O que significa o novo sistema de entrada/saída da UE para os viajantes de negócios

O Sistema de Entrada/Saída da UE (SES) é uma nova iniciativa digital em matéria de fronteiras que deverá ter início em finais de 2025. O seu objetivo é simplificar a gestão das fronteiras em todo o Espaço Schengen através do registo digital e de controlos biométricos para todos os cidadãos de países terceiros.

Neste guia, explicaremos como funcionará o sistema SES da UE, fornecendo às empresas as informações necessárias para verificar o cumprimento de todos os requisitos em matéria de documentação de vistos e de dados dos viajantes. E para os viajantes de negócios frequentes, o conhecimento das regras do SES minimiza potenciais frustrações e atrasos para uma passagem de fronteira mais eficiente.

O que é o Sistema de Entrada/Saída da UE e como irá funcionar?

O Sistema de Entrada/Saída aplicar-se-á tanto aos viajantes isentos de visto como aos titulares de vistos de curta duração de países terceiros. Uma vez operacional, o sistema substituirá a aposição manual de carimbos nos passaportes por um processo de entrada e saída totalmente digital. As novas regras do SES aplicar-se-ão a muitos viajantes de negócios que visitam a UE para estadias de curta duração, até 90 dias.

Operado principalmente através de quiosques de auto-atendimento, o sistema registará:

1. Nome do(a) viajante
2. Tipo e dados do documento de viagem
3. Dados biométricos
4. Data e local de entrada e saída

As eventuais recusas de entrada serão igualmente registadas para um melhor acompanhamento e controlo das estadias em excesso. As autoridades receberão alertas em tempo real quando os viajantes excederem a sua estadia permitida.

Qual é o objetivo do Sistema de Entrada/Saída?

O SES é uma componente essencial da iniciativa Fronteiras Inteligentes, concebida para otimizar a circulação dentro e fora do espaço Schengen. O principal objetivo do Sistema de Entrada/Saída Schengen da UE é simplificar a gestão das fronteiras, melhorando simultaneamente a segurança.

De acordo com o website do SES, as vantagens do sistema incluem

Combate à fraude de identidade com dados biométricos

• Combate ao terrorismo e ao crime organizado com verificação avançada de identidade
• Melhoria da experiência do viajante através de controlos fronteiriços eficientes
• Criação de um registo centralizado de entradas, saídas e recusas de entrada de visitantes
• Promoção da partilha de informações em tempo real em toda a UE

Para os viajantes de negócios, os benefícios incluem a redução dos tempos de espera nas filas de passaportes. Com quiosques de controlo de fronteiras automatizados e digitais, as filas de espera são mais rápidas.

Para as organizações, melhora o cumprimento dos requisitos de visto com informações mais precisas sobre as estadias autorizadas.

Qual é a data de início do Sistema de Entrada/Saída?

Ainda não está disponível uma data de início específica do Sistema de Entrada/Saída, embora se preveja o seu lançamento em outubro de 2025. Inicialmente previsto para começar em 2022, o projeto foi adiado várias vezes devido a problemas técnicos.

Uma vez determinada, a União Europeia anunciará a data específica de início do Sistema de Entrada/Saída com alguma antecedência. De acordo com uma atualização de março de 2025 dos Ministros dos Assuntos Internos da UE, a Estratégia Europeia de Emprego será muito provavelmente implementada em fases progressivas e não de uma só vez. Esta abordagem permite que as autoridades fronteiriças disponham de mais tempo para efetuar testes e ajustamentos em tempo real.

Que países fazem parte da SES?

A SES é composta por 29 países do espaço Schengen.

Estes incluem a Áustria, Bélgica, Bulgária, Croácia, Chéquia, Dinamarca, Estónia, Finlândia, França, Alemanha, Grécia, Hungria, Islândia, Itália, Letónia, Liechtenstein, Lituânia, Luxemburgo, Malta, Países Baixos, Noruega, Polónia, Portugal, Roménia, Eslováquia, Eslovénia, Espanha, Suécia e Suíça.

