Como maximizar o ROI das viagens de negócios

As viagens de negócios representam uma despesa significativa que pode gerar um ROI sólido quando são bem geridas, fortalecendo a relação com os clientes, aumentando a retenção de funcionários e impulsionando o crescimento da receita. No entanto, sem uma gestão adequada, os custos da viagem podem exceder rapidamente os orçamentos e afetar os resultados financeiros.

Neste guia, veremos como maximizar o retorno sobre o investimento (ROI) em viagens de negócios e como executar viagens empresariais estrategicamente para obter o máximo retorno sobre o tempo, dinheiro e energia que essas viagens geralmente exigem.

Qual é o ROI das viagens de negócios?

Resumindo, o ROI das viagens de negócios refere-se ao valor financeiro que a realização da viagem adicionou à sua organização. Poder prever estes resultados antes e avaliá-los depois de uma viagem de negócios é a base da justificação para viagens de negócios dentro da sua organização.

Quando o ROI das viagens de negócios é baixo, as partes interessadas poderão não oferecer apoio para viagens futuras. No entanto, quando é alto, o ROI em qualquer viagem de negócios pode representar uma justificação convincente para viagens de negócios que englobem mais do que apenas ganhos financeiros. Também pode provar objetivamente porque as viagens de negócios são importantes para os seus objetivos comerciais contínuos.

Qual é o valor das viagens de negócios?

O ROI das viagens de negócios pode ser medido de várias maneiras, a mais objetiva e importante é simplesmente o impacto nos seus resultados financeiros. Seguem-se algumas formas de medir o sucesso das viagens empresariais da sua organização:

1. Receita

A justificação para as viagens de negócios, assim como a justificação para qualquer decisão empresarial, tem de ser apoiada por números de receita positivos. As reuniões, os negócios ou as propostas realizadas durante a sua última viagem empresarial garantiram mais trabalho? Com estudos que mostram que 40% dos negócios são fechados em vendas externas, esta é uma métrica fundamental para entender o seu ROI.

2. Networking e desenvolvimento de relações

Foi demonstrado que as reuniões presenciais são 34 vezes mais eficazes do que a comunicação virtual. Para relações de longa data com clientes que deseja continuar a fomentar e desenvolver, é essencial uma conexão pessoal como esta. Mesmo no caso de viagens entre os seus próprios escritórios empresariais, se tiver uma equipa distribuída, presente e acessível pessoalmente, isso ajuda a minimizar qualquer sensação de isolamento que algumas localizações de escritórios podem causar. A moral dos funcionários deveria ser justificação suficiente para as viagens de negócios.

3. Pesquisa de mercado

Se a sua empresa pretende entrar em novos mercados, a experiência pessoal no país e na cultura escolhidos é inestimável. Ao estar no mercado escolhido, os seus funcionários podem entender melhor a cultura e os hábitos locais e como isso pode afetar os seus próprios planos de negócios. Também pode ajudar a moldar os seus esforços de marketing, pois estas viagens proporcionam uma melhor compreensão da localização necessária. Em última instância, uma única viagem de pesquisa pode valer o investimento, em comparação com o dinheiro que pode ser perdido devido a uma gafe cultural durante a sua expansão.

4. Desenvolvimento da equipa

A nossa pesquisa mostra que 75% dos funcionários foram afetados positivamente em termos de desenvolvimento pessoal pelas viagens empresariais. Com isto em mente, o ROI das viagens de negócios pode ficar evidente nos números relacionados com a retenção de funcionários. 52% dos que responderam à nossa pesquisa, disseram que a oportunidade de viajar afetou a sua saúde mental de forma positiva, enquanto 82% indicaram que era essencial para o desenvolvimento profissional.

Porque é que o ROI das viagens de negócios vai para além dos números?

