Descubra como as PME podem poupar de forma inteligente e tecnológica
As viagens de negócios são essenciais para o crescimento. De acordo com a CBI, os executivos empresariais relatam que até um terço das novas vendas depende de viagens e mais de 80% concordam que viajar em trabalho impulsiona a inovação através da aquisição de conhecimentos presencialmente. Para as PME, estas oportunidades de crescimento de elevado valor justificam o custo das viagens em trabalho.
Embora os custos variem consoante o destino e a duração, a nossa investigação mostra que, em 2024, o custo médio das viagens de negócios para as empresas sediadas nos EUA foi de 1771 $ para viajantes de negócios e de 1986 $ para responsáveis pelas decisões. E quando as equipas viajam em trabalho várias vezes por ano, isto acumula-se rapidamente, tornando-se uma despesa significativa. Então, como podem as PME poupar nas viagens de negócios e manter o orçamento equilibrado?
Embora não disponham dos orçamentos mais elevados nem do poder de negociação das grandes empresas, existem ainda várias estratégias que podem ser implementadas para reduzir custos, sem comprometer o conforto. Desde a utilização de plataformas de reserva online ao aproveitamento de programas de fidelização, neste guia ficará a saber como poupar nas viagens de negócios.
O orçamento de viagens de uma empresa de menor dimensão é frequentemente mais limitado quando comparado com o de empresas já estabelecidas. Isto significa que, no que diz respeito às despesas com viagens de negócios, é necessário tomar decisões estratégicas.
Não é apenas o orçamento que é reduzido. Enquanto as grandes empresas dispõem frequentemente de equipas dedicadas à gestão de viagens, as PME trabalham com menos funcionários. Com equipas financeiras mais reduzidas, ou até com um único funcionário a tratar dos pedidos de reserva, das aprovações e das despesas, o processo pode ser moroso e sujeito a atrasos.
Margens mais reduzidas significam frequentemente que as viagens têm menor flexibilidade no que respeita a alterações de itinerário de última hora e a remarcações. E quando os funcionários reservam as próprias viagens, podem fazê-lo fora das políticas aprovadas pela empresa, o que pode levar a despesas não autorizadas. Na nossa análise anterior sobre os benefícios da gestão de viagens para pequenas empresas, assinalámos outra diferença entre as PME e as grandes empresas: - menos recursos afetos à gestão de riscos.
Muitas das atuais plataformas de gestão de viagens foram concebidas para minimizar estes desafios através da automatização, de ferramentas de visibilidade do viajante e de descontos associados a programas de fidelização. Mas, ao comparar opções, é importante ter consciência destes desafios comuns das PME para encontrar uma solução adequada que equilibre o custo com o conforto.
Antes de aprofundar sugestões específicas sobre viagens de negócios para PME, é importante recuar e analisar o panorama geral. Um planeamento inteligente, viagens intencionais e políticas claras de despesas de viagem podem manter os custos sob controlo.
Um planeamento de viagens de negócios mais eficaz começa por avaliar o objetivo de cada deslocação antes de efetuar a reserva.
Quando se trata de objetivos como o desenvolvimento de relações, a partilha de conhecimentos e o networking, nada substitui o valor das viagens presenciais. No entanto, para reuniões de rotina, por vezes uma videoconferência é suficiente. Ao planear as suas viagens de negócios, é importante:
Um planeamento de viagens mais eficaz envolve igualmente a revisão regular das políticas da empresa. Analise cuidadosamente os dados dos viajantes na sua empresa para identificar padrões e preferências.
Por exemplo, se os seus viajantes de negócios estiverem a adquirir regularmente tarifas flexíveis mais dispendiosas como rede de segurança que raramente é utilizada, incentive antes a compra de tarifas fixas de menor preço.
Uma política de viagens de negócios clara confere estrutura ao planeamento estratégico, ao mesmo tempo que promove a conformidade com as regras. Quando os viajantes de negócios consultam este documento, devem saber exatamente como, onde e quando reservar os seus voos e o alojamento. Deve abranger toda a logística associada às viagens de negócios para PME:
De que forma tudo isto permite poupar? Com limites de tarifas e orientações claras definidos, os viajantes de negócios sabem exatamente que despesas estão abrangidas, podendo assim gastar de forma criteriosa e de acordo com as suas preferências.
Defina as diretrizes de reserva da equipa, os limites de despesas e as informações de contacto com esta ferramenta online simples.
Para garantir que nada fica por definir, pode utilizar o nosso prático criador de políticas de viagens e preencher os elementos relevantes para a sua empresa.
