de menor dimensão a nível local, os grandes eventos do setor podem exigir deslocações, tornando estas conferências oportunidades únicas de networking nacional e até global.
InvestigaçãoSegundo a investigação, a colaboração e o networking são os principais atrativos das conferências (64%), seguidos da aprendizagem profissional (53%). Combinado com o desenvolvimento pessoal mencionado anteriormente, que estes tipos de viagens de negócios podem proporcionar, deslocar-se a uma conferência pode ser uma excelente forma de apoiar e incentivar os membros da equipa
Uma abordagem um pouco diferente dos tipos de viagens empresariais é o retiro empresarial. Em vez de enviar membros da equipa para uma reunião ou evento externo, o retiro empresarial é um evento interno dedicado apenas ao seu negócio. Pode consistir numa viagem para um resort, um hotel urbano ou algo completamente diferente. Os retiros empresariais têm como objetivo reforçar os laços entre a equipa e discutir objetivos de negócio fora das exigências normais do escritório, sendo que a localização pode desempenhar um papel crucial no incentivo ao pensamento criativo.
Organizar e realizar com sucesso um retiro empresarial positivo também desempenha um papel fundamental na satisfação e na produtividade dos funcionários, com mais de 80% dos funcionários europeus a afirmar que a possibilidade de viajar melhora tanto a sua satisfação profissional global como o seu desempenho.
Especialmente importantes para trabalhos de agência ou por contrato, pode já ter garantido um cliente, mas as visitas frequentes são essenciais para o manter. A investigação mostra que a comunicação presencial é 34 vezes mais eficaz do que a correspondência digital. Isto é também algo a considerar se o seu negócio estiver distribuído por vários escritórios e se pretender que as equipas se sintam unidas.
Para maximizar o valor destas viagens, dependendo da quantidade ou dos tipos de viagens de negócios envolvidas, pode considerar integrar um membro da equipa no escritório de um cliente por períodos prolongados, tornando a experiência mais gratificante para todas as partes. Não pretende que os colaboradores se sintam mais como mensageiros do que como partes essenciais da equipa.
Um tipo de viagem relativamente novo, o bleisure combina negócios e lazer, promovendo um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, aproveitando ao máximo as viagens de negócios. Quer os membros da equipa viajem inicialmente para uma reunião com clientes, uma conferência ou a visita a outro escritório, o bleisure permite-lhes prolongar a estadia durante alguns dias e desfrutar de tempo de lazer.
Esta abordagem pode ser extremamente benéfica, permitindo aos funcionários relaxar e assimilar plenamente tudo o que aprenderam durante as horas de trabalho da viagem, enquanto desfrutam também de momentos de lazer. Se esta for uma opção que aceita para a sua equipa, certifique-se de que as suas políticas de viagem definem claramente onde terminam as responsabilidades da empresa e onde começam as responsabilidades pessoais, nomeadamente no que diz respeito a custos.
As viagens de negócios de empreiteiros envolvem funcionários como engenheiros, construtores e técnicos que se deslocam a um local para desenvolverem projetos temporários. Ao contrário das viagens de negócios habituais para reuniões, as viagens de empreiteiros focam-se na conclusão dos projetos e podem durar desde alguns dias até vários meses. Os requisitos de acomodação também serão diferentes, visto que é necessário uma acomodação de longa duração que satisfaça as necessidades de uma equipa que realiza trabalho físico.
Independentemente do motivo da sua viagem, existem várias caraterísticas comuns a diferentes tipos de viagens que são relativamente universais e devem ser sempre tidas em conta no planeamento. Algumas dicas essenciais para planear viagens empresariais incluem:
Nenhuma deslocação vale a pena sem que exista um plano de ação sólido. Depois de definido o motivo da viagem, pode começar a planear em torno do mesmo, incluindo o local, as acomodações e os tipos de viagens empresariais a considerar, quer seja um voo, uma viagem de comboio ou apenas uma curta deslocação de carro dentro da cidade. Booking.com for Business é a solução perfeita de gestão de viagens para reservar acomodação, voos e aluguer de carros para a sua equipa.
