O que é um agente de viagens empresariais

Se a sua equipa faz muitas viagens de negócios, pode ter interesse nos serviços de um agente de viagens empresariais.

Tanto um gestor de viagens empresariais como um agente de viagens empresariais são responsáveis pelas suas viagens de negócios, política de viagens e controlo dos seus gastos. No entanto, este último é normalmente um contacto externo.

Mas o que é uma agência ou um agente de viagens empresariais, quais são as vantagens e desvantagens de trabalhar com um e deve contratar um para o seu negócio? Leia mais no artigo abaixo.

O que faz um agente de viagens empresariais?

A função de um consultor de viagens empresariais pode ser subcontratada através de uma agência ou contratada internamente. Em ambos os casos, a contratação tem de estar a par de tudo o que se passa nas viagens empresariais, desde o planeamento às políticas e gestão de risco de viagens.

O objetivo de contratar um agente de gestão de viagens é ter tudo sob controlo e aliviar a sua carga organizacional. Um agente de viagens de negócios deve conhecer a sua política de viagens ou ajudar a sua equipa a criar uma. Além disso, tem de garantir que os seus funcionários fazem as viagens preparados e em segurança. Isso significa tratar de:

• Vistos para a viagem
• Reservas de acomodação e aluguer de carros
• Responsabilidades relativas ao dever de cuidado
• Itinerários de viagem
• Despesas de viagem
• Situações de emergência
• Obter o seguro adequado
• Gestão de despesas e gastos
• Reserva ou alteração de voos

Desafios de gestão de viagens

Nunca se sabe haverá problemas ou quando podem surgir nas viagens empresariais. Desde catástrofes naturais imprevistas a fazer um orçamento incorreto para a viagem, pode deparar-se com vários desafios durante a experiência de viagem empresarial.

Em relação a viagens de negócios, os desafios mais comuns que as empresas enfrentam são:

1. Não cumprimento com a política de viagens – a supervisão da correta aplicação e interpretação da política de viagens já é uma tarefa por si só.
2. Gastos excessivos – tal como qualquer negócio, uma gestão de orçamento bem-sucedida pode não ser fácil de executar.
3. Satisfazer as diversas necessidades dos viajantes – as pessoas são todas diferentes, por isso pode ser muito difícil satisfazer as necessidades de todas.

Os problemas mais comuns podem ser:

1. Esquecer-se de pedir os documentos e os vistos adequados – ninguém quer ficar preso na alfândega ou chegar ao aeroporto sem estar preparado
2. Não levar o hardware adequado – esquecer-se de materiais para uma apresentação ou de um adaptador para diferentes fichas pode estragar a sua viagem. Pode evitar cometer estes erros seguindo uma lista de essenciais de viagem útil.
3. Alojamentos ou voos inapropriados – uma viagem de negócios pode ser stressante por si só, por isso reservar um voo mais longo do que o necessário ou escolher uma acomodação barata sem Wi-Fi pode acabar custar mais do que dinheiro aos Recursos Humanos.
4. Não conhecer o destino e transporte – uma viagem de negócios pode levar a destinos onde não conhece a cultura, os serviços de emergência, o clima nem até o lado correto de conduzir na estrada.
5. Orçamento insuficiente – não saber como fazer um orçamento para uma viagem de negócios pode trazer vários prejuízos para uma empresa. Se for demasiado, os funcionários podem aproveitar-se disso, se for insuficiente, podem ficar descontentes e não querer fazer mais viagens de negócios.
6. Os funcionários não saberem que devem guardar recibos e ser reembolsados – antes de os seus funcionários fazerem uma viagem de negócios, certifique-se de que conhecem os respetivos direitos e obrigações. Tornar a sua política de viagens acessível a todas as pessoas na sua empresa e garantir que pede feedback com frequência são apenas alguns truques e dicas que vão garantir a satisfação dos seus funcionários.
7. Relatório inapropriado no regresso da viagem de negócios – a melhoria da sua política de viagens e experiência de viagens empresariais para os seus funcionários deve ser uma jornada sem fim.

Vantagens e desvantagens de utilizar uma agência ou agente de viagens empresariais

As agências de viagens para negócios são uma ótima solução para a sua empresa, sobretudo se os seus funcionários tiverem este tipo de viagens regularmente. Algumas vantagens são:

• Ter um perito a lidar com os desafios que podem surgir dos serviços de reserva de viagens empresariais
• Ter tudo tratado e não deixar escapar nenhuma questão importante
• Ter uma equipa de consultores de viagens de negócios sempre pronta para situações de emergência

No entanto, as desvantagens de uma agência de viagens de negócios podem ser:

• Tarifas elevadas e taxas ocultas da empresa de viagens empresariais
• Não conhecer a sua política de viagens e as regras da sua empresa
• Pouco controlo sobre a decisão final

Ter um gestor de viagens interno

Todas as desvantagens podem surgir da subcontratação deste tipo de ajuda. De facto, sobretudo em empresas mais pequenas, ter um agente de viagens interno pode ser uma decisão vencedora.

Desde uma taxa e um preço consideravelmente mais baixos a saber que pode depender de alguém que conhece a sua política de viagens, essa pode ser a solução perfeita para si.

Com a ferramenta Booking.com for Business, pode organizar viagens de negócios e garantir que todos os aspetos da viagem correm conforme esperado – tudo num único local. Esta ferramenta gratuita pode ajudar os seus funcionários a preocuparem-se menos com a viagem e a focarem-se apenas nos negócios.

Independentemente do tamanho da empresa ou das suas ambições, a sua empresa e os seus funcionários merecem o melhor. Satisfaça as respetivas necessidades de viagem e garanta o sucesso da viagem de negócios, assegurando-se de que todos os aspetos serão tratados. Seja qual for a sua escolha para a sua empresa (gestor de viagens interno, agente de viagens empresariais externo ou uma ferramenta de autosserviço), certifique-se de que considera todas as vantagens e desvantagens para o seu negócio.