A tecnologia atual não só torna o planeamento mais eficiente, como também pode ajudar a reduzir os custos das viagens de negócios. Poupará tempo e dinheiro ao utilizar ferramentas automatizadas que reduzem a probabilidade de erro humano e monitorizam as despesas de viagens de negócios em tempo real.
As ferramentas de gestão de viagens para pequenas empresas constituem uma forma prática de aceder a descontos em viagens de negócios para PME, ao mesmo tempo que simplificam o processo desde a reserva até ao reembolso. Por exemplo, Booking.com for Business é uma plataforma de reservas gratuita para PME, que não implica os custos de configuração nem a carga administrativa típicos de uma solução ao nível empresarial. Pode definir orientações de despesa para os funcionários que viajam, permitindo-lhes depois escolher os seus próprios voos, hotéis e viaturas com apenas alguns cliques.
Para além das ferramentas de reserva online, é igualmente aconselhável automatizar as despesas através de software de contabilidade e de gestão de gastos. Opções como a Expensify tratam da comunicação de despesas e dos reembolsos, ao mesmo tempo que disponibilizam acesso a dados e análises de despesa em tempo real para ajudar a ajustar o orçamento de viagens da PME. Booking.com for Business estabelece parceria com a Expensify, permitindo tirar partido destas funcionalidades de gestão de despesas ao utilizar a plataforma.
Embora a tecnologia tenha potencial para reduzir custos e simplificar as viagens de negócios das PME, o seu sucesso depende das taxas de adoção. A seleção de ferramentas online de reserva e de gestão de despesas é apenas o primeiro passo na gestão dos custos de viagem. É depois necessário apresentá-las aos funcionários através de formação adequada.
Para empresas de menor dimensão, a combinação de workshops presenciais com módulos de formação online dá aos funcionários a confiança necessária para utilizarem as novas ferramentas. Deve também reservar tempo para sessões de perguntas e respostas, de modo a compreender melhor as razões que levam os viajantes a não efetuar reservas através dos canais aprovados.
Depois de abordadas as estratégias gerais que ajudam as PME a reduzir os custos das viagens de negócios, importa agora analisar aspetos mais específicos. Estas sugestões de redução de custos podem representar uma diminuição significativa nas despesas totais.
Ocasionalmente, poderá encontrar uma boa oferta de última hora em voos e hotéis para viagens de negócios. Contudo, é importante ter presente que se trata de um risco e, para PME com um orçamento limitado, é um risco que não se pode correr.
Os especialistas em preços de voos recomendam reservar com antecedência para garantir os melhores preços: pelo menos algumas semanas, no caso de voos de curta distância e, no mínimo, três meses para voos de longa distância.
De acordo com os dados do Google Flights 2025, os preços médios mais baixos dos voos foram registados 39 dias antes da partida, e os preços mais baixos para voos internacionais verificaram-se com, no mínimo, 49 dias de antecedência em relação à data de partida. Os dados são claros: compensa reservar com antecedência. Na política de viagens da empresa, estabeleça que as reservas devem ser efetuadas, sempre que possível, com pelo menos oito semanas de antecedência em relação à data de partida.
Outra forma de reduzir os custos das viagens de negócios passa por incentivar os funcionários a utilizarem opções de transporte alternativas, em vez de soluções mais dispendiosas, como táxis privados. Serviços de viagens privadas, autocarros urbanos, metro, comboios e bicicletas são opções populares entre viajantes de negócios que valorizam a sustentabilidade, sendo também soluções economicamente vantajosas.
O transporte alternativo está frequentemente disponível como parte de um pacote. Ao reservar hotéis, considere optar por unidades que disponibilizem serviços de transporte de/para o aeroporto e bicicletas gratuitas como características incluídas.
A utilização de uma plataforma de viagens online dá às pequenas empresas acesso a um leque mais amplo de opções de reserva. Em articulação com os programas de fidelização, é possível poupar em companhias aéreas, hotéis e empresas de aluguer de automóveis preferenciais, ao mesmo tempo que se maximizam as recompensas. Os melhores programas de fidelização vão além da acumulação de pontos e da poupança financeira; tornam também as viagens de negócios mais confortáveis, com benefícios como acesso a lounges nos aeroportos, check-in antecipado e embarque prioritário.
Por exemplo, ao aderir a Booking.com for Business, ficará automaticamente inscrito no programa de fidelização Genius, com acesso imediato a descontos em acomodações selecionadas e aluguer de automóveis. Ao mesmo tempo, os viajantes de negócios desfrutam de benefícios como pequenos-almoços gratuitos e upgrades de quartos de hotel, tornando a experiência de viagem mais vantajosa.