A duração da viagem terá impacto em praticamente todos os outros aspetos e poderá ter de ser determinada pelo orçamento disponível e pela carga de trabalho prevista. O tempo disponível pode também dar alguma margem na escolha do meio de transporte ou do tipo de acomodação.
Poderá ceder à tentação de aproveitar ao máximo cada minuto de uma viagem, planeando eventos e reuniões até tarde, mas dificilmente irá obter o melhor da equipa se todos forem obrigados a estar “sempre ativos”. As pessoas precisam de tempo para descansar, refletir e preparar os próximos passos.
Certifique-se de que a sua equipa leu todas as condições de viagem, inclusive sobre a gestão de despesas, os códigos de conduta e a utilização de bens da empresa, antes de partir.
Manter a pegada de carbono reduzida é uma promessa que muitas empresas assumiram publicamente, por isso assegure-se de que está a cumprir o que prometeu. Considere se a sua viagem pode ser realizada de comboio em vez de avião ou se terá alojamento numa propriedade ecológica. Booking.com for Business disponibiliza mais de 3 milhões de propriedades, tornando mais fácil encontrar a opção ideal.
Prepare-se para imprevistos, desde voos e quartos de hotel cancelados a falhas tecnológicas à chegada. Certifique-se de que todos sabem o que fazer caso isso aconteça, para que os resultados da viagem não sejam comprometidos.
Verifique com a equipa se todos se sentem confortáveis em viajar nos horários, destinos ou meios definidos. Não o fazer pode colocar os membros da equipa sob pressão desnecessária, caso não consigam conciliar compromissos pessoais ou outras questões com os objetivos da viagem de negócios.
O custo total de uma viagem de negócios pode variar consoante o caso. Dependendo do momento, do local e do motivo das suas viagens, as diferentes caraterísticas dos vários tipos de viagens de negócios terão impacto no seu orçamento. A nossa calculadora de poupanças (assim como os nossos programas de fidelização) pode ajudar a controlar estes custos. As despesas incluem:
Pode tratar-se de um voo, de uma viagem de comboio ou de um trajeto de táxi e, dependendo das datas e da distância, poderá constatar que uma opção é consideravelmente mais económica do que outra.
Podem existir grandes diferenças de custo entre um hotel de negócios, um aparthotel ou qualquer outro tipo de acomodação. Alguns tipos de viagens de negócios podem exigir um hotel próximo de um centro de conferências, enquanto outros, como um retiro empresarial, podem escolher opções mais flexíveis e económicas.
Networking, almoços de negócios, bilhetes empresariais para eventos: tudo isto pode representar uma parte significativa do orçamento, sendo importante definir limites máximos com antecedência.
Pequenas despesas podem rapidamente reduzir o orçamento disponível. Tem verba atribuída para despesas como taxas de estacionamento, imposto municipal ou custos imprevistos?
Como já referido, deve ter condições de viagem bem definidas, para que a sua equipa saiba o que esperar e como se comportar nos diferentes tipos de viagens empresariais acima mencionados. Pode utilizar o nosso criador de política de viagens, sendo que estas devem incluir:
A gestão eficaz de viagens de negócios exige processos eficientes, incluindo políticas de viagens e ferramentas de orçamentação bem estabelecidas. À medida que o trabalho remoto continua a moldar a forma como fazemos negócios, dominar o planeamento de viagens pode ser essencial para tornar a sua marca resiliente no futuro. Para processos simplificados e uma gestão administrativa sem complicações no que toca a acomodação, bem como a melhor experiência de utilizador para a sua equipa, utilize Booking.com for Business. Escolha entre mais de 3 milhões de propriedades, reserve até 30 membros da equipa em simultâneo e beneficie de um acompanhamento simples das despesas, ajudando a manter-se dentro do orçamento e a controlar os gastos com viagens.
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