Viagens FIFO entre a casa e o local de trabalho. Saiba como fazer o regime FIFO funcionar para a sua empresa.
As frequentes viagens de ida e volta dos funcionários entre locais de trabalho remotos e as suas casas exigem uma coordenação significativa, desde a reserva de voos e a procura de acomodação adequada até à gestão de horários e à garantia de conformidade com as políticas.
Gerir a logística de uma equipa em regime "fly-in fly-out" (FIFO) pode ser desafiante até para o profissional de RH mais organizado. Sem um planeamento adequado, corre o risco de ter problemas operacionais e atrasos dispendiosos, para além do stress para os seus funcionários em viagem.
Neste artigo, vamos começar pelo básico, explicando o que é o FIFO e como funciona. Depois, vamos explorar estratégias fundamentais para ajudar a gerir a logística e os custos associados ao FIFO nas viagens de negócios, dando sempre prioridade ao bem-estar das suas equipas.
O trabalho "fly-in fly-out" é um tipo de acordo em que os funcionários têm de se deslocar entre locais de trabalho remotos durante períodos de tempo definidos. Os funcionários em regime FIFO seguem um horário ou escala, podendo fazer turnos longos durante vários dias ou semanas consecutivas antes de regressarem a casa para o período de descanso.
A experiência de trabalho "fly-in fly-out" depende muito da localização, do setor e da função desempenhada. Independentemente do setor, tornar-se um funcionário em regime FIFO exige resiliência para lidar com viagens frequentes e longos períodos fora de casa.
Para compreender melhor as exigências da gestão de viagens FIFO, eis alguns setores em que o trabalho em regime "fly-in fly-out" é comum.
Mineração: Países como o Peru, a Indonésia e o Gana têm operações em grande escala que exigem funcionários FIFO experientes para a extração de minerais. As funções típicas incluem geólogos, perfuradores, engenheiros e operadores de maquinaria pesada. Na Austrália, o setor mineiro depende fortemente de contratos FIFO, com 50% das operações mineiras na Austrália Ocidental compostas por funcionários FIFO e com projetos propostos que deverão exigir mais de 11 000 novos funcionários até 2029.
Petróleo e gás: Desde os campos de gás natural até à construção e manutenção de gasodutos, o setor do petróleo e do gás recorre a grandes volumes de funcionários qualificados em regime FIFO para viabilizar projetos. Embora os países do Médio Oriente, como o Qatar e a Arábia Saudita, sejam destinos frequentes, também encontrará locais de trabalho em crescimento em regiões como o Sudeste Asiático e o mar do Norte.
Construção: Os projetos de construção em grande escala criam frequentemente oportunidades de trabalho em regime FIFO, sobretudo quando envolvem a construção de infraestruturas como pontes, estradas e complexos comerciais. Embora alguns destes locais de trabalho sejam remotos, centros urbanos como o Dubai e Xangai também exigem técnicos e engenheiros qualificados.
Serviços de engenharia e tecnologia: As PME que atuam em setores como as energias renováveis e as telecomunicações recorrem frequentemente a funcionários qualificados em regime FIFO para se deslocarem e prestarem serviços técnicos nos locais de trabalho. Alguns exemplos de profissionais necessários incluem engenheiros eletrotécnicos, provedores de serviços mecânicos e consultores de TI.
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Para as empresas, recorrer ao trabalho em regime "fly-in fly-out" oferece vários benefícios:
Para os funcionários, há também benefícios a considerar.
Ao responder a estas preferências dos funcionários, irá aumentar as tarifas de fidelização e retenção e terá acesso à mão de obra qualificada necessária.
A par dos benefícios, a gestão de uma equipa FIFO acarreta um conjunto único de desafios.
Planeamento de viagens complexo: Embora qualquer plano de viagens de negócios exija a coordenação de transporte e acomodação, as viagens em regime FIFO são mais complexas. Terá de ter em conta os horários de trabalho e a continuidade da equipa, ao mesmo tempo que encontra acomodação adequada com todos os confortos de casa, muitas vezes em localizações remotas.
Restrições orçamentais: Os custos operacionais podem ser elevados se não tiver cuidado, uma vez que terá de pagar a acomodação dos contratantes, as refeições, o transporte e os voos.
Bem-estar e segurança dos funcionários: Turnos longos, cargas de trabalho pesadas e tempo longe dos entes queridos podem levar ao esgotamento, enquanto os locais de trabalho industriais exigem rigorosas verificações de saúde e segurança.
Ao planear qualquer viagem em regime FIFO, é provável que se depare com alguns destes desafios, mas uma pesquisa adequada e a devida atenção irão minimizar o seu impacto.
Se for implementado com cuidado e com tempo de descanso adequado em casa, o regime "fly-in fly-out" cria o equilíbrio ideal entre a vida profissional e a pessoal. No entanto, qualquer período passado longe do conforto de casa pode ser um desafio para os funcionários. Muitos funcionários em regime FIFO optam por fazer turnos longos de 12 horas durante vários dias consecutivos como compensação por passarem mais dias em casa, o que lhes dá pouco tempo para descansarem.
Para ajudar a proteger o bem-estar dos seus funcionários e promover um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, considere a possibilidade de oferecer regimes de trabalho flexíveis que incluam períodos de descanso adequados. Pode também disponibilizar acesso a recursos de saúde mental, aplicações de bem-estar com rotinas de fitness e meditação e comodidades de autocuidado.
Para que um regime "fly-in fly-out" funcione sem problemas, terá de equilibrar as necessidades do funcionário e do empregador. Eis os principais fatores a ter em conta na sua estratégia, que vão ajudar a ultrapassar os desafios referidos acima.
