A sua viagem de negócios é elegível para recuperação do IVA? Recuperar o IVA em viagens de negócios (quilometragem e refeições).
Com relatos de que as empresas estão a perder até 12% das receitas devido a IVA não reclamado, é mais importante do que nunca compreender como funciona o processo de recuperação do IVA. O imposto sobre o valor acrescentado, ou IVA, é muitas vezes aplicado a bens e serviços relacionados com viagens, desde hotéis a refeições. E, embora as empresas sejam normalmente elegíveis para recuperar este imposto adicional nas suas declarações de IVA, muitas não o fazem, seja por falta de documentação ou por confusão em relação às regras fiscais específicas de cada país.
Embora a recuperação do IVA possa, por vezes, ser morosa, proporciona poupanças significativas a empresas de todas as dimensões. Neste artigo, vamos descomplicar o processo, explicando como funciona e quais são os critérios de elegibilidade que terá de cumprir para submeter um pedido com sucesso.
Atualmente, mais de 170 países utilizam o sistema de IVA. O IVA é aplicado a bens e serviços de consumo, com tarifas que variam de país para país. No Reino Unido, a taxa normal de IVA é de 20%, enquanto que na União Europeia existe um mínimo de 15%.
Enquanto o imposto sobre vendas é pago apenas pelo cliente final, o IVA é distribuído por toda a cadeia de abastecimento para partilhar os encargos. E quando é pago como parte das despesas de viagem de negócios da sua empresa, pode muitas vezes ser recuperado.
A recuperação do IVA descreve o processo de recuperação do IVA pago pelas empresas sobre bens e serviços relacionados com a atividade profissional. No caso de viagens de negócios, isto inclui despesas como transporte, acomodação e refeições efetuadas durante uma viagem de trabalho.
A recuperação do IVA faz parte do processo de gestão de viagens e despesas empresariais, abrangendo tudo, desde a recolha de recibos de viagem e faturas com IVA até à submissão dos pedidos à autoridade fiscal do país.
No Reino Unido, as regras da HMRC determinam que todas as empresas com um volume de negócios superior a £90 000 devem registar-se para efeitos de IVA. O limite é muito mais baixo em vários países europeus, por exemplo, em 2025 é de €25 000 na Bélgica, €20 000 nos Países Baixos e €7000 na Suécia. Todas as empresas chinesas são obrigadas a registar-se para efeitos de IVA, quer como contribuinte geral (com um volume de negócios superior a 5 milhões de yuans), quer como contribuinte de pequena escala (com um volume de negócios inferior a 5 milhões de yuans). Os limiares de registo obrigatório variam consoante o estado na Índia, embora qualquer empresa possa registar-se voluntariamente.
É importante notar que nem todos os países utilizam o sistema do IVA, embora muitas vezes exista um equivalente. A Austrália aplica um imposto sobre bens e serviços (GST) e o Japão aplica um imposto sobre o consumo de 10%. Nos EUA, o imposto sobre vendas substitui o IVA enquanto contribuição fiscal sobre bens e serviços. Isto significa que as empresas sediadas nos EUA não precisam de se registar para efeitos de IVA, mas o IVA pago por um viajante de negócios dos EUA durante uma viagem de negócios internacional pode, por vezes, ser recuperado junto do país anfitrião.
Nos países em que as empresas estão registadas para efeitos de IVA, tal depende do montante de IVA que a sua empresa tem a pagar. O IVA pago ao estado é, normalmente, igual à diferença entre o IVA pago a outras empresas e o IVA cobrado aos clientes. Se a sua empresa estiver registada para efeitos de IVA, isso significa que pode usar esses pedidos para reduzir o montante a pagar ao Estado ou receber um reembolso de IVA quando o montante pago excede o montante devido.
No que diz respeito à recuperação do IVA, as regras variam consoante o país, por isso é importante familiarizar-se com a legislação local e falar com um contabilista.
Nos países que utilizam o sistema do IVA, em alguns casos apenas as empresas registadas serão elegíveis para a recuperação. Além disso, só poderá recuperar o IVA sobre bens e serviços relacionados com a atividade profissional. Isto significa que as despesas de viagem têm de ser incorridas ao serviço dos interesses da empresa.
Exemplos de despesas elegíveis em viagens de negócios incluem o IVA pago sobre:
No entanto, há alguns aspetos a ter em conta.
Qualquer meio de transporte construído para transportar pelo menos dez pessoas está sujeito a taxa zero, o que significa que, na maioria dos transportes públicos e comboios, não paga IVA. Também não pagará IVA nas passagens aéreas, a menos que viaje num pequeno voo charter ou num helicóptero com menos de dez passageiros. Claro que, se não pagar o IVA, não há nada a recuperar.
Para recuperar o IVA sobre a quilometragem, é importante distinguir entre viagens pessoais e viagens de negócios. As deslocações habituais de um funcionário não são elegíveis, mas a quilometragem paga no âmbito do aluguer de carros para empresas no estrangeiro é.
As regras relativas à elegibilidade das refeições como despesas de viagem dedutíveis variam consoante o país. Ainda assim, na maioria dos casos, a maior parte das refeições pagas no âmbito de uma viagem de negócios será elegível para reembolso do IVA, desde que existam recibos claros.
