Descubra como tornar as viagens de negócios mais inclusivas ao compreender os desafios que os viajantes de negócios enfrentam.
Viajar em negócios pode ser uma experiência emocionante e gratificante para os funcionários, mas também pode colocar desafios às pessoas com deficiência, problemas de saúde ou necessidades diversas.
Da mesma forma que são essenciais para a cultura da sua empresa, a diversidade e a inclusão são um aspeto importante das viagens de negócios. Vamos analisar os principais desafios de inclusão que os funcionários podem enfrentar quando viajam em negócios e como pode tornar as viagens de negócios mais inclusivas.
A pesquisa mostra que ter um local de trabalho diversificado e inclusivo leva a uma maior retenção de funcionários e a um maior crescimento da receita. No entanto, a diversidade no local de trabalho não torna necessariamente uma empresa inclusiva.
Para alcançar a diversidade, a equidade e a inclusão no local de trabalho, ter um conjunto de funcionários provenientes de diferentes origens, raças, orientações sexuais, capacidades ou religiões é apenas um ponto de partida. A sua empresa também precisa de capacitar e de confiar nesses funcionários para os envolver de forma equitativa no local de trabalho.
A sua empresa emprega uma boa percentagem de mulheres? Se sim, isso é excelente, mas quantas dessas mulheres ocupam posições de chefia ou fazem parte dos quadros superiores? E no que diz respeito às pessoas de outras etnias, com deficiência ou pertencentes à comunidade LGBTQ+? Ter diversos funcionários em posições de liderança é fundamental para alcançar a inclusão no local de trabalho.
As viagens de negócios podem ser divertidas e emocionantes para os funcionários, mas também podem ser uma fonte de stress, desconforto e até insegurança se não forem inclusivas. Aqui estão alguns dos desafios que grupos específicos de funcionários podem enfrentar quando viajam em negócios:
Para apoiar os funcionários nas suas viagens de negócios e proporcionar uma experiência de viagem inclusiva, é fundamental que a sua empresa tenha uma política de viagens de negócios sólida.
Quanto mais inclusiva for a sua política de viagens de negócios, melhor apoiados e protegidos estarão os seus funcionários e mais motivados e eficientes serão no trabalho. Pode desenvolver um programa de viagens de negócios inclusivo ao abordar os seguintes pontos:
Ter um local de trabalho inclusivo que incentive a comunicação aberta e a confiança pode fazer com que os funcionários se sintam mais confortáveis para partilhar as suas necessidades específicas. Ouça os funcionários quando partilharem as suas preocupações e avalie cuidadosamente as suas exigências para que os possa apoiar da melhor forma possível. Considere atualizar a sua política de viagens de negócios e adotar uma solução de gestão de viagens que responda às suas necessidades.
Para garantir que todas as necessidades dos seus funcionários são tidas em conta, ofereça-lhes opções flexíveis de transporte e acomodação. Dar aos seus funcionários mais autonomia para reservar a opção que melhor lhes convém pode melhorar a sua experiência de viagem, reduzindo o stress e a ansiedade e respondendo a necessidades específicas.
Crie uma experiência segura para os seus funcionários ao pesquisar e fornecer orientações sobre os destinos e as propriedades onde os viajantes LGBTQ+ e as pessoas de outras etnias são bem-vindos. Ofereça aos seus funcionários acesso a guias de viagens, apps e websites para obterem informações de segurança e recursos legais sobre a comunidade LGBTQ+ no país de destino, especialmente naqueles onde os direitos LGBTQ+ podem não estar protegidos.
Da mesma forma, certifique-se de que os funcionários de outras etnias têm acesso a informações sobre possíveis discriminações ou desafios que possam enfrentar no país de destino. Obviamente, deve incentivar conversas sobre preocupações relacionadas com a segurança e indicar claramente o apoio disponível em caso de necessidade. Se um funcionário não se sentir seguro ao viajar, deve encontrar uma solução, seja ao cumprir as suas funções através de reuniões online ou a viajar para um destino diferente.
Permita que as viajantes façam escolhas de acomodação com as quais se sintam seguras e fiquem numa zona onde não estarão isoladas. Se necessário, permita-lhes viajar com um acompanhante (se permitido, deve aplicar-se o mesmo a outros viajantes de negócios), especialmente se tiverem preocupações com a segurança ou viagens noturnas. Para conseguir uma maior diversidade nas viagens de negócios, certifique-se de que fornece às funcionárias informações sobre possíveis diferenças culturais e como se devem adaptar à cultura do destino.
Se uma funcionária não se sentir confortável ou segura numa viagem de negócios, fale com a mesma sobre outras opções disponíveis. De qualquer forma, não deve colocar os seus funcionários em risco.
Para ser inclusivo com os seus funcionários com deficiência, o primeiro passo é certificar-se de que os dados dos funcionários são exatos de modo a saber quem tem uma deficiência que tem de ser tida em conta para viajar.