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Os horários FIFO dividem o tempo que os funcionários passam no local de trabalho e em casa. Estes são concebidos para maximizar a produtividade no local de trabalho e o tempo de descanso fora dele.
A sua escala pode ser algo do género:
Quando são necessários períodos mais longos no local de trabalho, tal acontece normalmente em funções que exigem tempos de viagem maiores, como nas plataformas petrolíferas offshore. Considere a duração das viagens, a exigência da função e as práticas do setor para criar a escala ideal.
Quer esteja a organizar viagens FIFO nacionais ou internacionais, lembre-se de que cada região tem as suas próprias regras. Não se esqueça de pesquisar aspetos como as obrigações fiscais, os regulamentos de saúde e segurança no local de trabalho e os requisitos de visto.
Em países como a Austrália, onde o trabalho em regime FIFO é comum, pode haver regulamentação específica a cumprir. Por exemplo, a Lei de Saúde e Segurança no Trabalho de 2020 da Austrália Ocidental abrange códigos de boas práticas para melhorar a saúde mental, incluindo estratégias de resposta e gestão de riscos.
A escolha da acomodação certa é importante para o sucesso de qualquer viagem de trabalho, mas é particularmente importante para os funcionários que passam períodos longos e frequentes fora de casa. Felizmente, Booking.com for Business apresenta milhões de alojamentos para ajudar a encontrar a acomodação certa para a sua equipa. A localização está em primeiro lugar; não só quer minimizar as deslocações da sua equipa, como também pretende hotéis e apartamentos com acesso rápido aos principais centros de transportes.
Em locais de construção remotos, as suas opções podem ser limitadas. Procure unidades bem localizadas, construídas de raiz e equipadas com cozinhas completas, comodidades de lazer e espaços tranquilos para relaxar.
Nas zonas suburbanas e urbanas, terá uma seleção mais ampla, incluindo aparthotéis. Estes alojamentos podem ser alugados à semana ou ao mês para se adaptarem a projetos de maior duração e estão totalmente equipados com cozinha, Wi-Fi e áreas de habitação separadas. Muitos também incluem serviços semelhantes aos de um hotel, como limpeza e ginásios.
A gestão das viagens em regime FIFO exige um equilíbrio delicado entre responder às necessidades dos funcionários e respeitar o orçamento.
Quando a sua equipa está a viajar de avião de um lado para o outro todas as semanas, é fácil imaginar que os custos com as passagens aéreas podem aumentar rapidamente. Além disso, as despesas habituais das viagens de negócios incluem transfers terrestres, refeições e atividades de lazer para reforço do espírito de equipa. Pesquisar estes custos com antecedência, tendo em conta dados de projetos anteriores, ajuda a definir um orçamento mais realista. Depois, utilize soluções como Booking.com for Business para comparar preços de aluguer de carros, aluguer de alojamentos e voos de negócios numa única plataforma, aplicando limites de custos para reforçar a conformidade.
A sua empresa também terá de definir políticas de despesas de viagem de forma muito clara. Criar uma lista de despesas aprovadas e não aprovadas, com exemplos concretos e fornecedores aprovados.
O planeamento das viagens FIFO não se limita à reserva de voos e acomodação. Como parte do dever de cuidado, é importante criar uma rede de apoio na empresa que reconheça as dificuldades de passar longos períodos fora de casa. Como é que esta rede funciona na prática?
Iniciativas de bem-estar: Mantenha os funcionários em viagem em forma e saudáveis, proporcionando-lhes acesso a refeições saudáveis, ginásios no local e desportos recreativos.
Recursos de saúde mental: Disponibilize aos funcionários em regime FIFO um conjunto de ferramentas práticas que possam utilizar para apoio ao bem-estar emocional e à saúde mental. Isto pode incluir aconselhamento psicológico virtual ou presencial, programas de apoio entre pares e acesso a aplicações de saúde mental como a Headspace e a Betterhelp.
Flexibilidade de horários: Sempre que possível, permita que os funcionários em regime FIFO definam as suas próprias escalas. Alguns podem preferir trabalhar em turnos mais longos se isso significar passar mais dias em casa, enquanto outros preferem turnos mais curtos com mais tempo para descansar enquanto estão no local.
Comunicação bidirecional: Incentive contactos regulares com os RH, gestores e familiares para manter os canais de comunicação abertos enquanto os funcionários estão fora de casa.
As complexidades das viagens em regime FIFO são geridas de forma mais eficaz com o apoio da tecnologia. Com Booking.com for Business, poderá obter visibilidade total sobre as reservas, garantindo a conformidade com as políticas. Reserve, consulta e gira itinerários de viagem a partir de uma única plataforma, tirando partido do acompanhamento da localização em tempo real, disponibilizado pela Traxo, e de uma gestão simplificada de despesas de viagem com a app Expensify. Ao normalizar e automatizar os planos com soluções de viagens para PME, a sua equipa terá uma experiência mais simples, fluida e com maior apoio.
O sucesso da gestão de viagens em regime FIFO depende do apoio à sua equipa em todas as etapas. Terá de encontrar a melhor acomodação para ajudar os funcionários a prosperar enquanto estiverem no local, satisfazendo simultaneamente as necessidades de bem-estar e cumprindo a regulamentação local.
Em última análise, as oportunidades em regime "fly-in fly-out" proporcionam inúmeras vantagens para as empresas e para os seus funcionários. Enquanto os funcionários desfrutam da oportunidade de explorar novos destinos com horários flexíveis e benefícios pagos, as empresas beneficiam de uma vasto leque de talentos dispostos a trabalhar em locais remotos, sem necessidade de relocalização permanente.
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