Como poupar nos custos de viagens de negócios, utilizando as tarifas de balcão de hotel

Comparar as tarifas de hotéis é essencial para manter os planos de viagem de negócios dentro do orçamento e compreender os termos do setor da hotelaria, como "tarifa de balcão", ajuda a dar um ponto de partida para as negociações de preços.

Neste blogue, vamos explicar o significado das tarifas de balcão, bem como a forma como são determinadas e apresentadas, para que a sua empresa possa explorar todas as opções de preços e evitar despesas em excesso com hotéis para viagens de negócios.

O que é uma tarifa de balcão?

Este termo remonta a uma época anterior aos computadores, em que os hotéis tinham tabelas de preços numa prateleira de metal ou de madeira posicionada na área da receção. No check-in, os hóspedes podiam consultar a tarifa de balcão do hotel para saber qual era o preço a pagar.

Atualmente, a tarifa de balcão é o preço padrão e mais alto possível para um quarto de hotel antes de quaisquer descontos ou ofertas especiais serem aplicados. Os viajantes de negócios raramente pagarão uma tarifa de balcão devido à prevalência dos descontos como uma ferramenta de vendas. Ainda assim, é útil enquanto valor de referência e compreender como funcionam as tarifas de balcão é importante para os líderes financeiros, para os gestores de viagens e para quaisquer outras partes interessadas na gestão de despesas de viagem.

É importante que as empresas conheçam a tarifa de balcão de um hotel?

Também conhecida como tarifa publicada, a tarifa de balcão do hotel é publicamente listada como ponto de partida para promoções, descontos e tarifas empresariais

Se estiver a reservar uma acomodação diretamente no hotel, compreender este valor de referência pode ajudar a avaliar as possíveis poupanças com mais precisão. Saber a tarifa de balcão oferece os seguintes possíveis benefícios para as empresas:

• Ferramenta de negociação: a tarifa de balcão é o ponto de partida para negociar melhores tarifas com os hotéis. Se a sua empresa tem necessidades de viagem frequentes, muitas vezes poderá negociar tarifas mais baixas e poupar.
• Poupanças de custos: muitos hotéis oferecem descontos favoráveis para empresas, mas não saberá quanto está a poupar a menos que compare o preço com desconto com a tarifa original publicada na tarifa de balcão.
• Preços transparentes: os clientes podem ver qual é a tarifa padrão do hotel, facilitando a comparação de ofertas entre os diferentes canais. Isto ajuda a tomar uma decisão mais informada.

No entanto, as tarifas de balcão são principalmente vantajosas ao reservar diretamente num hotel e são um método de comparação cada vez mais ultrapassado. Uma coisa a ter em consideração são as diferenças nas leis de proteção do consumidor em todo o mundo.

Por exemplo, no Reino Unido, as empresas que fornecem acomodação devem cumprir a Lei dos Mercados Digitais, Concorrência e Consumidores de 2024 (DMCCA), bem como a Regulamentação de Prestação de Serviços de 2009. Estas afirmam que os hotéis devem apresentar a informação de preços de uma forma que não engane os consumidores, com preços que incluam custos obrigatórios de serviço e IVA.

Para as plataformas de reserva online, as tarifas de balcão de hotel raramente, ou nunca, são apresentadas, uma vez que as regras governamentais sobre preços de referência significam que não podem apresentar um preço como desconto a menos que ofereça poupanças numa base de "igual para igual". Para maior transparência, as plataformas como Booking.com for Business mostram os preços mais competitivos em vez das tarifas de balcão, pelo que tem uma comparação abrangente para escolher.

Compreender os diferentes tipos de tarifas de hotel

As tarifas de balcão são apenas um aspeto do preçário dos hotéis e é importante que as empresas compreendam como tudo funciona para negociar os melhores preços.

• Comissionável vs. não comissionável: as tarifas de hotel comissionáveis são tarifas com desconto negociadas por uma empresa de gestão de viagens em nome dos seus clientes empresariais, com uma percentagem paga à agência. As tarifas não comissionáveis, ou tarifas líquidas, são descontadas sem a taxa de comissão e, por isso, tendem a ser 5 a 10% mais baixas.
• Fixas vs. dinâmicas: as tarifas fixas são frequentemente negociadas para viagens de grande volume para os principais destinos de negócios. Oferecem uma tarifa fixa e estática por um período de tempo contratado (geralmente, um ano), que normalmente é 15 a 20% inferior à tarifa de balcão. Em contraste, as tarifas de hotel dinâmicas variam de acordo com a procura do mercado, pelo que as empresas conseguem melhores ofertas quando a procura é baixa.

Qual é a diferença entre tarifas de hotéis empresariais e tarifas de balcão?

Embora as tarifas de balcão de hotel sejam o preço mais alto possível que um viajante possa pagar, as tarifas empresariais são o preço após negociação. As tarifas de hotel empresariais podem ser 20 a 30% inferiores às tarifas de balcão, refletindo a receita estável que as viagens de negócios frequentes trazem a um hotel. As tarifas de hotéis empresariais podem também vir com benefícios negociados adicionais, incluindo check-out tardio, pequeno-almoço gratuito e condições de reserva flexíveis.

Qual é a diferença entre a tarifa BAR e a tarifa de balcão?

Outro tipo de tarifa que pode ver listada é a BAR, ou seja, a melhor tarifa disponível. Embora as tarifas de balcão sejam fixas, a BAR diária é dinâmica, definida por fatores fluidos como taxas de ocupação, procura sazonal, eventos locais e preços dos concorrentes. Reflete a tarifa mais baixa disponível todos os dias, antes dos descontos.

Como é que os hotéis definem as suas tarifas de balcão?

