O que é que os viajantes de negócios valorizam nos eventos em 2025?
Os seus eventos empresariais estão a satisfazer os desejos e as necessidades dos viajantes de negócios atuais? Se não estão, é uma boa altura para atualizar a sua abordagem de planeamento. Afinal, prevê-se que o mercado do setor dos eventos atinja 2,5 biliões de dólares em 2035, aumentando a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 6,8% por ano. Este crescimento acrescido provoca uma maior concorrência, por isso, como pode fazer com que valha a pena viajar para os seus eventos?
Em 2025 e no futuro, as viagens e os eventos empresariais devem apresentar sustentabilidade, personalização baseada na IA e experiências inovadoras. A tecnologia é um elemento essencial da experiência de viagens de negócios moderna, e isto estende-se ao planeamento de eventos. Pense em funcionalidades interativas em exposições comerciais, bancas de realidade virtual em lançamentos de produtos e entretenimento transmitido em direto em conferências híbridas.
Mas não se esqueça do aspeto humano. O sucesso do seu evento também depende da experiência geral do utilizador. A sua localização é acessível e é fácil chegar à mesma? Considerou as opções de acomodação nas proximidades ou as comodidades de que os participantes irão necessitar? Neste blogue, vamos analisar todas as áreas-chave que tem de considerar para que o seu evento empresarial seja um sucesso.
Se há uma tendência que resume o estado da gestão de eventos empresariais em 2025, é a personalização. Os viajantes de negócios atuais estão à espera de mais do que uma experiência única e genérica nos eventos. Além disso, 77% dos clientes B2B afirmam que é mais provável interagirem com uma empresa quando lhes é oferecida uma experiência personalizada.
Para responder às respetivas necessidades, utilize os dados. Com a ajuda de um software de gestão de eventos empresariais, análises e algoritmos, pode fornecer conteúdos personalizados que correspondam às preferências dos viajantes.
O que é que isto significa na prática?
Com 61% das empresas de tecnologia de eventos a utilizarem funcionalidades baseadas em IA, a chave para o sucesso está nas atuais apps de planeamento de viagens e eventos.
Os gestores de eventos empresariais e os viajantes de negócios tornaram-se tecnologicamente experientes por necessidade durante os anos da pandemia e as reuniões virtuais tornaram-se num novo padrão. Agora que os eventos presenciais estão de volta, muitos ainda tiram partido destas ferramentas de conferência remota para oferecer uma configuração híbrida inovadora. Três quartos (74,5% dos planeadores de eventos) acreditam que os eventos híbridos são mais importantes do que nunca, valorizados pela sua flexibilidade.
Ao combinar eventos no local com interação digital, as empresas podem aceder a um público vasto e global. O modelo híbrido funciona particularmente bem para lançamentos de produtos em que se pretende obter uma grande visibilidade e alcance. Exemplos desta abordagem podem incluir:
Embora os viajantes de negócios beneficiem de networking presencial, também podem partilhar conteúdos e experiências com os membros da equipa no respetivo país. As apps móveis para eventos facilitam as interações em tempo real e as sessões de debate entre audiências presenciais e virtuais para incentivar a interação.
Uma tendência crescente em 2025 é a mudança de reuniões de grande escala para reuniões mais pequenas e próximas. De acordo com um estudo da Eventbrite, 63% dos organizadores preveem um aumento da procura destes micro eventos, enquanto o Pulse Survey da Cvent revelou que 58% dos planeadores previam limitar as listas de convidados a 100 participantes.
Isto vai ao encontro da tendência para a personalização, onde os cenários de grupos pequenos dão aos viajantes de negócios a oportunidade de interagirem e fazerem ouvir a sua voz.
Ao planear o seu próximo evento empresarial, considere dividi-lo em pequenas reuniões espalhadas por várias regiões. Este tipo de evento não só é mais sustentável e conveniente para os viajantes de negócios, que não têm de percorrer uma distância tão grande para participar, como também promove uma ligação mais pessoal, valiosa e profunda entre os participantes.
Com mais de metade (54%) dos profissionais de reuniões a considerar a sustentabilidade uma grande prioridade, o setor dos eventos é agora mais ecológico do que nunca. Seguem-se algumas estratégias a integrar no seu processo de planeamento para obter eventos empresariais mais sustentáveis e bem-sucedidos.
Os viajantes de negócios atuais, conhecedores dos meios de comunicação social, estão à espera de algo novo e fresco, e 83% dos planeadores afirmam que os serviços de entretenimento são vitais para o sucesso de um evento. As marcas podem utilizar tecnologias interativas para contar uma história, enquanto reforçam a interação. Em exposições comerciais e lançamentos de produtos, tente oferecer funcionalidades imersivas e baseadas em tecnologia.