Cada vez mais PME estão a adotar a flexibilidade associada às viagens que combinam negócios e lazer. Aliás, um inquérito da Travel Counsellors for Business revelou que 76% dos funcionários de PME prolongaram viagens de trabalho ao estrangeiro para fins de lazer em 2025, face a 48% em 2024. Os benefícios para os funcionários são numerosos, com tempo dedicado ao descanso, ao relaxamento e ao bem-estar. Mas, para as PME, as políticas relativas a viagens que combinam negócios e lazer acrescentam valor às deslocações profissionais sem custos adicionais. Esta flexibilidade aumenta a satisfação dos funcionários, refletindo-se na retenção e na produtividade.
A flexibilidade estende-se igualmente ao planeamento das viagens de negócios. Se for possível planear deslocações para destinos populares em períodos de menor procura, é possível obter poupanças significativas em voos e hotéis. Mesmo alterar as datas da viagem em um ou dois dias pode revelar poupanças adicionais. E, se reunir com clientes que exigem alterações frequentes de agenda à última hora, pagar um bilhete flexível pode permitir poupar em taxas de cancelamento.
Acompanhar os custos das viagens de negócios é indispensável para empresas de todas as dimensões. Para as PME com margens reduzidas, é mais importante do que nunca. Com software de gestão de despesas, será possível identificar tendências e discrepâncias, ajustar políticas e utilizar a despesa real como base para futuros orçamentos de viagens.
Uma forma de monitorizar a despesa é recorrer a ferramentas digitais integradas nas próprias plataformas de reserva. Booking.com for Business oferece uma visão global das reservas dos viajantes, permitindo acompanhar a despesa ao longo do tempo.
Concebido a pensar nas necessidades das PME, Booking.com for Business pode ajudar a gerir os custos de viagem de várias formas. A utilização é sempre gratuita, pelo que não existem taxas de subscrição nem planos de preços a considerar no orçamento. Um painel de controlo intuitivo e de autosserviço permite que os membros da equipa que viajam reservem os seus próprios hotéis e voos para uma experiência mais satisfatória e personalizada, sempre orientada por limites de despesa.
Beneficiará dos nossos descontos em viagens de negócios para PME desde o momento em que regista. Poupe automaticamente até 20% em alojamentos de negócios e aluguer de automóveis selecionados com o programa de fidelização Genius, acumulando simultaneamente vantagens como upgrades gratuitos e pequenos-almoços incluídos. E, com o nosso controlador de despesas, pode acompanhar os custos ao longo do tempo.
Para as pequenas e médias empresas, a gestão das despesas com viagens exige alguma análise e flexibilidade. A estratégia mais eficaz vai além de técnicas de poupança como acompanhar os preços dos voos ou recorrer a transportes alternativos. Implica reservar viagens que proporcionem o maior valor para a empresa, mantendo sempre indicadores como a aquisição de clientes e a retenção de funcionários no centro do processo de planeamento.
Um planeamento proativo e ferramentas digitais, aliados às mais recentes estratégias de poupança em viagens de negócios para PME, constituem as melhores formas de gerir o orçamento. E, com cada poupança em viagens da empresa, haverá mais recursos disponíveis para reinvestir no próprio negócio.
As viagens de negócios são cruciais para o crescimento das pequenas empresas. Através de deslocações presenciais, é possível estabelecer relações mais sólidas com as partes interessadas e impulsionar novas vendas. Conferências e eventos constituem oportunidades valiosas para o reforço do espírito de equipa, a partilha de conhecimentos e o desenvolvimento de produtos, enquanto as viagens que combinam negócios e lazer aumentam a satisfação e a motivação dos funcionários.
A gestão das despesas com viagens de negócios das PME começa sempre com uma política de viagens clara. Esta funciona como orientação que os funcionários podem seguir ao reservar e gerir as suas deslocações profissionais. É igualmente importante recorrer à tecnologia para centralizar as reservas e a comunicação de despesas, considerando simultaneamente o ROI global de cada viagem para maximizar o valor.
Para além de criar uma política de viagens clara e automatizar a gestão de viagens sempre que possível, as sugestões para PME incluem negociar tarifas, consolidar deslocações e ponderar reuniões virtuais para reduzir a frequência global das viagens. Deve também registar-se em programas de fidelização específicos de companhias aéreas- e hotéis, ao mesmo tempo que promove o bem-estar dos viajantes para melhorar a produtividade.
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