De taxas de bagagem a taxas de roaming internacional, saiba como evitar os custos ocultos mais comuns das viagens ao fazer um orçamento
Se a realidade das despesas de viagem de negócios não corresponder ao orçamento, os custos ocultos das viagens podem ser os culpados. Os atrasos de voos e as reuniões remarcadas podem perturbar os planos de viagem da sua equipa, com a remarcação a acrescentar despesas não planeadas ao orçamento original. Taxas de bagagem inesperadas, taxas de serviço de hotel e taxas de roaming internacional podem prejudicar o orçamento de viagem mais bem planeado, deixando o seu departamento a lutar para compensar a diferença.
Parte do planeamento de viagens corporativas é compreender as pequenas taxas ocultas que podem apanhar os administradores financeiros desprevenidos. O setor das viagens é famoso por cobrar taxas de serviços adicionais, para não mencionar os custos adicionais de telecomunicações e impostos. Neste artigo, vamos dar-lhe um resumo das categorias mais comuns de custos ocultos de viagem para evitar surpresas. Isto irá ajudar a prever as suas despesas médias com viagens de negócios com mais precisão, para uma melhor alocação de recursos.
Longe vão os dias em que a cotação de um bilhete de avião cobria todos os custos. É surpreendentemente fácil ficar confuso com as regras de bagagem das companhias aéreas, mesmo para os planeadores de viagens de negócios experientes.
Isto porque as regras de bagagem das companhias aéreas mudam frequentemente e nem sempre são claramente informadas no momento da reserva. Embora a maioria dos voos internacionais inclua uma mala de porão e uma mala de mão gratuitas, não pode contar com isso. E para voos domésticos, quase certamente terá de pagar taxas de bagagem para qualquer coisa que não caiba debaixo do assento ou no compartimento superior.
As taxas de excesso de bagagem podem variar entre £15 e £80 ou mais, dependendo do tamanho, por isso certifique-se sempre de que sabe o que está incluído.
Além das taxas de excesso de bagagem, as taxas ocultas das companhias aéreas incluem por vezes pequenos extras, como embarque prioritário, assentos com mais espaço para as pernas e Wi-Fi durante o voo. Muitos agora cobram pelas refeições e bebidas. Ao criar um orçamento de viagens de negócios para a sua equipa, certifique-se de que inclui todos estes pequenos custos no preço total do bilhete de avião.
Algumas plataformas de reserva cobram para fazer a sua reserva de voo, hotel e aluguer de carro. Embora possam ser incorporados no preço total do bilhete apresentado, por vezes são adicionados no final como uma taxa separada.
A melhor forma de evitar estas taxas de reserva ocultas é utilizar uma solução de gestão de viagens corporativas, como Booking.com for Business, que não cobra qualquer taxa de subscrição ou reserva. Além disso, as empresas beneficiam de tarifas corporativas exclusivas em voos, hotéis e aluguer de carros. Com opções de reserva flexíveis, também pode evitar taxas de cancelamento inesperadas.
Os hotéis representam uma percentagem elevada das despesas médias de viagens de negócios, pelo que vai querer examinar as taxas cuidadosamente ao fazer o orçamento.
Quando lhe é cotado um custo por noite, pode cobrir apenas o quarto em si. Alguns hotéis cobram taxas adicionais pela utilização de comodidades no local, como ginásio, spa ou piscina.
As taxas adicionais de serviços de hotel podem incluir aspetos como:
Se vir "incidentes" listados numa fatura ou recibo de hotel, isto refere-se àquelas pequenas comodidades extra utilizadas durante a estadia de um hóspede de hotel. Isto inclui coisas como:
Notavelmente, a maioria das empresas não inclui estas despesas incidentais como uma despesa válida de viagem de trabalho, pelo que os viajantes de negócios terão de pagar estes custos ocultos de viagem do seu próprio bolso. Ao elaborar uma política de viagens corporativas para a sua equipa, certifique-se de que deixa claro quais as despesas imprevistas que estão cobertas e quais deverão pagar.
Não importa se os viajantes de negócios estão a utilizar o transporte público do tipo estacione e viaje para uma convenção que dura o dia todo ou utilizando uma garagem segura de um hotel, isto provavelmente terá um custo. Esta não é necessariamente uma taxa oculta, mas pode ser uma surpresa se assumir que o estacionamento gratuito está incluído no alojamento.
O pacote telefónico da empresa inclui tarifas de roaming internacional? Caso contrário, o seu departamento financeiro poderá ter uma conta telefónica cara. Um estudo concluiu que as empresas dos EUA pagam até $693,50 em tarifas de roaming internacional, por funcionário, por viagem de negócios ao estrangeiro. E na Europa, as empresas gastam cerca de 2,4 mil milhões de libras por ano em custos de roaming.