As tarifas de balcão são parte integrante da gestão de receitas de um hotel e as equipas financeiras do hotel utilizam grandes quantidades de dados nas suas estratégias de preços, muitas delas através da utilização de sistemas com IA para obter melhores previsões e análises.

Para definir as tarifas de balcão, os hotéis analisam dados históricos enquanto analisam cuidadosamente os preços dos concorrentes e a procura do mercado. Como seria de esperar, as tarifas de balcão em grandes destinos de negócios, como Nova Iorque, Tóquio, Londres e Paris, terão as tarifas de balcão mais elevadas.

Uma fórmula de exemplo básica que os hotéis utilizam para definir as suas tarifas é:

Tarifa de balcão = Custo por quarto + (custo por quarto x margem de lucro)

• O custo por quarto deve incluir todos os custos do negócio, incluindo limpeza, manutenção, salários dos funcionários, seguros, entre outros.
• A margem de lucro seria determinada pelo montante de lucro que o hotel precisa de obter, calculado em percentagem.

Fatores que influenciam as tarifas de balcão de hotel

Seguem-se alguns dos fatores que influenciam a estratégia de preços de um hotel ao definir as tarifas de balcão:

• Localização do hotel
• Classificação por tipo de hotel e estrelas
• Reputação da marca
• Tipos de quartos disponíveis
• Tamanhos dos quartos
• Serviços e comodidades do hotel

Como descobrir a tarifa de balcão de um hotel

Antes de poder utilizar isto como uma ferramenta de comparação, precisa de saber onde pode encontrar as tarifas de balcão publicadas. Para começar, consulte o website oficial do hotel ou outros materiais promocionais e, em seguida, encontre o preço publicado mais alto antes dos descontos. Se está a planear negociar um desconto empresarial, o melhor é contactar diretamente o hotel e perguntar quais são as tarifas de balcão atuais.

Como negociar as melhores tarifas para viagens de negócios

Saber as tarifas de balcão listadas dá-lhe uma base para comparar as tarifas de hotéis empresariais. Se a sua empresa tem um programa de viagens ativo que envolve elevados volumes de estadias em hotéis, poderá aproveitar isso e negociar maiores descontos.

Para PMEs com menor volume de viagens, utilizar uma plataforma de viagens como Booking.com for Business oferece acesso a preços competitivos e programas de fidelização, garantindo-lhe melhores tarifas. Lembre-se, os hotéis preferem vender quartos a um preço inferior à tarifa de balcão do que deixar esses quartos desocupados.

Aqui ficam algumas dicas para ajudar a aproveitar as tarifas de hotéis empresariais, independentemente do tamanho da sua empresa.

• Pesquise para encontrar as melhores tarifas: verifique as tarifas de hotéis empresariais de vários provedores e cadeias, considerando opções alternativas como B&Bs e aparthotéis que possam oferecer maiores descontos.
• Considere prolongar a sua estadia: muitos hotéis oferecem preços mais baixos para estadias superiores a cinco noites. Em vez de transportar viajantes de negócios de um lado para o outro em viagens mais curtas, poderia planear itinerários mais longos que lhe permitam beneficiar de descontos em estadias prolongadas?
• Registe-se nos programas de fidelização de hotéis: a maioria dos hotéis globais e plataformas de reservas, como Booking.com for Business, oferece programas de fidelização que recompensam os viajantes de negócios com comodidades gratuitas e tarifas com desconto.
• Torne-se exclusivo: para PMEs que ainda não têm um grande volume de viagens, por vezes, é possível negociar melhores tarifas, especialmente com hotéis mais pequenos, com um contrato que garanta fidelização exclusiva. Comprometa-se a reservar todas as viagens neste hotel em troca de um desconto.
• Utilize uma plataforma de gestão de viagens: plataformas como Booking.com for Business têm relações estabelecidas com fornecedores e grandes redes de provedores, que, associadas a elevados volumes de viagens, oferecem a maior variedade de opções para comparação custo-benefício.
• Compreenda o seu orçamento de viagem: estará numa posição melhor para negociar tarifas com um orçamento de viagem claramente definido. Quais são as tendências do seu histórico de despesas? Qual é a sua previsão de despesa em viagens para o próximo ano fiscal? Realizar auditorias e recolher dados irá ajudar a abordar os hotéis com os números que comprovam a sua oferta.

Como a Booking.com for Business pode ajudar a poupar em hotéis empresariais

Negociar tarifas especiais com cada hotel é um processo demorado e as pequenas empresas podem não ter o elevado número de viajantes para justificar descontos significativos.

A Booking.com for Business pode aproveitar o seu elevado volume de viagens para dar às PMEs acesso a tarifas empresariais, juntamente com benefícios adicionais como condições de cancelamento flexíveis. Poderá escolher entre mais de 3 milhões de propriedades em todo o mundo, disponíveis com até 20% de desconto no preço publicado quando se juntar ao nosso programa de fidelização Genius.

Com uma escolha de diferentes tipos de acomodação, desde hotéis empresariais a aparthotéis, pode, juntamente com a sua equipa, encontrar o melhor local para a estadia ao preço certo.

Negociar tarifas de hotéis empresariais: o resultado final

Termos do setor, como "tarifa de balcão", são utilizados principalmente na gestão de receitas do setor hoteleiro, mas às vezes são úteis para oplaneamento de viagens empresariais. As soluções de reserva online eliminam todas as dúvidas ao comparar tarifas de hotéis empresariais, mas aprender mais sobre o que é uma tarifa de balcão e como é determinada ajuda a comparar preços baseados em dados.

Através de uma combinação de promoções sazonais, descontos empresariais e programas de fidelização de hotéis, pode reservar quartos de hotéis empresariais bem abaixo da tarifa de balcão publicada.