Como mencionado acima, as viagens de negócios têm um enorme potencial para a satisfação dos funcionários e, portanto, para a retenção, bem como para a aquisição de clientes e o fortalecimento de relações empresariais. Embora a viagem empresarial ideal seja aquela que atinge o ponto de equilíbrio, pode haver momentos em que manter a confiança e a lealdade de um cliente importante tenha de superar os custos. Afinal, manter um cliente existente é 25 vezes mais barato do que adquirir um novo.

Como calcular o ROI de viagens de negócios?

Embora as caraterísticas das viagens de negócios mencionadas acima sejam considerações importantes, deve calcular os números e métricas reais para compreender melhor porque as viagens de negócios são importantes para o desenvolvimento e planos futuros da sua empresa. Para fazer isto, considere os seguintes números.

Relativamente às finanças:

• Receita vs. Custo

Quantos negócios foram fechados durante a viagem? Foi igual ou superior ao custo da viagem em si? Também poderá querer analisar o custo de realizar essas mesmas reuniões virtualmente para ajudar a decidir sobre justificações para viagens de negócios no futuro. Lembre-se também de incluir gastos e pagamentos inerentes feitos durante a viagem, como refeições. A nossa calculadora de poupanças pode ajudar nisto.

• Valor do contrato

Qual foi o custo de cada contrato individual? Tem motivos para acreditar que uma reunião presencial levou a um valor final maior e a um poder de negociação mais forte em comparação com reuniões que poderiam ter sido feitas online ou por telefone? Analise o seu desempenho histórico de negócios que foram fechados online em comparação com presencialmente para ter uma visão mais completa de como as viagens de negócios desempenharam ou não um papel fundamental.

• Tempo para fechar um negócio

Era mais rápido pessoalmente? 40% dos potenciais clientes demonstraram converter-se em vendas através de reuniões de negócios presenciais, o que pode significar que um orçamento destinado a uma viagem de negócios de uma semana ainda é mais económico do que várias semanas de conversas virtuais.

Relativamente a relações comerciais

• Retenção de clientes

As relações que viabilizam as viagens de negócios parecem mais fortes, duram mais ou geram mais lucro do que aqueles que as que não viabilizam? Esta pode ser uma maneira simples de mostrar porque as viagens de negócios são importantes para nutrir estas relações.

• Aquisição de novos clientes e talentos

Acompanhe o número de novos clientes e parcerias que foram adquiridos e formados durante a viagem. As métricas para a justificação de viagens de negócios, como uma conferência para apresentar a empresa, também podem ser na forma de aquisição de talentos.

• Satisfação do cliente

Se viajar para se reunir com clientes, o ROI das viagens de negócios da sua organização deve considerar a satisfação do cliente como uma métrica essencial quando se trata de justificação para viagens de negócios. Isto pode ser facilmente medido ao utilizar ferramentas como inquéritos a clientes e pedidos de feedback. Estudos mostram que 46% dos clientes valorizam o contacto humano numa era em que muitas marcas utilizam chatbots e outras medidas de redução de custos, então esta pode ser uma forma crucial de agregar valor ao seu público e aos seus resultados financeiros.

Outras métricas a considerar

• Presença da marca

Embora a presença online seja essencial para qualquer negócio, o marketing omnicanal continua a ser muito procurado, com 7 em cada 10 clientes a utilizar vários pontos de contacto para interagir com uma marca. Pop-ups, bancas em conferências e outras experiências de marca presenciais e reais podem realmente fortalecer a reputação da sua organização.

• Informação e desenvolvimento

A justificação para uma viagem de negócios nem sempre tem de ser sobre quantos negócios pode fechar. Em termos de conferências e oportunidades de desenvolvimento, o ROI das viagens de negócios será demonstrado no crescente conhecimento e nas capacidades da sua equipa, o que prepara o seu negócio para o futuro.