A quem se aplica o Sistema de Entrada/Saída?

O sistema aplica-se a todos os visitantes de países não pertencentes à UE que visitem um dos 29 países do SES para uma estada de curta duração. As regras do SES definem uma estada de curta duração como um período máximo de 90 dias num período de 180 dias.

Aplica-se a todos os viajantes de negócios de todos os países não pertencentes à UE que:

1. Não necessita de visto para estadias de curta duração em países europeus
2. Necessita de um visto de curta duração para viajar para países europeus

Embora Chipre e a Irlanda façam parte da União Europeia, por não serem países Schengen, as regras do SES não se aplicam nas fronteiras. Em vez disso, os passaportes continuarão a ser carimbados manualmente.

A quem é que a SES não se aplica?

O novo Sistema de Entrada/Saída da UE não se aplica aos cidadãos da UE.

Existem outras circunstâncias em que as regras da SES podem não se aplicar. Alguns exemplos:

• Cidadãos de países terceiros imediatamente relacionados com um cidadão da UE que sejam titulares de um cartão de residência
• Viajantes titulares de uma autorização de residência ou de um visto de longa duração
• Cidadãos de países terceiros que participem numa transferência dentro de uma empresa ou num programa de intercâmbio de investigação
• Trabalhadores transfronteiriços isentos de controlos fronteiriços

Esta lista não é exaustiva e as regras são atualizadas frequentemente. Antes de viajar para a UE por motivos profissionais, é melhor visitar o website da SES para obter as informações mais actualizadas.

Qual é a diferença entre a autorização de viagem do EES e do ETIAS?

O SES está a ser lançado em simultâneo com o Sistema Europeu de Informação e Autorização de Viagem (ETIAS). Embora ambos sejam concebidos para reforçar a segurança e a eficácia das fronteiras, a autorização de viagem ETIAS é um sistema diferente.

Aqui estão as principais diferenças que os viajantes de negócios devem conhecer:

Vistos:

• O EES aplica-se a viajantes isentos de visto e a viajantes com obrigação de visto
• O ETIAS está disponível apenas para viajantes isentos de visto

**Países: **

• O SES aplica-se a 29 países do espaço Schengen
• O ETIAS da UE aplica-se aos 29 países do espaço Schengen e a Chipre

**Cronograma: **

• O EES regista os viajantes na fronteira
• O ETIAS é solicitado com antecedência

Detalhes

• O SES recolhe dados de entrada e saída dos viajantes, bem como dados biométricos, biométricos, incluindo impressões digitais e imagens faciais
• O ETIAS recolhe dados pessoais, incluindo profissão, endereço, dados do passaporte e historial de viagens

Data de lançamento

• O SES será lançado antes do ETIAS da UE

Como é que as regras do SES afetarão os viajantes profissionais?

Embora o sistema SES da UE ainda não esteja em vigor, as empresas podem começar a preparar os viajantes para os requisitos futuros. Eis algumas das formas como as novas regras podem ter impacto nos trabalhadores que viajam por motivos profissionais.

1. Atrasos durante a fase de implementação

Quando estiver operacional, o novo Sistema de Entrada/Saída da UE deverá tornar as passagens nas fronteiras mais eficientes. Os controlos manuais dos passaportes serão substituídos por verificações biométricas, o que permitirá acelerar as filas de espera nos controlos fronteiriços. Embora os viajantes tenham de se submeter a um scanner biométrico quando entram ou saem da UE, estes dados serão armazenados na base de dados do SES para um processamento rápido e automatizado em futuras visitas.

No entanto, tal como acontece com qualquer implantação de TI em grande escala, os viajantes de negócios podem contar com alguns atrasos iniciais e problemas iniciais. Não se esqueça deste novo sistema quando planear viagens de negócios à UE no final de 2025 ou no início de 2026, reservando tempo extra para os atrasos.