Podem ser cobradas taxas de roaming por minuto e megabyte de utilização do telefone e, como os viajantes de negócios precisam de permanecer ligados, isto aumenta realmente.
O Wi-Fi está disponível na maioria das áreas públicas, incluindo aeroportos, estações ferroviárias e hotéis. No entanto, nem sempre é gratuito. Os passes de acesso em áreas públicas podem custar mais £10 a £15 por dia.
Quando os viajantes de negócios utilizam um cartão de crédito ou débito no estrangeiro, podem ser cobrados por uma taxa de transação estrangeira. Este varia de acordo com o emissor do cartão e a instituição financeira, mas normalmente custa 1% a 3% do valor total da transação. Embora isto possa não parecer muito, imagine que um membro da equipa recebe £1000 no seu cartão da empresa para uma viagem de negócios. A uma taxa de 1%, isto custaria mais £10 em taxas de transação, e a 3%, isto chega a £30 extra.
Os impostos são um daqueles custos de viagem escondidos que ficam de fora do orçamento. O principal para os viajantes é o IVA, ou imposto sobre o valor acrescentado. Estas taxas dependem do país para o qual está a viajar e das suas próprias regulamentações fiscais, variando até 20% do custo total de alimentação, alojamento e trânsito. Embora na maioria dos casos a empresa possa recuperar esse IVA se este tiver sido utilizado para despesas de viagens de negócios, nem sempre é esse o caso.
O imposto sobre as vendas é outro custo oculto que aumenta o gasto total durante a viagem, adicionado aos produtos de retalho.
Seja devido ao clima ou a problemas mecânicos, os voos atrasam-se e as reservas de hotéis são canceladas. O seguro de viagem empresarial é sempre uma boa ideia para cobrir o custo de cancelamentos e atrasos, mas isso tem o seu próprio custo adicional.
Se a sua empresa teve uma alteração de horário que exige remarcação, uma coisa a ter em conta é que as taxas de cancelamento variam muito de acordo com o fornecedor. Leia sempre os termos e condições antes de reservar, escolhendo opções de viagem flexíveis sempre que possível.
As viagens corporativas são um grande negócio em todo o mundo, custando milhares de milhões às empresas. Na China, o gasto anual total em turismo de negócios foi de 372,5 mil milhões de dólares, enquanto os Estados Unidos gastaram 361,6 mil milhões de dólares e o Reino Unido, 51,5 mil milhões de dólares.
Com este efeito rebound pós-pandemia, o setor das viagens está a tirar o máximo partido. Os custos dos voos dispararam à medida que as companhias aéreas tentam recuperar os lucros perdidos, e a procura é elevada. Tudo isto significa que as empresas precisam de manter um olho nos orçamentos de viagens mais do que nunca, especialmente as PME que possam estar a trabalhar com margens mais apertadas. Cada cêntimo conta, e todos estes custos ocultos aparentemente pequenos acabam por sobrecarregar o seu orçamento.
Estar ciente de coisas como taxas de excesso de bagagem e taxas de serviço de hotel é o primeiro passo para as evitar. Siga as nossas dicas para reduzir os custos de viagem ocultos e diminuir as suas despesas com viagens de negócios:
As despesas de viagens de negócios abrangem todas as compras efetuadas pelos colaboradores durante as viagens de trabalho. Assim, as maiores despesas dependem do itinerário da sua equipa. Quando os colaboradores fazem voos longos em primeira classe para um evento de fim de semana, o transporte pode ser a maior despesa de viagem. Para viagens de negócios mais próximas de casa, o alojamento tende a ser a maior despesa de viagem de trabalho.
Para além dos voos e alojamento, as despesas adicionais de viagens de negócios a incluir no seu planeamento financeiro incluem:
Leia mais sobre as despesas típicas de viagens de negócios no nosso guia para dominar o seu orçamento de viagem.
Segundo estudos, o domingo é o dia mais caro da semana para voar. Isto deve-se ao facto de muitos viajantes de fim de semana estarem a regressar a casa, o que aumenta a procura. Dias antes e depois de grandes feriados como o Natal e o Ano Novo também aumentam os custos de transporte.
Ao prever as despesas com viagens de negócios, considere todos estes custos extra no seu orçamento para evitar surpresas dispendiosas.
Cancelamentos de voos, reservas de última hora e taxas de serviço de hotel podem rapidamente inflacionar até o orçamento mais meticulosamente planeado. Conhecer os custos ocultos mais comuns é o primeiro passo para gerir os orçamentos de viagem de forma mais eficaz e evitar que as despesas se descontrolem.
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