Certifique-se de que os seus funcionários não reservam as viagens de negócios fora da sua plataforma de viagens de negócios e que esta inclui filtros para pesquisar opções de acomodação que ofereçam comodidades para hóspedes com deficiência. No que diz respeito às opções de transporte, informe os funcionários que precisarão de assistência no aeroporto acerca do procedimento necessário. De acordo com o política de viagens de negócios, todas as companhias aéreas e aeroportos europeus são obrigados a prestar assistência gratuita aos viajantes com deficiência. Os viajantes com deficiência ou mobilidade reduzida podem receber uma cadeira de rodas, obter ajuda para embarcar no avião ou apoio na ligação para outro voo. Também podem obter assistência na atribuição de lugares que atendam às suas necessidades, bem como para carregar e guardar as suas bagagens.
Para ir do aeroporto ao destino final, podem ser pré-reservadas soluções de viagem acessíveis, como carros de aluguer adaptados, para satisfazer as necessidades específicas dos seus funcionários.
Também é uma boa prática que todos os viajantes levem consigo qualquer receita médica que possam ter, caso as autoridades do aeroporto solicitem a sua verificação.
A neurodiversidade é o termo genérico usado para definir a forma como o cérebro de alguém processa informações, funciona e se comporta de maneira diferente do que é considerado habitual. A neurodiversidade inclui autismo, TDAH, dislexia, dispraxia e muito mais.
Os funcionários neurodivergentes muitas vezes têm necessidades ou preferências diferentes dos outros funcionários quando se trata de viagens de negócios. Por exemplo, estar num aeroporto ou apanhar um voo envolve uma elevada carga sensorial com a qual algumas pessoas neurodivergentes podem não conseguir lidar bem. Para que os seus funcionários se sintam mais à vontade, considere dar-lhes acesso ao lounge do aeroporto, onde poderão relaxar e afastar-se da agitação do aeroporto (e fazer algum trabalho concentrados enquanto esperam pelo voo). Da mesma forma, estar na fila para os controlos de segurança e passaportes pode ser uma experiência que causa algum stress. Por isso, porque não tentar adquirir um programa de fidelização para permitir que os viajantes de negócios tenham acesso à faixa de segurança prioritária e ao controlo de passaportes?
A melhor coisa a fazer é perguntar aos funcionários qual é a melhor opção para as suas necessidades.
Alguns dos seus funcionários podem ter requisitos alimentares rigorosos que devem ser tidos em conta na reserva de transporte e opções de acomodação. Os funcionários que seguem uma dieta vegana ou vegetariana ou que tenham alergias específicas, intolerâncias ou doença celíaca devem ter opções alimentares disponíveis durante a viagem.
Da mesma forma, os viajantes de negócios religiosos podem ter necessidades alimentares específicas, como não comer carne ou peixe, ou comer apenas alimentos Halal ou Kosher. Por isso, certifique-se de que planeia com antecedência e comunica de forma eficaz com as companhias aéreas ou os hotéis com os quais está a fazer parceria para que possam responder às necessidades específicas dos funcionários.
Para ser inclusivo quando se trata de viagens de negócios, é essencial ter em consideração as diferenças culturais e os feriados religiosos. Pode ter uma atenção especial para não pedir aos funcionários que façam uma viagem de negócios durante um feriado religioso importante ou mostrar alguma flexibilidade. Também pode ajudar os seus funcionários nas viagens de negócios ao informá-los acerca das especificidades culturais desse país, como as saudações ou o vestuário.
Aumente a conscientização para a diversidade e a inclusão no local de trabalho através do fornecimento de informações sobre os desafios que os funcionários podem enfrentar, especialmente durante as viagens de negócios. Quer sejam funcionários, gestores ou especialistas em viagens, todas as pessoas da empresa têm de ter o conhecimento necessário para lidar com os desafios da inclusão. Alguns tópicos para formar os seus funcionários são a conscientização sobre deficiência, as diferenças culturais, a segurança e os procedimentos de emergência. Também pode recomendar alguns contactos, websites ou apps para ajudar os funcionários nas suas viagens de negócios.
Para avaliar a qualidade da experiência de viagem de negócios dos seus funcionários, não há nada como pedir feedback. Pode fazê-lo através de reuniões presenciais ou questionários anónimos. As impressões dos viajantes de negócios irão ajudar a identificar possíveis melhorias e a rever regularmente as suas condições de acessibilidade e inclusão. Esteja disponível para ouvir quaisquer preocupações relacionadas com a segurança e a inclusão e partilhe como pode oferecer apoio em caso de necessidade.
Ao promover uma cultura empresarial inclusiva, onde todos os funcionários se sentem valorizados, está a estabelecer as bases para uma experiência de viagem de negócios inclusiva. A cultura da sua empresa pode ser mais inclusiva através das seguintes ações:
Como empregador, tem obrigações legais e éticas para garantir que os seus funcionários estão seguros quando viajam em trabalho. Este dever de cuidado diz respeito a todos os aspetos de uma viagem de negócios, desde a preparação ao regresso a casa. Antes de enviar um funcionário numa viagem de negócios, deve sempre avaliar os riscos, ter uma política de viagens atualizada, certificar-se de que os funcionários têm seguro contra qualquer risco que possam incorrer e ter capacidade de fornecer apoio a qualquer momento.
Para tornar a experiência de viagem de negócios do funcionário o mais inclusiva possível, é fundamental manter-se a par e pedir feedback direto aos viajantes de negócios da sua empresa. A consciência cultural também ajudará a proteger e incluir melhor os seus funcionários quando estão a viajar para o estrangeiro.
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