Segundo a HMRC, as empresas não podem recuperar o IVA sobre despesas como bilhetes para teatro ou desporto, mesmo quando estes são adquiridos no âmbito do entretenimento de clientes durante uma viagem de trabalho.
A documentação está no centro do processo de recuperação do IVA. Os gestores financeiros precisam de comprovar o montante do IVA pago pelos funcionários em viagem antes de submeterem quaisquer pedidos de reembolso e as autoridades fiscais de cada país têm as suas próprias regras.
Por exemplo, a HMRC do Reino Unido estabelece que qualquer pedido de recuperação de IVA exige:
Eis uma descrição passo a passo sobre como recuperar o IVA.
Para recuperar o IVA, as equipas financeiras têm primeiro de comprovar que este foi pago em despesas de viagem de negócios relevantes. Isto é efetuado através de recibos e faturas com IVA que indicam o montante pago.
Na maioria dos casos, não é necessário guardar cópias em papel. Os ficheiros digitais são aceitáveis, desde que apresentem os detalhes da despesa e o montante do IVA.
No entanto, não se esqueça de que cada país tem a sua própria regulamentação, que muda ao longo do tempo. Eis alguns exemplos:
Depois de reunir a documentação, os administradores financeiros têm de preencher e submeter uma declaração de IVA online junto de cada autoridade fiscal. Consoante a natureza da viagem de trabalho, isto acontece muitas vezes no país onde a empresa está sediada. No entanto, no caso de viagens de negócios internacionais, poderá ter de apresentar um pedido separado em cada país de destino no qual o IVA foi pago.
Por exemplo, os viajantes de países fora da UE aos quais seja cobrado IVA por atividades profissionais num país da UE podem ter direito ao reembolso do IVA por parte desse país. Imagine que representantes de uma empresa sediada na Suíça participam numa conferência em França e que lhes é cobrado IVA francês na fatura do hotel. O pedido deve ser apresentado junto da autoridade fiscal francesa.
Depois de submetido de acordo com as regras locais, a autoridade fiscal irá analisar o pedido da empresa e processar o reembolso. É importante registar e guardar todas as faturas e recibos com IVA como parte da sua gestão de despesas de viagens de negócios, para garantir que recuperou todo o IVA elegível.
Defina as diretrizes de reserva da equipa, os limites de despesas e as informações de contacto com esta ferramenta online simples.
O principal desafio da recuperação retroativa do IVA é a variação da legislação entre diferentes países. Não só cada país tem uma taxa de IVA diferente como também define o seu próprio conjunto de regras quanto à elegibilidade, à documentação e aos prazos para reembolso que mudam frequentemente.
Além disso, é necessária documentação extensa, o que cria uma carga administrativa para as empresas. É necessário um sistema organizado para controlar as despesas de viagem, guardar os recibos e submeter os formulários de recuperação do IVA dentro do prazo de entrega de cada país.
O software de gestão de despesas automatizado, combinado com aplicações de digitalização de recibos, garante que os pagamentos e os reembolsos associados a viagens de negócios são geridos de forma eficiente.
Automatizar e normalizar o fluxo de trabalho na gestão de despesas de viagem da sua empresa é fundamental para recuperar o IVA com sucesso. Contudo, também terá de comunicar de forma clara os procedimentos relativos ao IVA na política de viagens da sua empresa. Desta forma, os viajantes de negócios saberão o tipo de recibos que devem guardar e onde devem ser submetidos.
Eis algumas boas práticas para ajudar a simplificar o processo de recuperação do IVA.
Recuperar o IVA com sucesso exige uma gestão integrada dos processos de viagens de negócios da sua empresa. Com uma solução tudo-em-um como Booking.com for Business poderá reservar voos de negócios, acomodação e aluguer de carros num único lugar.
Embora um processo de reserva simplificado seja essencial para uma gestão organizada das despesas de viagem, também terá de encontrar formas de se manter dentro do orçamento aprovado. Com Booking.com for Business, também poderá integrar a sua política de viagens de negócios para configurar fluxos de aprovação automáticos, ajudando a melhorar a conformidade no que diz respeito à gestão de despesas. Quer saber quanto é que a sua empresa pode poupar ao utilizar estas ferramentas? A nossa Calculadora de Poupanças em Viagens faz sete perguntas simples para revelar quanto poderá poupar em despesas de viagens empresariais.
Com as taxas de IVA a atingir 25%, o facto de não as recuperar pode aumentar significativamente o custo das viagens de negócios. Embora a recuperação do IVA possa parecer um processo demorado à primeira vista, uma política de viagens sólida combinada com ferramentas digitais automatizadas ajudará a simplificar o processo.
Booking.com for Business estabelece parcerias com ferramentas de confiança como a Expensify para integrar de forma simples o registo de despesas e a submissão de faturas na sua plataforma de gestão de viagens empresariais. Com uma maior visibilidade sobre as despesas de viagens de negócios, estará em melhor posição para gerir as declarações de IVA e maximizar as receitas.
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