• Inovações

Estar longe do escritório é uma das principais razões pelas quais retiros corporativos aparecem com destaque em muitos calendários corporativos. Estar longe do stress e das expetativas do escritório permite novas formas de pensar e colaborar. Acompanhe as ideias e informações valiosas que surgem dos seus eventos de viagens de negócios para entender melhor o valor que estes trazem para as suas equipas.

• Proteger o ROI das viagens de negócios

O retorno positivo sobre o investimento nunca pode ser pressuposto para a maioria das decisões empresariais, mas com o conhecimento e a previsão corretos, certamente que a sua organização poderá aumentar as suas oportunidades de uma viagem de negócios de sucesso e económica. Seguem-se alguns pontos importantes que deve ter em mente para decidir se os ganhos de uma viagem valeram a pena:

Tenha um plano

O planeamento e a preparação são essenciais para qualquer viagem. Para definir a justificação da sua viagem de negócios, tem de entender o que pretende alcançar com a mesma. Decida que objetivos mensuráveis pretende alcançar, seja fechar um negócio, fazer uma pesquisa de mercado ou fortalecer as relações com os clientes, e as métricas que utilizará para medir o sucesso das mesmas. Também poderá querer definir certos patamares que têm de ser atingidos para considerar a viagem um sucesso – o criador de políticas de viagens de Booking.com for Business facilita isso.

Não minimize o valor da viagem

As reuniões presenciais são valiosas, mas nem sempre são necessárias. Por exemplo, mais de 66% das pessoas comunicaram que preferiram ser abordadas para vendas inicialmente por e-mail. Reserve um tempo para considerar realmente se viajar é um requisito de cada projeto específico ou se manter a relação virtualmente é suficiente. Para relações com clientes ou equipas que cobrem vários fusos horários, pode descobrir que, em termos de custo e eficiência de trabalho, uma relação virtual é, de facto, preferível para ambas as partes.

Considere viagens para vários locais

Atribuir um gestor de viagens empresariais pode ser uma escolha eficaz se a sua organização tiver vários escritórios. Este pode ajudar a planear viagens eficazes com várias paragens para ter a máxima eficiência. Por exemplo, se tiver vários escritórios na Europa e precisar de visitar o seu escritório em Paris, o gestor pode organizar uma viagem de meio dia para visitar o seu escritório em Milão, depois em Berlim, Dublin, etc. Estrategicamente, uma viagem multicêntrica como esta será mais económica do que visitar cada um desses locais separadamente, mas certifique-se de que planeia de forma a evitar a fadiga da viagem.

Mantenha a ligação

Não tem de esperar pelo fim da viagem para saber qual é a probabilidade de o seu ROI ser afetado de forma positiva ou negativa. Seja uma simples reunião de negócios em que os seus valores não estavam alinhados ou um acontecimento mundial fora do controlo de qualquer pessoa, permanecer ligado e atualizado pode ser a diferença entre terminar ou não uma viagem antes de esta começar a dar prejuízo.

Com a gestão de viagens certa, como utilizar plataformas como Booking.com for Business, também pode compreender e acompanhar o seu orçamento. Isto inclui definir um orçamento para orientar a sua equipa durante as reservas, sem a excluir da tomada de decisões, para que, mesmo antes de partir, possa supervisionar de forma eficaz os custos dos voos, das acomodações e dos alugueres de carros.

Acompanhamento

Viajar para reunir com clientes ou visitar mercados diferentes é um ponto de partida fundamental para novas relações e decisões de negócios, mas é apenas um começo. Lembre-se de desenvolver esse progresso quando a viagem terminar e não deixe que a vantagem competitiva da viagem se perca.

Aproveitar ao máximo as viagens de negócios

Uma viagem de negócios planeada estrategicamente pode trazer benefícios mensuráveis que podem ultrapassar em muito o seu custo inicial. Ao garantir que se foca nos principais objetivos e resultados desejáveis para o negócio, além de compreender que o ROI das viagens de negócios vai para além do dinheiro, as viagens de negócios podem ser uma maneira essencial de impulsionar os seus negócios.

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