2. Controlo em tempo real dos limites de estadas de curta duração

Para os viajantes de negócios que se deslocam frequentemente à Europa para reuniões com clientes e conferências, será mais importante do que nunca controlar os dias passados no espaço Schengen. As regras de estada de curta duração permitem visitas até 90 dias num período de 180 dias. Esta regra não é alterada, mas a aposição manual de carimbos nos passaportes pode, por vezes, dar origem a estadias acidentais em excesso devido a erro humano.

Em contrapartida, o novo sistema digital será extremamente preciso. Com uma base de dados central do SES que regista automaticamente todas as entradas e saídas, não há qualquer margem de manobra para estadias excessivas. Todos os dias passados serão calculados em tempo real, o que é algo a ter em conta na programação das viagens. De facto, a prevenção do prolongamento do período de validade dos vistos é um dos principais objetivos do SES e os viajantes profissionais que violarem as regras poderão ser sujeitos a sanções financeiras ou à proibição de entrada. Como parte da gestão do risco de viagem, é vital para as empresas manter as viagens de curta duração dentro dos limites.

3. Recolha de dados biométricos e questões de segurança

Com o sistema de entrada/saída da UE, todos os viajantes de países terceiros devem fornecer imagens faciais e impressões digitais. Estes dados biométricos serão armazenados em conformidade com as leis de proteção de dados da UE, incluindo o RGPD.

Alguns viajantes de negócios podem sentir-se inseguros quanto à conservação dos seus dados pessoais. As empresas devem atenuar estas preocupações aconselhando os membros da equipa sobre as medidas de segurança, bem como explicando a forma como os dados serão utilizados.

Como podem os viajantes em negócios preparar-se para o Sistema de Entrada/Saída de Schengen

Os viajantes em negócios podem também tomar algumas medidas preparatórias antes de visitarem a UE ao abrigo do novo quadro da SES.

1. Reveja as regras do SES antes de viajar para se familiarizar com os procedimentos biométricos e a documentação necessária.
2. Some e acompanhe as suas datas de viagem tendo em conta a regra dos 90 dias.
3. Reveja os seus documentos de viagem, incluindo passaportes e vistos, para se certificar de que correspondem aos dados da reserva.
4. Acrescente aplicações do SES como Travel to Europe à sua lista de viagem de negócios, que lhe permitem pré-registar dados de documentos de viagem e imagens faciais para acelerar os tempos de entrada.

Como atualizar as políticas de viagens das empresas para o novo Sistema de Entrada/Saída da UE

Com os sistemas SES e ETIAS da UE no horizonte, 2025 é o momento para as empresas começarem a planear.

Comece por rever e atualizar as políticas de viagens das empresas de modo a refletir estas alterações.

• Esclareça na sua política de gestão de viagens quem será responsável por verificar se os viajantes estão dentro dos limites permitidos de 90 dias e como isso será controlado. Os funcionários também devem estar cientes de que os seus dados biométricos serão recolhidos e do que isso implica.
• Ajustar os processos de reserva de viagens para acomodar os atrasos nas fronteiras durante as fases de implementação do SES.
• Vale a pena avaliar os atrasos nas viagens e a segurança dos dados como parte de uma avaliação de risco completa.

O SES promete uma experiência de controlo fronteiriço mais eficiente e moderna, embora o período inicial de implementação possa apresentar tempos de espera mais longos.

A recolha avançada de dados na fronteira significa que as empresas têm de ser mais proactivas e organizadas do que nunca no que diz respeito ao planeamento das viagens de negócios. Isto começa com a atualização das políticas de viagens de modo a refletir os novos requisitos, comunicando depois estas alterações de forma eficaz a todas as partes interessadas.

Também vale a pena utilizar soluções de gestão de viagens de negócios como Booking.com for Business para armazenar e gerir reservas num espaço único e acessível. Isto facilita um acompanhamento mais preciso do itinerário, para que possa evitar estadias excessivas dispendiosas com uma visão geral dos movimentos dos viajantes.