O bem-estar é uma das principais tendências nas viagens de negócios. Para atender às preferências dos viajantes, é uma boa ideia incluir também iniciativas de bem-estar no planeamento do seu evento empresarial. Desde retiros empresariais a conferências e seminários, considere implementar o seguinte:
Para fazer com que todos os participantes em viagem se sintam confortáveis, a inclusão é uma componente essencial da organização de qualquer evento em 2025. Segue-se o que deve ter em conta.
O seu processo de gestão de viagens para eventos empresariais deve incorporar as mais recentes diretrizes de acessibilidade, consoante a localização. Isto é um aspeto crucial de qualquer evento para garantir a conformidade e a satisfação dos participantes.
Os exemplos incluem o Americans with Disabilities Act (ADA) e as Diretrizes de Acessibilidade para Conteúdo Web (WCAG), assim como a Diretiva Europeia de Acessibilidade (EAA), que introduz novas diretrizes a partir de junho de 2025. Estes garantem que todos os serviços, incluindo as plataformas digitais e as apps móveis que possa utilizar para o seu evento, são totalmente inclusivos e acessíveis.
Outras coisas a considerar incluem:
Durante o seu evento, deve certificar-se de que os participantes se sentem apoiados. Ter áreas claramente sinalizadas para facilitar a movimentação e indicações claras sobre onde encontrar ajuda se alguém precisar dela. Se o local do evento estiver organizado de forma que os utilizadores de cadeiras de rodas ou as pessoas com problemas de mobilidade tenham de utilizar uma entrada separada, disponibilize uma pessoa pronta a ajudar.
Os acompanhantes de acessibilidade são uma ideia fantástica para qualquer evento, por isso, considere informar alguns membros da sua equipa sobre como podem desempenhar esta função nesse dia. Poderá ser ajudar as pessoas com necessidades adicionais a deslocarem-se confortavelmente para uma área de estar dedicada ou orientar outras pessoas para áreas tranquilas se começarem a sentir-se sobrecarregadas. De qualquer forma, esta é uma função que será muito apreciada por todos os que precisam dela.
O conhecimento é poder e vale sempre a pena enviar um inquérito a perguntar como correu para saber como melhorar na próxima vez. Se, na pior das hipóteses, algo tiver corrido mal, deve também tentar corrigi-lo o mais rápido possível. A falta de responsabilidade social pode custar a uma empresa 25% dos clientes. Em alternativa, se as coisas correrem bem, celebre todos os que tornaram o evento possível, publique boas fotografias nas redes sociais, partilhe as opiniões positivas e comece a fomentar o entusiasmo para o próximo evento.
Para os delegados da conferência, o destino é o fator n.º 2 na decisão de participar, a par das oportunidades de networking, do custo e das expetativas profissionais. É importante acertar na localização. Isto pode ser complicado para os planeadores de eventos, uma vez que é necessário garantir que as localizações preferidas estão em conformidade com as diretrizes dos seus programas de viagens empresariais, mas é a isso que
a gestão de viagens para eventos empresariais se dedica. Em 2025, isto significa pensar não só nas comodidades e na acessibilidade, mas também nas tendências que mencionámos acima, como a sustentabilidade, a tecnologia e o bem-estar.
Comece o seu planeamento de viagens para eventos empresariais ao escolher o destino ideal, tendo em conta o seu público principal. Nas viagens de negócios, fatores como infraestruturas e acessibilidade serão mais importantes do que em viagens de lazer.
Em seguida, consulte os locais disponíveis. As opções tradicionais incluem centros de conferências dedicados para exposições empresariais e hotéis para reuniões de equipa e retiros. Para lançamentos de produtos e workshops interativos, pode preferir locais mais invulgares, como salas de concertos ou mesmo museus.
Os eventos empresariais bem-sucedidos em 2025 são impulsionados por uma mistura de inovação tecnológica, sustentabilidade e personalização. São interativos e significativos, ao utilizarem ferramentas multimédia para orientar os participantes em horários cuidadosamente personalizados.
Mas, para além destas tendências, é importante otimizar toda a experiência de viagem de negócios, desde a reserva até à participação. A Booking.com for Business pode ajudá-lo a fazer isso mesmo, ao facilitar o planeamento e a reserva de acomodação, voos e aluguer de carros.
Os eventos empresariais nos quais vale a pena participar acontecem em destinos apelativos e locais únicos que incentivam a exploração. Dispõem também de comodidades de elevada qualidade, incluindo alimentação, entretenimento e instalações de bem-estar.
A tecnologia desempenha um papel importante na criação de uma experiência simplificada e fácil de utilizar, desde o registo até às despesas e ao reembolso. Para responder melhor às necessidades dos viajantes de negócios, pode tirar partido das apps móveis para eventos, bem como das soluções de gestão de viagens tudo-em-um como a Booking.com for Business. Com uma ampla seleção de hotéis e voos de negócios, os viajantes de negócios irão encontrar as opções mais convenientes para gerir a viagem.
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